Flexible Pufferplanung innerhalb deiner Verfügbarkeit

Die flexible Pufferplanung ermöglicht es deinen Meeting-Puffern, deinen Verfügbarkeitsplan zu respektieren, anstatt Zeit direkt vor oder nach Terminen zu blockieren. Diese erweiterte Option gibt dir mehr Kontrolle darüber, wann Pufferzeit platziert wird, während sie trotzdem deinen Kalender vor Überbuchungen schützt.

So aktivierst du flexible Pufferplanung

1. Öffne deine Terminart-Einstellungen
2. Stelle deine gewünschten Pufferzeiten davor und danach ein
3. Suche die Option "Flexible Pufferplanung" oder "An Verfügbarkeit anpassen"
4. Aktiviere diese Einstellung
5. Stelle deine maximale Verzögerungszeit ein (Standard sind 2 Tage)
6. Speichere deine Änderungen

Mit dieser Aktivierung werden deine Puffer nur in deinen verfügbaren Zeiten platziert, auch wenn das bedeutet, sie an einem anderen Tag als dein Termin zu planen.

Wie flexible Puffer verfügbare Zeit finden

Anders als Standard-Puffer, die sich direkt an Termine anhängen, suchen flexible Puffer nach dem nächsten verfügbaren Slot in deinem Zeitplan. Das System sucht nach Pufferzeit beginnend vom Termin und arbeitet sich vorwärts (für Nachher-Puffer) oder rückwärts (für Vorher-Puffer), bis es geeignete Zeit innerhalb deiner Verfügbarkeit findet.

Der Puffer überspringt deine nicht verfügbaren Stunden, Wochenenden (falls du am Wochenende nicht arbeitest) und blockierte Zeit, aber respektiert das von dir festgelegte maximale Verzögerungslimit. Wenn keine geeignete Zeit innerhalb der Verzögerungsperiode gefunden wird, wird der Terminslot nicht buchbar.

Praxisbeispiele für flexibles Pufferverhalten

• Wochenend-Übertragung Beispiel: Du hast einen 1-stündigen Termin am Freitag um 17:00 Uhr mit einem 1-stündigen Nachher-Puffer gebucht, und deine Verfügbarkeit ist 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr an Werktagen. Der Puffer passt nicht mehr am Freitag (nur 1 Stunde übrig), also verschiebt er sich automatisch auf Montag 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr, vorausgesetzt deine maximale Verzögerung erlaubt es.
• Navigation um blockierte Zeit: Wenn du einen Zahnarzttermin am Montag von 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr hast und ein Freitag-Termin seinen Nachher-Puffer platzieren muss, findet das System den nächsten verfügbaren Slot nach 11:00 Uhr am Montag, anstatt komplett blockiert zu werden.
• Verfügbarkeitsrespekt: Mit Verfügbarkeit von 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr wird eine Freitag 17:00 Uhr Buchung mit 1-stündigem Nachher-Puffer diesen Puffer am Montag 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr platzieren, anstatt Freitag 18:00 Uhr bis 19:00 Uhr (was außerhalb deiner verfügbaren Stunden liegt).

Vorteile der flexiblen Pufferplanung

Dieser Ansatz maximiert deine buchbaren Terminslots und stellt gleichzeitig sicher, dass du den benötigten Pufferschutz erhältst. Anstatt potenzielle Terminslots zu verlieren, weil Puffer über deine Verfügbarkeit hinausgehen würden, findet das System kreative Wege, Puffer zu platzieren, wenn du tatsächlich verfügbar bist, sie zu nutzen.

Flexible Planung ist besonders wertvoll für Fachkräfte mit strikten Verfügbarkeitsfenstern, diejenigen, die nicht abends oder am Wochenende arbeiten, oder jeden, der mehr Termine in seine Hauptarbeitszeiten packen möchte, ohne auf Puffervorteile zu verzichten.

Maximale Verzögerungseinstellungen verstehen

Die maximale Verzögerung bestimmt, wie weit in die Zukunft das System einen Puffer platzieren kann. Die Standard-2-Tage-Einstellung funktioniert gut für die meisten Situationen und ermöglicht es Puffern, Wochenenden zu übertragen oder um kurze nicht verfügbare Perioden zu navigieren.

7-Tage-Verzögerungen sind nützlich für Fachkräfte, die längere Pufferperioden benötigen oder mit komplexeren Zeitplänen arbeiten. 1-Tage-Verzögerungen halten Puffer nah an Terminen, können aber die Buchungsverfügbarkeit reduzieren, wenn dein Zeitplan eng ist.

Berücksichtige deinen Arbeitsablauf und wie wichtig es ist, Pufferzeit nah an deinen tatsächlichen Terminen zu haben, wenn du deine Verzögerungsperiode wählst.

Wichtige Einschränkungen verstehen

Flexible Puffer können nicht über bestehende Kalendertermine oder bestätigte Meetings springen. Wenn deine gewünschte Pufferzeit mit etwas bereits Geplantem kollidiert, wird der ursprüngliche Terminslot nicht buchbar. Das System priorisiert den Schutz deiner bestehenden Verpflichtungen über das Platzieren von Puffern.

Das bedeutet, dass ein stark gebuchter Kalender zu weniger verfügbaren Terminslots führen kann, auch mit aktivierter flexibler Pufferplanung. Das System wird immer auf der Seite des Schutzes deiner Zeit irren, anstatt deine bestehende Terminplanung zu kompromittieren.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn keine geeignete Pufferzeit innerhalb der maximalen Verzögerung gefunden wird?

Der ursprüngliche Terminslot wird nicht buchbar. Das System lässt nicht zu, dass ein Termin geplant wird, wenn es den erforderlichen Puffer nicht innerhalb deines festgelegten Zeitrahmens und deiner Verfügbarkeit platzieren kann.

Kann ich sehen, wo meine Puffer in meinem Kalender platziert werden?

Flexible Puffer erscheinen als blockierte Zeit in deinem Kalender genau wie normale Puffer, aber sie können an anderen Tagen als deine tatsächlichen Termine sein. Sie werden als nicht verfügbare Zeit angezeigt, um andere Buchungen zu verhindern.

Beeinflusst das Termine, die ich bereits geplant habe?

Nein, das Aktivieren der flexiblen Pufferplanung betrifft nur neue Buchungen. Bestehende Termine behalten ihre aktuellen Pufferarrangements, egal ob diese direkt neben Terminen oder mit dem flexiblen System platziert wurden.

Kann ich verschiedene maximale Verzögerungen für verschiedene Terminseiten verwenden?

Ja, jede Terminseite kann eigene maximale Verzögerungseinstellung haben. Du möchtest vielleicht längere Verzögerungen für wichtige Kundentermine, aber kürzere Verzögerungen für schnelle interne Check-ins.

Was passiert, wenn ich meinen Verfügbarkeitsplan nach dem Aktivieren flexibler Puffer ändere?

Das System wird deine aktuellen Verfügbarkeitseinstellungen respektieren, wenn neue Puffer platziert werden. Jedoch bleiben bestehende Puffer, die unter vorherigen Verfügbarkeitseinstellungen platziert wurden, wo sie sind, bis diese Termine abgeschlossen sind.

Aktualisiert am: 11/07/2025