Workflows
Mit Workflows musst du Benachrichtigungen zu Terminen, Erinnerungen oder Follow-ups nicht mehr manuell erstellen oder Nachrichten per Copy-Paste verschicken.
All das läuft jetzt automatisch – so sparst du Zeit und Aufwand.
In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen Workflow erstellst und deine Kommunikation rund um Termine individuell gestalten kannst.
Neuen Workflow erstellen
Ein Workflow kann mehreren Terminarten zugewiesen werden. Falls du noch keine Terminart erstellt hast, sieh dir zuerst unseren Guide zu Terminarten an.
So geht’s:
- Öffne die Workflows-Übersicht
- Klicke oben rechts auf den blauen Button "Neu"
- Im Pop-up wähle "Benutzerdefinierten Workflow erstellen“
- Gib deinem Workflow auf der linken Seite einen passenden Namen
- Verknüpfe den Workflow mit einer Terminart über das Dropdown-Menü
Jetzt ist dein erster Workflow erstellt. Im nächsten Schritt erstellen wir Benachrichtigungen nach deinen Wünschen.
Reminder/Terminerinnerung
Als Erstes erstellen wir eine Terminerinnerung. Terminerinnerungen werden vor Terminbeginn verschickt und dienen dazu, den Teilnehmer an den bevorstehenden Termin zu erinnern.
Du kannst eine oder mehrere Erinnerungen verschicken, kurz vor dem Termin oder auch mehrere Tage davor.
Um den Reminder zu konfigurieren, wählen wir in unserem ersten Trigger "Vor Terminbeginn" aus, und wählen als Zeit beispielsweise "15 Minuten" aus. Als Aktion möchten wir eine "E-Mail an die Teilnehmer senden".
Anschließend klicken wir auf "Vorlage bearbeiten", um den Inhalt der E-Mail anzupassen.
Nun kannst du Betreff und Inhalt der Email anpassen. Nutze dynamische Tags, um den Text zu personalisieren und zum Beispiel den richtigen Terminlink einzufügen.
Beispieltext Reminder
Hallo {!M.Guest.Firstname},
Ich wollte dich nur daran erinnern, dass unser Meeting in nur 15 Minuten beginnt.
Klicke auf den folgenden Link, um teilzunehmen:
{!M.Meeting.Link}
Ich freue mich darauf, dich gleich in unserem Meeting zu sehen! Bis gleich,
{!M.Host.Firstname}
Wenn du weitere Reminder einrichten möchtest, dann lege einfach weitere Trigger für das Ereignis "Vor Terminbeginn" an.
Followup
Ein Followup wird nach Terminende verschickt und kann verschiedene Zwecke erfüllen. Zum Beispiel kannst du die nächsten Schritte verdeutlichen oder eine Umfrage für Feedback verschicken.
Auch hier kannst du einen oder mehrere Followups, kurz nach oder mehrere Tage dem Termin verschicken.
Um das Follow-up zu konfigurieren, lege einen neuen Trigger an, indem du ganz unten auf "Neuen Trigger erstellen" klickst.
Wähle nun als Ereignis "Nach Terminbeginn" aus und setze die gewünschte Zeit, z.B. "1 Stunde". Als Aktion möchten wir wieder eine "E-Mail an die Teilnehmer senden".
Klicke anschließend auf "Vorlage bearbeiten", um den Inhalt der E-Mail anzupassen.
Nun kannst du den Betreff und den Inhalt der E-Mail anpassen. Verwende dynamische Tags, um den Text zu personalisieren und beispielsweise spezifische Informationen des Meetings einzufügen.
Beispieltext Follow-up
Hallo {!M.Guest.Firstname},
wir hoffen, dass das Meeting für dich informativ und produktiv war. Wir möchten gerne dein Feedback dazu erhalten, um unsere Dienstleistungen weiter zu verbessern.
Bitte nimm dir einen kurzen Moment Zeit, um unser Feedback-Formular auszufüllen. Deine Meinung ist uns sehr wichtig!
Hier ist der Link zum Feedback-Formular: <Link zum Formular>
Vielen Dank im Voraus für deine Unterstützung! Falls du weitere Fragen oder Anliegen hast, stehe ich dir jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
{!M.Host.Firstname}
Wenn du weitere Follow-ups einrichten möchtest, lege einfach weitere Trigger für das Ereignis "Nach Terminbeginn" an.
Fazit
Mit Workflows sparst du dir manuelle Arbeit. So kannst du Arbeitsabläufe automatisieren, indem du mehrere Trigger in einem Workflow erstellst. Mit dynamischen Tags personalisierst du deine Nachrichten.
FAQ
Brauche ich eine Terminart, um einen Workflow zu erstellen?
Ja. Ein Workflow muss mit mindestens einer Terminart verknüpft sein. Falls du noch keine erstellt hast, wirf einen Blick in unseren Leitfaden zu Terminarten.
Werden meine Nachrichten personalisiert?
Ja, mithilfe von dynamischen Platzhaltern werden alle Nachrichten automatisch angepasst – zum Beispiel mit dem Namen des Gastes, dem Meeting-Link und weiteren Informationen.
Du musst nichts manuell ändern.
Warum sollte ich Workflows nutzen?
Workflows helfen dir dabei:
- Zeit zu sparen
- Einheitlich zu kommunizieren
- Keine Erinnerung oder Follow-up zu vergessen
- Die Kundenerfahrung durch zeitnahe, personalisierte Nachrichten zu verbessern
Aktualisiert am: 13/08/2025
Danke!