Mit Workflows musst du nicht mehr manuell Benachrichtigungen für Terminbuchungen erstellen, Copy Pasten oder Reminder/Follow-up-Nachrichten versenden. Die Automatisierung dieser Abläufe spart Zeit und Mühe, da diese Aufgaben nun automatisch durch deine festgelegten Workflows ausgeführt werden.
In diesem Artikel legen wir Schritt für Schritt einen Workflow an, um unsere gesamte Kommunikation rund um den Termin zu personalisieren.
Neuen Workflow erstellen
Ein Workflow kann mehreren Terminarten zugeordnet werden. Wenn du noch keine Terminart erstellt hast, klicke hier.
Gehe auf die Workflows-Übersicht.
Klicke oben rechts auf den blauen "Neu"-Button.
Es öffnet sich ein Popup. Klicke auf "Benutzerdefinierten Workflow erstellen".
Nun hast du deinen ersten Workflow erstellt. Passe links noch den Namen des Workflows an.
Verknüpfe den Workflow mit deiner Terminart, indem die sie im Drop-Down unter dem Workflow-Namen auswählst.
In den nächsten Kapiteln schauen wir uns an, wie wir Benachrichtigungen nach unseren Vorstellungen anlegen können.
Reminder/Terminerinnerung
Als erstes erstellen wir eine Terminerinnerung. Terminerinnerungen werden vor Terminbeginn verschickt und dienen dazu, den Teilnehmer an den bevorstehenden Termin zu erinnern.
Du kannst eine oder mehrere Erinnerungen verschicken, kurz vor dem Termin oder auch mehrere Tage davor.
Um den Reminder zu konfigurieren, wählen wir in unserem ersten Trigger "Vor Terminbeginn" aus, und wählen als Zeit beispielsweise "15 Minuten" aus. Als Aktion möchten wir eine "E-Mail an die Teilnehmer senden".
Anschließend klicken wir auf "Vorlage bearbeiten", um den Inhalt der E-Mail anzupassen.
Nun kannst du Betreff und Inhalt der Email anpassen. Nutze dynamische Tags, um den Text zu personalisieren und zum Beispiel den richtigen Terminlink einzufügen.
Beispieltext Reminder
Beispieltext Reminder
Hallo {!M.Guest.Firstname},
Ich wollte dich nur daran erinnern, dass unser Meeting in nur 15 Minuten beginnt. Klicke auf den folgenden Link, um teilzunehmen:
{!M.Meeting.Link}
Ich freue mich darauf, dich gleich in unserem Meeting zu sehen!
Bis gleich,
{!M.Host.Firstname}
Wenn du weitere Reminder einrichten möchtest, dann lege einfach weitere Trigger für das Ereignis "Vor Terminbeginn" an.
Followup
Ein Followup wird nach Terminende verschickt und kann verschiedene Zwecke erfüllen. Zum Beispiel kannst du die nächsten Schritte verdeutlichen oder eine Umfrage für Feedback verschicken.
Auch hier kannst du einen oder mehrere Followups, kurz nach oder mehrere Tage dem Termin verschicken.
Um das Follow-up zu konfigurieren, lege einen neuen Trigger an, indem du ganz unten auf "Trigger hinzufügen" klickst. Wähle nun als Ereignis "Nach Terminbeginn" aus und setze die gewünschte Zeit, z.B. "1 Stunde". Als Aktion möchten wir wieder eine "E-Mail an die Teilnehmer senden".
Klicke anschließend auf "Vorlage bearbeiten", um den Inhalt der E-Mail anzupassen.
Nun kannst du den Betreff und den Inhalt der E-Mail anpassen. Verwende dynamische Tags, um den Text zu personalisieren und beispielsweise spezifische Informationen des Meetings einzufügen.
Beispieltext Follow-up
Beispieltext Follow-up
Hallo {!M.Guest.Firstname},
wir hoffen, dass das Meeting für dich informativ und produktiv war. Wir möchten gerne dein Feedback dazu erhalten, um unsere Dienstleistungen weiter zu verbessern.
Bitte nimm dir einen kurzen Moment Zeit, um unser Feedback-Formular auszufüllen. Deine Meinung ist uns sehr wichtig!
Hier ist der Link zum Feedback-Formular: <Link zum Formular>
Vielen Dank im Voraus für deine Unterstützung! Falls du weitere Fragen oder Anliegen hast, stehe ich dir jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
{!M.Host.Firstname}
Wenn du weitere Follow-ups einrichten möchtest, lege einfach weitere Trigger für das Ereignis "Nach Terminbeginn" an.
Fazit
Mit Workflows sparst du dir manuelle Arbeit. So kannst du Arbeitsabläufe automatisieren, indem du mehrere Trigger in einem Workflow erstellst. Mit dynamischen Tags personalisierst du deine Nachrichten.