CRM E-Mail-Sync

CRM E-Mail-Sync zieht automatisch E-Mail-Konversationen von deinem verbundenen Gmail- oder Outlook-Konto in deine CRM-Kontakte. Sieh die vollständige E-Mail-Historie mit jedem Kontakt — ohne meetergo zu verlassen.

So funktioniert es

E-Mail-Sync indexiert E-Mail-Metadaten (Betreff, Absender, Empfänger, Zeitstempel) von deinem Gmail- oder Outlook-Konto und ordnet E-Mails automatisch CRM-Kontakten anhand ihrer E-Mail-Adresse zu. Wenn du einen Kontakt öffnest, siehst du seine vollständige E-Mail-Historie gruppiert nach Konversations-Threads.

E-Mail-Inhalte werden nicht in meetergo gespeichert. Wenn du eine E-Mail aufklappst, um den Inhalt zu lesen, wird er in Echtzeit direkt von Gmail oder Outlook abgerufen. Das hält deine Daten minimal und sicher.

E-Mail-Sync einrichten

Schritt 1: Kalender verbinden (falls noch nicht geschehen)

E-Mail-Sync nutzt deine bestehende Google- oder Outlook-Kalenderverbindung. Wenn du noch keine Verbindung hast:

1. Gehe zu Profileinstellungen
2. Verbinde deinen Google Kalender oder Microsoft Outlook Kalender

Schritt 2: E-Mail-Sync aktivieren

E-Mail-Sync erfordert eine zusätzliche Berechtigung (gmail.readonly für Google oder Mail.Read für Outlook), die bei der normalen Kalenderverbindung nicht angefragt wird. Du musst sie explizit aktivieren:

1. Gehe zu Profileinstellungen
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol bei deinem verbundenen Google- oder Outlook-Konto
3. Finde den CRM E-Mail-Sync-Bereich
4. Klicke auf E-Mail-Sync aktivieren
5. Du wirst zu Google/Microsoft weitergeleitet, um die zusätzliche Leseberechtigung zu erteilen
6. Nach der Autorisierung siehst du ein grünes "E-Mail-Sync aktiviert"-Badge

Schritt 3: Erste Synchronisierung starten

1. Navigiere zu CRM → Kontakte
2. Öffne einen beliebigen Kontakt
3. Scrolle zum E-Mail-Historie-Bereich
4. Klicke auf den Synchronisieren-Button

Die Synchronisierung ordnet E-Mails Kontakten anhand ihrer E-Mail-Adresse zu. E-Mails, in denen die Adresse des Kontakts im Von-, An- oder CC-Feld erscheint, werden zugeordnet.

E-Mail-Historie anzeigen

Bei Kontakten

1. Öffne einen Kontakt im CRM
2. Scrolle zum E-Mail-Historie-Bereich
3. E-Mails werden nach Konversations-Thread gruppiert
4. Jeder Thread zeigt den Betreff, die Anzahl der Nachrichten und das letzte Datum
5. Klicke auf einen Thread, um ihn aufzuklappen und einzelne E-Mails zu sehen
6. Klicke auf eine E-Mail, um ihren Inhalt zu laden und zu lesen

Bei Deals

1. Öffne einen Deal
2. Scrolle zum E-Mail-Historie-Bereich
3. E-Mails von allen mit dem Deal verknüpften Kontakten werden angezeigt

E-Mail-Details

Jede E-Mail zeigt:

E-Mails beim Anbieter öffnen

Jede E-Mail hat einen "In Gmail öffnen"- oder "In Outlook öffnen"-Link, der dich direkt zur Original-E-Mail in deinem E-Mail-Client bringt. Das ist nützlich, wenn du antworten, weiterleiten oder auf eine E-Mail reagieren möchtest.

Datenschutz und Sicherheit

Was wir speichern

• Nur E-Mail-Metadaten: Betreff, Absender, Empfänger, Richtung, Zeitstempel
• Keine E-Mail-Inhalte: Inhalt wird bei Bedarf abgerufen und nicht gespeichert
• Keine Anhänge: Wir greifen nicht auf E-Mail-Anhänge zu und speichern sie nicht
• Unternehmensbezogen: E-Mail-Daten sind an dein Unternehmen gebunden und werden nicht organisationsübergreifend geteilt

Was wir nicht tun

• Wir können deine E-Mails nicht senden, bearbeiten oder löschen
• Wir greifen nicht auf Entwürfe, Kontakte oder andere Kontodaten zu
• Wir speichern keine E-Mail-Inhalte — sie werden jedes Mal live von deinem Anbieter abgerufen, wenn du eine E-Mail aufklappst
• E-Mail-Daten werden gelöscht, wenn der zugehörige Kontakt oder das Unternehmen entfernt wird

Sync-Verhalten

Automatische Zuordnung

E-Mails werden Kontakten zugeordnet, indem die E-Mail-Adresse des Kontakts mit den Von- und An-Feldern jeder E-Mail verglichen wird. Wenn die E-Mail-Adresse eines Kontakts in einem der Felder erscheint, wird die E-Mail diesem Kontakt zugeordnet.

Cooldown

Um übermäßige API-Aufrufe an Gmail/Outlook zu vermeiden, hat die Synchronisierung einen 15-Minuten-Cooldown pro Benutzer. Nach dem Auslösen einer Synchronisierung musst du 15 Minuten warten, bevor du erneut synchronisieren kannst.

Inkrementelle Synchronisierung

Nach der ersten Synchronisierung holen nachfolgende Syncs nur neue E-Mails seit der letzten Synchronisierung, wodurch der Prozess schnell und effizient bleibt.

Fehlerbehebung

"E-Mail-Sync aktiviert" aber keine E-Mails erscheinen

1. Klicke auf den Synchronisieren-Button, um eine manuelle Synchronisierung auszulösen
2. Stelle sicher, dass der Kontakt eine E-Mail-Adresse hat, die mit E-Mails in deinem Posteingang übereinstimmt
3. Überprüfe, dass du das richtige verbundene Konto betrachtest (wenn du mehrere hast)

"E-Mail-Sync aktivieren"-Button erscheint nicht

Die E-Mail-Sync-Funktion ist nur im Sales CRM-Plan verfügbar. Überprüfe dein Abonnement unter Einstellungen → Abonnement.

Berechtigungsfehler nach der Aktivierung

Versuche, deine Kalenderverbindung zu trennen und mit aktiviertem E-Mail-Sync erneut zu verbinden. Gehe zu Profileinstellungen, entferne die Verbindung und verbinde dich mit der E-Mail-Sync-Option erneut.

E-Mails eines Kontakts werden nicht angezeigt

• Überprüfe, ob die E-Mail-Adresse des Kontakts genau mit der in den E-Mails verwendeten übereinstimmt
• Löse eine neue Synchronisierung aus — ältere E-Mails wurden möglicherweise noch nicht indexiert
• Überprüfe, ob die E-Mail innerhalb des Sync-Zeitfensters gesendet/empfangen wurde

FAQ

Funktioniert E-Mail-Sync mit Gmail und Outlook?

Ja, sowohl Gmail (Google Workspace und persönliche Konten) als auch Outlook (Microsoft 365, Outlook.com) werden unterstützt.

Sehen andere Benutzer meine E-Mails?

E-Mail-Sync ist benutzerbezogen. Jeder Benutzer synchronisiert sein eigenes verbundenes Konto. E-Mails von deinem Konto sind für CRM-Benutzer sichtbar, die Zugriff auf dieselben Kontakte haben, aber sie sehen nur E-Mails, die von deinem Konto synchronisiert wurden.

Kann ich auf E-Mails aus dem CRM antworten?

Aktuell kannst du die E-Mail-Historie anzeigen und die Original-E-Mail in Gmail/Outlook über den Deeplink öffnen. Antworten sollten direkt aus deinem E-Mail-Client gesendet werden.

Beeinflusst die Aktivierung von E-Mail-Sync meine Kalenderverbindung?

Nein. E-Mail-Sync fügt eine Leseberechtigung für E-Mails neben deinen bestehenden Kalenderberechtigungen hinzu. Deine Kalendersynchronisierung funktioniert weiterhin genau wie zuvor.

Wie weit reicht die erste Synchronisierung zurück?

Die erste Synchronisierung zieht aktuelle E-Mails. Der genaue Zeitraum hängt von deinem E-Mail-Volumen und den API-Limits des Anbieters ab.

Kann ich E-Mail-Sync nach der Aktivierung deaktivieren?

Ja, du kannst deine Kalenderverbindung trennen und ohne die E-Mail-Sync-Berechtigung erneut verbinden. Deine indexierten E-Mail-Metadaten bleiben erhalten, aber es werden keine neuen E-Mails synchronisiert.

Funktioniert es mit geteilten Postfächern?

Aktuell funktioniert E-Mail-Sync mit deinem persönlichen Gmail- oder Outlook-Postfach. Geteilte Postfächer und Verteilerlisten werden nicht unterstützt.

Ist die E-Mail-Leseberechtigung dasselbe wie voller E-Mail-Zugriff?

Nein. meetergo fordert nur Lesezugriff an (gmail.readonly für Google, Mail.Read für Microsoft). Das bedeutet, wir können E-Mail-Metadaten und -Inhalte lesen, aber keine E-Mails senden, ändern oder löschen.

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