CRM E-Mail-Sync

E-Mail-Sync liest die Nachrichten zwischen dir und deinen CRM-Kontakten und legt sie am passenden Kontakt und Deal ab. Du hast die ganze Historie am Datensatz, kannst von dort aus antworten, und nichts muss von Hand übertragen werden.

Funktion	Details
Unterstützte Postfächer	Gmail, Outlook (Microsoft 365), Exchange, jedes IMAP-Postfach
Benötigter Plan	Suite, oder eine Sales-CRM-Lizenz in jedem Plan
Einrichtung	Pro Person, unter Integrationen
Gespeicherte Daten	Betreff, Absender, Empfänger, Richtung, Zeitpunkt und eine kurze Vorschau
E-Mail-Inhalte	Werden beim Öffnen einer Nachricht beim Anbieter geholt, nie gespeichert
Sync-Häufigkeit	Alle 30 Minuten im Hintergrund, dazu die Schaltfläche Synchronisieren

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Ein Postfach verbinden

Integrationen öffnen

E-Mail-Sync wird pro Person eingerichtet, nicht pro Firma, und liegt deshalb bei deinen eigenen Verbindungen. Klicke in der Seitenleiste auf Integrationen.

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E-Mail-Sync wird pro Person eingerichtet, nicht pro Firma, und liegt deshalb bei deinen eigenen Verbindungen. Klicke in der Seitenleiste auf Integrationen.

Nach E-Mail-Sync suchen

Die Seite heißt Apps und enthält alle Integrationen. Tippe "E-Mail-Sync" in das Suchfeld, um sie auf die drei hier relevanten einzugrenzen: Gmail, Outlook und IMAP.

Deinen Anbieter wählen

Gmail und Outlook lesen dein Postfach über dasselbe Konto, das du schon für deinen Kalender verbunden hast, und fragen nie nach einem Passwort. Nimm IMAP nur, wenn dein Anbieter keiner von beiden ist.

Die Postfachliste öffnen

Alle drei Kacheln konfigurieren dasselbe, und die IMAP-Kachel öffnet die Liste aller Postfächer, die das CRM lesen kann, egal wie sie verbunden wurden.

Prüfen, welche Postfächer lesbar sind

Ein für den Kalender verbundenes Postfach steht auch hier, aber E-Mails lesen ist eine eigene Berechtigung: "Verbunden, aber ohne Zugriff auf deine E-Mails" heißt, dass der Kalenderteil funktioniert und der E-Mail-Teil nie erteilt wurde. E-Mail-Zugriff erteilen schickt dich für genau diese eine Leseberechtigung zurück zu Google oder Microsoft.

Ein Postfach manuell hinzufügen

Postfach verbinden öffnet das IMAP-Formular für alles, was weder Gmail noch Outlook ist.

Die Serverdaten eintragen

Deine Adresse, IMAP-Server und Port sowie Benutzername und Passwort, die dein Anbieter erwartet. Nutze ein App-Passwort, wo es eines gibt. Testen prüft die Zugangsdaten, ohne sie zu speichern, Verbinden testet und speichert dann.

Entscheiden, ob auch gesendet wird

Lesen und Senden sind getrennte Berechtigungen. Lässt du das aus, ist das Postfach nur lesbar. Schaltest du es ein, kann das CRM von deiner Adresse senden, und genau dadurch landen hier geschriebene Antworten in deinem eigenen Gesendet-Ordner. Buchungsbestätigungen und Erinnerungen bleiben so oder so unberührt.

Die E-Mail-Historie eines Kontakts lesen

CRM öffnen

Mehr muss nicht eingeschaltet werden. Sobald ein Postfach lesbar ist, erscheinen passende Nachrichten an den zugehörigen Datensätzen.

Zu Kontakte wechseln

Einen Kontakt öffnen

Nachrichten werden über die E-Mail-Adresse zugeordnet, die Historie hängt also an dem Kontakt, dessen Adresse in der Von- oder An-Zeile steht.

Zum Tab Aktivität wechseln

Am Kontakt steht die Karte E-Mail-Historie unten im Tab Aktivität, unter den Terminen und dem Kommunikationsprotokoll.

Die Historie lesen

Eine Zeile je Konversation, neueste zuerst, wobei die Zahl neben der Überschrift Nachrichten zählt und nicht Verläufe. Jede Zeile zeigt, ob die letzte Nachricht empfangen oder gesendet wurde, aus welchem Postfach sie stammt, den Betreff, eine Vorschau und die Adresse der Gegenseite.

Eine Konversation öffnen

Eine Zeile mit mehr als einer Nachricht zeigt ihre Anzahl. Klicke sie an, um den Verlauf aufzuklappen.

Eine Nachricht öffnen

Der Verlauf listet seine Nachrichten mit Richtung, Absender und Uhrzeit. Klicke eine an, um ihren Text zu laden.

Antworten, ohne das CRM zu verlassen

Lesen oder im Postfach öffnen

Der Text wird in dem Moment, in dem du ihn öffnest, bei deinem E-Mail-Anbieter geholt und von meetergo nicht gespeichert. In Gmail öffnen springt zur Originalnachricht in deinem Mailprogramm, wo Anhänge und Formatierung vollständig erhalten sind.

Neue Mails selbst abrufen

meetergo prüft verbundene Postfächer von sich aus halbstündlich, und die Karte aktualisiert sich außerdem selbst, wenn du einen Datensatz öffnest, der in den letzten fünfzehn Minuten nicht geprüft wurde. Synchronisieren ist die manuelle Variante, wenn du gerade etwas verschickt hast und nicht warten willst.

Eine neue E-Mail schreiben

E-Mail schreiben im Kartenkopf beginnt eine neue Nachricht an diesen Kontakt. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn eines deiner Postfächer senden darf.

Von deiner eigenen Adresse senden

Dieselbe Historie am Deal

Einen Deal öffnen

Eine Nachricht wird zuerst am Kontakt abgelegt und dann an einem seiner Deals: am offenen, oder an dem Deal, der beim Versand noch offen war.

Die Mails am Deal lesen

Am Deal steht die Karte im Tab Übersicht zwischen Kommunikationsprotokoll und Anhängen und sammelt die Mails aller Kontakte am Deal. Eine Schaltfläche E-Mail schreiben gibt es hier nicht, weil ein Deal keinen eindeutigen Empfänger hat. Der Weg dorthin ist Antworten an einer Nachricht im Verlauf.

Was E-Mail-Sync macht

Sobald eines deiner Postfächer lesbar ist, indexiert meetergo die Nachrichten, an denen einer deiner CRM-Kontakte beteiligt ist, und legt jede am passenden Kontakt ab. Alles andere im Postfach bleibt unberührt, und nichts wird als gelesen markiert.

Anschließend wird jede Nachricht einem Deal dieses Kontakts zugeordnet, damit am Deal die Konversation steht, die dazugehört. Ein offener Deal gewinnt immer. Ein abgeschlossener Deal kommt nur infrage, wenn er beim Versand noch offen war, und wenn mehrere infrage kommen, bekommt ihn der zuletzt geänderte.

E-Mail-Sync braucht Suite oder eine Sales-CRM-Lizenz in einem beliebigen Plan. Ohne das zeigt die Karte E-Mail-Historie am Kontakt einen Upgrade-Hinweis statt der Historie, und die drei E-Mail-Sync-Kacheln unter Integrationen sind als Eingeschränkt markiert.

Ein Postfach verbinden

E-Mail-Sync wird pro Person eingerichtet, nicht pro Firma, und zwar unter Integrationen in der Seitenleiste. Suche auf der Apps-Seite nach "E-Mail-Sync", dann bekommst du die drei Kacheln, die dafür zuständig sind:

Kachel	Nimm sie, wenn
Gmail E-Mail-Sync	Deine Mails bei Gmail oder Google Workspace liegen
Outlook E-Mail-Sync	Deine Mails bei Microsoft 365 oder Outlook.com liegen
IMAP-E-Mail-Sync	Alles andere, und um alle bereits verbundenen Postfächer zu sehen

Gmail und Outlook

Deine Mails zu lesen ist eine eigene Berechtigung, getrennt vom Kalender, und die Kalenderverbindung fragt sie nie ab. Wenn du Google oder Microsoft schon für deinen Kalender verbunden hast, taucht dieses Konto in der Postfachliste als "Verbunden, aber ohne Zugriff auf deine E-Mails" auf, und E-Mail-Zugriff erteilen schickt dich zu Google oder Microsoft, um genau diese eine zusätzliche Berechtigung zu erteilen (gmail.readonly bei Google, Mail.Read bei Microsoft).

Es geht auch direkt an der Verbindung: Öffne die Kachel Gmail oder Outlook E-Mail-Sync, klappe an dem Konto Kalender-Optionen auf und nutze unter CRM E-Mail-Sync die Schaltfläche E-Mail-Sync aktivieren. Ist sie erteilt, zeigt der Bereich ein grünes Abzeichen E-Mail-Sync aktiviert.

Die zusätzliche Berechtigung ist reiner Lesezugriff. meetergo kann in deinem Postfach nichts ändern oder löschen, und deine Kalendersynchronisierung läuft unverändert weiter.

Jedes andere Postfach

IMAP-E-Mail-Sync verbindet ein Postfach über Benutzername und Passwort: deine Adresse, IMAP-Server und Port sowie die Zugangsdaten, die dein Anbieter erwartet. Nutze ein App-Passwort, wo dein Anbieter eines anbietet. Testen prüft die Zugangsdaten, ohne sie zu speichern, Verbinden testet und speichert dann. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

Auch aus diesem Postfach senden ist eine zweite, davon getrennte Entscheidung. Aus: Das Postfach ist nur lesbar. An: meetergo kann von deiner Adresse senden, und genau dadurch landen im CRM geschriebene Antworten in deinem eigenen Gesendet-Ordner.

Das hier ist dein persönliches Postfach. Buchungsbestätigungen und Erinnerungen werden für die ganze Firma verschickt und separat unter Custom SMTP eingerichtet. Ein Postfach hier zu verbinden ändert also nicht, von wem deine Buchungs-E-Mails kommen.

Die Historie lesen

Die Karte E-Mail-Historie steht an zwei Stellen:

Datensatz	Wo
Kontakt	Tab Aktivität, unter Terminen und dem Kommunikationsprotokoll
Deal	Tab Übersicht, zwischen Kommunikationsprotokoll und Anhängen

Unternehmens-Datensätze haben keine Karte E-Mail-Historie.

Eine Karte zeigt eine Zeile je Konversation, neueste zuerst. Die Zahl neben der Überschrift zählt Nachrichten, nicht Konversationen. Jede Zeile enthält:

Element	Was es dir sagt
Empfangen / Gesendet	Die Richtung der letzten Nachricht in der Konversation
Gmail / Outlook	Über welches Postfach sie kam
n Nachrichten	Wie viele Nachrichten die Konversation umfasst. Nur bei mehr als einer
Betreff und Vorschau	Die Betreffzeile und die ersten ein bis zwei Zeilen des Textes
Adresse und Zeit	Die Adresse der Gegenseite und wie lange die letzte Nachricht her ist

Klicke eine Zeile an, um sie aufzuklappen. Eine Konversation mit mehreren Nachrichten listet diese mit Richtung, Absender und Uhrzeit auf, ein Klick lädt den Text einer Nachricht. Eine Konversation mit nur einer Nachricht öffnet direkt deren Text.

Der Nachrichtentext wird in dem Moment, in dem du ihn öffnest, bei deinem Anbieter geholt und von meetergo nicht gespeichert. Vor der Anzeige wird er bereinigt, Skripte und andere aktive Inhalte werden also entfernt. In Gmail öffnen beziehungsweise In Outlook öffnen bringt dich zum Original in deinem Mailprogramm, wo Anhänge, Formatierung und Weiterleiten zu Hause sind.

Je Datensatz werden bis zu 100 Nachrichten aufgelistet.

Aus dem CRM antworten

Wenn eines deiner Postfächer senden darf, kannst du antworten, ohne den Datensatz zu verlassen.

E-Mail schreiben im Kartenkopf eines Kontakts beginnt eine neue Nachricht an diesen Kontakt. Du bekommst Betreff und Nachrichtentext, mehr nicht: keine Anhänge, keine Formatierung, keine weiteren Empfänger.
Antworten unter einer geöffneten Nachricht beantwortet diese Nachricht in ihrem Verlauf.

Beides geht über dein eigenes verbundenes Postfach raus, die Nachricht wird bei der Gegenseite dem Verlauf zugeordnet und landet in deinem Gesendet-Ordner. Die Kopie erscheint bei der nächsten Synchronisierung in der Historie.

Am Deal gibt es keine Schaltfläche E-Mail schreiben, weil ein Deal keinen eindeutigen Empfänger hat. Der Weg dorthin ist Antworten an einer Nachricht im Verlauf.

Wenn du weder E-Mail schreiben noch Antworten siehst, darf keines deiner Postfächer senden. Schalte an einem IMAP-Postfach "Auch aus diesem Postfach senden" ein, oder verbinde Google oder Microsoft mit der Sendeberechtigung neu.

Wann synchronisiert wird

Auslöser	Was passiert
Alle 30 Minuten	meetergo geht von sich aus alle verbundenen Postfächer durch
Einen Datensatz öffnen	Die Karte aktualisiert sich selbst, wenn sie in den letzten 15 Minuten nicht geprüft wurde
Die Schaltfläche Synchronisieren	Startet es sofort. Begrenzt auf zwei manuelle Syncs je 15 Minuten

Die erste Synchronisierung einer Verbindung reicht ein Jahr zurück. Danach setzt jede Synchronisierung kurz vor der neuesten bereits vorhandenen Nachricht an und holt nur noch Neues.

Nachrichten werden zugeordnet, indem die Adressen deiner Kontakte mit den Zeilen Von und An verglichen werden. Eine Adresse, die nur in CC steht, wird nicht zugeordnet.

Daten und Datenschutz

Was gespeichert wird: Betreff, Absender, Empfängeradressen, Richtung, Versandzeitpunkt, eine kurze Vorschau und die Kennungen, die eine Nachricht ihrem Verlauf zuordnen.

Was nicht gespeichert wird: der Nachrichtentext und alle Anhänge. Beides bleibt bei deinem Anbieter und wird beim Öffnen live geholt.

E-Mail-Daten gehören deiner Firma, und wer einen Kontakt sehen darf, sieht auch dessen Historie. Wird ein Kontakt entfernt, werden seine indexierten E-Mails mit gelöscht. Wird ein Deal entfernt, bleiben die Nachrichten am Kontakt.

Fehlerbehebung

Die Karte zeigt einen Upgrade-Hinweis

E-Mail-Sync braucht Suite oder eine Sales-CRM-Lizenz. Prüfe deinen Plan unter Einstellungen → Abonnement.

In der Postfachliste steht "Verbunden, aber ohne Zugriff auf deine E-Mails"

Das Konto ist für den Kalender verbunden, hat aber nie die E-Mail-Berechtigung bekommen. Nutze in dieser Zeile E-Mail-Zugriff erteilen.

Nach dem Verbinden erscheint nichts

Drücke auf der Karte Synchronisieren, statt auf den halbstündlichen Durchlauf zu warten.
Prüfe, ob die Adresse des Kontakts exakt mit der Adresse in den Nachrichten übereinstimmt.
Nachrichten, die älter als ein Jahr sind, liegen außerhalb des ersten Sync-Zeitfensters.
Eine Adresse, die immer nur in CC steht, wird nicht zugeordnet.