Mira Scheduling: Termine per E-Mail vereinbaren

Mira Scheduling ist die E-Mail-Assistenz von meetergo. Setz sie auf CC und sie übernimmt das Hin und Her: Sie liest den Verlauf, prüft deine echte Verfügbarkeit, schlägt Zeiten vor und bucht den Termin. Wenn sich Pläne ändern, verschiebt oder storniert sie ihn auch.

Mira Scheduling ist ab dem Suite-Tarif verfügbar. Früher hieß die Funktion Calgent.

Aktivieren

Öffne den App-Launcher in der Seitenleiste und füge Mira Scheduling hinzu, oder geh zu Einstellungen → Mira Scheduling Einstellungen
Schalte Mira Scheduling aktivieren ein
Leg fest, womit gebucht werden soll:
- Verfügbarkeit: aus welchem Plan Zeiten angeboten werden dürfen
- Dauer: die Standardlänge eines Termins
- Kanal: Videoplattform, Telefon oder ein eigener Link
Entscheide, ob Mira selbst buchen darf oder vorher nachfragen soll. Siehe Vor dem Buchen nachfragen weiter unten.
Speichern

So nutzt du sie

Setz bot@mira.meetergo.com bei jedem E-Mail-Verlauf auf CC, in dem du einen Termin vereinbarst. Du bleibst bei allem, was Mira verschickt, auf CC und siehst also immer, was angeboten und was gebucht wurde.

Mehr ist nicht einzurichten. Es gibt keine Weiterleitungsregel und dein Gegenüber muss nichts installieren, sondern antwortet einfach wie sonst auch auf die E-Mail.

Beispiel. Eine Interessentin fragt nach einer Demo. Du antwortest und setzt Mira auf CC. Mira schickt drei oder vier echte freie Zeiten aus deinem Kalender. Die Interessentin wählt eine aus. Mira bucht den Termin, verschickt die Kalendereinladung und alle bekommen die Bestätigung.

Was Mira kann

Zeiten vorschlagen und buchen

Mira liest deine verbundenen Kalender und deine meetergo-Verfügbarkeit inklusive Puffer und Mindestvorlauf und schlägt dann Zeiten vor, die wirklich passen. Sobald dein Gegenüber eine davon bestätigt, bucht sie.

Verschieben und stornieren

Wird im Verlauf um eine Verschiebung gebeten, schlägt Mira neue Zeiten vor und verschiebt den Termin, sobald eine davon feststeht. Wird storniert, storniert sie. Beides löst dieselben Kalenderupdates und Benachrichtigungen aus, als hättest du es im Dashboard gemacht.

Mira fasst nur Termine an, die sie in diesem Verlauf selbst gebucht hat. An einen Termin, den jemand über deine normale Buchungsseite gebucht hat, kommt sie nicht heran.

Alle aus dem Verlauf einbeziehen

Alle weiteren Personen in der E-Mail werden als Gäste zur Einladung hinzugefügt und bleiben bei Miras Antworten auf CC. So bleibt aus einem Gruppengespräch auch eins.

In der Sprache des Gegenübers antworten

Mira antwortet in der Sprache, in der dein Gegenüber schreibt.

Zeiten nennt sie immer mit Zeitzone, damit niemand raten muss, welche 16:00 Uhr gemeint war. Standardmäßig in deiner Zeitzone. Wird im Verlauf klar, wo dein Gegenüber sitzt, nennt Mira dieselben Zeiten in dessen Zeitzone. Ist es nicht klar, bleibt sie bei deiner, statt zu raten.

Einen bestimmten Termintyp buchen

Ein einfaches „Hast du nächste Woche Zeit?“ nutzt deinen Standard. Fragt dein Gegenüber nach etwas Bestimmtem, einer Demo oder dem 60-Minuten-Review, sucht Mira den passenden Termintyp heraus und bucht diesen, mit seiner eigenen Dauer und seinem eigenen Kanal.

Zur Auswahl stehen nur deine eigenen Termintypen, und davon nur die aktiven und sichtbaren.

Vor dem Buchen nachfragen

Standardmäßig aus, denn die Assistenz ist ja dafür da, dir das Hin und Her abzunehmen. Schalt es ein, wenn Mira verhandeln, aber nicht zusagen soll.

Für dein Gegenüber ändert sich dabei nichts: Mira schlägt weiterhin Zeiten vor und bestätigt, dass eine davon passt. Anders ist nur der letzte Schritt. Statt in deinen Kalender zu schreiben, schreibt Mira, dass du Termine persönlich bestätigst, und legt den Termin in eine Liste auf deiner Mira Scheduling Einstellungsseite.

Dort wählst du Termin bestätigen oder Ablehnen. Bestätigen bucht ihn genau so, wie Mira es getan hätte, mit derselben Einladung und denselben Benachrichtigungen. Ablehnen lässt deinen Kalender unangetastet.

Ein zurückgehaltener Termin verfällt, sobald seine eigene Startzeit vorbei ist. Bestätigst du danach, sagt meetergo dir, dass die Zeit vorbei ist, statt einen Termin in der Vergangenheit zu buchen.

Einen Bestätigungslink in der E-Mail gibt es bewusst nicht. E-Mail-Anbieter öffnen Links in Nachrichten, um sie zu prüfen. Ein Link zum Bestätigen würde also Termine zusagen, die du nie angesehen hast.

Was Mira nicht tut

Sie bucht nichts außerhalb deiner Verfügbarkeit
Sie antwortet nicht auf E-Mails, in denen es nicht um Termine geht
Sie ändert keinen Termin, der nicht zum laufenden Gespräch gehört
Sie folgt keinen Anweisungen, die in einer weitergeleiteten Nachricht versteckt sind
Sie bucht gar nichts, solange ein Termin auf deine Bestätigung wartet

Bewährtes Vorgehen

Halte Verfügbarkeit und Puffer aktuell, denn genau daraus schlägt Mira vor. Lass deinen Buchungslink in der Signatur als Rückfalloption für ungewöhnliche Anfragen. Bevor du dich darauf verlässt, setz Mira in einem Verlauf mit einer Kollegin auf CC und schau dir eine Buchung einmal komplett an.

Fehlerbehebung

Mira hat nicht geantwortet

Prüf, ob Mira Scheduling in den Einstellungen aktiviert ist
Prüf, ob bot@mira.meetergo.com wirklich in An oder CC stand und nicht nur im Text erwähnt wurde
Prüf, ob dein Tarif die Funktion noch enthält

Die vorgeschlagenen Zeiten stimmen nicht

Prüf, welcher Verfügbarkeitsplan in den Mira Scheduling Einstellungen ausgewählt ist
Prüf, ob deine Kalenderverbindungen noch aktiv sind
Prüf Puffer und Mindestvorlauf in diesem Plan

Es kamen Zeiten, aber keine Buchung

Mira bucht bei einer klaren Bestätigung einer konkreten Zeit. "Ginge auch Mittwoch?" ist eine Frage, keine Bestätigung. War der Termin inzwischen vergeben, schlägt Mira stattdessen Alternativen vor.

FAQ

Wer sieht die E-Mails, die Mira verschickt?

Die Personen im Verlauf und du, denn Mira lässt dich immer auf CC.

Von welcher Adresse schreibt Mira?

Antworten kommen von bot@mira.meetergo.com, angezeigt als "Mira, Assistenz von dein Name".

Ich habe noch die alte Adresse bot@calgent.meetergo.com gespeichert

Die funktioniert weiter, damit begonnene Verläufe nicht abreißen. Nutz für alles Neue bot@mira.meetergo.com und aktualisier den Kontakt in deinem Adressbuch.