Calgent KI-Terminplanungsassistent

Calgent ist meetergo's KI-gestützter Terminplanungsassistent, der die Meeting-Koordination per E-Mail übernimmt. Wenn dir jemand eine E-Mail zur Terminvereinbarung schickt, versteht Calgent die Anfrage, prüft deine Verfügbarkeit und kann den Termin automatisch buchen.

Wie Calgent funktioniert

1. E-Mail empfangen: Jemand sendet dir eine E-Mail mit der Bitte um einen Termin
2. KI-Analyse: Calgent's KI liest und versteht den E-Mail-Inhalt
3. Verfügbarkeit prüfen: Bei Terminanfragen prüft Calgent deinen Kalender
4. Antworten oder Buchen: Calgent schlägt entweder verfügbare Zeiten vor oder bucht den Termin direkt
5. Bestätigung: Beide Parteien erhalten eine Bestätigung, wenn ein Meeting gebucht wird

Was Calgent kann

Terminanfragen verstehen

Calgent erkennt verschiedene Arten, wie Menschen nach Meetings fragen:

• "Können wir nächste Woche telefonieren?"
• "Ich möchte gerne eine Demo buchen"
• "Wann haben Sie Zeit für ein kurzes Gespräch?"
• "Lassen Sie uns einen Termin finden, um das Angebot zu besprechen"

Deine Verfügbarkeit prüfen

Bei Verfügbarkeitsanfragen:

• Prüft deine verbundenen Kalender
• Überprüft deine meetergo-Verfügbarkeitseinstellungen
• Berücksichtigt Pufferzeiten und Mindestvorlaufzeit
• Schlägt Zeiten vor, die für dich passen

Meetings buchen

Calgent kann:

• Buchungen basierend auf bestätigten Zeiten erstellen
• Kalendereinladungen an alle Teilnehmer senden
• Video-Meeting-Links einfügen (Google Meet, Zoom, etc.)
• Gesprächskontext über mehrere E-Mails hinweg verfolgen

Follow-ups bearbeiten

Calgent behält den Gesprächskontext:

• Erinnert sich an vorherige E-Mails im Thread
• Versteht, wenn Teilnehmer bestätigen oder Änderungen wünschen
• Bearbeitet Hin-und-Her-Terminabsprachen

Calgent aktivieren

1. Gehe zu Einstellungen → Calgent oder KI-Assistent
2. Aktiviere Calgent Aktiv
3. Konfiguriere deine Standardeinstellungen:
   • Verfügbarkeit: Welchen Zeitplan verwenden
   • Standarddauer: Übliche Meeting-Länge
   • Standardkanal: Videoplattform (Google Meet, Zoom, etc.)
4. Speichere die Änderungen

E-Mail-Setup

Damit Calgent E-Mails empfangen kann:

• Verwende deine dedizierte Calgent-E-Mail-Adresse
• Leite Terminanfragen an diese Adresse weiter
• Oder richte automatische Weiterleitungsregeln ein

Konfigurationsoptionen

Verfügbarkeitseinstellungen

Wähle, welchen Verfügbarkeitsplan Calgent verwendet:

• Verfügbarkeits-ID: Wähle ein spezifisches Verfügbarkeitsprofil
• Verwendet deine normalen meetergo-Verfügbarkeitsregeln
• Respektiert Kalenderkonflikte und Pufferzeiten

Standarddauer

Lege die Standard-Meeting-Länge fest:

Calgent verwendet dies, sofern die E-Mail keine andere Dauer angibt.

Standardkanal

Wähle die Standard-Videoplattform:

• Google Meet (erfordert Google Calendar)
• Zoom (erfordert Zoom-Verbindung)
• Microsoft Teams (erfordert Microsoft-Verbindung)
• Telefonat
• Benutzerdefinierter Link

Wie Gespräche funktionieren

Beispielablauf

E-Mail 1 (vom Teilnehmer):

"Hallo, ich würde gerne eine Demo Ihres Produkts vereinbaren. Sind Sie nächste Woche verfügbar?"

Calgent-Antwort:

"Vielen Dank für Ihre Anfrage! Ich habe folgende Zeiten nächste Woche verfügbar:

• Dienstag 14-15 Uhr
• Mittwoch 10-11 Uhr
• Donnerstag 15-16 Uhr

Lassen Sie mich wissen, welche Zeit am besten passt!"

E-Mail 2 (vom Teilnehmer):

"Mittwoch 10 Uhr passt super!"

Calgent-Aktion:

• Bucht das Meeting für Mittwoch 10 Uhr
• Sendet Kalendereinladungen
• Bestätigt die Buchung

Kontextbewusstsein

Calgent verfolgt den Gesprächsverlauf:

• Erinnert sich an das Besprochene
• Versteht Bezüge auf vorherige Nachrichten
• Bearbeitet mehrstufige Terminabsprachen

Best Practices

Klare Verfügbarkeit

Halte deine Verfügbarkeitseinstellungen aktuell:

• Aktualisiere die Verfügbarkeit bei Zeitplanänderungen
• Setze angemessene Pufferzeiten
• Konfiguriere Mindestvorlaufzeit-Anforderungen

Gespräche überprüfen

Prüfe regelmäßig Calgent's Aktivität:

• Sieh dir Buchungsprotokolle an
• Überprüfe Gesprächsverläufe
• Stelle sicher, dass Meetings korrekt gebucht werden

Backup bereitstellen

Für komplexe Terminplanung:

• Füge deinen Buchungsseiten-Link in E-Mail-Signaturen ein
• Biete Direktbuchung als Alternative an
• Halte eine Ausweichlösung für ungewöhnliche Anfragen bereit

Ablauf testen

Bevor du dich auf Calgent verlässt:

1. Sende Test-E-Mails zur Überprüfung
2. Prüfe, ob die Verfügbarkeit korrekt angezeigt wird
3. Bestätige, dass Buchungen richtig erstellt werden

Was Calgent nicht tut

Calgent ist nur für Terminplanungsaufgaben konzipiert:

• Antwortet nicht auf E-Mails ohne Terminbezug
• Teilt keine vertraulichen Informationen
• Macht keine Zusagen außerhalb der Terminplanung
• Bucht keine Meetings außerhalb deiner Verfügbarkeit

Wenn eine E-Mail nicht von Terminplanung handelt, antwortet Calgent möglicherweise nicht oder leitet höflich um.

Aktivität anzeigen

Gesprächsverlauf

Vergangene Calgent-Gespräche überprüfen:

1. Gehe zu Calgent → Aktivität oder Protokolle
2. Sieh dir verarbeitete E-Mails an
3. Zeig dir gesendete KI-Antworten an
4. Prüfe erstellte Buchungen

Aktionsprotokolle

Jede Interaktion wird protokolliert:

• Zeitstempel der empfangenen E-Mail
• KI-Interpretation
• Durchgeführte Aktionen (Verfügbarkeitsprüfung, Buchung)
• Gesendete Antworten

Fehlerbehebung

Calgent antwortet nicht

Wenn E-Mails nicht verarbeitet werden:

1. Überprüfe, ob Calgent in den Einstellungen aktiviert ist
2. Prüfe, ob die E-Mail an die richtige Adresse gesendet wurde
3. Überprüfe deine E-Mail-Weiterleitungskonfiguration
4. Prüfe die Protokolle auf Verarbeitungsfehler

Falsche Verfügbarkeit angezeigt

Wenn Calgent falsche Zeiten vorschlägt:

1. Überprüfe deine Verfügbarkeitseinstellungen
2. Prüfe, ob Kalenderverbindungen aktiv sind
3. Überprüfe die für Calgent konfigurierte Verfügbarkeits-ID
4. Stelle sicher, dass Kalender richtig synchronisieren

Meetings werden nicht gebucht

Wenn Bestätigungen keine Buchungen erzeugen:

1. Prüfe das Gesprächsprotokoll auf Fehler
2. Überprüfe, ob der Teilnehmer eine bestimmte Zeit bestätigt hat
3. Prüfe den Status der Kalenderverbindung
4. Prüfe, ob die Zeit noch verfügbar ist

Unerwartete Antworten

Wenn Calgent's Antworten seltsam erscheinen:

1. Überprüfe die empfangene E-Mail
2. Prüfe den Gesprächskontext
3. Stelle sicher, dass der E-Mail-Inhalt klar war
4. Kontaktiere den Support bei anhaltenden Problemen

FAQ

Ist mein E-Mail-Inhalt privat?

Calgent verarbeitet E-Mails, um Terminabsichten zu verstehen. Gesprächsdaten werden sicher gespeichert und nur für Terminplanungszwecke verwendet.

Kann ich Calgent's Antworten anpassen?

Derzeit verwendet Calgent standardmäßige professionelle Antworten. Benutzerdefinierte Antwortvorlagen könnten in zukünftigen Updates verfügbar sein.

Welche Sprachen unterstützt Calgent?

Calgent arbeitet hauptsächlich auf Englisch, kann aber Terminanfragen in mehreren Sprachen verstehen. Antworten sind typischerweise auf Englisch.

Funktioniert Calgent mit allen E-Mail-Anbietern?

Calgent kann E-Mails von jedem Anbieter verarbeiten. Das Setup kann je nach E-Mail-Konfiguration variieren.

Können mehrere Teammitglieder Calgent nutzen?

Jeder Benutzer kann eigene Calgent-Einstellungen haben. Teamweite Calgent-Konfiguration erfordert möglicherweise Enterprise-Funktionen.

Was passiert, wenn jemand eine nicht verfügbare Zeit anfragt?

Calgent erklärt, dass die Zeit nicht verfügbar ist, und schlägt alternative Zeitfenster aus deiner Verfügbarkeit vor.

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• Verfügbarkeit konfigurieren
• Kalender verbinden
• Buchungsfragen und den Button Jetzt buchen ändern