Calgent KI-Terminplanungsassistent

Calgent ist meetergo's KI-gestützter Terminplanungsassistent, der die Meeting-Koordination per E-Mail übernimmt. Wenn Ihnen jemand eine E-Mail zur Terminvereinbarung schickt, versteht Calgent die Anfrage, prüft Ihre Verfügbarkeit und kann den Termin automatisch buchen.

Wie Calgent funktioniert

1. E-Mail empfangen: Jemand sendet Ihnen eine E-Mail mit der Bitte um einen Termin
2. KI-Analyse: Calgent's KI liest und versteht den E-Mail-Inhalt
3. Verfügbarkeit prüfen: Bei Terminanfragen prüft Calgent Ihren Kalender
4. Antworten oder Buchen: Calgent schlägt entweder verfügbare Zeiten vor oder bucht den Termin direkt
5. Bestätigung: Beide Parteien erhalten eine Bestätigung, wenn ein Meeting gebucht wird

Was Calgent kann

Terminanfragen verstehen

Calgent erkennt verschiedene Arten, wie Menschen nach Meetings fragen:

• "Können wir nächste Woche telefonieren?"
• "Ich möchte gerne eine Demo buchen"
• "Wann haben Sie Zeit für ein kurzes Gespräch?"
• "Lassen Sie uns einen Termin finden, um das Angebot zu besprechen"

Ihre Verfügbarkeit prüfen

Bei Verfügbarkeitsanfragen:

• Prüft Ihre verbundenen Kalender
• Überprüft Ihre meetergo-Verfügbarkeitseinstellungen
• Berücksichtigt Pufferzeiten und Mindestvorlaufzeit
• Schlägt Zeiten vor, die für Sie passen

Meetings buchen

Calgent kann:

• Buchungen basierend auf bestätigten Zeiten erstellen
• Kalendereinladungen an alle Teilnehmer senden
• Video-Meeting-Links einfügen (Google Meet, Zoom, etc.)
• Gesprächskontext über mehrere E-Mails hinweg verfolgen

Follow-ups bearbeiten

Calgent behält den Gesprächskontext:

• Erinnert sich an vorherige E-Mails im Thread
• Versteht, wenn Teilnehmer bestätigen oder Änderungen wünschen
• Bearbeitet Hin-und-Her-Terminabsprachen

Calgent aktivieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Calgent oder KI-Assistent
2. Aktivieren Sie Calgent Aktiv
3. Konfigurieren Sie Ihre Standardeinstellungen:
   • Verfügbarkeit: Welchen Zeitplan verwenden
   • Standarddauer: Übliche Meeting-Länge
   • Standardkanal: Videoplattform (Google Meet, Zoom, etc.)
4. Speichern Sie die Änderungen

E-Mail-Setup

Damit Calgent E-Mails empfangen kann:

• Verwenden Sie Ihre dedizierte Calgent-E-Mail-Adresse
• Leiten Sie Terminanfragen an diese Adresse weiter
• Oder richten Sie automatische Weiterleitungsregeln ein

Konfigurationsoptionen

Verfügbarkeitseinstellungen

Wählen Sie, welchen Verfügbarkeitsplan Calgent verwendet:

• Verfügbarkeits-ID: Wählen Sie ein spezifisches Verfügbarkeitsprofil
• Verwendet Ihre normalen meetergo-Verfügbarkeitsregeln
• Respektiert Kalenderkonflikte und Pufferzeiten

Standarddauer

Legen Sie die Standard-Meeting-Länge fest:

Calgent verwendet dies, sofern die E-Mail keine andere Dauer angibt.

Standardkanal

Wählen Sie die Standard-Videoplattform:

• Google Meet (erfordert Google Calendar)
• Zoom (erfordert Zoom-Verbindung)
• Microsoft Teams (erfordert Microsoft-Verbindung)
• Telefonat
• Benutzerdefinierter Link

Wie Gespräche funktionieren

Beispielablauf

E-Mail 1 (vom Teilnehmer):

"Hallo, ich würde gerne eine Demo Ihres Produkts vereinbaren. Sind Sie nächste Woche verfügbar?"

Calgent-Antwort:

"Vielen Dank für Ihre Anfrage! Ich habe folgende Zeiten nächste Woche verfügbar:

• Dienstag 14-15 Uhr
• Mittwoch 10-11 Uhr
• Donnerstag 15-16 Uhr

Lassen Sie mich wissen, welche Zeit am besten passt!"

E-Mail 2 (vom Teilnehmer):

"Mittwoch 10 Uhr passt super!"

Calgent-Aktion:

• Bucht das Meeting für Mittwoch 10 Uhr
• Sendet Kalendereinladungen
• Bestätigt die Buchung

Kontextbewusstsein

Calgent verfolgt den Gesprächsverlauf:

• Erinnert sich an das Besprochene
• Versteht Bezüge auf vorherige Nachrichten
• Bearbeitet mehrstufige Terminabsprachen

Best Practices

Klare Verfügbarkeit

Halten Sie Ihre Verfügbarkeitseinstellungen aktuell:

• Aktualisieren Sie die Verfügbarkeit bei Zeitplanänderungen
• Setzen Sie angemessene Pufferzeiten
• Konfigurieren Sie Mindestvorlaufzeit-Anforderungen

Gespräche überprüfen

Prüfen Sie regelmäßig Calgent's Aktivität:

• Sehen Sie Buchungsprotokolle ein
• Überprüfen Sie Gesprächsverläufe
• Stellen Sie sicher, dass Meetings korrekt gebucht werden

Backup bereitstellen

Für komplexe Terminplanung:

• Fügen Sie Ihren Buchungsseiten-Link in E-Mail-Signaturen ein
• Bieten Sie Direktbuchung als Alternative an
• Haben Sie eine Ausweichlösung für ungewöhnliche Anfragen

Ablauf testen

Bevor Sie sich auf Calgent verlassen:

1. Senden Sie Test-E-Mails zur Überprüfung
2. Prüfen Sie, ob die Verfügbarkeit korrekt angezeigt wird
3. Bestätigen Sie, dass Buchungen richtig erstellt werden

Was Calgent nicht tut

Calgent ist nur für Terminplanungsaufgaben konzipiert:

• Antwortet nicht auf E-Mails ohne Terminbezug
• Teilt keine vertraulichen Informationen
• Macht keine Zusagen außerhalb der Terminplanung
• Bucht keine Meetings außerhalb Ihrer Verfügbarkeit

Wenn eine E-Mail nicht von Terminplanung handelt, antwortet Calgent möglicherweise nicht oder leitet höflich um.

Aktivität anzeigen

Gesprächsverlauf

Vergangene Calgent-Gespräche überprüfen:

1. Gehen Sie zu Calgent → Aktivität oder Protokolle
2. Sehen Sie verarbeitete E-Mails
3. Zeigen Sie gesendete KI-Antworten an
4. Prüfen Sie erstellte Buchungen

Aktionsprotokolle

Jede Interaktion wird protokolliert:

• Zeitstempel der empfangenen E-Mail
• KI-Interpretation
• Durchgeführte Aktionen (Verfügbarkeitsprüfung, Buchung)
• Gesendete Antworten

Fehlerbehebung

Calgent antwortet nicht

Wenn E-Mails nicht verarbeitet werden:

1. Überprüfen Sie, ob Calgent in den Einstellungen aktiviert ist
2. Prüfen Sie, ob die E-Mail an die richtige Adresse gesendet wurde
3. Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Weiterleitungskonfiguration
4. Prüfen Sie die Protokolle auf Verarbeitungsfehler

Falsche Verfügbarkeit angezeigt

Wenn Calgent falsche Zeiten vorschlägt:

1. Überprüfen Sie Ihre Verfügbarkeitseinstellungen
2. Prüfen Sie, ob Kalenderverbindungen aktiv sind
3. Überprüfen Sie die für Calgent konfigurierte Verfügbarkeits-ID
4. Stellen Sie sicher, dass Kalender richtig synchronisieren

Meetings werden nicht gebucht

Wenn Bestätigungen keine Buchungen erzeugen:

1. Prüfen Sie das Gesprächsprotokoll auf Fehler
2. Überprüfen Sie, ob der Teilnehmer eine bestimmte Zeit bestätigt hat
3. Prüfen Sie den Status der Kalenderverbindung
4. Prüfen Sie, ob die Zeit noch verfügbar ist

Unerwartete Antworten

Wenn Calgent's Antworten seltsam erscheinen:

1. Überprüfen Sie die empfangene E-Mail
2. Prüfen Sie den Gesprächskontext
3. Stellen Sie sicher, dass der E-Mail-Inhalt klar war
4. Kontaktieren Sie den Support bei anhaltenden Problemen

FAQ

Ist mein E-Mail-Inhalt privat?

Calgent verarbeitet E-Mails, um Terminabsichten zu verstehen. Gesprächsdaten werden sicher gespeichert und nur für Terminplanungszwecke verwendet.

Kann ich Calgent's Antworten anpassen?

Derzeit verwendet Calgent standardmäßige professionelle Antworten. Benutzerdefinierte Antwortvorlagen könnten in zukünftigen Updates verfügbar sein.

Welche Sprachen unterstützt Calgent?

Calgent arbeitet hauptsächlich auf Englisch, kann aber Terminanfragen in mehreren Sprachen verstehen. Antworten sind typischerweise auf Englisch.

Funktioniert Calgent mit allen E-Mail-Anbietern?

Calgent kann E-Mails von jedem Anbieter verarbeiten. Das Setup kann je nach E-Mail-Konfiguration variieren.

Können mehrere Teammitglieder Calgent nutzen?

Jeder Benutzer kann eigene Calgent-Einstellungen haben. Teamweite Calgent-Konfiguration erfordert möglicherweise Enterprise-Funktionen.

Was passiert, wenn jemand eine nicht verfügbare Zeit anfragt?

Calgent erklärt, dass die Zeit nicht verfügbar ist, und schlägt alternative Zeitfenster aus Ihrer Verfügbarkeit vor.

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• Kalender verbinden
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