Den gemeinsamen Posteingang im Team nutzen

Der Posteingang unter Unterhaltungen sammelt jede Kundenunterhaltung an einem Ort: WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, LinkedIn, dein Website-Chat-Widget, Kundenportale, E-Mail und Anrufe deines KI-Telefonassistenten. Dieser Artikel zeigt die Werkzeuge, die ihn teamtauglich machen: Zuweisung, Labels, interne Notizen und Filter.

Du findest ihn unter my.meetergo.com/conversations. Der Posteingang hat drei Tabs: Offen für alles, was Aufmerksamkeit braucht, Später für zurückgestellte Unterhaltungen und Erledigt für abgeschlossene. Die Symbolleiste links filtert nach Kanal.

Dort stehen nur Kanäle, die du eingerichtet hast, zum Beispiel eine verbundene WhatsApp-Nummer oder ein Postfach. Ein getrennter Kanal bleibt sichtbar, solange er noch Unterhaltungen hat, damit du den Verlauf lesen kannst. Neue Kanäle fügst du über Posteingang hinzufügen hinzu.

Den CRM-Kontakt einer WhatsApp-Unterhaltung ändern

Die Kontaktverknüpfung steht für die Person, mit der du schreibst. Wähle hier nicht einen anderen Kunden, um den es im Gespräch geht.

Ist die falsche Person verknüpft, öffne die Unterhaltung und klicke in den Kontaktdetails auf Verknüpfung aufheben. Anschließend kannst du den richtigen Kontakt auswählen. Der Chatverlauf und beide CRM-Kontakte bleiben erhalten. Bereits im CRM gespeicherte Dateien oder Kommunikationseinträge werden dadurch nicht entfernt.

Eine Unterhaltung zuweisen

Jede Unterhaltung kann genau eine zuständige Person haben. So ist immer klar, wem sie gehört.

Öffne eine Unterhaltung.
Klicke in den Unterhaltungsdetails auf Zuständig.
Wähle eine Person aus dem Team, oder Zuweisung aufheben, um sie zurück in den gemeinsamen Pool zu legen.

Die Zuweisung ist intern. Der Kontakt sieht nie, wem eine Unterhaltung zugewiesen ist, und beim Zuweisen wird nichts verschickt.

Weist du einen Chat einer privaten WhatsApp-Nummer zu, sieht die zugewiesene Person genau diesen Chat. Siehe Private Nummern.

Filtere die Liste nach Mir zugewiesen, um nur deine eigene Warteschlange zu bearbeiten, oder nach Nicht zugewiesen, um Unterhaltungen zu finden, die noch niemand übernommen hat.

Labels

Labels sind freie Schlagwörter, die dein Team teilt, zum Beispiel „Rechnung“, „Bug“ oder „VIP“.

Klicke in den Unterhaltungsdetails auf Label hinzufügen und tippe einen Namen. Ein neuer Name erstellt das Label, ein vorhandener verwendet es wieder.
Eine Unterhaltung kann mehrere Labels tragen.
Entferne ein Label von einer Unterhaltung, indem du es erneut anklickst.

Labels sind nur für dein Team sichtbar.

Interne Notizen

Mit Notizen bespricht sich dein Team zu einer Unterhaltung, ohne dass der Kontakt mitliest.

Schreibe in den Unterhaltungsdetails in das Feld Notizen und speichere.
Notizen werden auf keinem Kanal an den Kontakt gesendet. Sie bleiben in deinem Dashboard.
Die Unterhaltungsliste zeigt, wie viele Notizen eine Unterhaltung trägt. So übersieht niemand den Kontext, den eine Kollegin hinterlassen hat.

Nutze Notizen für Übergaben: was zugesagt wurde, was noch offen ist, was der nächste Schritt ist. Wer die Unterhaltung zugewiesen bekommt, sieht die Notizen direkt neben dem Verlauf.

Eine Aufgabe aus einer Unterhaltung erstellen

Wenn ein Kunde etwas möchte, das du später erledigst, erstelle die Aufgabe direkt in der Unterhaltung.

Öffne in den Details der Unterhaltung Aufgaben und klicke auf Aufgabe hinzufügen. Auf dem Handy findest du das unter Mehr (die drei Punkte).
Lege einen Titel und ein Fälligkeitsdatum fest. Die Aufgabe bekommt den Kontakt der Unterhaltung, falls es einen gibt, und in der Beschreibung einen Link zurück zum Chat.
In WhatsApp wählst du unter Bilder aus diesem Chat anhängen bis zu 8 Bilder aus dem Chat. Sie werden als ein PDF an der Aufgabe gespeichert, ein Bild pro Seite, und in den Dateien des Kontakts. Um später Bilder hinzuzufügen, öffne die Aufgabe unter Aufgaben und wähle sie dort aus.
Unter Aufgaben siehst du die nächsten offenen Aufgaben des Kontakts und die in diesem Chat erstellten Aufgaben, auch wenn der Chat keinen Kontakt hat.

Ein Bild, das WhatsApp zugestellt hat, meetergo aber nicht speichern konnte, kann nicht ins PDF. Bitte den Kunden, es noch einmal zu schicken.

Den Posteingang filtern

Das Menü Filter in der Listenkopfzeile bündelt drei Filter:

Zuständig. Alle, Mir zugewiesen oder Nicht zugewiesen.
Label. Zeige nur Unterhaltungen mit einem bestimmten Label.
Priorität. Zeige nur dringende oder hoch priorisierte Unterhaltungen. Siehe Unterhaltungen zurückstellen und priorisieren.

Filter lassen sich mit der Kanalleiste und der Suche kombinieren. „Nicht zugewiesene Website-Chats zum Thema Rechnung“ sind ein paar Klicks.

Eine Unterhaltung als erledigt markieren

Klicke in einer offenen Unterhaltung oben rechts auf Erledigt. Sie wandert in den Tab Erledigt.
Fahre in der Liste mit der Maus über eine Unterhaltung und klicke auf Erledigt. Du musst sie dafür weder öffnen noch auswählen.
Doch noch nicht fertig? Öffne sie im Tab Erledigt und klicke auf Wieder öffnen.

Eine Unterhaltung öffnet sich auch von selbst wieder, wenn der Kontakt erneut schreibt.

Deine E-Mails mit einer Signatur versehen

E-Mails sind förmlicher als ein Chat. Deshalb kannst du unter die E-Mails, die du aus dem Posteingang sendest, eine Signatur setzen.

Öffne Einstellungen > Profil und schreibe deine Signatur unter E-Mail-Signatur.
Klicke auf Speichern.

Deine Signatur steht dann unter dem Antwortfeld jeder E-Mail-Unterhaltung und unter neuen E-Mails. Mit Bearbeiten änderst du sie für eine einzelne E-Mail, mit Entfernen sendest du diese E-Mail ohne Signatur. Deine gespeicherte Signatur bleibt dabei unverändert. Antworten aus der meetergo-App bekommen deine gespeicherte Signatur.

Chat-Kanäle wie WhatsApp bekommen nie eine Signatur.

Einen Website-Chat löschen

Testchats und Spam müssen nicht bleiben. Öffne die Unterhaltung, klicke auf Mehr (die drei Punkte), dann auf Unterhaltung löschen und bestätige. Nachrichten, Notizen und Dateien werden endgültig gelöscht. Der Kontakt bleibt in deinem CRM.

Eine E-Mail-Unterhaltung löschen

Erledigte E-Mails, die du nicht mehr brauchst, kannst du aus dem Posteingang entfernen. Öffne die Unterhaltung, klicke auf Mehr (die drei Punkte), dann auf Unterhaltung löschen und bestätige. Direkt danach kannst du im Hinweis auf Rückgängig klicken.

Gelöscht wird nur in meetergo. Dein Postfach bleibt unverändert.
Schreibt der Kontakt erneut, ist die Unterhaltung wieder da, im Tab Offen.
Nach 30 Tagen werden die gespeicherten Inhalte der E-Mails endgültig entfernt.

Unterhaltungen aus WhatsApp und Instagram lassen sich nicht löschen. Sie werden aus diesen Diensten gespiegelt.

Mehrere Unterhaltungen auf einmal bearbeiten

Im Tab Offen kannst du mehrere Unterhaltungen auswählen und eine Aktion auf alle anwenden: Erledigt, Zuweisen oder Zurückstellen.

Im Tab Erledigt kannst du mehrere Unterhaltungen Wieder öffnen.

Wählst du nur Website-Chats oder nur E-Mails aus, kannst du sie in beiden Tabs auch Löschen.