Versicherungspost: Versichererdokumente im Posteingang

Versicherungspost ist ein Kanal des Unterhaltungen-Posteingangs für Versicherungsmakler. Deine Versicherer liefern Policen, Nachträge, Beitragsrechnungen und Schadenpost in deine BiPRO-BOX. meetergo holt sie ab, legt jedes Dokument beim richtigen Kunden ab und hält seine Verträge aktuell.

Versicherungspost ist in einer geschlossenen Beta. Der Kanal erscheint unter Unterhaltungen → Kanäle, sobald er für deinen Workspace freigeschaltet ist.

Was du brauchst

Ein BiPRO-BOX-Konto von Mr-Money, in dem deine Versicherer eingerichtet sind.
Admin-Rechte in meetergo.

Einrichten

Öffne in der BiPRO-BOX die Einstellungen, schalte die externe Schnittstelle ein und kopiere den API-Key.
Öffne in meetergo Unterhaltungen → Kanäle und wähle bei Versicherungspost Einrichten.
Füge den Schlüssel ein und wähle Verbinden.
Lege deine Regeln fest und wähle Jetzt abholen.

Ab dann holt meetergo alle 30 Minuten neue Dokumente ab.

So werden Dokumente abgelegt

Treffen Versicherungsnummer, E-Mail oder Name und Geburtsdatum genau einen Kontakt, wird das Dokument dort automatisch abgelegt.
Alles andere wartet mit dem Grund im Posteingang, zum Beispiel eine abweichende Adresse oder mehrere passende Kontakte. Wähle den Kontakt und dann Bei … ablegen mit seinem Namen.
Mit Neue Kunden automatisch anlegen wird ein neuer Versicherungsnehmer mit Adresse, Geburtsdatum und Vertrag als Kontakt angelegt.

Jedes Dokument ist eine Unterhaltung im Posteingang. Du kannst es wie bei jedem anderen Kanal zuweisen, labeln, zurückstellen und mit Notizen versehen.

Post außerhalb von BiPRO

Nicht jeder Versicherer liefert über BiPRO. In den Kanaleinstellungen findest du:

Eine Weiterleitungsadresse. Leite Versicherer-Mails mit PDF-Anhang dorthin weiter.
PDF hochladen. Lade Briefe hoch, die per Post oder als Download kamen.

Die KI liest jeden Brief, danach wird er wie ein BiPRO-Dokument zugeordnet und abgelegt. Ein Scan ohne Textebene wartet auf Prüfung. Ein von der KI gelesener Brief ergänzt nur, was einem Vertrag fehlt. Daten vom Versicherer oder von dir überschreibt er nie.

Neue Dokumente erscheinen sofort im Posteingang, nach Art sortiert: Neuvertrag, Nachtrag, Beitragsanpassung, Kundendaten, Schaden, Rechnung, Mahnung, Kündigung, Ablauf, Übertragung und Courtage.

Policen, die dir Kunden schicken

Schick deinem Kunden das Formular Fremdvertrags-Check aus den Formularvorlagen. Jede angehängte PDF-Police liest die KI und legt sie beim Kontakt als Fremdvertrag an.

Verträge und Schäden

Öffne einen Kontakt und wähle den Tab Verträge.

Verträge aus Versichererdokumenten aktualisieren sich mit jedem neuen Schreiben.
Mit Vertrag anlegen erfasst du Verträge, die nicht über BiPRO kommen. Schalte Bei einem anderen Makler ein für Fremdverträge, die du nicht selbst betreust. Sie erscheinen für den Gesamtüberblick, Ablauf-Workflows und der Kundenbereich überspringen sie.
Unter Schäden legst du einen Schaden mit Schadennummer an. Schadenpost vom Versicherer wird über diese Nummer zugeordnet.
Im Versicherer-Portal öffnen meldet dich im Extranet des Versicherers für diesen Vertrag an, wenn der Versicherer das über BiPRO anbietet.
Änderung senden schickt eine neue Anschrift oder Bankverbindung an den Versicherer. Du bekommst zuerst das Änderungsformular des Versicherers zum Prüfen, gesendet wird erst nach deiner Bestätigung. Aktuell unterstützen das HDI, Continentale, Itzehoer, DOCURA und Mannheimer. Eine gesendete Änderung aktualisiert die Adresse des Kontakts und legt eine Notiz an.

Workflows

Im Workflow-Builder gibt es unter Kontakte zwei Auslöser:

Versicherer-Dokument eingegangen startet, wenn ein Schreiben einem Kontakt zugeordnet wird. Du kannst auf Dokumentarten einschränken, zum Beispiel nur Schäden.
Hauptfälligkeit naht startet eine feste Anzahl Tage vor der jährlichen Hauptfälligkeit eines Vertrags. Er gilt nur für aktive Verträge, die du betreust.

Versicherungen im Kundenbereich zeigen

Füge einem Kundenbereich den Block Versicherungen hinzu. Sobald dein Kunde seine E-Mail bestätigt hat, sieht er seine Verträge, die abgelegten Dokumente und seine Schäden. Mit Schaden melden kann er selbst einen neuen Schaden melden und bis zu 5 Fotos oder PDFs anhängen. Die Dateien landen in den Dateien des Kontakts und am Schaden. Du bekommst dann eine Benachrichtigung mit Link zum Kontakt.

Der Kundenbereich zeigt nur die Verträge des Kontakts, dessen E-Mail der Kunde bestätigt hat. Fremdverträge bleiben verborgen.

Trennen

Öffne Unterhaltungen → Kanäle, wähle bei Versicherungspost Verwalten und dann BiPRO-BOX trennen. Das Abholen stoppt. Abgelegte Dokumente, Verträge und Schäden bleiben erhalten.