Notetaker: Meetings mit einem Bot aufzeichnen und transkribieren

Der Notetaker nimmt als Teilnehmer an deinen Online-Meetings teil, zeichnet sie auf und schreibt Transkript und Zusammenfassung zurück nach meetergo. Du installierst nichts: Er wählt sich in den Call ein wie eine Person.

Welche Plattformen unterstützt werden

Der Notetaker kommt zu diesen dreien:

Alles andere bleibt unberührt. Telefonate, Vor-Ort-Termine und Links anderer Video-Tools erscheinen in deiner Liste mit dem Grund, warum kein Bot kommt. So siehst du es vorher und nicht erst hinterher.

meetergo Connect-Calls werden ebenfalls übersprungen, weil Connect sich selbst aufzeichnet. Ein Bot würde dasselbe Meeting doppelt aufnehmen.

Einschalten

Es gibt drei Ebenen, und die spezifischste gewinnt.

1. Deine eigene Voreinstellung. Öffne Notetaker in der Seitenleiste und aktiviere Meine Meetings aufzeichnen. Ab dann kommt der Notetaker zu jedem möglichen Meeting.
2. Eine Terminart. Öffne die Terminart, geh auf den Tab Power-Ups und stell die Aufzeichnung dort ein. Das überschreibt deine Voreinstellung für Buchungen dieser Terminart.
3. Ein Meeting. In der Liste der bevorstehenden Meetings auf der Seite Notetaker schaltest du ein einzelnes Meeting an oder aus. Das überschreibt alles darunter.

Die Aufzeichnung ist aus, bis du sie einschaltest. Ein Meeting wird nur aufgezeichnet, wenn du es verlangt hast.

Was deine Teilnehmenden sehen

Alle im Call sehen den Notetaker in der Teilnehmerliste, unter einem Namen, den dein Workspace festlegt. Admins ändern diesen Namen unter Notetaker. Es lohnt sich, ihn so zu setzen, dass deine eigenen Kundinnen und Kunden ihn wiedererkennen.

Die Aufzeichnung wird außerdem vorher angekündigt. Wenn ein Meeting aufgezeichnet wird, sagt meetergo das:

• auf der Terminseite, bevor jemand bucht
• in den E-Mails zu Bestätigung, Verlegung und Absage
• im Kalendereintrag, den alle Teilnehmenden haben
• in Erinnerungs-E-Mails aus Workflows

Wenn du es dir anders überlegst und die Aufzeichnung ausschaltest, werden diese Nachrichten für jede zukünftige Buchung unterhalb der geänderten Einstellung korrigiert.

In welcher Sprache transkribiert wird

Der Notetaker lässt die Meeting-Plattform in der Sprache untertiteln, in der gebucht wurde. Das ist die Sprache, die dein Gast auf deiner Terminseite gewählt hat. Ein Termin aus deinem eigenen Kalender hat keine Terminseite, dort gilt deine Kontosprache.

Die Zusammenfassung wird in der Sprache des Transkripts geschrieben. Beides passt also immer zusammen.

Stoppen, pausieren und löschen

• Pause stoppt die Aufnahme, während der Notetaker im Call bleibt. Bis du fortsetzt, wird nichts aufgezeichnet, und das Transkript zeigt, wo die Lücke ist.
• Stopp holt den Notetaker aus dem Call. Was bis dahin aufgezeichnet wurde, bleibt erhalten.
• Löschen entfernt Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung.

Deine eigenen Kalendertermine

Der Notetaker deckt auch Meetings ab, die nie über meetergo gebucht wurden. Verbinde deinen Google- oder Microsoft-Kalender, dann erscheinen dessen Meetings in der Liste, gekennzeichnet als aus deinem Kalender, jedes mit eigenem Schalter.

Gelesen wird nur ein kurzes Zeitfenster im Voraus, und die Einträge verschwinden wieder, sobald du den Notetaker ausschaltest.

Für den ganzen Workspace ausschalten

Admins haben unter Notetaker einen Schalter, der die Aufzeichnung für alle stoppt, unabhängig davon, was jede Person für sich eingestellt hat. Beim Ausschalten werden auch Notetaker aus laufenden Calls entfernt. Es ist ein Stopp-Schalter: Er startet nie eine Aufzeichnung für jemanden.

Wenn ein Meeting nicht aufgezeichnet wird

Die Liste sagt immer, warum. Die häufigsten Gründe:

Auch nach einem Call kann eine Aufzeichnung fehlen. Dann beschreibt der Grund, was im Meeting selbst passiert ist: Niemand ist beigetreten, der Notetaker wurde nicht eingelassen, die Plattform hat die Aufzeichnung nicht erlaubt, oder es gab keine Untertitel und damit nichts zu transkribieren.