Notetaker: Meetings aufzeichnen, transkribieren und auswerten

Der Notetaker ist in meetergo die Standardlösung für Meeting-Aufzeichnungen. Er nimmt als sichtbarer Teilnehmer an deinem Online-Meeting teil, zeichnet es auf und schreibt Transkript und Zusammenfassung zurück nach meetergo. Du installierst nichts.

KI-Notizen ist für jeden Workspace verfügbar. Wenn der Eintrag in deiner Seitenleiste fehlt, füge ihn unter Apps hinzu. Der Notetaker-Bot selbst ist in der Beta und wird pro Workspace freigeschaltet. Wenn er unter Einstellungen als nicht verfügbar angezeigt wird, schreib uns, dann aktivieren wir ihn für dich.

Notizen und bevorstehende Meetings finden

Öffne KI-Notizen in der Seitenleiste oder gehe direkt auf my.meetergo.com/notetaker.

Die Seite hat zwei Tabs:

Zusammenfassungen öffnet sich standardmäßig. Hier findest du abgeschlossene Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen.
Bevorstehend zeigt Meetings, denen der Notetaker beitreten kann. Mit dem Schalter an einem Meeting überschreibst du deine normale Aufzeichnungseinstellung.

Über Einstellungen steuerst du deine Aufzeichnungsvoreinstellung, die Meeting-Sprache und die Zusammenfassung per Mail. Workspace-Verantwortliche legen dort außerdem die Aufzeichnungserlaubnis des Unternehmens und den sichtbaren Bot-Namen fest.

Du möchtest ohne Bot aufzeichnen, ein Gespräch vor Ort aufnehmen oder eine Audiodatei importieren? Öffne die Desktop-Recorder-Option auf derselben Seite KI-Notizen. Deren Aufnahmen erscheinen unter Recaps wie alle anderen. Vergleiche den Notetaker mit meetergo Log.

Welche Plattformen unterstützt werden

Der Notetaker deckt diese vier ab:

Plattform	Wie
Zoom	Ein Bot nimmt am Call teil
Google Meet	Ein Bot nimmt am Call teil
Microsoft Teams	Ein Bot nimmt am Call teil
meetergo Connect	Der Raum zeichnet sich selbst auf. Kein Bot nimmt teil

Alles andere bleibt unberührt. Telefonate, Vor-Ort-Termine und Links anderer Video-Tools erscheinen in deiner Liste mit dem Grund, warum kein Bot kommt. So siehst du es vorher und nicht erst hinterher.

Ein meetergo Connect-Call wird vom Raum aufgezeichnet, sobald die erste Person ankommt, und nach dem Call von meetergo transkribiert. Der Schalter am Meeting heißt dann Mira zeichnet auf statt Mira nimmt teil. Im Call zeigt das Panel Integrationen, ob die Aufnahme läuft, und der Host kann sie dort starten oder stoppen.

Einschalten

Es gibt drei Ebenen, und die spezifischste gewinnt.

Deine eigene Voreinstellung. Öffne KI-Notizen, wähle Einstellungen und aktiviere Meine Meetings aufzeichnen. Ab dann kommt der Notetaker zu jedem möglichen Meeting.
Eine Terminart. Öffne die Terminart, geh auf den Tab Power-Ups und stell die Aufzeichnung dort ein. Das überschreibt deine Voreinstellung für Buchungen dieser Terminart.
Ein Meeting. Im Tab Bevorstehend auf der Seite KI-Notizen schaltest du ein einzelnes Meeting an oder aus. Das überschreibt alles darunter.

Die Aufzeichnung ist aus, bis du sie einschaltest. Ein Meeting wird nur aufgezeichnet, wenn du es verlangt hast.

Neben deiner Voreinstellung sitzt Kalender-Meetings aufnehmen. Lass es an, dann deckt der Notetaker auch Meetings aus deinen verbundenen Kalendern ab. Schalte es aus, um nur meetergo-Buchungen aufzunehmen. meetergo liest deinen Kalender dann für den Notetaker gar nicht mehr.

Wenn ein Kollege mit meetergo-Account zum selben Kalender-Meeting eingeladen ist, kommt nur ein Notetaker in den Call. Ihr findet das Recap danach beide unter Recaps.

Was deine Teilnehmenden sehen

Alle im Call sehen den Notetaker in der Teilnehmerliste, unter einem Namen, den dein Workspace festlegt. In einem meetergo Connect-Call gibt es keinen Teilnehmer zu sehen: Alle sehen stattdessen eine rote Anzeige Aufnahme und müssen der Aufzeichnung zustimmen oder den Call verlassen. Workspace-Verantwortliche ändern diesen Namen unter KI-Notizen → Einstellungen → Unternehmensregeln. Es lohnt sich, ihn so zu setzen, dass deine eigenen Kundinnen und Kunden ihn wiedererkennen.

Die Aufzeichnung wird außerdem vorher angekündigt. Wenn ein Meeting aufgezeichnet wird, sagt meetergo das:

auf der Terminseite, bevor jemand bucht
in den E-Mails zu Bestätigung und Verlegung
im Kalendereintrag, den alle Teilnehmenden haben
in Erinnerungs-E-Mails aus Workflows
im Meeting-Chat, sobald die Aufzeichnung startet

Wenn ein Meeting nicht mit aktivierter Aufzeichnung gebucht wurde oder aus deinem eigenen Kalender kommt, erhalten die Teilnehmenden eine E-Mail mit dem Aufzeichnungshinweis, sobald die Aufzeichnung geplant ist. Diese E-Mail ist standardmäßig aktiv. Du kannst sie in deinen Notetaker-Einstellungen abschalten. Bei gebuchten Meetings bleiben die Hinweise oben in jedem Fall. Bei Meetings aus deinem eigenen Kalender ist diese E-Mail der einzige Hinweis vor dem Call. Schaltest du sie ab, bleibt nur die Nachricht im Meeting-Chat.

Wenn du es dir anders überlegst und die Aufzeichnung ausschaltest, werden diese Nachrichten für jede zukünftige Buchung unterhalb der geänderten Einstellung korrigiert.

Für die Aufzeichnung eines Gesprächs müssen in der Regel alle Beteiligten zustimmen, und die Regeln unterscheiden sich je nach Land. Hol dir diese Zustimmung, bevor du aufzeichnest.

In welcher Sprache transkribiert wird

Standardmäßig lässt der Notetaker die Meeting-Plattform in der Sprache untertiteln, in der gebucht wurde. Das ist die Sprache, die dein Gast auf deiner Terminseite gewählt hat. Ein Termin aus deinem eigenen Kalender hat keine Terminseite, dort gilt deine Kontosprache.

Wenn deine Calls immer in derselben Sprache laufen, stell es einmal ein. Öffne KI-Notizen, wähle Einstellungen, geh zu Sprache der Meetings und wähl eine aus. Diese Wahl schlägt die Buchung: Ein deutscher Call, den ein englischsprachiger Gast gebucht hat, wird trotzdem auf Deutsch untertitelt. Lass Aus der Buchung stehen, wenn alles so bleiben soll wie bisher.

Die Zusammenfassung wird in der Sprache des Transkripts geschrieben. Beides passt also immer zusammen.

Zoom und Teams zeigen allen im Call dieselbe Untertitelsprache. Die Wahl des Notetakers gilt für das ganze Meeting, nicht nur für den Bot.

Zusammenfassung per Mail

Sobald eine Aufzeichnung fertig ist, bekommst du eine Mail mit der Zusammenfassung und einem Link zur Aufzeichnung. Sie geht nur an dich und enthält nie das Transkript selbst.

Unter KI-Notizen → Einstellungen schaltest du sie mit Zusammenfassung per Mail ab.

Zusammenfassung mit deinen Teilnehmenden teilen

Öffne die Aufzeichnung und klicke auf Zusammenfassung teilen. Der untere Teil des Menüs ist für die Personen, die das Meeting gebucht haben:

An … senden schickt ihnen die Zusammenfassung und einen öffentlichen Link zu Zusammenfassung und Transkript per Mail. Absender ist meetergo, Antworten gehen an dich.
Öffentlichen Link kopieren schaltet den Link ein und kopiert ihn, damit du ihn überall einfügen kannst.
Freigabe beenden schaltet den Link ab. Jede Kopie davon funktioniert sofort nicht mehr.

Teilen kann nur der Host eines gebuchten Meetings. Termine aus deinem eigenen Kalender haben keine hinterlegten Teilnehmenden und daher nur den Workspace-Link.

In ein laufendes Meeting schicken

Jetzt aufnehmen auf der Notetaker-Seite schickt den Notetaker sofort in ein Meeting. Füge den Meeting-Link ein, und er tritt innerhalb von ein bis zwei Minuten bei.

Nutze das, wenn:

Du den Notetaker versehentlich abgelehnt hast oder ihn niemand eingelassen hat.
Die Aufzeichnung in der falschen Sprache zurückkam. Stoppe sie und schicke ihn mit der richtigen erneut.
Das Meeting gar nicht in deinem Kalender stand.

meetergo gleicht den Link mit deinen Buchungen und deinen verbundenen Kalendern ab. Wird das Meeting gefunden, landen Transkript und Zusammenfassung dort wie bei jeder anderen Aufzeichnung. Wird nichts gefunden, wird das Meeting eigenständig aufgezeichnet und mit Per Link hinzugefügt angezeigt.

Meeting-Sprache in diesem Dialog gilt nur für dieses eine Meeting. Deine eigene Einstellung bleibt unverändert.

Ein Notetaker, der schon im Meeting ist, wird nicht doppelt geschickt. Stoppe zuerst den, der drin ist.

Stoppen, pausieren und löschen

Pause stoppt die Aufnahme, während der Notetaker im Call bleibt. Bis du fortsetzt, wird nichts aufgezeichnet, und das Transkript zeigt, wo die Lücke ist.
Stopp holt den Notetaker aus dem Call. Was bis dahin aufgezeichnet wurde, bleibt erhalten.
Löschen entfernt Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung.

Alle im Meeting können die Aufzeichnung auch selbst stoppen, indem sie /stop in den Meeting-Chat schreiben. Der Notetaker bestätigt das, verlässt den Call, und die Aufzeichnung lässt sich für dieses Meeting nicht wieder einschalten. Was bis dahin aufgezeichnet wurde, bleibt erhalten.

Wie lange Aufzeichnungen gespeichert bleiben

Deine Notizen, das Transkript und die Zusammenfassung bleiben so lange erhalten, wie es deinen Workspace gibt. Die Aufzeichnung selbst wird nach einer Weile automatisch gelöscht, und wie lange sie bleibt, hängt von deinem Tarif ab:

Tarif	Aufzeichnung bleibt
Light	90 Tage
Suite	180 Tage
Premium	12 Monate
Enterprise	2 Jahre

Danach öffnet sich die Recap-Seite weiterhin und liest sich genau wie vorher. Nur der Player ist weg und weist darauf hin, dass es keine Aufzeichnung zum Abspielen gibt.

Alle Aufzeichnungen findest du gesammelt unter Aufzeichnungen, auch erreichbar über die Dateibibliothek.

Du brauchst eine Aufzeichnung länger? Lade sie vor Ablauf der Frist auf der Recap-Seite herunter oder wechsle in einen Tarif mit einem längeren Zeitraum.

Deine eigenen Kalendertermine

Der Notetaker deckt auch Meetings ab, die nie über meetergo gebucht wurden. Verbinde deinen Google- oder Microsoft-Kalender, dann erscheinen dessen Meetings in der Liste, gekennzeichnet als aus deinem Kalender, jedes mit eigenem Schalter.

Gelesen wird nur ein kurzes Zeitfenster im Voraus, und die Einträge verschwinden wieder, sobald du den Notetaker ausschaltest.

Für den ganzen Workspace ausschalten

Admins haben unter Einstellungen → KI → Notetaker eine Einstellung, die die Aufzeichnung für alle stoppt, unabhängig davon, was jede Person für sich eingestellt hat. Auf Niemand gesetzt, werden auch Notetaker aus laufenden Calls entfernt. Sie nimmt die Aufzeichnung nur weg: Sie startet nie eine für jemanden.

Wenn ein Meeting nicht aufgezeichnet wird

Die Liste sagt immer, warum. Die häufigsten Gründe:

Was du siehst	Was es bedeutet
Der Notetaker nimmt nur an Zoom, Google Meet und Microsoft Teams teil	Das Meeting läuft auf einer Plattform, der kein Bot von uns beitreten kann
Der Meeting-Link ist unvollständig	Richtige Plattform, aber dem Link fehlt, was der Bot braucht. Kopier ihn erneut aus der Kalendereinladung
Dieses Meeting hat keinen Online-Meeting-Link	Es gibt noch nichts beizutreten, etwa bei einer Buchung, die gerade verlegt wird
Dieses Meeting findet vor Ort statt	Es passiert in einem Raum, nicht in einem Call
Alle Notetaker waren in anderen Calls	Deinem Workspace standen in diesem Moment keine Notetaker mehr zur Verfügung
Die Aufzeichnung ist für dieses Meeting aus	Die Einstellung bei dir, der Terminart oder diesem Meeting sagt nein
In diesem Meeting ist schon ein Notetaker	Du hast bereits einen in diesen Call geschickt. Stoppe ihn, bevor du einen neuen schickst
In der Aufnahme wurde nichts gesagt, das sich transkribieren ließ	Eine Connect-Aufnahme ohne Sprache
Die Aufnahme ist da, konnte aber nicht transkribiert werden	Eine Connect-Aufnahme, die meetergo nicht in Text umwandeln konnte. Das Video liegt weiter auf der Seite Aufzeichnungen

Der Bot muss möglicherweise vom Host aus einem Warteraum eingelassen werden oder braucht eine Freigabe für Aufzeichnung und Untertitel. Auch nach einem Call kann eine Aufzeichnung fehlen. Dann beschreibt der Grund, was im Meeting selbst passiert ist: Niemand ist beigetreten, der Notetaker wurde nicht eingelassen, die Plattform hat die Aufzeichnung nicht erlaubt, oder es gab keine Untertitel und damit nichts zu transkribieren.