WhatsApp direkt verbinden – Erinnerungen & Follow-ups ohne Superchat senden

Mit der direkten WhatsApp-Integration kannst du deine eigene WhatsApp Business-Nummer mit meetergo verbinden – ganz ohne Drittanbieter wie Superchat. Nach der Verbindung sendest du vollautomatisch Terminerinnerungen, Bestätigungen und Follow-ups direkt über die Meta Cloud API.

Was du brauchst

Bevor du beginnst, stelle sicher, dass du folgendes hast:

✅ Einen meetergo-Account (ab Premium) → Jetzt anmelden ✅ Ein WhatsApp Business-Konto (WABA) – verwaltet über den Meta Business Manager ✅ Eine verifizierte WhatsApp Business-Telefonnummer

Wenn du noch kein WhatsApp Business-Konto hast, kannst du es während des Verbindungsprozesses über Meta's Embedded Signup erstellen.

Schritt 1: WhatsApp Business-Nummer verbinden

Melde dich in deinem meetergo-Konto an
Gehe zu Integrationen & Apps
Finde WhatsApp Business und klicke auf Verbinden
Wähle den Button, der zu deiner Situation passt:

Button	Wann du ihn nimmst	Was passiert
Bestehende WhatsApp Business App verbinden	Die Nummer läuft bereits in der WhatsApp Business App auf deinem Handy	Das Coexistence-Onboarding von Meta startet. Du scannst einen QR-Code mit der App und nutzt sie danach wie gewohnt weiter. Siehe WhatsApp Business App und API gleichzeitig nutzen
Neue Nummer für die API einrichten	Die Nummer ist neu oder kommt von einem anderen API-Anbieter	Der klassische Meta-Ablauf startet. Du fügst die Nummer hinzu und verifizierst sie per SMS oder Anruf

Melde dich im Popup bei Meta an und schließe den Ablauf ab
Zurück in meetergo zeigt das Fenster Mit WhatsApp Business verbunden

Neue Nummer für die API einrichten für eine Nummer zu wählen, die schon in deiner WhatsApp Business App läuft, ist die mit Abstand häufigste Ursache für "Diese Telefonnummer ist bereits einem WhatsApp-Konto zugeordnet". Mit deiner Nummer ist nichts falsch, es wurde nur der falsche Ablauf gestartet. Schließe das Popup und nimm stattdessen Bestehende WhatsApp Business App verbinden.

Zeigt das Meta-Popup das falsche Facebook-Konto, öffne meetergo in einem Inkognito- bzw. privaten Fenster und starte die Verbindung erneut. Meta übernimmt immer das Konto, das gerade in deinem Browser angemeldet ist.

Schritt 2: Telefonnummer registrieren

Das Meta-Popup verknüpft nur dein WhatsApp Business-Konto (WABA) mit meetergo. Versenden kann eine Nummer erst, wenn sie für die Cloud API registriert ist, und das ist ein zweiter Schritt.

Ablauf für eine neue Nummer: meetergo registriert die Nummer für dich und zeigt danach den Bildschirm Registrierungs-PIN speichern mit einer 6-stelligen PIN. Notiere sie. Du brauchst sie, falls die Nummer jemals neu registriert werden muss.
Coexistence-Ablauf: Meta übergibt das WABA ohne Telefonnummer, meetergo speichert daher nur die Verbindung. Die Nummer registrierst du anschließend selbst.

So registrierst du eine Nummer von Hand:

Öffne Integrationen & Apps → WhatsApp Business → Verwalten
Suche deine Nummer unter Telefonnummern und klicke auf Registrieren
Gib die 6-stellige PIN ein und klicke auf Bestätigen

Die PIN ist die PIN der Zwei-Schritt-Verifizierung dieser Nummer. Wurde die Nummer automatisch von Meta erstellt, setze zuerst eine PIN im Meta Business Manager unter WhatsApp Manager → Telefonnummern → Zwei-Schritt-Verifizierung. Für eine Nummer, die du schon genutzt hast, gib deine bestehende PIN ein.

Was dir die Nummernliste sagt

Abzeichen	Bedeutung
Verbunden	Registriert und versandbereit
Ausstehend	Meta hat die Prüfung der Nummer noch nicht abgeschlossen
Markiert	Meta hat die Nummer markiert, meist nach schlechter Nachrichtenqualität
Eingeschränkt	Meta hat die Nummer oder das WhatsApp-Unternehmenskonto eingeschränkt. Bis zur Aufhebung lässt sich nichts hinzufügen und nichts versenden
Nicht verifiziert	Der Anzeigename wurde von Meta noch nicht freigegeben

Über der Liste steht außerdem x / y Nummern-Slots genutzt. Eine Nummer ist enthalten. Slot hinzufügen nimmt eine weitere Nummer in dein Abo auf und wird sofort anteilig berechnet. Der Button ist nur für Unternehmens-Admins sichtbar.

Der gelbe Hinweis WhatsApp Business verbunden — füge jetzt eine Telefonnummer hinzu bedeutet genau das: das WABA ist verknüpft, aber keine Nummer ist registriert, also bleibt jeder Workflow stumm. Das ist der normale Zustand direkt nach dem Coexistence-Ablauf und in fast allen Fällen die Erklärung für "es steht auf verbunden, aber es wird nichts versendet".

Schritt 3: Nachrichtenvorlage erstellen

WhatsApp Business verlangt, dass alle ausgehenden Nachrichten vorab genehmigte Vorlagen (Templates) verwenden. Du kannst Vorlagen direkt in meetergo erstellen und einreichen.

Klicke in den WhatsApp-Integrationseinstellungen auf "Vorlagen"
Klicke auf "Neue Vorlage"
Wähle eine der vorgefertigten Startvorlagen (Erinnerung, Bestätigung, Absage, Follow-up) oder starte von Grund auf
Fülle folgende Felder aus:
- Vorlagenname – nur Kleinbuchstaben und Unterstriche (z.B. terminbestaetigung)
- Sprache – z.B. de oder en
- Kategorie – wähle UTILITY für Terminerinnerungen
- Nachrichtentext – verwende {{1}}, {{2}} usw. als Platzhalter für dynamische Inhalte
- Beispielwerte – füge realistische Beispiele ein, damit Meta deine Vorlage prüfen kann
Klicke auf "Zur Genehmigung einreichen"

Meta prüft UTILITY-Vorlagen normalerweise innerhalb weniger Minuten bis Stunden. Der Status der Vorlage wird als Ausstehend angezeigt, bis sie genehmigt wurde.

Füge immer Beispielwerte für deine Variablen ein. Vorlagen ohne Beispiele dauern länger in der Prüfung und werden häufiger abgelehnt.

Beispiel-Vorlagentext

Hallo {{1}}, dein Termin "{{2}}" ist bestätigt für {{3}}.

Änderungen nötig?
Verschieben: {{4}}
Absagen: {{5}}

Im Workflow ordnest du dann jedes {{1}}, {{2}} usw. den entsprechenden meetergo-Datenfeldern zu (z.B. Gastname, Terminname, Datum, Verschieben-Link, Absage-Link).

Schaltflächen

Unter Schaltflächen kannst du der Vorlage bis zu 10 Buttons hinzufügen. Es gibt drei Typen: Quick Reply, URL-Schaltfläche und Telefonnummer.

Bei einer URL-Schaltfläche fragt meetergo, welchen Link sie öffnen soll:

Schaltflächen-URL	Was sie öffnet
Termin absagen	Den Absage-Link genau dieser Buchung, wird beim Versand automatisch eingesetzt
Termin verschieben	Den Verschieben-Link genau dieser Buchung, wird beim Versand automatisch eingesetzt
Eigene URL	Einen festen Link, der in jeder Nachricht identisch ist (z.B. deine Website)

Das sind die einzigen beiden buchungsspezifischen Links, die eine Schaltfläche tragen kann. Der individuelle Meeting-Link (Teams, Zoom, Google Meet, meetergo connect) lässt sich nicht in eine Schaltfläche legen, meetergo kann ihn dort nicht befüllen. Bleibt der Link einer Schaltfläche offen, lehnt WhatsApp die komplette Nachricht ab: es kommt nichts an und es erscheint keine Fehlermeldung. Setze den Meeting-Link stattdessen als Variable in den Nachrichtentext und nutze die Schaltflächen für Absagen und Verschieben.

Schritt 4: WhatsApp-Workflow erstellen

Sobald deine Vorlage genehmigt ist:

Gehe zu Workflows
Klicke auf "Neu", um einen Workflow zu erstellen
Wähle deinen Trigger (z.B. "Termin gebucht", "Erinnerung 24h vorher", "Nach dem Meeting")
Wähle als Aktion "WhatsApp an Teilnehmer senden"
Wähle deine genehmigte Vorlage aus
Ordne jede Vorlagenvariable ({{1}}, {{2}} usw.) dem entsprechenden meetergo-Datenfeld zu
Hat die Vorlage Schaltflächen zum Absagen oder Verschieben, wähle unter Schaltflächen-URL-Variablen für jede den passenden Link
Speichere deinen Workflow

Deine Kunden erhalten nun automatisch WhatsApp-Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt – ganz ohne manuellen Aufwand.

Jede Variable muss zugeordnet sein, bevor du speichern kannst. meetergo sperrt den Speichern-Button und zeigt "Ordne jeder hervorgehobenen Variable einen Wert zu. Solange Variablen offen sind, lehnt WhatsApp die automatische Nachricht ab und sie wird nicht versendet." Der manuelle Versand derselben Vorlage aus dem WhatsApp-Posteingang funktioniert weiterhin, weil du die Werte dort selbst eintippst. Genau deshalb sieht eine fehlende Zuordnung so aus: "manuell klappt es, automatisch nicht."

Das 24-Stunden-Fenster (24h Limit)

WhatsApp legt fest, wann du eine frei formulierte Nachricht senden darfst, nicht meetergo.

Schreibt ein Kunde an deine Business-Nummer, öffnet Meta ein 24-Stunden-Service-Fenster. Die 24 Stunden laufen ab seiner letzten eingehenden Nachricht, nicht ab deiner Antwort.
Innerhalb des Fensters kannst du im WhatsApp-Posteingang frei antworten. Die Konversation zeigt dann Fenster offen.
Außerhalb des Fensters darf nur noch eine genehmigte Vorlage raus. Die Konversation zeigt 24h-Fenster abgelaufen und es bleibt nur Vorlage verwenden. Eine gesendete Vorlage öffnet die Konversation wieder.

Automatische Terminnachrichten sind vom Fenster nie betroffen. Erinnerungen, Bestätigungen, Absagen und Follow-ups aus einem Workflow gehen immer als genehmigte Vorlage raus und werden zugestellt, egal ob der Gast dir vorher geschrieben hat. Kommt eine Bestätigung nicht an, liegt die Ursache im Abschnitt darunter und nicht am 24-Stunden-Fenster.

Meta berechnet für Vorlagen-Nachrichten eine Konversationsgebühr; freie Antworten innerhalb eines offenen Fensters kosten keine zusätzliche Meta-Gebühr. Diese Gebühren rechnet Meta direkt mit dir ab, sie sind nicht Teil deines meetergo-Abos.

Eine Nachricht wurde nicht gesendet

Eine automatische WhatsApp-Nachricht kann noch scheitern, nachdem meetergo sie an Meta übergeben hat. Meta lehnt sie dann im Hintergrund ab: es kommt nichts an, im Chat erscheint nichts und der Workflow zeigt keinen Fehler. Arbeite die Ursachen in dieser Reihenfolge ab.

Was du siehst	Ursache	Lösung
WhatsApp steht auf verbunden, es wird aber nie etwas versendet, und im Fenster steht der gelbe Hinweis füge jetzt eine Telefonnummer hinzu	Das WABA ist verknüpft, aber keine Nummer ist für die Cloud API registriert. Das ist der normale Zustand nach dem Coexistence-Ablauf	Registriere die Nummer unter Telefonnummern mit ihrer 6-stelligen PIN, siehe Schritt 2
Die Registrierung der Nummer scheitert mit "Bitte hinterlege eine Zahlungsmethode"	In deinem WhatsApp Business-Konto ist keine Zahlungsmethode hinterlegt	Meta Business Manager → Unternehmenseinstellungen → WhatsApp-Konten: Land, Währung und Zahlungsmethode ergänzen, dann erneut registrieren
Die Registrierung der Nummer scheitert mit "Zu viele Versuche"	Meta hat die Nummer nach mehreren Versuchen gedrosselt	Einige Stunden warten. Weitere Versuche verlängern die Sperre und können zur Einschränkung des gesamten Kontos führen
Aus dem Workflow geht nichts raus, dieselbe Vorlage manuell verschickt funktioniert	Die Variablen der Vorlage sind im Workflow-Schritt nicht zugeordnet	Öffne im Workflow den Schritt WhatsApp an Teilnehmer senden, ordne jede hervorgehobene `{{n}}` zu und speichere. Mach das in jedem WhatsApp-Schritt, nicht nur in der Buchungsbestätigung
Genau eine Vorlage geht nie raus, alle anderen funktionieren	Diese Vorlage hat eine URL-Schaltfläche, deren Link nicht befüllt werden kann, meist eine Schaltfläche für den Meeting-Link	Baue die Schaltfläche als Termin absagen / Termin verschieben um oder hinterlege einen festen Link, und setze den Meeting-Link als Variable in den Nachrichtentext
Dieselbe Vorlage erreicht manche Empfänger und andere nicht	In deinem WhatsApp Business-Konto fehlen Land, Währung oder Zahlungsmethode. Meta stellt nur ein begrenztes Freikontingent zu und lehnt den Rest mit "Business eligibility payment issue" ab	Meta Business Manager → Unternehmenseinstellungen → WhatsApp-Konten → Abrechnung: Land, Währung und Zahlungsmethode hinterlegen
Ein einzelner Empfänger bekommt nie etwas	Diese Nummer ist nicht bei WhatsApp registriert oder hat dein Unternehmen blockiert	E-Mail-Benachrichtigungen als Backup aktiv lassen
Der Versand ist auf einen Schlag komplett gestoppt	Die WhatsApp-Autorisierung ist abgelaufen. Unter Integrationen steht WhatsApp-Verbindung abgelaufen	In Integrationen & Apps erneut auf Verbinden klicken. Nummer, Vorlagen und Einstellungen bleiben erhalten
Die Vorlage ist im Workflow nicht mehr auswählbar	Meta hat sie nach der Genehmigung pausiert oder abgelehnt, z.B. weil zu viele Empfänger blockiert oder gemeldet haben	Status in deiner Vorlagenliste und im WhatsApp Manager → Nachrichtenvorlagen prüfen, Vorlage anpassen und neu einreichen
Buchungsnachrichten kommen an, andere Automationen nicht	Der Kontakt hat STOP geantwortet oder seine WhatsApp-Einwilligung widerrufen. Bestätigungen, Erinnerungen, Verschiebungen und Absagen sind transaktional und gehen weiterhin raus, alle anderen Trigger gelten als Werbung und werden unterdrückt	Den Kontakt erneut um eine Einwilligung bitten, bevor du diese Automation wieder aktivierst

Behalte die Nachrichtenqualität deiner Nummer in den WhatsApp-Integrationseinstellungen im Blick. Steht sie auf Niedrig, haben viele Empfänger deine Nachrichten blockiert oder gemeldet, und Meta kann deine Vorlagen pausieren oder dein Tageslimit senken.

Vorlagen-Status

In deiner Vorlagenliste siehst du einen dieser Status:

Status	Bedeutung
Entwurf	Noch nicht eingereicht – im Workflow nicht auswählbar
Ausstehend	Meta prüft deine Vorlage – dauert meist wenige Minuten bis 24 Stunden
Genehmigt	Vorlage ist bereit für Workflows
Abgelehnt	Meta hat die Vorlage abgelehnt – Inhalt prüfen und neu einreichen
In Einspruch	Du hast der Ablehnung widersprochen, Meta prüft erneut
Pausiert	Meta hat die Vorlage wegen schlechter Rückmeldungen vorübergehend gestoppt. Der Versand schlägt fehl, bis sie sich erholt
Deaktiviert	Meta hat die Vorlage dauerhaft abgeschaltet. Erstelle eine neue

Nur genehmigte Vorlagen lassen sich in einem Workflow auswählen. Wechselt eine bereits genutzte Vorlage auf Pausiert oder Deaktiviert, hört der Workflow ohne Fehlermeldung auf zu senden.

FAQ

Brauche ich Superchat zusätzlich?

Nein. Die direkte WhatsApp-Integration verbindet sich direkt mit der Meta Cloud API. Superchat ist eine separate Option – du kannst eines von beidem oder beide verwenden.

Welchen meetergo-Plan benötige ich?

WhatsApp Business ist ab dem Premium-Tarif enthalten. In niedrigeren Tarifen zeigt die WhatsApp-Kachel "Premium-Tarif erforderlich" mit dem Button Auf Premium upgraden. Konten, die das separate WhatsApp-Add-on gekauft haben, bevor es in Premium aufgegangen ist, behalten ihren Zugang.

Ich habe WhatsApp gekauft und kann trotzdem nicht verbinden

Nach der Zahlung kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis der Zugang freigeschaltet ist, meist geht es sofort. Lade Integrationen & Apps danach neu. Fordert die Kachel nach mehr als 15 Minuten immer noch zum Upgrade auf, schick uns einen Screenshot.

Kann ich mehr als eine Nummer verbinden?

Ja, indem du über der Nummernliste einen Nummern-Slot hinzufügst, wie in Schritt 2 beschrieben.

Kann ich dieselbe Nummer verwenden, die ich in Superchat nutze?

Ja. meetergo priorisiert automatisch die direkte Meta-Verbindung, wenn beide Integrationen gleichzeitig aktiv sind.

Beim Erstellen einer Vorlage kommt "WhatsApp not configured"

Trotz der Formulierung ist das meist kein Verbindungsproblem. Prüfe, ob du unter Beispielwerte (für Genehmigung) für jeden Platzhalter im Nachrichtentext einen Beispieltext eingetragen hast. Meta verlangt pro Variable einen Beispielwert und lehnt die Vorlage sonst ab. Am schnellsten geht es über Aus einer Vorlage starten: dort sind die Beispielwerte schon ausgefüllt und du passt sie nur an.

Was passiert, wenn meine Vorlage abgelehnt wird?

Prüfe den Ablehnungsgrund im Meta Business Manager, passe den Vorlageninhalt an und reiche eine neue Vorlage ein. Häufige Ablehnungsgründe sind fehlende Beispielwerte, unklare Variablenverwendung oder Inhalte, die in einer UTILITY-Vorlage wie Werbung wirken.

Kann ich Verschieben- und Stornieren-Links in meine WhatsApp-Nachrichten einfügen?

Ja. Beim Mapping der Vorlagenvariablen im Workflow wählst du die Felder Verschieben-Link und Stornieren-Link und ordnest sie dem entsprechenden {{n}}-Platzhalter zu. Details dazu findest du unter Verschieben- und Stornieren-Links in WhatsApp-Nachrichten einfügen.

Wie schnell werden Nachrichten gesendet?

Nachrichten werden innerhalb von Sekunden nach dem Trigger-Ereignis gesendet. Die Zustellung hängt von Meta's Servern und der Internetverbindung des Empfängers ab.

Was wenn ein Gast kein WhatsApp hat?

Nachrichten werden nur zugestellt, wenn der Empfänger WhatsApp auf der bei der Buchung angegebenen Nummer installiert hat. Halte E-Mail-Benachrichtigungen als Backup aktiv.

Wo landen die Antworten?

Im WhatsApp-Posteingang in deiner meetergo-Seitenleiste. Alles, was Kunden an deine Business-Nummer schreiben, kommt dort an, und du kannst frei antworten, solange das 24-Stunden-Fenster offen ist. Du musst nichts zusätzlich installieren: derselbe Posteingang steht im Browser und in der meetergo-App zur Verfügung.

Kann ich einen WhatsApp-Workflow testen, bevor er live geht?

Ja. Mach eine Testbuchung auf der Terminseite, an der der Workflow hängt, mit einer Nummer, die du selbst prüfen kannst. Die Vorlage manuell aus dem Posteingang zu senden ist kein gültiger Test: beim manuellen Versand kommen die Werte aus deiner Eingabe, deshalb klappt er auch dann, wenn die Variablen-Zuordnung im Workflow unvollständig ist.