ClickUp-Integration: eine Aufgabe für jede Buchung

Verbinde ClickUp, um für jede Buchung deines Unternehmens eine Aufgabe anzulegen. Jeder Gast bekommt eine Aufgabe. Eine Verschiebung ändert ihr Fälligkeitsdatum, eine Absage schließt sie. CRM-Integrationen sind ab Light verfügbar und werden von einem Admin verbunden.

API-Token holen

1. Klicke in ClickUp auf dein Profilbild und öffne die Einstellungen.
2. Öffne Apps. Klicke unter API Token auf Generate (oder Copy, wenn du schon einen hast). Der Token beginnt mit pk_.

ClickUp verbinden

1. Öffne die Integrationen, suche ClickUp und klicke auf Verbinden.
2. Füge den Token ein und klicke auf Verbinden.
3. Wähle Workspace, Space, Ordner und Liste für deine Aufgaben. Gibt es nur eine Möglichkeit, wählt meetergo sie für dich.
4. Prüfe die Felder und klicke auf Speichern.

Was meetergo anlegt

• Name: der Terminart-Name und der Name des Gasts, zum Beispiel Demo: Ada Lovelace.
• Beschreibung: Datum und Uhrzeit in der Zeitzone des Gastgebers, Ort oder Videolink, E-Mail und Telefon des Gasts, alle Antworten aus dem Buchungsformular und ein Link zur Buchung in meetergo.
• Fälligkeitsdatum: der Beginn des Termins.
• Zuständig: das ClickUp-Mitglied mit der E-Mail-Adresse des Gastgebers, falls es eins gibt.
• Tag: meetergo.

Felder zuordnen

meetergo füllt die benutzerdefinierten Felder deiner Liste mit Werten aus der Buchung. Es ordnet nach Typ und Name zu: Ein Feld namens E-Mail oder Email bekommt die E-Mail des Gasts, Telefon oder Phone die Telefonnummer, Firma oder Unternehmen das Unternehmen, und ein Feld mit dem Namen einer Buchungsfrage bekommt deren Antwort. Ein E-Mail- oder Telefonfeld bekommt die E-Mail oder Telefonnummer des Gasts auch dann, wenn nur dieser eine Wert passt.

In den ClickUp-Einstellungen siehst du jedes zugeordnete Feld und kannst es ändern oder Nicht ausfüllen wählen. Passen zwei Werte gleich gut zu einem Feld, fragt meetergo dich vor dem Speichern, welcher gilt.

meetergo füllt diese Feldtypen: Text, Kurztext, E-Mail, Telefon, Zahl, Website, Datum, Dropdown und Checkbox. Ein Dropdown bekommt die Option, deren Name zur Antwort passt. Werte, die ClickUp ablehnen würde, zum Beispiel eine Telefonnummer ohne Ländervorwahl, lässt meetergo weg.

Pro Terminart

Öffne eine Terminart, gehe zu CRM und klicke bei ClickUp auf Verwalten. Dort kannst du das Anlegen von Aufgaben für diese Terminart ausschalten oder ihre Aufgaben in eine andere Liste schicken. Eine andere Liste bekommt direkt dort ihre eigene Feldzuordnung.

Verschiebungen und Absagen

Eine Verschiebung aktualisiert Fälligkeitsdatum und Beschreibung der Aufgabe. Eine Absage fügt den Kommentar „Termin storniert“ hinzu („Appointment cancelled“ für Gastgeber mit anderer Sprache) und setzt die Aufgabe auf den geschlossenen Status der Liste. Hat die Liste keinen geschlossenen Status, bleibt der Status und nur der Kommentar kommt dazu.

Wenn eine Synchronisierung fehlschlägt

Buchungen funktionieren immer, auch wenn ClickUp nicht erreichbar ist. Rate Limits und kurze Ausfälle werden automatisch wiederholt. Akzeptiert ClickUp den Token nicht mehr, zum Beispiel weil er neu erzeugt wurde, zeigt die ClickUp-Karte Verbindung unterbrochen. Klicke auf Neu verbinden und füge einen neuen Token ein.

Trennen

Öffne die ClickUp-Einstellungen und klicke auf Trennen. Neue Buchungen legen keine Aufgaben mehr an. Aufgaben, die schon in ClickUp sind, bleiben dort. Um den Token selbst zu widerrufen, erzeuge ihn in ClickUp unter Einstellungen > Apps neu.