Salesforce-Integration

meetergo integriert sich mit Salesforce, um automatisch Datensätze zu erstellen und zu aktualisieren, wenn Termine gebucht werden. Einmal verbinden, und jede Buchung synchronisiert Kontakte, Leads, Cases, Opportunities und Kalendertermine zu deiner Salesforce-Org.

Was synchronisiert wird

Wenn jemand einen Termin bucht, kann meetergo erstellen:

Salesforce verbinden

Voraussetzungen

• meetergo-Konto mit aktivierter Salesforce-Integration (Premium-Plan oder höher)
• Salesforce-Konto mit API-Zugang
• Admin-Berechtigungen zur App-Autorisierung in Salesforce

Verbindungsschritte

1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen
2. Finde Salesforce und klicke auf Verbinden
3. Ein Dialog fragt dich, welche Salesforce-Umgebung du verwenden möchtest:
   • Produktion — verbinde dich mit deiner Live-Salesforce-Org (für echte Kundendaten)
   • Sandbox — verbinde dich mit einer Salesforce-Sandbox (für Tests und Entwicklung)
4. Klicke auf die entsprechende Option. Du wirst zu Salesforce weitergeleitet, um dich anzumelden.
5. Autorisiere meetergo für den Zugriff auf deine Salesforce-Org
6. Nach der Verbindung siehst du einen grünen "Verbunden"-Status

Gewährte Berechtigungen

meetergo fordert Zugriff an auf:

• Kontakte und Accounts erstellen und aktualisieren
• Leads, Cases und Opportunities erstellen
• Events erstellen und aktualisieren
• Benutzerinformationen lesen (für Inhaberzuweisung)

Pro Terminart konfigurieren

Jede Terminart kann unterschiedliche Salesforce-Sync-Einstellungen haben.

1. Gehe zu Terminarten
2. Bearbeite deine Terminart
3. Finde CRM-Integration oder Salesforce-Einstellungen
4. Konfiguriere, welche Datensätze erstellt werden sollen

Sync-Optionen

Lead-Sync

Aktivieren, um einen Lead statt Kontakt/Account zu erstellen:

• Lead-Status: Setze den Anfangsstatus (z.B. "Offen", "Neu", "Kontaktiert")
• Leads können später in Salesforce zu Kontakten konvertiert werden

Wenn Lead-Sync aktiviert ist und ein Lead mit derselben E-Mail bereits existiert, fällt meetergo auf Kontakterstellung zurück.

Case-Sync

Aktivieren, um einen Case für jede Buchung zu erstellen:

• Case-Status: Setze den Anfangsstatus (z.B. "Neu", "Offen")
• Case wird mit dem Kontakt verknüpft
• Nützlich für Support-Teams zur Anfragenverfolgung

Opportunity-Sync

Aktivieren, um eine Opportunity zu erstellen:

• Opportunity-Stufe: Setze die Anfangsstufe (z.B. "Prospecting", "Qualification")
• Opportunity wird mit dem Account verknüpft
• Nützlich für Vertriebsteams zur Deal-Verfolgung

Wie Datensätze erstellt werden

Buchungsablauf

Wenn eine Buchung bestätigt wird:

1. Kontakt/Account oder Lead

   • Wenn Lead-Sync aktiviert: Erstellt einen Lead
   • Ansonsten: Findet oder erstellt Kontakt + Account basierend auf E-Mail

2. Case (wenn aktiviert)

   • Erstellt Case verknüpft mit Kontakt
   • Setzt konfigurierten Status
   • Fügt Meeting-Details in Beschreibung ein

3. Opportunity (wenn aktiviert)

   • Erstellt Opportunity verknüpft mit Account
   • Setzt konfigurierte Stufe
   • Benannt nach der Terminart

4. Event (immer)

   • Erstellt Kalender-Event mit:
     • Meeting-Betreff
     • Start-/Endzeiten
     • Beschreibung mit Notizen
     • Link zur Buchung (für Verschieben/Stornieren)
   • Verknüpft mit Kontakt und verwandtem Datensatz (Case oder Opportunity)

Inhaberzuweisung

meetergo weist Datensatz-Inhaber zu basierend auf:

1. Workspace Studio-Mapping (für Enterprise-Kunden mit standortbasiertem Routing)
2. Meeting-Host: Die Salesforce-Benutzer-ID des zugewiesenen Hosts
3. Standard: Die Standard-Inhaber-Regeln deiner Salesforce-Org

Verschieben und Stornieren

Bei Verschiebung

Das Salesforce-Event wird aktualisiert mit:

• Neuen Start- und Endzeiten
• Aktualisierter Beschreibung mit Hinweis auf Verschiebung

Bei Stornierung

Das Salesforce-Event wird aktualisiert (nicht gelöscht):

• Betreff mit "[STORNIERT]" vorangestellt
• Beschreibung mit Stornierungsgrund aktualisiert
• Status auf "Termin storniert" gesetzt

Dies bewahrt deine Berichterstattung und deinen Audit-Trail.

Benutzerdefinierte Felder

meetergo kann Buchungsformulardaten an Salesforce übergeben:

• Benutzerdefinierte Formularfeldwerte werden beim Erstellen von Kontakten, Leads und Cases übernommen
• Das Feldmapping hängt von deiner Salesforce-Konfiguration ab
• Kontaktiere deinen meetergo-Support für das Setup benutzerdefinierter Feldmappings

Studio-Mapping (Enterprise)

Für Organisationen mit mehreren Standorten:

• Jeder Workspace kann eine salesforceStudioId haben
• Wenn aktiviert, enthalten Cases ein Studio__c-Lookup-Feld
• Der Case-Inhaber kann auf den Inhaber des Studios gesetzt werden (Queue oder Gruppe)
• Nützlich, um Buchungen an standortspezifische Queues zu routen

Best Practices

Einfach starten

1. Beginne nur mit Kontakt/Account-Sync
2. Füge Lead-Sync hinzu, sobald der Workflow etabliert ist
3. Füge Case oder Opportunity basierend auf deinem Prozess hinzu

Deinen Vertriebsprozess abbilden

Daten sauber halten

• Nutze Buchungsformulare, um vollständige Kontaktinfos zu erfassen
• Setze passende Lead-/Case-Statuse für das Routing
• Nutze Opportunity-Stufen, die zu deiner Pipeline passen

Zuerst testen

1. Test-Terminart erstellen
2. Salesforce-Sync aktivieren
3. Testtermin buchen
4. Datensätze in Salesforce verifizieren
5. Verschiebe- und Stornierungsabläufe testen

Fehlerbehebung

Verbindung fehlgeschlagen

Wenn die Verbindung fehlschlägt:

1. Stelle sicher, dass du API-Zugang in Salesforce hast
2. Prüfe, ob dein Salesforce-Admin Drittanbieter-Apps nicht blockiert hat
3. Versuche, zu trennen und neu zu verbinden

Datensätze werden nicht erstellt

Wenn Datensätze nicht erscheinen:

1. Überprüfe, ob Salesforce-Sync auf der Terminart aktiviert ist
2. Prüfe die spezifischen Sync-Optionen (Lead, Case, Opportunity)
3. Überprüfe, ob die Buchung bestätigt wurde
4. Prüfe Salesforce auf Duplikaterkennungsregeln, die Erstellung blockieren könnten

Doppelte Datensätze

meetergo prüft existierende Kontakte per E-Mail:

• Wenn gefunden, verknüpft es mit dem existierenden Kontakt
• Wenn nicht gefunden, erstellt es einen neuen Kontakt

Für Leads:

• Wenn ein doppelter Lead erkannt wird, fällt es auf Kontakterstellung zurück

Probleme bei der Inhaberzuweisung

Wenn Datensätze unerwartete Inhaber haben:

1. Überprüfe, ob der Meeting-Host in Salesforce existiert
2. Prüfe die Workspace Studio-Mapping-Einstellungen
3. Überprüfe deine Salesforce-Standard-Inhaber-Regeln

Events werden nicht aktualisiert

Für Verschiebe- und Stornierungsupdates:

1. Stelle sicher, dass für die ursprüngliche Buchung ein Salesforce-Event erstellt wurde
2. Prüfe, ob die salesforceSync.meetingId am Termin gespeichert ist
3. Überprüfe, ob der API-Zugang nicht entzogen wurde

Trennen

Um die Salesforce-Verbindung zu entfernen:

1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen
2. Finde Salesforce und klicke auf Trennen
3. Bestätige die Trennung

Bestehende Datensätze in Salesforce bleiben unverändert. Zukünftige Buchungen werden bis zur erneuten Verbindung nicht synchronisiert.

FAQ

Funktioniert das mit Salesforce Classic?

Ja, die Integration verwendet Salesforce-APIs, die sowohl mit Classic als auch Lightning Experience funktionieren.

Kann ich mit benutzerdefinierten Objekten synchronisieren?

Unterstützung für benutzerdefinierte Objekte erfordert Enterprise-Konfiguration. Kontaktiere den Support für Custom-Object-Mapping.

Werden existierende Kontakte aktualisiert oder dupliziert?

meetergo sucht nach existierenden Kontakten per E-Mail. Wenn gefunden, verwendet es den existierenden Kontakt statt ein Duplikat zu erstellen.

Was passiert, wenn Salesforce nicht erreichbar ist?

Buchungen werden trotzdem abgeschlossen. Der Salesforce-Sync wird erneut versucht, aber wenn er fehlschlägt, wird die Buchung ohne CRM-Sync fortgesetzt.

Kann ich den Sync-Status sehen?

Buchungsdetails zeigen Salesforce-Datensatz-IDs, wenn der Sync erfolgreich war. Prüfe die Buchung in meetergo, um den Sync-Status zu verifizieren.

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