Belege hochladen und prüfen

Unter Rechnungen → Belege sammelst du Lieferantenrechnungen, Kassenbelege und Lieferantengutschriften. meetergo bewahrt das Original auf, liest das Dokument aus und bereitet die Felder für deine Buchhaltung vor.

Unterstützt werden PDF, JPEG, PNG und XML. Eine Datei, die du im Dashboard hochlädst, darf bis zu 10 MB groß sein.

Beleg hochladen

1. Öffne die Rechnungen und wechsle zu Belege.
2. Wähle unter Beleg hochladen die Datei aus oder ziehe sie auf den Upload-Bereich.
3. Warte, bis der Status von Eingereiht oder Beleg wird gelesen zu Prüfung nötig oder Bereit wechselt.
4. Öffne den Beleg und vergleiche die ausgelesenen Felder mit dem Original.

Prüfe Lieferant, Belegart und Belegnummer, Daten, Währung, Netto, Umsatzsteuer, Brutto und Buchungskategorie. Du kannst den Lieferanten außerdem mit einem CRM-Kontakt verknüpfen und unter Ausgelesener Text nachsehen, welchen Text meetergo erkannt hat.

Die Vorschau zeigt den kompletten Beleg. Mit den Zoom-Schaltflächen vergrößerst du einen Bereich, mit Vergrößern öffnest du den Beleg in einer großen Ansicht. In einem PDF kannst du Text wie die Belegnummer markieren und kopieren.

Unter Buchungskategorie wählst du eine Ausgabenart wie Bürobedarf oder Reisekosten. Daneben steht das passende Konto aus SKR03, oder aus SKR04, wenn du das in den DATEV-Einstellungen gewählt hast.

Trage bei Bedarf zusätzlich einen MwSt-Satz ein. Sobald du Netto oder Brutto einträgst, berechnet meetergo die übrigen Beträge automatisch.

Bezahlt am trägst du selbst ein. Dieses Datum steht nicht auf der Lieferantenrechnung, meetergo kann es also nicht auslesen. Lass das Feld leer, solange der Beleg offen ist.

Wähle nach deinen Korrekturen Prüfung speichern. Der Beleg erhält dann den Status Bereit.

Offene und bezahlte Belege

Die Spalte Zahlung zeigt, ob eine Lieferantenrechnung Offen, Überfällig oder Bezahlt ist. Überfällig ist sie, wenn ihr Fälligkeitsdatum vorbei ist. Kassenbelege und Gutschriften haben nur dann einen Stand, wenn ein Zahldatum eingetragen ist. Mit dem Filter Zahlung siehst du nur Belege mit einem dieser Stände.

Über die Aktionen eines Belegs wählst du Als bezahlt markieren. meetergo trägt dann heute als Bezahlt am ein. Als offen markieren entfernt das Datum wieder. Der Prüfstatus des Belegs ändert sich dabei nicht.

Ausgaben nach Kategorie

Wähle über der Liste Auswertung, um die Summen eines Jahres nach Buchungskategorie zu sehen. Gezählt wird nach Belegdatum, Gutschriften werden abgezogen. Mit CSV herunterladen speicherst du die Tabelle, zum Beispiel für deine Steuerberatung.

Belege per E-Mail weiterleiten

Die Karte Per E-Mail weiterleiten zeigt das deinem Unternehmen zugewiesene Belegpostfach, sobald der E-Mail-Eingang verfügbar ist.

1. Öffne Rechnungen → Belege.
2. Warte, bis die zugewiesene Adresse angezeigt wird, und wähle sie dann aus, um sie zu kopieren.
3. Leite eine E-Mail mit Anhängen als PDF, JPEG, PNG oder XML an diese Adresse weiter oder sende sie direkt dorthin.

Jeder neue unterstützte Anhang erscheint als eigener Beleg und durchläuft dieselbe Erkennung und Prüfung wie ein Upload. Sendest du dieselbe Datei erneut per E-Mail, wird der bereits per E-Mail gespeicherte Beleg wiedererkannt. Es entsteht keine Dublette. Bereits geprüfte Felder und der Archivstatus bleiben erhalten.

Adresse des Belegpostfachs ersetzen

Wähle Adresse erneuern, wenn die aktuelle Postfachadresse an die falschen Personen gelangt ist oder nicht mehr verwendet werden soll. Bestätige die Aktion, um eine neue Adresse zu erstellen.

Hinweise zur E-Mail-Zustellung prüfen

Die E-Mail-Karte zeigt dir kürzlich abgelehnte oder nur teilweise angenommene Nachrichten. Der Hinweis erklärt den Grund und nennt Absender, Betreff und Zustellzeit, wenn diese Angaben verfügbar sind.

Wartet eine E-Mail länger als zehn Minuten auf Verarbeitung, erscheint ebenfalls ein Hinweis. Prüfe zuerst die Belegliste und Archivierte Belege. Fehlt das Dokument weiterhin, nenne dem Support den angezeigten Betreff und das Datum. Der Hinweis ist kein E-Mail-Postfach; die ursprüngliche Nachricht öffnest du in deinem E-Mail-Programm.

Bei einer teilweise angenommenen E-Mail können unterstützte Anhänge bereits hinzugefügt worden sein. Der Hinweis nennt ihre Anzahl, damit du weißt, was noch einmal gesendet werden muss.

Fehlgeschlagenen Beleg erneut verarbeiten

Bei einem Beleg mit dem Status Verarbeitung fehlgeschlagen bleibt das Original erhalten. Öffne seine Aktionen und wähle Erneut versuchen. Du findest dieselbe Aktion auch im geöffneten Beleg.

Wenn der Beleg weiterhin nicht gelesen werden kann, trage die Felder von Hand ein und wähle Prüfung speichern.

Beleg einem Projekt zuordnen

Mit Zeit & Projekte wählst du im Editor des Belegs ein Projekt, und die Kosten landen im Budget dieses Projekts. Speichere vorher den geprüften Betrag. Nennt der Beleg ein aktives Projekt genau, kann Mira ihn für dich zuordnen.

Belege archivieren und wiederherstellen

Wähle in den Aktionen eines Belegs Archivieren, wenn du ihn nicht mehr in der aktiven Liste brauchst. So holst du ihn zurück:

1. Wähle oberhalb der Liste Archivierte Belege.
2. Öffne die Aktionen des Belegs.
3. Wähle Wiederherstellen.

Das Archivieren lässt sich rückgängig machen und löscht das Original nicht.

Originale in Dateien finden

Jedes hochgeladene oder per E-Mail empfangene Original erscheint zusätzlich in der intelligenten Ansicht Belege unter Dateien. meetergo verwaltet diese Ansicht, damit die Originale zusammenbleiben. Über das Dateimenü kannst du dort ein Original herunterladen.