Rechnungen aus Buchungen

Wenn deine Kunden nicht online bezahlen, kann meetergo für jede Buchung automatisch eine Rechnung anlegen. Betrag, Leistung und Termin übernimmt meetergo aus der Buchung.

Einrichten

1. Öffne deine Terminseite und wechsle zu Zahlung.
2. Lege den Preis fest. Mit Preisoptionen kann dein Kunde beim Buchen zwischen mehreren Preisen wählen. Die gewählte Option steht dann auf der Rechnung.
3. Wähle Manuelle Zahlung.
4. Aktiviere Rechnung automatisch nach der Buchung erstellen.
5. Optional: Aktiviere Rechnungsdaten auf der Buchungsseite abfragen, damit dein Kunde seine Rechnungsadresse direkt beim Buchen angibt.

Kunden, die regelmäßig bei dir buchen, müssen ihre Adresse nicht jedes Mal neu eingeben. Sie wählen Ich habe schon gebucht, gespeicherte Daten verwenden, und meetergo übernimmt die Rechnungsdaten aus ihrer letzten Buchung bei dir. Die Buchungsseite zeigt die gespeicherten Daten nie an. Ist nichts gespeichert und braucht die Rechnung eine Adresse, wird dein Kunde gebeten, sie einzugeben.

Titel von Buchungsseiten sind oft lang. Wählst du auf der Terminseite ein Rechnungsprodukt, steht auf der Rechnung stattdessen der Name des Produkts, zum Beispiel "Psychotherapie-Sitzung". Der Preis bleibt der, den dein Kunde gebucht hat.

Ohne Adresse aus der Buchung übernimmt meetergo die Adresse des passenden Kontakts aus deinem CRM, falls dort eine hinterlegt ist.

Entwurf oder sofort ausstellen

Unter Rechnungen in den Einstellungen bei Rechnungen aus Buchungen legst du fest, was nach der Buchung passiert:

• Rechnungen sofort ausstellen aus: Du bekommst einen Entwurf. Er hat noch keine Nummer und du kannst alles anpassen.
• Rechnungen sofort ausstellen an: Die Rechnung wird direkt mit Nummer ausgestellt.

Einen Entwurf stellst du aus, indem du ihn öffnest und auf Festschreiben und senden klickst. Erst dann bekommt er eine Nummer.

Rechnungsdatum und Zahlungsziel

• Leistungsdatum ist der Tag des Termins.
• Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst, nicht der Tag der Buchung.
• Zahlungsziel zählt ab dem Rechnungsdatum, mit der Zahlungsfrist aus deinen Einstellungen.

Ein Datum, das du im Entwurf selbst änderst, bleibt so, wie du es eingetragen hast.

Lässt du Zahlungsbedingungen leer, druckt meetergo den passenden Satz auf die Rechnung, zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.“ Ist die Rechnung am Rechnungsdatum fällig, steht dort „Zahlbar sofort ohne Abzug.“ Einen eigenen Text druckt meetergo so, wie du ihn eingetragen hast.

Wenn ein Termin abgesagt oder verschoben wird

Bei einem Gruppentermin betrifft das nur die Rechnung der Person, die abgesagt oder verschoben hat.

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Wurde der Termin abgesagt, erstellst du ein Storno, wenn die Rechnung nicht mehr gelten soll. Für ein Ausfallhonorar legst du eine neue Rechnung an.

Termine eines Monats gesammelt abrechnen

Du stellst lieber am Monatsende eine Rechnung pro Kunde? meetergo sammelt die Termine für dich.

1. Öffne deinen Termintyp, gehe zu Zahlung und wähle ein Rechnungsprodukt. Eine Onlinezahlung brauchst du dafür nicht.
2. Klicke unter Rechnungen auf Termine abrechnen.
3. Wähle den Monat. Der Vormonat ist vorausgewählt.
4. Alle Kunden mit Terminen sind ausgewählt. Entferne den Haken bei allen, die du noch nicht abrechnen willst.
5. Klicke auf Entwürfe erstellen.

Du bekommst einen Entwurf pro Kunde mit einer Position pro Termin. Jede Position nennt den Namen des Produkts, das Datum des Termins und den Preis, den dein Kunde gebucht hat. Es wird nichts verschickt: Prüfe jeden Entwurf und versende ihn wie gewohnt.

Mehrere Termindauern? Wähle unter dem Hauptprodukt ein Produkt pro Dauer, zum Beispiel 40 EUR für 30 Min. und 70 EUR für 60 Min.

Preisoptionen, zum Beispiel ein Sliding Scale? Jede Position rechnet die Option ab, die dein Kunde gewählt hat. Brauchen die Optionen eigene Namen oder eine andere Steuer, wähle genauso ein Produkt pro Option. In einem Gruppentermin wird jede Person mit dem Produkt ihrer gewählten Option abgerechnet.

Ein Klient zahlt einen anderen Preis? Öffne den Termin, klicke auf ⋮ > Termin bearbeiten und wähle sein Rechnungsprodukt. Wie Terminseite stellt es zurück.

Abgesagte Termine bleiben außen vor, und jeder Termin wird nur einmal abgerechnet. Löschst du einen Entwurf oder stornierst seine Rechnung, erscheinen seine Termine beim nächsten Mal wieder.

Nur einmal abgerechnet, egal wo

Ein Termin oder ein Zeiteintrag wird nur einmal abgerechnet, egal ob hier, an einem Meeting oder an einem Projekt in Zeit & Projekte. Steht er auf einer Rechnung, wird er nirgends sonst mehr angeboten. Löschst du den Entwurf oder stornierst du die Rechnung, ist er wieder offen.

Stundenprodukte rechnen die Dauer ab: Ein Termin mit 90 Minuten auf einem Stundenprodukt steht mit 1,5 Stunden auf der Rechnung. Ein Produkt pro Minute rechnet die Minuten ab.

Sehen, was abgerechnet und bezahlt ist

Unter Termine zeigt jeder Termin, wo seine Rechnung steht:

• Rechnungsentwurf: Die Rechnung ist noch nicht ausgestellt.
• Rechnung offen: ausgestellt, noch nicht ganz bezahlt.
• Bezahlt: Die Rechnung ist bezahlt.
• Manuell abgerechnet: Du hast ihn außerhalb von meetergo abgerechnet.

Öffne einen Termin, um seine Rechnung unter Rechnung zu sehen. Außerhalb von meetergo abgerechnet? Klicke auf Als abgerechnet markieren. Termine abrechnen lässt ihn dann aus. Rückgängig macht es rückgängig.

Was noch nicht abgerechnet ist, findest du unter Filtern > Status > Nicht abgerechnet. Die Liste springt auf den Vormonat.

Im CRM zeigt ein Kontakt mit unbezahlten Rechnungen den offenen Betrag neben seiner E-Mail.

Rechnungen exportieren

Wähle über der Rechnungsliste Exportieren und einen Zeitraum, zum Beispiel Letzter Monat oder Dieses Jahr. Der Export enthält alle ausgestellten Rechnungen, Stornos und Gutschriften des Zeitraums.

• CSV herunterladen speichert eine Tabelle mit Nummer, Datum, Kunde, Netto, Umsatzsteuer, Brutto und dem bezahlten Betrag. Sie öffnet sich direkt in Excel.
• DATEV-Paket erstellt den Export für deine Steuerberatung. Dafür brauchst du deine DATEV-Nummern in den Rechnungseinstellungen.

Umsatzsteuer

• Kleinunternehmer (§ 19 UStG) in den Rechnungseinstellungen: Jede Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus und trägt den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung.
• Als steuerfreie Leistung abrechnen auf der Terminseite unter Zahlung: Rechnungen dieser Terminseite werden mit 0 % und dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 4 UStG erstellt. Den Wortlaut passt du unter Formulierung zur Steuerbefreiung an.

Die Kleinunternehmerregelung gilt immer für das ganze Unternehmen. Sie hat Vorrang vor der Einstellung auf der Terminseite.

Kleinunternehmer und Leistungen nach § 4 zusammen

Manche Leistungen sind auch als Kleinunternehmer nach § 4 UStG steuerfrei, zum Beispiel Therapie. Markiere sie am Produkt:

1. Öffne unter Rechnungen das Produkt.
2. Aktiviere Steuerfrei nach § 4 UStG statt § 19. Der Schalter erscheint nur, wenn die Kleinunternehmerregelung aktiv ist.
3. Wähle das Produkt in der Terminart unter Zahlung als Rechnungsprodukt. Dann zeigen auch Rechnungen, die nach einer Buchung entstehen, § 4. Ihr Preis kommt weiter aus der Buchung. Ohne Preisoptionen rechnet Termine abrechnen mit dem Produktpreis, gib dem Produkt also denselben Preis.

Rechnungen für diese Produkte tragen den Hinweis zu § 4 statt zu § 19. Positionen daraus sind im Entwurf markiert.

Eine Rechnung kann Leistungen nach § 4 und § 19 nicht mischen, weil der Steuerhinweis sonst nicht eindeutig ist. Erstelle getrennte Rechnungen. Rechnest du die Termine eines Monats für beide Arten ab, zeigt der Entwurf einen Hinweis, bis du ihn aufteilst.