Rechnungs-E-Mail anpassen

Wenn du eine Rechnung versendest, geht dafür eine eigene E-Mail raus. Sie ist unabhängig von der Buchungsbestätigung, die dein Kunde nach der Buchung bekommt, und du kannst ihren Text selbst festlegen.

Die Rechnung wird nicht mit der Buchungsbestätigung verschickt. In der Buchungsbestätigung lässt sich auch keine Rechnung anhängen. Beide E-Mails bearbeitest du an getrennten Stellen.

Was in der E-Mail steht

Der Standardaufbau von oben nach unten:

Teil	Inhalt
Betreff	`Rechnung RE-2026-0001 von Muster GmbH`
Anrede	`Guten Tag,`
Einleitung	`anbei erhalten Sie die Rechnung RE-2026-0001 über 169,00 € als PDF sowie als elektronische Rechnung (XML). Vielen Dank für Ihren Auftrag.`
Zahlung	Fälligkeitsdatum, oder bei bereits bezahlten Rechnungen der Hinweis, dass nichts weiter zu tun ist
Zahlungslink	Button Rechnung online bezahlen, wenn er zutrifft
Abschluss	`Bei Fragen antworten Sie einfach auf diese E-Mail.`
Signatur	Grußformel, Firmenname und deine Kontaktdaten

Angehängt sind die Rechnung als PDF und die maschinenlesbare E-Rechnung als XML. Angebote gehen nur als PDF raus.

Bei Angeboten und Stornorechnungen passt sich der Text automatisch an. Ein Angebot nennt statt eines Fälligkeitsdatums seine Gültigkeit, eine Stornorechnung fordert kein Geld und bekommt deshalb keinen Zahlungsabsatz.

Text anpassen

Öffne die Rechnungen.
Wechsle auf den Tab Einstellungen.
Scrolle zum Abschnitt E-Mail-Text.
Passe an, was du ändern möchtest, und speichere.

Dort stehen vier Einstellungen:

Kunden duzen schaltet die erzeugten Sätze von "Sie" auf "du" um.
Anrede ersetzt Guten Tag, beziehungsweise Hallo,.
Einleitungstext ersetzt den ganzen Satz mit Belegnummer und Betrag.
Signatur ersetzt Grußformel, Firmenname und Kontaktdaten. Zeilenumbrüche bleiben erhalten.

Jedes Feld, das du leer lässt, behält den Standardtext. Die Einstellung gilt für alle Rechnungen, Angebote und Gutschriften deines Unternehmens.

Wenn du im Einleitungstext eigene Formulierungen verwendest, nenne Rechnungsnummer und Betrag selbst. Dein Text ersetzt den erzeugten Satz vollständig, in dem beides sonst automatisch steht.

Betreff pro Rechnung

Der Betreff lässt sich zusätzlich für jedes Dokument einzeln setzen. Trage ihn im Rechnungseditor im Feld Betreff ein, zum Beispiel Rechnung Beratung Juni 2026. Bleibt das Feld leer, verwendet meetergo Rechnung <Nummer> von <Firma>.

Zahlungslink

Beim Versenden kannst du Zahlungslink einfügen, damit dein Kunde online bezahlen kann aktivieren. Der Button erscheint nur, wenn er sinnvoll ist, also bei einer offenen Rechnung und wenn du einen Zahlungsanbieter verbunden hast. Bereits bezahlte Rechnungen, Stornos und Angebote bekommen keinen Zahlungslink.

Rechnungen automatisch nach einer Buchung versenden

Rechnungen aus Buchungen laufen über dieselbe E-Mail. Damit sie ohne dein Zutun rausgeht, brauchst du zwei Schalter:

In der Terminseite unter Zahlung: aktiviere Rechnung automatisch nach der Buchung erstellen. Das ist die Freigabe pro Terminseite, kostenlose Terminseiten werden nie berechnet.
In den Rechnungs-Einstellungen unter Rechnungen aus Buchungen: aktiviere Rechnung an den Teilnehmer mailen.

Wird online bezahlt, ist die Rechnung sofort ausgestellt und geht direkt raus.

Wird per Rechnung bezahlt, kommt ein dritter Schalter dazu: Rechnungen sofort ausstellen. Ist er aus, landet erst ein Entwurf zur Prüfung in deinen Rechnungen. Entwürfe werden nie gemailt, du stellst sie selbst aus und versendest sie von Hand.

Eine ausgestellte Rechnung erhält ihre endgültige Nummer und lässt sich danach nur noch per Storno oder Gutschrift korrigieren. Wenn du Rechnungen aus Buchungen lieber vorher prüfst, lass Rechnungen sofort ausstellen aus.