Double Opt-In (DOI)

Double Opt-In fügt deinem Buchungsprozess einen E-Mail-Bestätigungsschritt hinzu. Wenn diese Funktion aktiviert ist, müssen Teilnehmer ihre Buchung per E-Mail bestätigen, bevor sie abgeschlossen wird. Das hilft dir beim Einhalten von Datenschutzbestimmungen und gibt Teilnehmern die Möglichkeit, der Buchung und der damit verbundenen Datenverarbeitung ausdrücklich zuzustimmen.

Wie aktivierst du Double Opt-In?

Für alle Meeting-Typen

1. Gehe zu den Organisationseinstellungen
2. Suche die Double Opt-In Einstellung
3. Aktiviere den Schalter, um es für alle Meeting-Typen zu aktivieren
4. Vergiss nicht zu speichern

Für einzelne Meeting-Typen

1. Gehe zu deinen Terminseiten
2. Wähle die Terminart aus, den du ändern möchtest
3. Wechsle zum Reiter "Erweitert"
4. Aktiviere die "Teilnehmer müssen Buchungen bestätigen" Option
5. Speichere deine Änderungen

Wann solltest du Double Opt-In nutzen?

Double Opt-In ist besonders wertvoll für:

• Die Erfüllung rechtlicher Anforderungen in Ländern, die eine ausdrückliche Marketing-Einwilligung vorschreiben
• Branchen, die mit sensiblen Informationen arbeiten und zusätzliche Überprüfung benötigen
• Organisationen mit speziellen Compliance-Anforderungen
• Die Reduzierung von No-Shows durch einen zusätzlichen Bestätigungsschritt

Nicht jede Organisation braucht Double Opt-In. Wenn du keine sensiblen Daten verarbeitest oder keine Marketing-Einwilligung benötigst, ist ein einfacherer Buchungsprozess vielleicht besser für dich.

So funktioniert Double Opt-In

1. Ein Teilnehmer wählt einen Termin aus und gibt seine Daten ein
2. Der Zeitslot bleibt verfügbar bis zur Bestätigung
3. Der Teilnehmer erhält eine Double Opt-In E-Mail mit einem Bestätigungslink
4. Nach der Bestätigung wird der Termin erstellt und die Kalender werden synchronisiert

DOI Audit-Trail Export

meetergo zeichnet automatisch einen vollständigen Audit-Trail jeder Double Opt-In Buchung für die rechtliche Compliance auf. Diese Funktion hilft dir, Anforderungen wie das LG Köln-Urteil zu erfüllen, das den Nachweis verlangt, dass dieselbe Person die Buchungsanfrage gestellt und den Bestätigungslink geklickt hat.

Was wird aufgezeichnet?

Für jede DOI-Buchung erfasst meetergo:

• Buchungsanfrage: Zeitstempel, IP-Adresse und Browser-Informationen, als der Teilnehmer die Buchung abgeschickt hat
• E-Mail gesendet: Wann die Bestätigungs-E-Mail an den Teilnehmer gesendet wurde
• Bestätigung: Zeitstempel, IP-Adresse und Browser-Informationen, als der Teilnehmer den Bestätigungslink geklickt hat
• IP-Abgleich-Analyse: Automatischer Vergleich, der zeigt, ob Buchungsanfrage und Bestätigung von derselben IP-Adresse kamen

So exportierst du den Audit-Trail

1. Gehe zu den Organisationseinstellungen
2. Scrolle zum Abschnitt DOI-Nachweis exportieren (nur sichtbar, wenn Double Opt-In aktiviert ist)
3. Gib die E-Mail-Adresse des Teilnehmers ein
4. Klicke auf Audit-Trail abrufen
5. Prüfe die Zeitleiste der Ereignisse und die IP-Abgleich-Analyse
6. Klicke auf JSON herunterladen, um den vollständigen Audit-Trail zu speichern

Datenschutz bei IP-Adressen

Um die DSGVO einzuhalten, behandelt meetergo IP-Adressen sorgfältig:

• Erste 30 Tage: Rohe IP-Adressen werden für exakten Abgleich gespeichert
• Nach 30 Tagen: IP-Adressen werden automatisch mit HMAC-SHA256 gehasht. Der Hash ermöglicht weiterhin den Abgleich (Nachweis derselben Person), aber die Original-IP kann nicht wiederhergestellt werden
• Hash-Vergleich: Auch nach dem Hashen zeigt der Audit-Trail, ob die IPs übereinstimmten

IP-Abgleich-Analyse verstehen

Der Export zeigt einen von drei Abgleich-Typen:

• Exakte Übereinstimmung: Sowohl die Buchungsanfrage als auch die Bestätigung kamen von derselben IP-Adresse (stärkster Nachweis)
• Hash-Übereinstimmung: IPs wurden bereits gehasht, aber die Hashes stimmen überein (weiterhin gültiger Nachweis nach 30 Tagen)
• Keine Daten: IP-Informationen waren für den Vergleich nicht verfügbar (ältere Buchungen vor Aktivierung dieser Funktion)

Double Opt-In E-Mail anpassen

So kannst du die Double Opt-In E-Mail bearbeiten:

1. Gehe zu E-Mail-Vorlagen
2. Erstelle eine neue E-Mail-Vorlage und wähle als Preset die "Company-DoubleOptIn"-Vorlage aus
3. Speichere die Vorlage
4. Klicke oben auf "Standard-E-Mails auswählen" und setze die erstellte Vorlage als Standard-Template für das "Company - Double Opt In Template"
5. Anschließend kannst du die Vorlage nach deinen Bedürfnissen anpassen
6. Speichere deine Änderungen

FAQ

Kann ich Double Opt-In und Gastgeber-Genehmigung zusammen nutzen?

Ja, du kannst beide Funktionen aktivieren. Die Buchung benötigt dann sowohl die Bestätigung des Teilnehmers als auch die Genehmigung des Gastgebers.

Verlangsamt Double Opt-In meinen Buchungsprozess?

Auch wenn es einen zusätzlichen Schritt hinzufügt, ist der Prozess automatisiert und sorgt für verbindlichere Buchungen. Die meisten Teilnehmer bestätigen schnell über den E-Mail-Link.

Kann ich die Bestätigungsfrist anpassen?

Ja, du kannst die Ablaufzeit für Buchungsanfragen in den Datenschutz-Einstellungen konfigurieren. Der Standard ist 72 Stunden, aber du kannst dies nach deinen Bedürfnissen anpassen.

Wie lange wird der DOI Audit-Trail gespeichert?

Der Audit-Trail wird dauerhaft als Teil deiner Buchungsunterlagen gespeichert. IP-Adressen werden nach 30 Tagen aus Datenschutzgründen gehasht, aber der Hash-Vergleich funktioniert weiterhin für den rechtlichen Nachweis.

Kann ich Audit-Trails für mehrere Teilnehmer gleichzeitig exportieren?

Aktuell kannst du den Audit-Trail für jeweils eine E-Mail-Adresse exportieren. Jeder Export enthält alle DOI-Buchungen für diesen bestimmten Teilnehmer.