Newsletter an deine Kontakte senden

Die Newsletter-App sendet E-Mail-Kampagnen an die Kontakte in deinem CRM. Dein eigenes Postfach übernimmt den Versand. Die Mails kommen von deiner Domain, und deine Daten bleiben bei meetergo in der EU.

Newsletter wird pro Workspace freigeschaltet und nur Firmen-Admins angezeigt. Wenn du die App nicht im App-Wechsler siehst, frag zuerst einen Admin deines Workspace. Ist die App noch nicht freigeschaltet, wende dich an den Support.

So funktioniert es

Kontakte sind die Zielgruppe. Es gibt keine separaten Verteilerlisten. Jeder Kontakt mit E-Mail-Adresse kann Kampagnen erhalten.
Filter wählen die Empfänger. Du bestimmst mit Filtern über deine Kontakte, wer eine Kampagne bekommt: Tags, Sprache, Land, eigene Felder, Anlagedatum oder was jemand mit früheren Kampagnen gemacht hat. Speichere einen Filter als Zielgruppe, um ihn wiederzuverwenden oder zu exportieren.
Eine Empfängerregel entscheidet, wer sie bekommen darf. Jede Kampagne trägt eine von zwei Regeln: nur Kontakte, die zugestimmt haben, oder alle, die sich nicht abgemeldet haben. meetergo prüft beim Versand jeden Kontakt gegen die Regel.
Dein Postfach sendet. Du verbindest ein SMTP-Konto. meetergo sendet darüber und liest Bounces per IMAP zurück.

Erste Einrichtung

Der erste Besuch in Newsletter führt durch eine kurze Einrichtung:

Postfach verbinden. SMTP zum Senden, optional IMAP, damit meetergo Bounces lesen kann. Wähle deinen Anbieter aus der Liste, dann füllen sich die Serverdaten. Drück Testen, bevor du weitergehst.
Von wem die Mail kommt. Dein Name und deine Postanschrift für die Fußzeile, ein optionaler Satz in der Fußzeile und der Text des Abmeldelinks. Alles lässt sich später unter Einstellungen ändern.
Deine Kontakte. Wie viele Kontakte du jetzt anschreiben kannst, und ein Link, um in Kontakte weitere zu importieren.

Jeder Schritt lässt sich überspringen. Erste Kampagne erstellen öffnet direkt den Editor.

Postfach verbinden

Verbindung testen

Der Test meldet sich bei SMTP an, bei IMAP, falls eingerichtet, und sendet eine Testmail an deine eigene Adresse. Ein Absender gilt als Bereit, wenn die Anmeldung klappt. Schlägt sie fehl, sagt dir die Fehlermeldung, was zu tun ist.

DNS-Prüfung

Öffne einen Absender und klicke auf DNS prüfen. meetergo schaut sich die Domain deiner Absenderadresse an und meldet vier Einträge:

MX legt fest, welcher Server Mails für deine Domain empfängt. Ohne diesen Eintrag erreichen dich weder Bounces noch Antworten.
SPF legt fest, welche Server Mails für deine Domain senden dürfen. Dein Mailanbieter sagt dir, was du eintragen musst.
DKIM signiert jede Mail, damit Empfänger prüfen können, dass sie nicht verändert wurde. Dein Anbieter veröffentlicht den Schlüssel. meetergo prüft gängige Namen und gibt einen Hinweis, wenn keiner gefunden wird.
DMARC sagt Empfängern, was bei fehlgeschlagenem SPF oder DKIM passieren soll. Eine Richtlinie quarantine oder reject schützt deine Domain am besten.
Absender-Domain weist dich darauf hin, wenn deine Newsletter von derselben Domain wie deine Geschäftspost ausgehen.

Kampagnen werden auch ohne diese Einträge gesendet, landen dann aber deutlich öfter im Spam. Behebe, was die Prüfung meldet, bevor du zum ersten Mal an viele Kontakte sendest.

Sende Newsletter von einer Subdomain, zum Beispiel news.example.com. Rechnungen und Buchungsbestätigungen behalten dann ihre eigene Reputation, und eine schlechte Liste kann die Post, auf die dein Geschäft angewiesen ist, nicht ausbremsen.

Sendelimit

Jeder Absender hat ein Limit pro Stunde, standardmäßig 200 Mails. meetergo verteilt eine Kampagne über die Zeit, damit dein Anbieter das Postfach nicht sperrt. Passe das Limit in den Absender-Einstellungen an, wenn dein Anbieter mehr oder weniger erlaubt.

Aufwärmen

Ein brandneues Postfach, das am ersten Tag Tausende Mails sendet, wird gedrosselt oder gefiltert. Ein neuer Absender startet deshalb mit 50 Mails am ersten Versandtag und steigert sich an jedem weiteren Versandtag etwa aufs Doppelte, bis die Aufwärmphase nach einer Woche endet. Die Absenderliste zeigt dir, auf welchem Tag du bist und wie viele Mails heute noch übrig sind.

Gezählt werden nur Tage, an denen du wirklich sendest. Eine Pause kostet dich also nichts. Unter Erweitert in den Absender-Einstellungen schaltest du das Aufwärmen aus, wenn das Postfach schon viele Newsletter versendet.

Tags beim Absenden

Sequenzen starten, wenn ein Kontakt einen Tag bekommt, und Formulare sind die Quelle dieser Tags. Öffne Tags beim Absenden im Newsletter-Menü, um jedes Formular zu sehen und ihm die Tags zu geben, die es vergeben soll.

Alle, die dieses Formular absenden, bekommen die Tags auf ihrem Kontakt. Tags werden nur ergänzt, nie entfernt. Ein Import oder eine Buchung verliert also nie, was sie gesetzt hat. Ein Formular mit dem Tag, auf den eine Sequenz hört, meldet neue Kontakte von selbst an.

Kampagne erstellen

Eine Kampagne entsteht auf einer Seite. Vier Karten in der Reihenfolge, in der eine Mail geschrieben wird, jede mit einem Haken, sobald sie vollständig ist:

An. Wer die Mail bekommt. Empfänger wählen öffnet die Filter (siehe unten). Die Karte zeigt den Filter in Worten, wie viele Kontakte die Mail bekommen und die Empfängerregel.
Von. Das Postfach, das sendet, und ein Name für die Kampagne, den nur du siehst.
Betreff. Betreff und Vorschautext, mit einer Zeile, die zeigt, wie es im Posteingang aussieht.
Inhalt. Der Editor mit der fertigen Mail daneben. Die Vorschau folgt deiner Eingabe. Blende sie aus, wenn du die volle Breite brauchst.

Unter den Karten prüft Bereit zum Senden? von selbst, sobald du etwas änderst. Die Leiste unten sendet sofort oder plant den Versand. Alles wird beim Tippen gespeichert; es gibt keinen Speichern-Button.

Editor und Platzhalter

Der Editor ist ein visueller Editor mit HTML-Quellcode-Modus. Tippe / für Blöcke wie Überschriften, Buttons und Bilder oder wechsle zu HTML für volle Kontrolle.

Platzhalter werden beim Versand mit Kontaktdaten gefüllt:

{{firstName}}
{{lastName}}
{{fullName}}
{{email}}
{{companyName}}

Ein fehlender Wert wird als leerer Text ausgegeben, nie als roher Platzhalter. Schreibe Sätze, die auch ohne den Wert funktionieren. Aus Hallo {{firstName}}, wird Hallo, wenn der Vorname unbekannt ist.

meetergo hängt beim Versand an jede Kampagne eine Fußzeile an: Firmenname und Adresse aus deinen Workspace-Einstellungen sowie einen Abmeldelink. Den Abmeldelink kannst du nicht entfernen. Die Fußzeile enthält außerdem eine kurze Zeile "Gesendet mit meetergo", es sei denn, dein Tarif enthält eigenes Branding.

Zielgruppe wählen

Empfänger wählen auf der Karte An öffnet den Zielgruppen-Editor.

Filter hinzufügen und wählen, wonach gefiltert wird: ein Tag, die Sprache, Land oder Stadt, Name oder E-Mail, Position oder Unternehmen, wann der Kontakt angelegt wurde, woher er kam, seine Werbe-Einwilligung, eines deiner eigenen Felder oder ob der Kontakt eine frühere Kampagne erhalten, geöffnet oder angeklickt hat.
Operator (ist, ist nicht, enthält, in den letzten N Tagen und so weiter) und Wert wählen. Listen zeigen, wie viele Kontakte jeden Wert tragen.
Weitere Filter hinzufügen und festlegen, ob Kontakte alle oder eine der Bedingungen erfüllen müssen.

Die Zahl rechts aktualisiert sich laufend: wie viele Kontakte passen, wie viele die Mail tatsächlich bekommen und warum der Rest ausgelassen wird (keine Einwilligung, keine E-Mail-Adresse, auf der Sperrliste).

Als Zielgruppe speichern bewahrt den Filter unter einem Namen auf. Gespeicherte Zielgruppen erscheinen oben im Editor und auf der Seite Zielgruppen, wo du sie auch als CSV exportieren oder daraus eine neue Kampagne starten kannst. CSV exportieren lädt die Kontakte herunter, die die Mail jetzt bekommen würden.

Eine Kampagne erreicht höchstens 20.000 Kontakte. Teile größere Zielgruppen mit Filtern auf, zum Beispiel nach Region oder Kundengruppe.

Wer sie bekommen darf

Jede Kampagne trägt eine Empfängerregel. meetergo prüft sie beim Versand für jeden Kontakt und speichert sie pro Mail. Die Vorgabe für neue Kampagnen steht in den Newsletter-Einstellungen.

Nur Kontakte, die zugestimmt haben. Die Mail geht an Kontakte, deren letzte Entscheidung zu Werbemails ein Ja war, zum Beispiel über eine Checkbox im Formular oder ein Double-Opt-in. Das ist die sichere Vorgabe.

Alle, die sich nicht abgemeldet haben. Die Mail geht an alle Kontakte außer denen, die abgelehnt oder sich abgemeldet haben. Wähle das nur, wenn du diese Kontakte bereits anschreiben darfst, zum Beispiel weil sie deine Kunden sind.

Welche Kontakte du anschreiben darfst, hängt davon ab, wo du und deine Leser sitzen. meetergo setzt die Regel durch, die du wählst; ob sie für deine Zielgruppe die richtige ist, entscheidest du.

Kontakte, die sich abgemeldet oder die Einwilligung verweigert haben, erhalten nie eine Kampagne, egal welche Grundlage gewählt ist.

Prüfen und testen

Die Karte Bereit zum Senden? prüft von selbst kurz nach jeder Änderung:

Blocker stoppen den Versand. Beispiele: kein Postfach gewählt oder nicht getestet, leerer Betreff, leerer Text, ein Link, der nicht erreichbar ist, ein unbekannter Platzhalter, niemand in der Zielgruppe.
Zum Prüfen weist auf wahrscheinliche Probleme hin. Beispiele: kein Vorschautext, kein Bounce-Postfach, kein DMARC-Eintrag für deine Domain.

Behebe die Blocker und schick dann aus derselben Karte eine Testmail an bis zu fünf Adressen. Die Testmail enthält Fußzeile und Abmeldelink genau so, wie Empfänger sie sehen. Platzhalter werden mit Beispieldaten gefüllt.

Jetzt senden oder planen

Jetzt senden startet den Versand innerhalb einer Minute.
Planen lässt dich Datum und Uhrzeit wählen. Die Kampagne wird als geplant angezeigt und startet von selbst.

Eine geplante Kampagne kannst du abbrechen, bis sie startet. Sie wird wieder zum Entwurf, und du kannst sie bearbeiten oder eine neue Zeit wählen.

Der Versand läuft in Blöcken innerhalb des Stundenlimits deines Absenders. Eine große Kampagne kann einige Stunden dauern. Du kannst sie jederzeit pausieren und später fortsetzen.

Die Zielgruppe wird beim Start festgelegt. Kontakte, die du danach taggst, kommen nicht mehr in eine laufende Kampagne.

Duplizieren, löschen und archivieren

Entwürfe kannst du duplizieren oder löschen.
Eine Kampagne, die Empfänger erreicht hat, kannst du nicht löschen. Archiviere sie stattdessen. Der Bericht bleibt erhalten, und du kannst die Kampagne später wiederherstellen.

Bericht lesen

Öffne eine gesendete Kampagne, um den Bericht zu sehen.

Gesendet, Fehlgeschlagen und Übersprungen zeigen, was mit der Zielgruppe passiert ist. Übersprungene Mails sind nach Grund gruppiert.
Öffnungen zählen Empfänger, deren Mailprogramm das Zählbild geladen hat.
Klicks zählen Empfänger, die mindestens einen Link geklickt haben. Top-Links listet jeden Link mit seinen Klicks.
Bounces zählen Mails, die der empfangende Server abgelehnt hat. Dafür braucht dein Absender IMAP.
Abmeldungen zählen Empfänger, die sich über diese Kampagne abgemeldet haben.

Die Zeitleiste zeigt Sendungen, Öffnungen und Klicks pro Stunde. Der Tab Empfänger listet jeden Kontakt mit Status und lässt dich nach geöffnet, geklickt, Bounce oder ungeöffnet filtern. Öffne einen Empfänger, um seinen Verlauf zu sehen.

Öffnungen sind eine Schätzung. Apple Mail und einige andere Programme laden Bilder zum Schutz der Privatsphäre automatisch. Diese Empfänger zählen als geöffnet, auch wenn sie die Mail nie gelesen haben. Andere Programme blockieren Bilder, bis der Leser sie freigibt. Echte Öffnungen können so fehlen. Nutze Klicks, wenn du ein verlässliches Signal brauchst.

meetergo misst Öffnungen und Klicks selbst. Es wird keine IP-Adresse gespeichert.

Ein Kontakt im Detail

Öffne einen Kontakt unter Kontakte. Der Block Newsletter sagt dir, ob diese Person die nächste Kampagne bekommt: eingewilligt, nie gefragt, abgemeldet, unzustellbar, als Spam markiert oder von dir blockiert. Dazu siehst du, wie viele Kampagnen sie erhalten hat, wann die letzte rausging und wann sie zuletzt eine geöffnet hat.

Sperrliste

Die Sperrliste enthält Adressen, die dein Workspace nicht mehr anschreiben darf:

Hard Bounce: Die Adresse existiert nicht. Wird automatisch aus Bounces ergänzt.
Beschwerde: Der Empfänger hat die Mail als Spam gemeldet.
Manuell: Du hast sie selbst eingetragen.

Gesperrte Kontakte werden in jeder Kampagne übersprungen. Zum Eintragen öffnest du Sperrliste und gibst die Adresse ein. Zum Entfernen öffnest du den Eintrag und klickst auf Entfernen. Entferne eine Adresse nur, wenn du sicher bist, dass sie wieder funktioniert, zum Beispiel weil der Empfänger darum gebeten hat.

Abmeldungen stehen nicht auf dieser Liste. Sie werden als Einwilligungsentscheidung am Kontakt gespeichert und sind genauso verbindlich.

Fehlerbehebung

Anmeldung fehlgeschlagen

Der Verbindungstest meldet einen Anmeldefehler.

Prüfe den Benutzernamen. Viele Anbieter erwarten die vollständige E-Mail-Adresse.
Prüfe das Passwort. Manche Anbieter verlangen ein App-Passwort statt des Kontopassworts.
Prüfe Host, Port und TLS-Einstellung anhand der Dokumentation deines Anbieters.

Testmail kommt nicht an

Schau in den Spam-Ordner.
Prüfe, ob die Absenderadresse zu dem Postfach gehört, mit dem du dich angemeldet hast. Viele Anbieter lehnen Mails von anderen Adressen ab.
Führe die DNS-Prüfung aus. Fehlendes SPF oder DKIM ist der häufigste Grund, warum eine Testmail verschwindet.

Kampagne wegen Bounces pausiert

meetergo pausiert eine Kampagne, wenn mehr als 5 % der ersten Sendungen bouncen. Das schützt den Ruf deiner Domain. Bereinige deine Kontakte, entferne alte Adressen und setze die Kampagne auf ihrer Seite fort. Adressen mit Hard Bounce stehen bereits auf der Sperrliste und werden beim Fortsetzen übersprungen. Vorübergehende Fehler, zum Beispiel ein volles Postfach, werden nicht gesperrt und bei der nächsten Kampagne erneut versucht.

Absender zeigt einen Fehler, obwohl der Versand vorher lief

Dein Anbieter hat während einer Kampagne eine Anmeldung abgelehnt. Meist wurde das Passwort geändert oder der Anbieter hat das Postfach wegen zu schnellen Sendens gesperrt. Korrigiere die Anmeldung, senke bei Bedarf das Stundenlimit, führe den Test erneut aus und setze die Kampagne fort.

Microsoft 365

Microsoft deaktiviert die SMTP-Anmeldung für Postfächer standardmäßig. Ein Admin muss im Microsoft 365 Admin Center Authentifiziertes SMTP für das Postfach aktivieren. Nutze smtp.office365.com, Port 587, STARTTLS. Wenn deine Organisation die Basisauthentifizierung komplett blockiert, können Kampagnen nicht über Microsoft 365 gesendet werden.

Gmail und Google Workspace

Google akzeptiert dein Kontopasswort nicht für SMTP. Aktiviere die Bestätigung in zwei Schritten, erstelle in deinem Google-Konto ein App-Passwort und nutze es als SMTP- und IMAP-Passwort. Nutze smtp.gmail.com, Port 587 und imap.gmail.com, Port 993. Beachte, dass Google den Versand für die meisten Konten auf einige hundert Mails pro Tag begrenzt.