Newsletter an deine Kontakte senden

Die Newsletter-App sendet E-Mail-Kampagnen an die Kontakte in deinem CRM. Dein verbundenes Postfach oder dein Versanddienst versendet die E-Mails von deiner Adresse. meetergo verarbeitet Kampagnendaten in der EU. Dein gewählter E-Mail-Anbieter verarbeitet die Nachrichten ebenfalls.

Newsletter wird pro Workspace freigeschaltet und nur Firmen-Admins angezeigt. Wenn du die App nicht im App-Wechsler siehst, frag zuerst einen Admin deines Workspace. Ist die App noch nicht freigeschaltet, wende dich an den Support.

So funktioniert es

Kontakte sind die Zielgruppe. Es gibt keine separaten Verteilerlisten. Jeder Kontakt mit E-Mail-Adresse kann Kampagnen erhalten.
Filter wählen die Empfänger. Du bestimmst mit Filtern über deine Kontakte, wer eine Kampagne bekommt: Tags, Sprache, Land, eigene Felder, Anlagedatum oder was jemand mit früheren Kampagnen gemacht hat. Speichere einen Filter als Zielgruppe, um ihn wiederzuverwenden oder zu exportieren.
Eine Empfängerregel entscheidet, wer sie bekommen darf. Jede Kampagne trägt eine von zwei Regeln: nur Kontakte, die zugestimmt haben, oder alle, die sich nicht abgemeldet haben. meetergo prüft beim Versand jeden Kontakt gegen die Regel.
Dein Postfach sendet. Verbinde ein SMTP-Konto oder melde dich bei Microsoft an. SMTP-Postfächer können Rückläufer optional per IMAP lesen.

Erste Einrichtung

Der erste Besuch in Newsletter führt durch eine kurze Einrichtung:

Postfach verbinden. Gib deine Adresse ein, um den Anbieter zu erkennen. Folge seinen Anmeldehinweisen. Microsoft nutzt die Anmeldung, andere Anbieter SMTP-Zugangsdaten. Drück Verbinden und testen, bevor du weitergehst.
Von wem die Mail kommt. Dein Name und deine Postanschrift für die Fußzeile, ein optionaler Satz in der Fußzeile und der Text des Abmeldelinks. Alles lässt sich später unter Einstellungen ändern.
Deine Kontakte. Wie viele Kontakte du jetzt anschreiben kannst, und ein Link, um in Kontakte weitere zu importieren.

Jeder Schritt lässt sich überspringen. Erste Kampagne erstellen öffnet direkt den Editor.

Postfach verbinden

Anleitung für deinen Anbieter

Verbindung testen

Der Test meldet sich bei SMTP an, bei IMAP, falls eingerichtet, und sendet eine Testmail an deine eigene Adresse. Ein Absender gilt als Bereit, wenn die Anmeldung klappt. Schlägt sie fehl, sagt dir die Fehlermeldung, was zu tun ist.

DNS-Prüfung

Öffne einen Absender und klicke auf DNS prüfen. meetergo schaut sich die Domain deiner Absenderadresse an und meldet diese Prüfungen:

MX legt fest, welcher Server Mails für deine Domain empfängt. Ohne diesen Eintrag erreichen dich weder Bounces noch Antworten.
SPF legt fest, welche Server Mails für deine Domain senden dürfen. Dein Mailanbieter sagt dir, was du eintragen musst.
DKIM signiert jede Mail, damit Empfänger prüfen können, dass sie nicht verändert wurde. Dein Anbieter veröffentlicht den Schlüssel. meetergo prüft gängige Namen und gibt einen Hinweis, wenn keiner gefunden wird.
DMARC sagt Empfängern, was bei fehlgeschlagenem SPF oder DKIM passieren soll. Eine Richtlinie quarantine oder reject schützt deine Domain am besten.
Absender-Domain weist dich darauf hin, wenn deine Newsletter von derselben Domain wie deine Geschäftspost ausgehen.

Kampagnen werden auch ohne diese Einträge gesendet, landen dann aber deutlich öfter im Spam. Behebe, was die Prüfung meldet, bevor du zum ersten Mal an viele Kontakte sendest.

Sende Newsletter von einer Subdomain, zum Beispiel news.example.com. Rechnungen und Buchungsbestätigungen behalten dann ihre eigene Reputation, und eine schlechte Liste kann die Post, auf die dein Geschäft angewiesen ist, nicht ausbremsen.

Sendelimit

Jeder Absender hat ein Limit pro Stunde, mit einem zum Anbieter passenden Startwert. meetergo verteilt eine Kampagne über die Zeit, damit dein Anbieter das Postfach nicht sperrt. Passe das Limit in den Absender-Einstellungen an, wenn dein Anbieter mehr oder weniger erlaubt.

Aufwärmen

Ein brandneues Postfach, das am ersten Tag Tausende Mails sendet, wird gedrosselt oder gefiltert. Ein neuer Absender startet deshalb mit 50 Mails am ersten Versandtag und steigert sich an jedem weiteren Versandtag etwa aufs Doppelte, bis die Aufwärmphase nach einer Woche endet. Die Absenderliste zeigt dir, auf welchem Tag du bist und wie viele Mails heute noch übrig sind.

Gezählt werden nur Tage, an denen du wirklich sendest. Eine Pause kostet dich also nichts. Unter Erweitert in den Absender-Einstellungen schaltest du das Aufwärmen aus, wenn das Postfach schon viele Newsletter versendet.

Anmeldeformulare

Ein Anmeldeformular ist der schnellste Weg zu mehr Kontakten. Öffne Anmeldeformulare im Newsletter-Menü und wähle Anmeldeformular erstellen. Du legst einen Namen fest, die Tags für neue Kontakte und ob sie per E-Mail bestätigen. Das Formular ist sofort live: Kopiere den Link und setze ihn auf deine Website oder in deine E-Mail-Signatur.

Das Formular fragt E-Mail-Adresse, Vorname und eine Einwilligungs-Checkbox ab. Es ist ein normales Formular. Über Im Editor öffnen änderst du Felder, Texte und Design wie bei jedem anderen Formular.

Einwilligung und Double-Opt-in

Ein Häkchen in der Einwilligungs-Checkbox speichert die Einwilligung des Kontakts in E-Mail-Marketing. Mit der Empfängerregel Nur Kontakte, die zugestimmt haben bekommen nur Kontakte mit dieser Einwilligung eine Kampagne.

Mit eingeschaltetem Double-Opt-in zählt das Häkchen allein nicht. Der Kontakt bekommt in deinem Namen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, und die Einwilligung wird gespeichert, sobald der Link genutzt wird. Bis dahin steht der Kontakt in deinem CRM als nie gefragt. Der Link ist sieben Tage gültig. Double-Opt-in ist in der EU die sichere Wahl, weil es belegt, dass die Adresse zu der Person gehört, die sich angemeldet hat.

Um ein bestehendes Formular zum Anmeldeformular zu machen, füge im Editor eine einzelne Checkbox hinzu und schalte in ihren Einstellungen Newsletter-Einwilligung ein. Die Seite zeigt bei jedem Formular, ob es eine Einwilligung abfragt und ob sie per Häkchen oder erst nach dem Link in der E-Mail zählt.

Kampagne erstellen

Eine Kampagne entsteht auf einer Seite. Vier Karten in der Reihenfolge, in der eine Mail geschrieben wird, jede mit einem Haken, sobald sie vollständig ist:

An. Wer die Mail bekommt. Empfänger wählen öffnet die Filter (siehe unten). Die Karte zeigt den Filter in Worten, wie viele Kontakte die Mail bekommen und die Empfängerregel.
Von. Das Postfach, das sendet, und ein Name für die Kampagne, den nur du siehst.
Betreff. Betreff und Vorschautext, mit einer Zeile, die zeigt, wie es im Posteingang aussieht.
Inhalt. Der Editor mit der fertigen Mail daneben. Die Vorschau folgt deiner Eingabe. Blende sie aus, wenn du die volle Breite brauchst.

Wähle unter Kontakte für Vorschau bis zu 20 Kontakte und vergleiche ihre personalisierten Nachrichten mit den Pfeilen. Die Auswahl gilt für alle Schritte einer Sequenz. Auch beim Aufnehmen aus dem CRM kannst du die ausgewählten Kontakte prüfen und zwischen den Schritten wechseln. Die Vorschau zeigt Absendername, Betreff, Vorschautext und Nachricht. Die Vorschauauswahl nimmt keine Kontakte auf und versendet keine E-Mails. Auswahl aufheben zeigt wieder einen Beispielkontakt.

Unter den Karten prüft Bereit zum Senden? von selbst, sobald du etwas änderst. Die Leiste unten sendet sofort oder plant den Versand. Alles wird beim Tippen gespeichert; es gibt keinen Speichern-Button.

Editor und Platzhalter

Der Editor ist ein visueller Editor mit HTML-Quellcode-Modus. Tippe / für Blöcke wie Überschriften, Buttons und Bilder oder wechsle zu HTML für volle Kontrolle.

Platzhalter werden beim Versand mit Kontaktdaten gefüllt:

{{firstName}}
{{lastName}}
{{fullName}}
{{email}}
{{companyName}}

Ein fehlender Wert wird als leerer Text ausgegeben, nie als roher Platzhalter. Schreibe Sätze, die auch ohne den Wert funktionieren. Aus Hallo {{firstName}}, wird Hallo, wenn der Vorname unbekannt ist.

meetergo hängt beim Versand an jede Kampagne eine Fußzeile an: Firmenname und Adresse aus deinen Workspace-Einstellungen sowie einen Abmeldelink. Den Abmeldelink kannst du nicht entfernen. Die Fußzeile enthält außerdem eine kurze Zeile "Gesendet mit meetergo", es sei denn, dein Tarif enthält eigenes Branding.

Zielgruppe wählen

Empfänger wählen auf der Karte An öffnet den Zielgruppen-Editor.

Filter hinzufügen und wählen, wonach gefiltert wird: ein Tag, die Sprache, Land oder Stadt, Name oder E-Mail, Position oder Unternehmen, wann der Kontakt angelegt wurde, woher er kam, seine Werbe-Einwilligung, eines deiner eigenen Felder oder ob der Kontakt eine frühere Kampagne erhalten, geöffnet oder angeklickt hat.
Operator (ist, ist nicht, enthält, in den letzten N Tagen und so weiter) und Wert wählen. Listen zeigen, wie viele Kontakte jeden Wert tragen.
Weitere Filter hinzufügen und festlegen, ob Kontakte alle oder eine der Bedingungen erfüllen müssen.

Die Zahl rechts aktualisiert sich laufend: wie viele Kontakte passen, wie viele die Mail tatsächlich bekommen und warum der Rest ausgelassen wird (keine Einwilligung, keine E-Mail-Adresse, auf der Sperrliste).

Als Zielgruppe speichern bewahrt den Filter unter einem Namen auf. Gespeicherte Zielgruppen erscheinen oben im Editor und auf der Seite Zielgruppen, wo du sie auch als CSV exportieren oder daraus eine neue Kampagne starten kannst. CSV exportieren lädt die Kontakte herunter, die die Mail jetzt bekommen würden.

Eine Kampagne erreicht höchstens 20.000 Kontakte. Teile größere Zielgruppen mit Filtern auf, zum Beispiel nach Region oder Kundengruppe.

Wer sie bekommen darf

Jede Kampagne trägt eine Empfängerregel. meetergo prüft sie beim Versand für jeden Kontakt und speichert sie pro Mail. Die Vorgabe für neue Kampagnen steht in den Newsletter-Einstellungen.

Nur Kontakte, die zugestimmt haben. Die Mail geht an Kontakte, deren letzte Entscheidung zu Werbemails ein Ja war, zum Beispiel über eine Checkbox im Formular oder ein Double-Opt-in. Das ist die sichere Vorgabe.

Alle, die sich nicht abgemeldet haben. Die Mail geht an alle Kontakte außer denen, die abgelehnt oder sich abgemeldet haben. Wähle das nur, wenn du diese Kontakte bereits anschreiben darfst, zum Beispiel weil sie deine Kunden sind.

Welche Kontakte du anschreiben darfst, hängt davon ab, wo du und deine Leser sitzen. meetergo setzt die Regel durch, die du wählst; ob sie für deine Zielgruppe die richtige ist, entscheidest du.

Kontakte, die sich abgemeldet oder die Einwilligung verweigert haben, erhalten nie eine Kampagne, egal welche Grundlage gewählt ist.

Prüfen und testen

Die Karte Bereit zum Senden? prüft von selbst kurz nach jeder Änderung:

Blocker stoppen den Versand. Beispiele: kein Postfach gewählt oder nicht getestet, leerer Betreff, leerer Text, ein Link, der nicht erreichbar ist, ein unbekannter Platzhalter, niemand in der Zielgruppe.
Zum Prüfen weist auf wahrscheinliche Probleme hin. Beispiele: kein Vorschautext, kein Bounce-Postfach, kein DMARC-Eintrag für deine Domain.

Behebe die Blocker und schick dann aus derselben Karte eine Testmail an bis zu fünf Adressen. Die Testmail enthält Fußzeile und Abmeldelink genau so, wie Empfänger sie sehen. Platzhalter werden mit Beispieldaten gefüllt.

Jetzt senden oder planen

Jetzt senden startet den Versand innerhalb einer Minute.
Planen lässt dich Datum und Uhrzeit wählen. Die Kampagne wird als geplant angezeigt und startet von selbst.

Eine geplante Kampagne kannst du abbrechen, bis sie startet. Sie wird wieder zum Entwurf, und du kannst sie bearbeiten oder eine neue Zeit wählen.

Der Versand läuft in Blöcken innerhalb des Stundenlimits deines Absenders. Eine große Kampagne kann einige Stunden dauern. Du kannst sie jederzeit pausieren und später fortsetzen.

Die Zielgruppe wird beim Start festgelegt. Kontakte, die du danach taggst, kommen nicht mehr in eine laufende Kampagne.

Duplizieren, löschen und archivieren

Entwürfe kannst du duplizieren oder löschen.
Eine Kampagne, die Empfänger erreicht hat, kannst du nicht löschen. Archiviere sie stattdessen. Der Bericht bleibt erhalten, und du kannst die Kampagne später wiederherstellen.

Bericht lesen

Öffne eine gesendete Kampagne, um den Bericht zu sehen.

Gesendet, Fehlgeschlagen und Übersprungen zeigen, was mit der Zielgruppe passiert ist. Übersprungene Mails sind nach Grund gruppiert.
Öffnungen zählen Empfänger, deren Mailprogramm das Zählbild geladen hat.
Klicks zählen Empfänger, die mindestens einen Link geklickt haben. Top-Links listet jeden Link mit seinen Klicks.
Bounces zählen Mails, die der empfangende Server abgelehnt hat. Dafür braucht dein Absender IMAP.
Abmeldungen zählen Empfänger, die sich über diese Kampagne abgemeldet haben.

Die Zeitleiste zeigt Sendungen, Öffnungen und Klicks pro Stunde. Der Tab Empfänger listet jeden Kontakt mit Status und lässt dich nach geöffnet, geklickt, Bounce oder ungeöffnet filtern. Öffne einen Empfänger, um seinen Verlauf zu sehen.

Öffnungen sind eine Schätzung. Apple Mail und einige andere Programme laden Bilder zum Schutz der Privatsphäre automatisch. Diese Empfänger zählen als geöffnet, auch wenn sie die Mail nie gelesen haben. Andere Programme blockieren Bilder, bis der Leser sie freigibt. Echte Öffnungen können so fehlen. Nutze Klicks, wenn du ein verlässliches Signal brauchst.

meetergo misst Öffnungen und Klicks selbst. Es wird keine IP-Adresse gespeichert.

Ein Kontakt im Detail

Öffne einen Kontakt unter Kontakte. Der Block Newsletter sagt dir, ob diese Person die nächste Kampagne bekommt: eingewilligt, nie gefragt, abgemeldet, unzustellbar, als Spam markiert oder von dir blockiert. Dazu siehst du, wie viele Kampagnen sie erhalten hat, wann die letzte rausging und wann sie zuletzt eine geöffnet hat.

Sperrliste

Die Sperrliste enthält Adressen, die dein Workspace nicht mehr anschreiben darf:

Hard Bounce: Die Adresse existiert nicht. Wird automatisch aus Bounces ergänzt.
Beschwerde: Der Empfänger hat die Mail als Spam gemeldet.
Manuell: Du hast sie selbst eingetragen.

Gesperrte Kontakte werden in jeder Kampagne übersprungen. Zum Eintragen öffnest du Sperrliste und gibst die Adresse ein. Zum Entfernen öffnest du den Eintrag und klickst auf Entfernen. Entferne eine Adresse nur, wenn du sicher bist, dass sie wieder funktioniert, zum Beispiel weil der Empfänger darum gebeten hat.

Abmeldungen stehen nicht auf dieser Liste. Sie werden als Einwilligungsentscheidung am Kontakt gespeichert und sind genauso verbindlich.

Fehlerbehebung

Anmeldung fehlgeschlagen

Der Verbindungstest meldet einen Anmeldefehler.

Prüfe den Benutzernamen. Viele Anbieter erwarten die vollständige E-Mail-Adresse.
Prüfe das Passwort. Manche Anbieter verlangen ein App-Passwort statt des Kontopassworts.
Prüfe Host, Port und TLS-Einstellung anhand der Dokumentation deines Anbieters.

Testmail kommt nicht an

Schau in den Spam-Ordner.
Prüfe, ob die Absenderadresse zu dem Postfach gehört, mit dem du dich angemeldet hast. Viele Anbieter lehnen Mails von anderen Adressen ab.
Führe die DNS-Prüfung aus. Fehlendes SPF oder DKIM ist der häufigste Grund, warum eine Testmail verschwindet.

Kampagne wegen Bounces pausiert

meetergo pausiert eine Kampagne, wenn mehr als 5 % der ersten Sendungen bouncen. Das schützt den Ruf deiner Domain. Bereinige deine Kontakte, entferne alte Adressen und setze die Kampagne auf ihrer Seite fort. Adressen mit Hard Bounce stehen bereits auf der Sperrliste und werden beim Fortsetzen übersprungen. Vorübergehende Fehler, zum Beispiel ein volles Postfach, werden nicht gesperrt und bei der nächsten Kampagne erneut versucht.

Absender zeigt einen Fehler, obwohl der Versand vorher lief

Dein Anbieter hat während einer Kampagne eine Anmeldung abgelehnt. Meist wurde das Passwort geändert oder der Anbieter hat das Postfach wegen zu schnellen Sendens gesperrt. Korrigiere die Anmeldung, senke bei Bedarf das Stundenlimit, führe den Test erneut aus und setze die Kampagne fort.

Microsoft 365

Wähle Microsoft 365 / Outlook im Postfach-Assistenten und melde dich bei Microsoft an. Erlaube das Senden von E-Mails, wähle das Konto und teste die Verbindung. Gegebenenfalls muss dein Organisationsadmin zustimmen. Microsoft-Anleitung.

Gmail und Google Workspace

Google akzeptiert dein Kontopasswort nicht für SMTP. Aktiviere die Bestätigung in zwei Schritten, erstelle in deinem Google-Konto ein App-Passwort und nutze es als SMTP- und IMAP-Passwort. Nutze smtp.gmail.com, Port 587 und imap.gmail.com, Port 993. Beachte, dass Google den Versand für die meisten Konten auf einige hundert Mails pro Tag begrenzt.

E-Mail-Sequenzen aus dem CRM

Wähle Kontakte unter Kontakte oder Deals in der CRM-Tabelle aus und klicke auf Zur E-Mail-Sequenz hinzufügen. Bei Deals wird nur der Hauptkontakt aufgenommen. Jeder Kontakt wird einmal berücksichtigt. Du kannst bis zu 500 Kontakte gleichzeitig aufnehmen.

Wähle eine Sequenz und prüfe ihre E-Mails und Einstellungen. Bei einer aktiven Sequenz starten die geplanten E-Mails und Nachfassnachrichten. Ein Entwurf oder eine pausierte Sequenz wartet auf die Aktivierung. Bereits aufgenommene Kontakte werden übersprungen. Die Empfängerregel, Abmeldungen und Sperrliste gelten weiterhin.

Im Sequenz-Editor kannst du Folgendes aktivieren:

Nach einer Antwort stoppen: stoppt, wenn eine persönliche Antwort zu einer E-Mail gehört, die diese Sequenz nach der Aufnahme gesendet hat. Andere eingehende Nachrichten und erkannte automatische Antworten stoppen sie nicht. Verbinde das Empfangspostfach und aktiviere die Antworterfassung.
Bei Terminbuchung stoppen: stoppt nach einer neuen, nicht stornierten meetergo-Buchung in deinem Workspace mit der E-Mail-Adresse des Kontakts. Buchungen unter einer anderen Adresse werden nicht zugeordnet.

Beide Einstellungen sind standardmäßig ausgeschaltet. Sie werden vor jeder fälligen E-Mail geprüft. Der Stoppgrund erscheint bei der Aufnahme. Eine bereits im Versand befindliche E-Mail kann nicht zurückgerufen werden. Das Ausschalten einer Einstellung startet gestoppte Aufnahmen nicht erneut.

E-Mail-Auswertung

Unter Bericht siehst du gesendete E-Mails, eindeutige Öffnungen und Klicks mit ihren Raten, Bounces, Abmeldungen und unmittelbare Sendefehler. Die Raten beziehen sich auf gesendete E-Mails. Jede E-Mail zählt für Öffnungen und Klicks jeweils einmal, auch bei wiederholten Aufrufen.

Gesendet bedeutet, dass dein Mailserver die E-Mail angenommen hat. Es bestätigt keine Zustellung im Posteingang. Datenschutzfunktionen und automatische Linkscanner können die Messung beeinflussen. Bestätigte Zustellungen und Spam-Beschwerden sind bei verbundenen Mailservern nicht verfügbar.

Die Übersicht zählt E-Mails der letzten 30 Tage, einschließlich neuer E-Mails aus älteren Sequenzen. Die E-Mail-Auswertung einer Sequenz zeigt die Gesamtergebnisse seit Beginn und die Ergebnisse pro Schritt. Entfernte Schritte bleiben im Bericht. Gezählt werden E-Mails: Eine Person mit drei empfangenen Schritten zählt als drei gesendete E-Mails.

FAQ

Kann ich an Kontakte ohne Tag senden?

Ja. Ohne Filter sind alle berechtigten Kontakte dabei.

Wo landen Abmeldungen?

Eine Abmeldung wird als Einwilligungsentscheidung am Kontakt gespeichert. Der Kontakt bleibt in deinem CRM, erhält aber keine Kampagne mehr.

Kann ich mehrere Postfächer nutzen?

Ja. Lege mehrere Absender an und wähle pro Kampagne einen aus, zum Beispiel einen für Vertrieb und einen für Produktneuigkeiten.

Sendet meetergo über eigene Server?

Nein. Jede Kampagne geht über das Postfach, das du verbindest. Der Ruf deiner Domain bleibt bei dir.

Antworten erfassen

Kampagnenberichte und Sequenzauswertungen zeigen Geantwortet und die Antwortrate. Jede gesendete Nachricht zählt einmal, auch wenn der Empfänger mehrfach antwortet. Die Rate bezieht sich auf erfolgreich gesendete Nachrichten. Wähle in der Empfängerliste Geantwortet, um die Antworten zu filtern. Der Verlauf zeigt, wann die Antwort eingegangen ist.

Verbinde unter Postfächer das Postfach, das die Antworten empfängt. Aktiviere für IMAP Rückläufer und Antworten lesen oder verbinde Microsoft erneut und erlaube das Lesen von E-Mails. Eine abweichende Antwortadresse benötigt ein eigenes verbundenes Empfangspostfach. Reine SMTP-Versanddienste bieten keinen Postfachzugriff.

Die Postfächer werden alle 10 Minuten geprüft, anfangs für die letzten 30 Tage. Eine vorhandene CRM-Synchronisierung kann ebenfalls passende Antworten liefern. meetergo ordnet Nachrichten anhand ihrer Header, des Empfängers und der Empfangsadresse innerhalb deines Unternehmens zu. Rückläufer und erkannte automatische Antworten zählen nicht. Antworten ohne passende Header können nicht zugeordnet werden.

Fehlt die Verbindung oder läuft die erste Prüfung noch, zeigt der Bericht den Erfassungsstatus, statt null Antworten zu behaupten. Für ältere Nachrichten wird die Erfassung als teilweise angezeigt. Bereits erfasste Antworten bleiben sichtbar. Beim Bearbeiten eines Postfachs kannst du Antworten erfassen ein- und ausschalten.