Team-Verfügbarkeit Übersicht

Wenn mehrere Teammitglieder Buchungen bearbeiten, wird die Verfügbarkeit komplexer. meetergo bietet verschiedene Wege, um Team-Terminplanung zu verwalten – von der Verteilung von Buchungen unter Mitgliedern bis zur Anforderung der Verfügbarkeit aller für Gruppenmeetings.

Team-Terminplanungsoptionen

Round-Robin-Terminplanung

Round Robin verteilt eingehende Buchungen automatisch unter Teammitgliedern.

So funktioniert es

1. Teilnehmer besucht die Team-Buchungsseite
2. meetergo findet das nächste verfügbare Teammitglied
3. Buchung wird diesem Mitglied zugewiesen
4. Nächste Buchung geht an ein anderes Mitglied

Verteilungsmethoden

Round Robin einrichten

1. Erstellen Sie eine Gruppe mit Teammitgliedern
2. Erstellen Sie eine Terminart, die der Gruppe zugewiesen ist
3. Wählen Sie Round Robin-Verteilung
4. Konfigurieren Sie Verteilungspräferenzen
5. Teilen Sie den Team-Buchungslink

Was Teilnehmer sehen

• Verfügbare Zeiten von jedem Teammitglied
• Können sehen oder nicht sehen, mit wem sie sich treffen (konfigurierbar)
• Bestätigung zeigt den zugewiesenen Host

Siehe Round Robin verstehen für detaillierte Einrichtung.

Kollektivmeetings (Mehrere Hosts)

Kollektivmeetings erfordern, dass alle ausgewählten Teammitglieder gleichzeitig verfügbar sind.

So funktioniert es

1. Sie wählen, welche Teammitglieder teilnehmen müssen
2. Verfügbarkeit zeigt nur Zeiten, wenn ALLE frei sind
3. Buchung erstellt Kalenderereignisse für alle
4. Alle Hosts erhalten die Meeting-Details

Anwendungsfälle

• Panel-Interviews (mehrere Interviewer)
• Kundenmeetings mit Account-Team
• Schulungssitzungen mit Co-Moderatoren
• Vertriebsgespräche mit technischem Support

Kollektivmeetings einrichten

1. Erstellen Sie eine Terminart
2. Aktivieren Sie Mehrere Hosts oder Kollektiv
3. Wählen Sie die erforderlichen Teilnehmer
4. Speichern Sie die Terminart

Verfügbarkeitsberechnung

meetergo findet Zeitfenster, in denen:

• Alle erforderlichen Hosts verfügbar sind
• Keine Kalenderkonflikte für irgendjemanden bestehen
• Alle Terminplanungsregeln erfüllt sind

Dies kann die verfügbaren Slots erheblich reduzieren – stellen Sie sicher, dass Hosts abgestimmte Zeitpläne haben.

Siehe Gruppenmeeting mit mehreren Hosts.

Gruppen und Teams

Gruppen organisieren Benutzer für Team-Terminplanungsfunktionen.

Eine Gruppe erstellen

1. Gehen Sie zu Team → Gruppen
2. Klicken Sie auf Gruppe erstellen
3. Benennen Sie Ihre Gruppe (z.B. "Vertriebsteam")
4. Fügen Sie Mitglieder hinzu
5. Weisen Sie optional Gruppen-Admins zu

Gruppenlimits

• Bis zu 30 Mitglieder pro Gruppe
• Bis zu 20 Admins pro Gruppe
• Benutzer können zu mehreren Gruppen gehören

Gruppenverfügbarkeit

Die Verfügbarkeit einer Gruppe ist die Kombination aller Mitglieder:

• Round Robin: Verfügbarkeit jedes Mitglieds
• Kollektiv: Schnittmenge der Verfügbarkeit aller Mitglieder

Auswirkung individueller Verfügbarkeit

Die persönliche Verfügbarkeit jedes Teammitglieds beeinflusst die Team-Terminplanung:

Kalenderverbindungen

• Mitglieder sollten ihre Kalender verbinden
• Belegte Zeiten werden automatisch blockiert
• Mehrere Kalender können geprüft werden

Verfügbarkeitseinstellungen

Jedes Mitglied legt selbst fest:

• Arbeitszeiten
• Pufferzeiten
• Mindestvorlaufzeiten

Urlaub und Freizeit

Wenn Teammitglieder Zeit blockieren:

• Round Robin überspringt sie während dieser Periode
• Kollektivmeetings verlieren diese Slots vollständig

Team-Verfügbarkeit verwalten

Dashboard-Ansicht

Admins können sehen:

• Die verbundenen Kalender jedes Mitglieds
• Aktueller Verfügbarkeitsstatus
• Kommende Buchungen pro Mitglied

Abdeckungslücken

Achten Sie auf Zeiten, in denen:

• Alle Teammitglieder nicht verfügbar sind
• Nur eine Person einen Zeitslot abdeckt
• Bestimmte Tage begrenzte Abdeckung haben

Arbeitslast ausgleichen

Überwachen Sie die Buchungsverteilung:

• Prüfen Sie, wer mehr Meetings bekommt
• Passen Sie Prioritätseinstellungen bei Bedarf an
• Stellen Sie faire Verteilung sicher

Best Practices

Kalenderverbindungen sicherstellen

Vor Aktivierung der Team-Terminplanung:

• Überprüfen Sie, ob alle Mitglieder Kalender verbunden haben
• Prüfen Sie, ob Kalender korrekt synchronisieren
• Testen Sie mit Beispielbuchungen

Arbeitszeiten abstimmen

Für Kollektivmeetings:

• Koordinieren Sie Team-Verfügbarkeitsfenster
• Berücksichtigen Sie Zeitzonenunterschiede
• Setzen Sie realistische überlappende Zeiten

Regelmäßige Check-Ins

Überprüfen Sie regelmäßig:

• Verteilen sich Buchungen fair?
• Ist die Teamkapazität angemessen?
• Müssen Verfügbarkeitseinstellungen aktualisiert werden?

Klare Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder wissen:

• Dass sie Teil der Team-Terminplanung sind
• Dass ihre Verfügbarkeit Buchungen beeinflusst
• Wie sie bei Bedarf Zeit blockieren können

Fehlerbehebung

Keine verfügbaren Slots

Wenn die Team-Buchungsseite keine Verfügbarkeit zeigt:

1. Prüfen Sie den Kalender jedes Mitglieds auf Konflikte
2. Überprüfen Sie, ob Verfügbarkeitseinstellungen nicht zu restriktiv sind
3. Stellen Sie bei Kollektivmeetings Zeitplanüberlappung sicher
4. Überprüfen Sie Mindestvorlauf- und Puffereinstellungen

Ungleiche Verteilung

Wenn Buchungen sich nicht gleichmäßig verteilen:

1. Prüfen Sie Verteilungseinstellungen
2. Überprüfen Sie, ob alle Mitglieder ähnliche Verfügbarkeit haben
3. Überprüfen Sie Prioritätskonfigurationen
4. Suchen Sie nach Mitgliedern mit restriktiven Zeitplänen

Falscher Host zugewiesen

Wenn das falsche Teammitglied zugewiesen wird:

1. Prüfen Sie die Gruppenmitgliedschaft
2. Überprüfen Sie die Round-Robin-Reihenfolge
3. Suchen Sie nach Verfügbarkeitsbeschränkungen
4. Überprüfen Sie Zuweisungsprotokolle

FAQ

Kann ein Teammitglied Round Robin vorübergehend deaktivieren?

Ja, sie können ihren Kalender blockieren oder vorübergehend aus der Gruppe entfernt werden.

Was passiert, wenn ein Teammitglied krank ist?

Sie sollten ihren Kalender blockieren. Round Robin überspringt sie dann automatisch.

Können Teilnehmer wählen, mit welchem Teammitglied sie sich treffen?

Bei Standard-Round-Robin nein. Für wahlbasierte Terminplanung erstellen Sie individuelle Terminarten oder verwenden Sie eine andere Konfiguration.

Sehen Teammitglieder die Kalender der anderen?

Teammitglieder sehen aggregierte Verfügbarkeit, aber nicht die detaillierten Kalenderereignisse der anderen (aus Datenschutzgründen).

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