Termine an andere Teammitglieder übergeben

Mit der Übergabe-Funktion (Handoff) kannst du Termine an andere Teammitglieder übertragen. Das ist besonders nützlich, wenn jemand krank wird, in den Urlaub geht oder kurzfristig ausfällt. meetergo bietet zwei Wege dafür an: die Einzelübergabe für einen bestimmten Termin und den Bulk-Handoff-Assistenten für mehrere Termine auf einmal.

Die Übergabe-Funktion ist ein kostenpflichtiges Feature. Falls die Schaltfläche „Freischalten" angezeigt wird, muss ein Admin den Plan upgraden.

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Einen Termin übergeben

Termin finden

Finde den Termin in der Liste Bevorstehend. Nutze Bereichsauswahl, Suche oder Terminseitenfilter, wenn die Liste lang ist.

Einen Termin übergeben

Termin finden

Finde den Termin in der Liste Bevorstehend. Nutze Bereichsauswahl, Suche oder Terminseitenfilter, wenn die Liste lang ist.

Aktionsmenü öffnen

Öffne das Aktionsmenü des Termins, um die Host-Aktionen für diese Buchung zu sehen.

Übergeben auswählen

Wähle Übergeben, um den Dialog für die Einzelübergabe zu öffnen. Der Termin wird dadurch noch nicht geändert.

Übergabedialog prüfen

Der Dialog zeigt den Teilnehmer und lässt dich den neuen Host auswählen.

Benutzerauswahl öffnen

Öffne die Benutzerauswahl, um verfügbare Teammitglieder für diesen Termin zu sehen.

Neuen Host wählen

Wähle die Kollegin oder den Kollegen aus, der den Termin übernehmen soll. Aktuelle Hosts können nicht erneut ausgewählt werden.

Erst nach Prüfung bestätigen

Klicke erst auf Übergeben, wenn der neue Host stimmt. meetergo aktualisiert den Host und sendet die Übergabe-Benachrichtigungen.

Bulk-Übergabe einrichten

Bulk-Übergabe öffnen

Klicke oben auf Termine übergeben, wenn mehrere Buchungen gemeinsam wechseln sollen.

Assistenten prüfen

Der Assistent fragt zuerst, wessen Termine übergeben werden sollen und wer sie übernehmen soll.

Quellauswahl öffnen

Öffne die Quellauswahl, um die Person auszuwählen, deren Termine wechseln sollen.

Quell-Host auswählen

Wähle den Host aus, dessen Termine übernommen werden müssen.

Team als Ziel nutzen

Wähle Team, wenn Termine auf mehrere Workspace-Mitglieder verteilt werden sollen.

Teamauswahl öffnen

Öffne die Teamauswahl, um das Workspace-Team für die Vertretung auszuwählen.

Sales Team auswählen

Wähle das Team aus, das die Übergabe übernehmen soll.

Zum Zeitraum wechseln

Fahre fort, sobald Quell-Host und Ziel-Team stimmen.

Übergabevorschau prüfen

Betroffene Termine prüfen

Wähle den Zeitraum und prüfe, wie viele Termine betroffen sind, bevor du fortfährst.

Vorschau öffnen

Öffne die Vorschau, um jeden Termin und den geplanten Ziel-Host zu prüfen.

Terminverfügbarkeit prüfen

Die Vorschau zeigt gesamte, verfügbare und konfliktbehaftete Termine, bevor eine Übergabe ausgeführt wird.

Optional Verfügbarkeit sperren

Nutze Verfügbarkeit sperren, wenn der Quell-Host im ausgewählten Zeitraum keine neuen Buchungen erhalten soll.

Erst nach Prüfung übergeben

Starte die Übergabe erst, wenn Vorschau, Konflikte und die Option zur Verfügbarkeitssperre stimmen.

Einen einzelnen Termin übergeben

Wenn du einen bestimmten Termin an ein anderes Teammitglied übergeben möchtest:

Gehe zu Buchungen in der linken Navigation
Öffne den Termin, den du übergeben möchtest
Klicke auf Übergeben (oder das Übergabe-Symbol)
Wähle aus der durchsuchbaren Liste das Teammitglied, das den Termin übernehmen soll. Tippe los, um nach Namen zu filtern. Bei jeder Person wird ein Verfügbarkeitshinweis für den Terminzeitpunkt angezeigt, sodass du Konflikte vor der Übergabe erkennst.

Die Liste enthält nur Mitglieder des Teams, zu dem der Termin gehört, alphabetisch sortiert. Aktuelle Gastgeber des Termins sind ausgegraut und können nicht erneut ausgewählt werden.

Organisations-Admins sehen einen Schalter Alle Nutzer der Organisation anzeigen. Aktiviere ihn, um die Liste über das Team des Termins hinaus auf alle Personen der Organisation zu erweitern (abhängig von den Übergabe-Berechtigungen deiner Organisation).

Klicke auf Übergeben, um die Übergabe abzuschließen

Was passiert dann:

Das neue Teammitglied wird als Gastgeber eingetragen
Der Termin erscheint im Kalender des neuen Gastgebers
Der Termin wird aus dem Kalender des vorherigen Gastgebers entfernt
Bei Online-Meetings wird automatisch ein neuer Meeting-Link generiert
Alle Teilnehmer und der neue Gastgeber werden per E-Mail informiert

Verfügbarkeitswarnung

Wenn das gewählte Teammitglied zum Terminzeitpunkt einen Kalenderkonflikt hat (z. B. ein anderer Termin im verbundenen Kalender), erscheint eine Warnung. Du kannst dann entscheiden:

Abbrechen — und ein anderes Teammitglied wählen
Trotzdem fortfahren — um die Übergabe trotz des Konflikts durchzuführen

Mehrere Termine auf einmal übergeben (Bulk-Handoff)

Wenn ein Teammitglied für einen längeren Zeitraum ausfällt (z. B. Krankheit, Urlaub), kannst du mit dem Bulk-Handoff-Assistenten alle betroffenen Termine auf einmal übergeben.

Gehe zu Buchungen in der linken Navigation
Klicke auf Termine übergeben in der oberen Leiste

Der Assistent führt dich in vier Schritten durch den Prozess:

Schritt 1: Quelle und Ziel auswählen

Termine übergeben von: Wähle das Teammitglied, dessen Termine übergeben werden sollen
Übergeben an: Wähle zwischen:
- Bestimmter Benutzer — Alle Termine gehen an eine Person
- Team — Termine werden auf die Mitglieder eines Teams/Workspace verteilt (unter Berücksichtigung der Kalenderverfügbarkeit)

Schritt 2: Zeitraum wählen

Wähle den Zeitraum, für den Termine übergeben werden sollen:

Option	Zeitraum
Heute	Nur Termine von heute
Diese Woche	Ab heute bis Ende der Woche
Dieser Monat	Ab heute bis Ende des Monats
Benutzerdefiniert	Frei wählbarer Datumsbereich

Eine Vorschau zeigt dir, wie viele Termine im gewählten Zeitraum betroffen sind — aufgeteilt in verfügbare (grün) und konfliktbehaftete (gelb).

Schritt 3: Vorschau und Übergabe

In der Vorschau siehst du jeden betroffenen Termin mit:

Grünes Häkchen ✅ — Ziel-Teammitglied ist verfügbar, Übergabe kann sofort erfolgen
Gelbes Warnsymbol ⚠️ — Es besteht ein Kalenderkonflikt beim Ziel (z. B. ein anderer Termin) — der Konfliktgrund wird angezeigt

Übergabe-Optionen:

Verfügbare Termine übergeben — Nur Termine ohne Konflikt werden übergeben
Alle trotzdem übergeben — Alle Termine werden übergeben, auch die mit Konflikten

Verfügbarkeit des Quell-Benutzers blockieren

Im Vorschau-Schritt kannst du optional die Verfügbarkeit des Quell-Benutzers blockieren:

Aktiviere die Checkbox Verfügbarkeit blockieren für [Name]
Optional: Gib einen Grund ein (z. B. „Krankheit", „Urlaub")
meetergo erstellt automatisch eine Verfügbarkeitsausnahme (Blockierregel) für den gewählten Zeitraum

Wenn du die Verfügbarkeit blockierst, können im gewählten Zeitraum keine neuen Buchungen für dieses Teammitglied mehr vorgenommen werden. Die bestehenden Termine werden übergeben, und der Buchungslink zeigt automatisch nur die Verfügbarkeit der verbleibenden Teammitglieder an.

Schritt 4: Ergebnis

Nach der Übergabe siehst du eine Zusammenfassung:

Wie viele Termine erfolgreich übergeben wurden
Ob die Verfügbarkeit blockiert wurde (mit Zeitraum und Grund)
Falls Termine nicht übergeben werden konnten, werden diese separat aufgelistet

Vertretung bei Krankheit oder Urlaub — Schritt für Schritt

Wenn du deine eigene Abwesenheit planst, automatisiert die Abwesenheitsfunktion all diese Schritte — inklusive Entfernung aus und Wiederherstellung in Warteschlangen.

Hier ist der empfohlene Ablauf, wenn ein Teammitglied kurzfristig ausfällt:

1. Bereits gebuchte Termine übergeben

Öffne den Bulk-Handoff-Assistenten (Buchungen → Termine übergeben)
Wähle das ausgefallene Teammitglied als Quelle
Wähle das vertretende Teammitglied (oder Team) als Ziel
Wähle den Zeitraum der Abwesenheit
Aktiviere Verfügbarkeit blockieren und gib den Grund ein (z. B. „Krank")
Prüfe die Vorschau und klicke auf Übergeben

2. Neue Buchungen automatisch umleiten

Durch das Blockieren der Verfügbarkeit im vorherigen Schritt passiert Folgendes automatisch:

Bei Round-Robin-Terminseiten: Neue Buchungen gehen nur noch an die verfügbaren Gastgeber
Bei Einzel-Terminseiten: Die Buchungsseite zeigt keine Verfügbarkeit mehr an (falls nur ein Gastgeber zugeordnet ist)

Alternativ kannst du die Verfügbarkeit auch manuell blockieren — direkt im Kalender unter Verfügbarkeit → Tag auswählen → Blockierregel erstellen. Mehr dazu unter Verfügbarkeitsausnahmen.

3. Nach der Rückkehr

Wenn das Teammitglied zurückkehrt:

Lösche die Blockierregel unter Verfügbarkeit → Listenansicht
Ab sofort werden neue Buchungen wieder an alle Teammitglieder verteilt

Berechtigungen

Die Übergabe-Funktion kann auf Organisationsebene eingeschränkt werden:

Einstellung	Wer kann Termine übergeben
Alle	Jedes Teammitglied kann Termine übergeben
Nur Admins und Gruppen-Admins	Nur Organisations- und Workspace-Admins
Niemand	Nur Organisations-Admins können Termine übergeben

Diese Einstellung findest du unter Einstellungen → Organisation → Berechtigungen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Bei jeder Übergabe werden automatisch E-Mails versendet:

An den neuen Gastgeber: Benachrichtigung, dass ein Termin übernommen wurde
An alle Teilnehmer: Information, dass der Gastgeber gewechselt hat

E-Mail-Benachrichtigungen können pro Terminseite deaktiviert werden. Gehe dazu in die Terminseiten-Einstellungen → Benachrichtigungen und deaktiviere die entsprechenden E-Mails.

FAQ

Kann ich einen Termin an jemanden übergeben, der einen Kalenderkonflikt hat?

Ja. meetergo zeigt eine Warnung an, aber du kannst die Übergabe trotzdem durchführen, indem du auf „Trotzdem fortfahren" (Einzelübergabe) oder „Alle trotzdem übergeben" (Bulk-Handoff) klickst.

Werden Teilnehmer über die Übergabe informiert?

Ja, standardmäßig werden alle Teilnehmer per E-Mail informiert, dass der Gastgeber gewechselt hat. Diese Benachrichtigung kann pro Terminseite deaktiviert werden.

Was passiert mit dem Online-Meeting-Link?

Bei der Übergabe wird automatisch ein neuer Meeting-Link generiert (z. B. für Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom), der dem neuen Gastgeber zugeordnet ist.

Kann ich die Übergabe rückgängig machen?

Es gibt keine direkte „Rückgängig"-Funktion. Du kannst den Termin aber erneut übergeben — zurück an den ursprünglichen Gastgeber.

Was ist der Unterschied zwischen Einzelübergabe und Bulk-Handoff?

Die Einzelübergabe eignet sich für einen bestimmten Termin. Der Bulk-Handoff-Assistent ist für Szenarien gedacht, in denen alle Termine einer Person in einem Zeitraum übergeben werden sollen — z. B. bei Krankheit oder Urlaub. Der Bulk-Handoff bietet zusätzlich eine Vorschau mit Konflikterkennung und die Option, die Verfügbarkeit des Quell-Benutzers automatisch zu blockieren.

Funktioniert die Übergabe auch bei Team-Verteilung?

Ja. Wenn du im Bulk-Handoff-Assistenten Team als Ziel wählst, werden die Termine auf die Mitglieder des Teams verteilt — unter Berücksichtigung von Kalenderkonflikten. meetergo verteilt die Termine so, dass möglichst wenig Konflikte entstehen.