Events erstellen und verwalten

Events sind einmalige Veranstaltungen mit einer eigenen öffentlichen Anmeldeseite und Gästeliste. Nutze sie für Workshops, Meetups, Webinare und andere Veranstaltungen, bei denen Personen einen Platz reservieren, statt einen Termin aus deiner Verfügbarkeit zu wählen.

Events sind von Terminseiten getrennt. Änderungen an einem Event verändern deine Terminseiten nicht, und aus einer Anmeldung entsteht kein normaler Termin.

Event erstellen

1. Öffne im Bereich Planung des Dashboards Events.
2. Klicke auf Event erstellen.
3. Trage Titel, öffentlichen Slug, Beschreibung, Beginn, Ende, Zeitzone, Name des Gastgebers und Ort ein.
4. Lege im Schritt Tickets die Anzahl der Plätze und den Preis pro Platz fest. Ein Preis von 0 hält das Event kostenlos. Aktiviere die Warteliste, wenn Anmeldungen auch nach Erreichen der Kapazität möglich sein sollen.
5. Lege optional fest, wann die Anmeldung öffnet und schließt.
6. Klicke auf Als Entwurf speichern, prüfe die öffentliche Seite und klicke auf Veröffentlichen, sobald alles bereit ist.

Die öffentliche Seite zeigt Titel, Veranstalter, Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung und eine Anmeldekarte.

Bezahlte Tickets

Um für Plätze Geld zu verlangen, lege im Tab Tickets und Preis einen Preis fest und verbinde unter Integrationen einen Zahlungsanbieter. Stripe, PayPal und Mollie werden unterstützt; Gäste können mit jedem verbundenen Anbieter bezahlen. Bezahlte Tickets sind ab dem Light-Plan verfügbar.

Meldet sich jemand für ein bezahltes Event an, wird der Platz reserviert und die Person erhält einen Zahlungslink. Sobald die Zahlung eingeht, ist der Platz bestätigt und der Gast bekommt eine Bestätigung mit Kalenderdatei. Wird nicht rechtzeitig gezahlt, läuft die Reservierung ab und der Platz wird wieder frei.

Jeder bezahlte Platz wird automatisch mit deinen Rechnungseinstellungen fakturiert. Gutscheincodes aus deinen Coupons funktionieren auch bei Event-Tickets: Der Gast gibt den Code auf der Zahlungsseite ein und zahlt den reduzierten Betrag. Bei 100 % Rabatt entfällt die Zahlung komplett.

Stornierst du eine bezahlte Anmeldung oder das ganze Event, erstattet meetergo die Zahlung automatisch über den Anbieter und informiert den Gast per E-Mail.

Zahlung vor Ort oder per Rechnung

Zahlen Gäste vor Ort oder per Rechnung, stelle im Tab Tickets und Preis die Bezahlung auf Vor Ort oder per Rechnung. Ein Zahlungsanbieter ist dafür nicht nötig.

• Gäste sind sofort angemeldet. Es gibt keine Zahlungsseite und keine Reservierung.
• Die Event-Seite zeigt den Preis und den Hinweis „Die Zahlung erfolgt vor Ort oder per Rechnung.“
• Unter Gäste stehen diese Anmeldungen auf Zahlung offen. Klicke auf Als bezahlt markieren, sobald das Geld da ist.

Stornierst du eine Anmeldung, die nicht als bezahlt markiert ist, wird nichts erstattet. Eine als bezahlt markierte Anmeldung behandelt meetergo wie jede von Hand erfasste Zahlung: Du erstattest selbst, und meetergo erinnert dich per E-Mail.

Event-Seite gestalten

Im Tab Design legst du fest, wie die öffentliche Event-Seite aussieht. Die Vorschau neben den Einstellungen zeigt die Seite auf Desktop und Handy.

• Titelbild: Lade ein JPG, PNG oder WebP bis 10 MB hoch. Quadratische Bilder passen am besten. Klicke auf den Teil des Bildes, der beim Zuschneiden sichtbar bleiben soll.
• Theme: Klassisch, Minimal, Warm, Dunkel, Verlauf oder Aus Titelbild. Aus Titelbild färbt den Hintergrund passend zu deinem Titelbild.
• Akzentfarbe: für Buttons und Hervorhebungen. Marke übernimmt die Markenfarbe deines Unternehmens.
• Schrift für Überschriften: Modern, Editorial oder Geometrisch.

Klicke auf Design speichern. meetergo passt Text- und Buttonfarben automatisch an, damit alles auf jedem Theme gut lesbar bleibt. Mit Zurücksetzen kehrst du zum klassischen Aussehen zurück.

Teilst du den Link, zeigt die Vorschaukarte in Chats und sozialen Netzwerken Titel, Datum und Titelbild im selben Theme.

Anmeldeseite teilen

Sobald du ein Event veröffentlichst, öffnet sich Event teilen. Dort findest du den öffentlichen Link und den Code für deine Webseite. Später erreichst du denselben Dialog über Teilen oben im Event-Editor oder über das Teilen-Symbol auf der Event-Karte in der Liste. Nur veröffentlichte Events besitzen eine öffentliche Anmeldeseite.

Unter Auf deiner Webseite wählst du, wie das Event auf deiner Seite erscheint:

• Seite einbetten zeigt die ganze Event-Seite mit Anmeldung direkt auf deiner Webseite. Die Höhe passt sich automatisch an den Inhalt an.
• Button fügt einen Button Jetzt anmelden ein, der die Event-Seite in einem neuen Tab öffnet. Er braucht kein Skript. Bei bezahlten Tickets ist der Button voreingestellt, weil die Zahlung so in einem eigenen Tab startet.

Klicke auf Code kopieren und füge den Code im HTML-Bereich deines Website-Baukastens ein, zum Beispiel in einem HTML-Block bei WordPress, Wix oder Webflow. Mit Zurück zum Entwurf schließt du die Anmeldung, ohne das Event oder vorhandene Gastdaten zu löschen.

Jede Person meldet sich mit Name und E-Mail-Adresse an und akzeptiert den Einwilligungstext. Wiederholte Anmeldungen mit derselben E-Mail-Adresse belegen keinen weiteren Platz.

Bei Online- und Hybrid-Events zeigt die Seite nur „Online“. Trag den Meeting-Link unter Wo ein. Nur Gäste mit bestätigtem Platz bekommen ihn:

• in der Bestätigungsmail und den Erinnerungen,
• in der Kalenderdatei,
• auf ihrer Anmeldeseite.

Bei bezahlten Tickets ist das nach der Zahlung. Gäste, die noch nicht bezahlt haben, deren Reservierung abgelaufen ist oder die auf der Warteliste stehen, sehen Zeit und Ort, aber nicht den Link. Bei Vor Ort oder per Rechnung sind Gäste sofort bestätigt und bekommen den Link direkt.

Mit einem Anmeldeformular aus der App Formulare stellst du Gästen zusätzliche Fragen. Fragt dein Formular in einem Feld vom Typ Kontakt schon nach Namen (Vorname, Nachname oder beides) und E-Mail, ersetzt dieses Feld Name und E-Mail der Anmeldeseite.

Nach der Anmeldung weiterleiten

Unter Einstellungen trägst du bei Nach der Anmeldung weiterleiten einen Link ein, zum Beispiel zu deinen Verträgen. Bestätigte Gäste landen dann dort statt auf der Bestätigung. Bei bezahlten Tickets passiert das nach der Zahlung. An den Link hängt meetergo dieselben Angaben wie bei Terminseiten an: event_type_name, event_start_time, event_end_time, invitee_full_name, invitee_email und invitee_uuid. Gäste auf der Warteliste bleiben auf der Event-Seite.

Über die Webhooks Event-Anmeldung bestätigt und Event-Anmeldung storniert schickst du jede Anmeldung an Make, Zapier oder dein eigenes System. Mehr dazu in Webhooks in meetergo.

In deinem Kalender

Wenn du ein Event veröffentlichst, trägt meetergo es in den verbundenen Kalender jedes Hosts mit meetergo-Konto ein. Änderungen an Titel, Zeit oder Ort aktualisieren den Eintrag. Absagen, Archivieren, Zurück zum Entwurf oder das Entfernen eines Hosts nimmt ihn wieder heraus.

Der Eintrag ist als beschäftigt markiert, also kann dich während des Events niemand buchen. Das funktioniert mit Google Kalender und Outlook. Externe Speaker erhalten keinen Eintrag.

Kapazität und Warteliste

Bestätigte Anmeldungen belegen Kapazität. Sobald der letzte Platz vergeben ist:

• landen neue Anmeldungen bei aktivierter Warteliste auf der Warteliste;
• zeigt die Seite bei deaktivierter Warteliste an, dass das Event ausgebucht ist.

Wird eine bestätigte Anmeldung storniert, bestätigt meetergo automatisch die älteste geeignete Anmeldung auf der Warteliste. Gäste, die eine importierte Gästeliste auf die Warteliste gesetzt hat, rücken nicht nach. Im Dashboard stehen die Zahlen für bestätigte und wartende Personen direkt beim Event.

Zusätzliche Gäste anmelden

Bei kostenlosen Events kannst du erlauben, weitere Personen gemeinsam anzumelden:

1. Öffne das gespeicherte Event und wähle Anmeldung.
2. Wähle unter Zusätzliche Gäste pro Anmeldung eine Zahl von 1 bis 10. Die Einstellung wird sofort gespeichert.
3. Auf der Eventseite erscheint Weitere Person anmelden. Für jede Person werden Name, eine eigene E-Mail-Adresse und die Antworten auf deine Formularfragen benötigt.

Jede Person belegt einen eigenen Platz und erhält eine eigene Bestätigung mit Stornierungslink. Eine Stornierung gilt nur für diese Person. Für zusätzliche Gäste wird keine Newsletter-Einwilligung übernommen.

Reichen die freien Plätze nicht für alle aus, wird niemand aus dieser Anmeldung gebucht. Ist das Event voll und die Warteliste aktiv, werden alle auf die Warteliste gesetzt. Sie können einzeln nachrücken.

Wähle Deaktiviert, um keine weiteren gemeinsamen Anmeldungen zuzulassen. Bestehende Anmeldungen bleiben erhalten. Bei bezahlten Events ist die Funktion nicht verfügbar.

Stornierung durch Gäste und Widerrufsrecht

Jede Bestätigungsmail enthält einen Link, über den Gäste ihre Anmeldung selbst stornieren können. Lege im Tab Registrierung unter Stornierung durch Gäste fest, wie lange das geht:

• Jederzeit: bis das Event vorbei ist. Das ist die Voreinstellung.
• Bis zu einer Frist vor Beginn: Trage die Stunden ein, zum Beispiel 24. Danach verschwindet der Stornieren-Button und die Event-Seite nennt die Frist.
• Nicht möglich: Gäste können nicht selbst stornieren. Die Event-Seite weist darauf hin.

Gäste auf der Warteliste und Gäste, die noch nicht bezahlt haben, können sich immer austragen. Du selbst kannst jede Anmeldung unter Gäste stornieren, unabhängig von dieser Einstellung.

Aktivierst du Termingebundene Freizeitveranstaltung, nennen die Event-Seite und die Bestätigungsmail, dass kein Widerrufsrecht besteht (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB).

Gäste verwalten

Öffne ein Event und wähle Gäste, um Anmeldungen zu suchen oder zu filtern. Du kannst auch eine Person manuell anmelden und eine Anmeldung mit Begründung stornieren. Durch die Stornierung einer bestätigten Anmeldung wird ihr Platz freigegeben.

Um allen bestätigten und eingecheckten Gästen eine Nachricht zu schicken, klicke auf Gäste anschreiben. Jeder Gast bekommt eine eigene E-Mail und Antworten gehen an dich. Du kannst bis zu 5 Dokumente oder Bilder anhängen, insgesamt 10 MB.

Gästeliste importieren

Wenn sich Gäste über einen Partner anmelden, importiere seine Liste als CSV Datei:

1. Klicke in Gäste auf CSV importieren und wähle die Datei. Bis zu 2.000 Zeilen pro Import.
2. Prüfe die Spalten. E-Mail ist Pflicht. Name, Status und weitere Spalten sind optional.
3. Ordne jeden Status vom Partner einem meetergo Status zu, zum Beispiel "bestätigt" zu Bestätigt, "Warteliste" zu Warteliste, "abgesagt" zu Storniert. Wähle Nicht importieren für Werte, die du auslassen willst.
4. Entscheide, ob du Mails automatisch senden willst. Standardmäßig ist das aus.
5. Klicke auf Prüfen, um die Änderungen zu sehen, dann auf Importieren.

Gäste werden über die E-Mail erkannt. Importierst du eine aktualisierte Liste, ändert sich der Status bestehender Gäste, statt sie doppelt anzulegen. Zeilen mit ungültiger E-Mail, unbekanntem Status oder ohne freien Platz werden aufgelistet und übersprungen. Der Rest wird importiert.

Mit Mails bekommt jeder Gast die Mail zu seinem Status: Bestätigte Gäste bekommen die Bestätigung mit dem Link zur Teilnahme, Gäste auf der Warteliste die Info zur Warteliste, stornierte Gäste die Stornierung. Ohne Mails wird niemand angeschrieben.

Importierte Gäste werden zu Kontakten. Sie werden für keinen Newsletter angemeldet. Du kannst importierte Gäste wie alle anderen stornieren.

Statusmails senden

Um allen Gästen mit einem Status ihre Mail erneut zu senden, klicke auf Statusmail senden, wähle Bestätigt oder Warteliste und bestätige. Bestätigte Gäste bekommen die Bestätigung mit dem Link zur Teilnahme.

Erinnerungen

meetergo erinnert bestätigte Gäste vor Beginn des Events per E-Mail. Standardmäßig verschickt jedes Event eine Erinnerung 24 Stunden vor Beginn. Jede Erinnerung enthält Zeit, Ort, Meeting-Link und eine Kalenderdatei.

Um die Erinnerungen zu ändern, öffne das gespeicherte Event und wähle Einstellungen → Erinnerungen:

1. Wähle für jede Erinnerung eine Zeit: 15 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden, 24 Stunden, 48 Stunden oder 1 Woche vorher. Mit Eigene Zeit legst du jede andere Zeit fest, bis zu 30 Tage.
2. Klicke auf den Stift, um eigenen Betreff und eigene Nachricht zu schreiben. Lässt du beides leer, wird der Standardtext verwendet.
3. Mit Erinnerung hinzufügen legst du weitere an, bis zu 5. Das Papierkorb-Symbol entfernt eine.
4. Klicke auf Erinnerungen speichern.

Dein Text kann diese Platzhalter nutzen: {{guest.firstName}}, {{event.title}}, {{event.start}} und {{event.link}}.

Klicke neben einer Erinnerung auf Testmail senden, um den aktuellen Text vor dem Speichern zu prüfen. Die Testmail geht nur an deine eigene E-Mail-Adresse, verwendet deinen Vornamen für den Gast-Platzhalter und beginnt den Betreff mit [Test]. Du kannst bis zu 10 Testmails pro Stunde senden.

Wenn das Speichern fehlschlägt, sagt dir die Meldung, ob du die markierten Erinnerungen prüfen, nach einer anderen Änderung neu laden oder einen Admin deines Unternehmens fragen sollst. Abgesagte, beendete und archivierte Events lassen sich nicht ändern. Interne Fehler werden unserem Team gemeldet.

Gäste auf der Warteliste und Gäste, die noch nicht bezahlt haben, bekommen keine Erinnerungen. Eine Erinnerung, deren Zeit schon vorbei ist, wird übersprungen. Kommt keine spätere mehr, bekommt ein Gast ohne bisherige Erinnerung sofort eine. Verschiebst du das Event, werden die Erinnerungen für die neue Zeit neu geplant.

Event absagen oder archivieren

Das Absagen eines Events kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Anmeldung schließt sofort, aktive Anmeldungen werden storniert und die öffentliche Seite bleibt mit einem Absagehinweis erreichbar. Mit Archivieren entfernst du ein abgesagtes oder beendetes Event aus der normalen Liste, ohne seinen Verlauf zu löschen.

Rechtliche Dokumente auf der Event-Seite

Die Event-Seite, Zahlungsseite und Anmeldungsverwaltung zeigen die Links zu Impressum und Datenschutz aus deinen Unternehmenseinstellungen.

Öffne ein bestehendes Event und wähle Anmeldung → Rechtliche Dokumente. Aktiviere AGB oder Widerrufsbelehrung, trage den öffentlichen HTTP(S)-Link zur Seite oder PDF und eine Dokumentversion ein und speichere. Vergib bei Änderungen am verlinkten Inhalt eine neue Version. Für jedes Dokument kannst du eine separate Bestätigung der Kenntnisnahme vor der Anmeldung verlangen. Die Newsletter-Einwilligung bleibt freiwillig und unabhängig.

Bei der Anmeldung werden Dokument-Link, Version, Bestätigung und Zeitpunkt gespeichert. Änderungen und entfernte Dokumente betreffen nur zukünftige Anmeldungen. Zum Entfernen deaktivierst du das Dokument und speicherst. Die Links ändern nicht die Einstellung zum ausgeschlossenen Widerrufsrecht des Events. Event-Bestätigungsmails lassen sich nicht über die E-Mail-Vorlagen für Termine bearbeiten.