Account Owner Matching

Account Owner Matching leitet Round-Robin-Buchungen an den Nutzer weiter, der den Buchenden bereits als Kontakt betreut – statt die Buchung über die normale Round-Robin-Logik zu verteilen. Bekannte Kunden landen so direkt bei ihrem Account Owner. Ist der Buchende neu oder unbekannt, greift wie gewohnt dein Standard-Round-Robin.

Das Feature funktioniert auf Round-Robin-Team-Meeting-Types und ist Teil des Teams-Plans.

Account-Owner-Zuordnung öffnen

Berechtigte Owner wählen

Fallback festlegen

So funktioniert das Matching

Sobald ein Buchender seine E-Mail-Adresse auf der Buchungsseite eingibt, sucht meetergo in dieser Reihenfolge nach einem Owner:

1. Vergangene meetergo-Buchungen – hatte der Buchende bereits ein Meeting, gilt der damalige Host als Owner.
2. Verbundene CRMs – Pipedrive, HubSpot und Salesforce werden parallel nach dem Contact Owner abgefragt.

Der erste Treffer gewinnt. Wird kein Owner gefunden, greift der konfigurierte Fallback.

Account Owner Matching aktivieren

1. Öffne deinen Team-Meeting-Type und stelle sicher, dass er auf Round Robin steht.
2. Gehe zum Tab Gastgeber & Teilnehmer.
3. Suche die Karte Account Owner Matching und aktiviere den Schalter.
4. Konfiguriere die Optionen unten.

Konfiguration

Berechtigte Owner

Bestimmt den Pool der Nutzer, die als Account Owner gematcht werden können. Pro Meeting-Type wird ein Bereich gewählt – es gibt keine Vererbung.

• Bestimmte Nutzer für diesen Meeting-Type – wähle die berechtigten Owner einzeln aus. Ideal für kleine, dedizierte Sales-Teams.
• Alle Nutzer in diesem Workspace – alle aktiven Mitglieder des Workspaces sind berechtigt.
• Alle Nutzer in diesem Unternehmen – alle aktiven Mitglieder deines Unternehmens sind berechtigt.

Gematchte Owner außerhalb der Round-Robin-Queue zulassen

Standardmäßig muss ein gematchter Owner auch in der Round-Robin-Queue des Meeting-Types stehen, um die Buchung tatsächlich zu hosten. Wenn ein gematchter Owner auch dann hosten darf, wenn er nicht in der Queue ist, aktiviere diese Option.

Sinnvoll, wenn dein „Owner-Pool" größer ist als die Standard-Rotation – z. B. wenn Senior Account Manager ihre eigenen Kunden übernehmen sollen, aber nicht Teil der täglichen Round-Robin-Verteilung sind.

Wenn kein Owner matcht

Steuert, was passiert, wenn der Buchende keinen Owner hat – entweder weil er ein neuer Kontakt ist oder weil ihn niemand im berechtigten Pool besitzt.

• Auf normales Round Robin zurückfallen (Standard) – die Buchung wird wie bei einem Meeting-Type ohne Owner Matching an den nächsten Host der Queue verteilt.
• Keine Slots zeigen – die Buchungsseite zeigt keine Verfügbarkeit. Nutze das, wenn nur Bestandskunden buchen können sollen.

Erlebnis aus Buchenden-Sicht

Account Owner Matching ist für Buchende unsichtbar. Sie geben ihre E-Mail-Adresse ein, und die Buchungsseite zeigt die Slots des gematchten Hosts (in Flows mit Host-Auswahl mit einem „Empfohlen"-Badge). Die Matching-Logik selbst sehen sie nie – sie merken nur, dass die richtige Person bereits ausgewählt ist.

Hat der gematchte Host im sichtbaren Zeitraum keine freien Slots, sieht der Buchende das nächste verfügbare Datum dieses Hosts oder – je nach Einstellung – den Round-Robin-Fallback.

FAQ

Funktioniert das auch für andere Meeting-Type-Arten?

Nein. Account Owner Matching gilt nur für Round-Robin-Team-Meeting-Types. Einzel- und Collective-Meetings haben einen festen Host – da gibt es nichts zu routen.

Welche CRMs werden unterstützt?

Pipedrive, HubSpot und Salesforce. Das CRM muss auf Unternehmensebene verbunden sein. Der Matcher liest das Contact-Owner-Feld der verbundenen CRMs parallel.

Was, wenn derselbe Buchende in verschiedenen CRMs verschiedene Owner hat?

Der erste Treffer gewinnt. Zuerst werden vergangene meetergo-Buchungen geprüft, dann werden alle verbundenen CRMs parallel abgefragt – das CRM, das zuerst antwortet, entscheidet. Wenn du strenger routen möchtest, schränke den Owner-Pool ein oder trenne CRMs, die nicht ins Routing einfließen sollen.

Muss sich der Buchende einloggen, damit das funktioniert?

Nein. Das Matching basiert allein auf der E-Mail-Adresse, die der Buchende ins Formular einträgt. Solange diese E-Mail einem bekannten Kontakt entspricht, wird der Owner erkannt.

Kann ich sehen, ob eine Buchung gematcht wurde?

Ja. In den Buchungsdetails im meetergo-Dashboard wird der zugeordnete Host angezeigt. Buchungen, die in den Round-Robin-Fallback gefallen sind, sehen aus wie reguläre Round-Robin-Buchungen.