Stornierungs- und Umterminierungsrichtlinien

Standardmäßig können Teilnehmer ihre Buchungen bis zum Terminbeginn stornieren oder verschieben. Du kannst Mindestfristen für eine Terminseite hinzufügen, damit kurzfristige Self-Service-Änderungen blockiert werden.

Richtlinien prüfen

Stornierungsfrist festlegen

Umterminierungsfrist festlegen

Was sind Stornierungs- und Umterminierungsrichtlinien?

Diese Richtlinien steuern:

• Stornierungsrichtlinie: wie weit im Voraus Teilnehmer selbst stornieren dürfen
• Umterminierungsrichtlinie: wie weit im Voraus Teilnehmer selbst verschieben dürfen

Du kannst:

• Änderungen jederzeit erlauben (Standard)
• Vorlaufzeit verlangen, zum Beispiel 24 Stunden vor dem Termin
• Unterschiedliche Fristen für Stornierung und Umterminierung nutzen

Richtlinien konfigurieren

1. Öffne Terminseiten
2. Bearbeite die Terminseite
3. Öffne Verfügbarkeit
4. Scrolle zu Richtlinien
5. Konfiguriere jede Richtlinie:
   • Richtlinie aktivieren
   • Mindestvorlaufzeit eintragen
   • Stunden oder Tage wählen
6. Speichere die Änderungen

Richtlinien-Einheiten

Häufige Konfigurationen

Alle Änderungen erlauben (Standard)

• Stornierung: Nicht aktiviert
• Verschiebung: Nicht aktiviert

Teilnehmer können bis zum Terminbeginn frei stornieren oder verschieben.

24 Stunden Vorlaufzeit verlangen

• Stornierung: Aktiviert, Stunden, 24 Stunden
• Umterminierung: Aktiviert, Stunden, 24 Stunden

Teilnehmer müssen mindestens 24 Stunden vor der geplanten Zeit stornieren oder verschieben.

Unterschiedliche Fristen pro Aktion

• Stornierung: Aktiviert, Stunden, 48 Stunden
• Umterminierung: Aktiviert, Stunden, 4 Stunden

Stornierungen brauchen 48 Stunden Vorlaufzeit, Umterminierungen aber nur 4 Stunden. Das ist flexibler für Terminänderungen als für komplette Absagen.

Anwendungsfälle

Hochwertige Beratungstermine

Beide Aktionen mit 48-72 Stunden Vorlaufzeit einschränken:

• Du blockierst erhebliche Zeit
• Kurzfristige Änderungen stören deinen Zeitplan
• Schafft Verbindlichkeit bei Teilnehmern

Kostenpflichtige Sitzungen

Stornierungen einschränken, aber Umterminierungen flexibler erlauben:

• Schützt deinen Umsatz
• Bietet Flexibilität für Terminänderungen
• Reduziert No-Shows

Ressourcenintensive Meetings

Längere Vorlaufzeiten nutzen:

• Raumbuchungen oder Equipment involviert
• Koordination mit anderen Parteien
• Vorbereitung, die nicht übertragen werden kann

Unverbindliche Gespräche

Standardeinstellungen beibehalten (keine Einschränkungen):

• Schnelle Discovery-Calls
• Lockere Gespräche
• Networking-Meetings

Was Teilnehmer sehen

Wenn erlaubt

Buchungsbestätigungs-E-Mails und die Buchungsseite enthalten:

• Stornieren-Button (wenn Stornierung erlaubt)
• Verschieben-Button (wenn Umterminierung erlaubt)

Wenn eingeschränkt

Wenn innerhalb des Einschränkungszeitraums:

• Die Self-Service-Änderung ist nicht mehr verfügbar
• Der Teilnehmer muss dich direkt kontaktieren
• Du kannst die Änderung als Host weiterhin manuell durchführen

Interaktion mit anderen Einstellungen

Mit Mindestvorlaufzeit

Das sind unterschiedliche Einstellungen:

• Mindestvorlaufzeit: Wie weit im Voraus Buchungen gemacht werden müssen
• Stornierungsrichtlinie: Wie weit im Voraus Stornierungen gemacht werden müssen

Beispiel: 24 Stunden Mindestvorlaufzeit für neue Buchungen, 48 Stunden für Stornierungen.

Mit Bestätigung erforderlich

Wenn Buchungen Bestätigung erfordern:

• Unbestätigte Buchungen können andere Regeln haben
• Richtlinien gelten typischerweise für bestätigte Buchungen

Mit kostenpflichtigen Buchungen

Für Stripe-integrierte Meetings:

• Stornierung kann Erstattungsrichtlinien auslösen
• Prüfe deine Zahlungseinstellungen für Erstattungsverhalten
• Die Stornierungsrichtlinie bestimmt, wann Stornierung erlaubt ist; Zahlungseinstellungen bestimmen Erstattungsbeträge

Best Practices

Zu deinem Geschäftsmodell passen

Klar kommunizieren

In deiner Terminbeschreibung:

• Stornierungsrichtlinie angeben
• Erklären warum (wenn hilfreich)
• Kontaktinfo für Ausnahmen bereitstellen

Flexibilität und Schutz ausbalancieren

Zu streng:

• Teilnehmer zögern zu buchen
• Schlechte Erfahrung für legitime Änderungen

Zu locker:

• Höhere No-Show-Raten
• Kurzfristige Terminplanstörungen

Zeitzonen berücksichtigen

Für internationale Teilnehmer:

• Kürzere Vorlaufzeiten können in deren Nacht fallen
• Angemessene Zeitfenster für Änderungen erlauben

Ausnahmen handhaben

Auch bei aktivierten Richtlinien kannst du:

1. Manuell stornieren: Du kannst jederzeit in deren Namen stornieren
2. Manuell verschieben: Erstelle eine neue Buchung zum neuen Zeitpunkt
3. Direkten Kontakt anbieten: Ausnahmen per E-Mail anfragen lassen

FAQ

Kann ich für verschiedene Terminseiten unterschiedliche Richtlinien setzen?

Ja, jede Terminseite hat eigene Stornierungs- und Umterminierungsrichtlinien.

Was passiert mit bestehenden Buchungen, wenn ich die Richtlinie ändere?

Bestehende Buchungen behalten die Richtlinie, die bei der Buchung aktiv war. Neue Buchungen verwenden die neue Richtlinie.

Können Teilnehmer mich trotzdem kontaktieren, um Änderungen zu erfragen?

Ja, Richtlinien betreffen nur die Self-Service-Buttons. Du kannst jederzeit Änderungen in deren Namen vornehmen.

Gelten diese Richtlinien für mich als Host?

Nein, du kannst deine eigenen Meetings unabhängig von Richtlinieneinstellungen jederzeit stornieren oder verschieben.

Wie werden No-Shows gehandhabt?

Richtlinien verhindern keine No-Shows. Damit steuerst du nur, ob Teilnehmer selbst stornieren oder verschieben können. Für No-Show-Management kannst du Bestätigungsanforderungen nutzen.

Verwandte Artikel

• Buchungsbestätigung erforderlich
• Zahlungen mit Stripe akzeptieren
• Mindestvorlaufzeit-Einstellungen