Mindestvorlaufzeit-Einstellungen

Mindestvorlaufzeit verhindert kurzfristige Buchungen, indem eine bestimmte Vorlaufzeit vor Terminen erforderlich ist. Wenn Sie Zeit zur Vorbereitung benötigen oder einfach keine Überraschungsmeetings möchten, stellt diese Einstellung sicher, dass Teilnehmer weit genug im Voraus buchen.

Was ist Mindestvorlaufzeit?

Mindestvorlaufzeit ist die kürzeste Zeitspanne vor einem Meeting, in der gebucht werden kann. Zum Beispiel:

• 30-Minuten-Minimum: Jemand kann keinen Slot buchen, der in 15 Minuten beginnt
• 24-Stunden-Minimum: Teilnehmer müssen mindestens einen Tag im Voraus buchen
• 1-Woche-Minimum: Nur Slots 7+ Tage im Voraus sind verfügbar

Mindestvorlaufzeit konfigurieren

1. Gehen Sie zu Terminarten
2. Bearbeiten Sie Ihre Terminart
3. Finden Sie Terminplanung oder Verfügbarkeit-Einstellungen
4. Suchen Sie Mindestvorlaufzeit oder Buchungsvorlaufzeit
5. Setzen Sie die Zeit in Minuten, Stunden oder Tagen
6. Speichern Sie die Änderungen

Standardeinstellung

Die Standard-Mindestvorlaufzeit beträgt 30 Minuten. Dies verhindert Buchungen für Slots, die kurz vor dem Start stehen.

So funktioniert es

Beispiel: 2 Stunden Mindestvorlaufzeit

Wenn es aktuell 10:00 Uhr ist:

• ❌ 10:30 Uhr Slot - Nicht verfügbar (nur 30 Min entfernt)
• ❌ 11:00 Uhr Slot - Nicht verfügbar (nur 1 Stunde entfernt)
• ✅ 12:00 Uhr Slot - Verfügbar (2+ Stunden entfernt)
• ✅ Alle Nachmittagsslots - Verfügbar

Interaktion mit Verfügbarkeit

Mindestvorlaufzeit funktioniert zusammen mit Ihrer Verfügbarkeit:

1. Zuerst bestimmt Ihre Verfügbarkeit mögliche Slots
2. Dann entfernt die Mindestvorlaufzeit Slots, die zu bald sind
3. Verbleibende Slots werden Teilnehmern angezeigt

Gängige Einstellungen

Anwendungsfälle

Vertriebsgespräche

Setzen Sie 1-2 Stunden Minimum, um:

• Die Informationen des Interessenten zu prüfen
• Gesprächspunkte vorzubereiten
• Das Unternehmen zu recherchieren

Beratungen

Setzen Sie 24-48 Stunden Minimum, um:

• Eingereichte Dokumente zu prüfen
• Empfehlungen vorzubereiten
• Vorbereitungszeit zu blockieren

Vorstellungsgespräche

Setzen Sie 2-3 Tage Minimum, um:

• Lebensläufe/Portfolios zu prüfen
• Mit anderen Interviewern zu koordinieren
• Interviewfragen vorzubereiten

Lockere Gespräche

Setzen Sie 30 Minuten, um:

• Spontane Terminplanung zu ermöglichen
• Last-Minute-Verfügbarkeit zu bieten
• Flexible Koordination zu erlauben

Kombination mit Pufferzeiten

Mindestvorlaufzeit und Pufferzeiten arbeiten zusammen:

• Mindestvorlaufzeit: Steuert, wie weit im Voraus Buchungen gemacht werden müssen
• Pufferzeit: Fügt Polster zwischen Meetings hinzu

Sie könnten verwenden:

• 2 Stunden Mindestvorlaufzeit (Vorausbuchungsanforderung)
• 15 Minuten Puffer davor (Vorbereitungszeit pro Meeting)

Siehe Pufferzeiten verstehen.

Pro-Terminart-Einstellungen

Jede Terminart kann unterschiedliche Mindestvorlaufzeiten haben:

Dies erlaubt Ihnen, für Meetings, die mehr Vorbereitung brauchen, mehr Vorlaufzeit zu verlangen.

Best Practices

An Vorbereitungsbedarf anpassen

Setzen Sie die Mindestvorlaufzeit basierend darauf, wie viel Vorbereitung Sie tatsächlich brauchen:

• Teilnehmerinfo prüfen: 1-2 Stunden
• Deren Geschäft recherchieren: 24 Stunden
• Individuelle Materialien erstellen: Mehrere Tage

Zeitzonen berücksichtigen

Für internationale Teilnehmer:

• Kurze Mindestzeiten können in deren Nacht fallen
• Längere Mindestzeiten geben ihnen vernünftige Buchungsfenster

Flexibilität und Vorbereitung ausbalancieren

Zu kurz → Sie könnten unvorbereitet sein Zu lang → Reduziert Buchungsflexibilität

Starten Sie mit einer moderaten Einstellung und passen Sie basierend auf Erfahrung an.

Erwartungen kommunizieren

In Ihrer Meeting-Beschreibung erwähnen Sie:

• Warum Vorlaufzeit benötigt wird
• Was Sie mit der Vorbereitungszeit machen
• Was der Teilnehmer vorbereiten sollte

Fehlerbehebung

Keine Slots angezeigt

Wenn Teilnehmer keine Verfügbarkeit sehen:

1. Prüfen Sie, ob die Mindestvorlaufzeit zu lang ist
2. Überprüfen Sie, ob Verfügbarkeitszeiten weit genug in der Zukunft existieren
3. Prüfen Sie die maximale Buchungsbegrenzung (Tage in die Zukunft)

Last-Minute-Buchungen erscheinen

Wenn Personen zu kurzfristig buchen:

1. Überprüfen Sie, ob die Mindestvorlaufzeit gespeichert ist
2. Prüfen Sie, ob sie auf der richtigen Terminart gesetzt ist
3. Stellen Sie sicher, dass der Wert in der richtigen Einheit ist (Minuten vs. Stunden)

FAQ

Gilt die Mindestvorlaufzeit für Verschiebungen?

Typischerweise ja – verschobene Meetings müssen auch die Mindestvorlaufzeit-Anforderung für den neuen Slot erfüllen.

Kann ich die Mindestvorlaufzeit für bestimmte Personen überschreiben?

Nicht direkt. Für dringende Buchungen können Sie den Termin manuell erstellen oder eine andere Terminart mit kürzerer Vorlaufzeit teilen.

Ist die Mindestvorlaufzeit pro Terminart oder global?

Pro Terminart. Jede Terminart hat ihre eigene Mindestvorlaufzeit-Einstellung.

Was ist das Maximum, das ich setzen kann?

Die meisten Systeme unterstützen Mindestvorlaufzeiten von Minuten bis zu mehreren Wochen. Prüfen Sie Ihre Terminart-Einstellungen für das maximal Erlaubte.

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