Einen Microsoft 365 Raum als Ressource nutzen

Wenn deine Besprechungsräume in Microsoft 365 als Raum- oder Ressourcenpostfächer liegen, kannst du sie in meetergo als Ressourcen anlegen und ihre echte Microsoft 365 Verfügbarkeit berücksichtigen lassen. Ein Termin wird dann nur angeboten, wenn sowohl der Host als auch der Raum frei sind. Dieser Artikel zeigt dir, wie du einen Raum verbindest, ohne dass sich das Raumpostfach anmelden muss.

Warum sich ein Raum nicht einfach anmelden kann

Ein Microsoft 365 Raum- oder Ressourcenpostfach ist für die Terminplanung gedacht, nicht für eine interaktive Anmeldung. Microsoft blockiert die Anmeldung bei diesen Postfächern standardmäßig. Der normale Weg über "Outlook verbinden", bei dem sich das Konto anmeldet, funktioniert für einen Raum daher nicht.

meetergo löst das anders: Statt dass sich der Raum anmeldet, verbindest du ihn über ein Konto, das den Kalender des Raums bereits sehen kann (zum Beispiel dein eigenes Konto oder das eines Hosts). Der Raum selbst meldet sich nie an, und meetergo liest seine Verfügbarkeit im Hintergrund aus Microsoft 365.

Einen Microsoft 365 Raum verbinden

1. Öffne deine Team-Seite.
2. Suche die Ressource für deinen Raum und klicke auf Bearbeiten. Wenn du sie noch nicht angelegt hast, erstelle zuerst die Ressource.
3. Gehe zu den Kalenderintegrationen und öffne die Outlook-Verbindungen.
4. Wähle Microsoft 365 Raum und gib die E-Mail-Adresse des Raums ein (zum Beispiel raum@deinefirma.com).
5. Klicke auf Raum verbinden und melde dich mit einem Konto an, das den Kalender des Raums sehen kann, etwa deinem eigenen Konto oder dem eines Hosts. Das Raumpostfach wird nie zur Anmeldung aufgefordert.

Sobald die Verbindung steht, zeigt sie die Raumadresse und das Konto, über das gelesen wird. Ab jetzt prüft meetergo bei jeder Buchung die Microsoft 365 Verfügbarkeit des Raums.

Räume mit Ressourcen-Kanälen nutzen

Damit der Raum bei der Buchung tatsächlich angeboten wird, füge die Ressource als Kanal zu deinem Termintyp hinzu. Die vollständige Einrichtung findest du im Artikel Ressourcen-Kanäle. Kurz gefasst:

1. Öffne den Termintyp, für den du den Raum nutzen möchtest.
2. Füge im Bereich Ort die Ressource als Kanal hinzu.
3. Speichere deine Änderungen.

meetergo kombiniert jetzt die Verfügbarkeit des Hosts mit der des Raums, sodass ein Termin nur buchbar ist, wenn beide frei sind.

Automatisch einen von mehreren Räumen zuweisen

Wenn du mehrere Räume hast und möchtest, dass meetergo automatisch einen freien Raum auswählt, fasse die Räume in einer Gruppe zusammen. Stelle den Ort des Termintyps auf Ressource, erstelle in den Kanaleinstellungen eine Gruppe und füge deine Räume hinzu. meetergo bietet dann einen Termin an, wenn der Host frei ist und mindestens ein Raum der Gruppe verfügbar ist, und weist automatisch einen freien Raum zu. Die buchende Person muss nie selbst einen Raum auswählen.

Gut zu wissen

• meetergo liest die Verfügbarkeit des Raums aus Microsoft 365, sodass auch direkt in Outlook gebuchte Räume berücksichtigt werden.
• Falls das Konto, über das ein Raum gelesen wird, die Verbindung verliert, verbinde es einfach erneut auf demselben Weg, um die Verfügbarkeit des Raums wiederherzustellen.