E-Mail-Vorlagen erstellen und bearbeiten

E-Mail-Vorlagen (auch E-Mail-Templates genannt) bestimmen den Text deiner Buchungsbestätigungen, Absagen und weiteren Benachrichtigungen.

E-Mail-Vorlagen finden und erstellen

Öffne E-Mail-Vorlagen direkt neben Workflows in der Seitenleiste. Auf der Seite Workflows findest du ebenfalls einen Link E-Mail-Vorlagen. Dafür brauchst du Admin-Rechte.
Klicke auf den Namen einer Vorlage, um sie zu bearbeiten. Über Erstellen legst du eine neue Vorlage an.
Beim Erstellen eines neuen Templates kannst du eine Vorlage auswählen, um es mit dem Standardinhalt eines beliebigen E-Mail-Typs vorzubefüllen (z. B. „Teilnehmer - Termin gebucht" oder „Gastgeber - Termin abgesagt"). Du kannst auch „Als Unternehmensstandard für diesen E-Mail-Typ festlegen" aktivieren, um das neue Template sofort als Standard zuzuweisen.
Nun kannst du das Template anpassen.

Wenn du eine Vorlage bearbeitest, siehst du vier wichtige Felder:

Name - Dies ist dein internes Referenzetikett. Verwende beschreibende Namen wie "Kundenbestätigung" oder "Team-Erinnerung", um Vorlagen später einfach zu identifizieren. Kategorie - Ein weiteres Organisationswerkzeug, das nur für dich sichtbar ist. Gruppiere verwandte Vorlagen für besseres Management. Titel - Dies wird zur Betreffzeile deiner E-Mail. Mache sie klar und handlungsorientiert, damit Empfänger genau wissen, worum es in der E-Mail geht. Inhalt - Der Hauptteil deiner E-Mail. Schreibe natürlich und verwende dynamische Tags, um automatisch personalisierte Informationen wie Namen, Besprechungszeiten und Orte einzufügen.

Vorlagen anwenden und das Design ändern

Unternehmensstandard: Wähle über Standard-E-Mails auswählen die Vorlage für den jeweiligen Nachrichtentyp. Sie gilt für Terminarten, die den Unternehmensstandard verwenden.
Einzelne Terminart: Öffne die Terminart → Benachrichtigungen und wähle Angepasst, um den Inhalt nur dort zu ändern.
Workflow: Bearbeite den E-Mail-Schritt unter Workflows. Ein Workflow kann mehreren Terminarten und Mitarbeitern zugeordnet sein. Änderungen gelten für alle seine Zuordnungen. Mit dynamischen Variablen setzt du beispielsweise den Namen des jeweiligen Gastgebers ein. Klicke auf Vorlage bearbeiten, um die ausgewählte Vorlage direkt zu öffnen. Gespeicherte Vorlagen können Unternehmensadmins bearbeiten. Wird dieselbe Vorlage auch anderswo verwendet, gelten die Änderungen dort ebenfalls für neu geplante E-Mails.
Logo, Farben und Footer: Öffne den Reiter E-Mail-Design. Im E-Mail-Editor führt Gemeinsames E-Mail-Design in einem neuen Tab dorthin. Das Design gilt für die E-Mails des Unternehmens.

Alternativ findest du Vorlagen unter Einstellungen → E-Mail-Versand → E-Mail-Vorlagen. Die einzelnen Designoptionen erklärt E-Mail-Layout anpassen.

Standard-Templates

meetergo sendet eine Reihe von Standard-Benachrichtigungen, die alle angepasst werden können. Verwende die Schaltfläche "Standard-E-Mails auswählen", um Standard-Vorlagen zuzuweisen. Bearbeite anschließend die ausgewählten Vorlagen, um deren Inhalt anzupassen.

Schauen wir uns die Templates an, die zur Verfügung stehen.

Englische Bezeichnung	Empfänger	Beschreibung
Attendee - Meeting reschedule request	Teilnehmer	Benachrichtigung über die Anfrage eines Teilnehmers, eine Besprechung zu verschieben.
Attendee - Meeting cancel request	Teilnehmer	Benachrichtigung über die Anfrage eines Teilnehmers, eine Besprechung abzusagen.
Attendee - Meeting host changed	Teilnehmer	Benachrichtigung über einen Wechsel des Gastgebers einer Besprechung.
Host - Meeting reassigned	Gastgeber	Benachrichtigung über die Neuverteilung einer Besprechung an einen anderen Gastgeber.
Bringalong - Meeting confirmation	Begleitperson	Bestätigung der Teilnahme einer Begleitperson an einer Besprechung.
Host - Meeting rescheduled	Gastgeber	Benachrichtigung über die Verschiebung einer Besprechung durch den Gastgeber.
Attendee - Meeting rescheduled	Teilnehmer	Benachrichtigung über die Verschiebung einer Besprechung für die Teilnehmer.
Host - Meeting cancelled	Gastgeber	Benachrichtigung über die Absage einer Besprechung durch den Gastgeber.
Attendee - Meeting cancelled	Teilnehmer	Benachrichtigung über die Absage einer Besprechung für die Teilnehmer.
Host - Meeting confirmation	Gastgeber	Bestätigung einer geplanten Besprechung für den Gastgeber.
Attendee - Meeting confirmation	Teilnehmer	Bestätigung einer geplanten Besprechung für die Teilnehmer.
Double Opt In	Teilnehmer	Anfrage zur Bestätigung der E-Mail-Adresse des Teilnehmers vor der Buchungsbestätigung.
Require Host Confirmation	Teilnehmer	Benachrichtigung, dass die Buchung auf die Bestätigung des Gastgebers wartet.
Review Request	Teilnehmer	Anfrage an Teilnehmer, nach ihrem Termin eine Bewertung abzugeben.
Waitlist Notification	Teilnehmer	Benachrichtigung, wenn neue Zeitfenster für einen Wartelisten-Termin verfügbar werden.

FAQ

Was sind dynamische Tags und wie verwendest du sie?

Dynamische Tags fügen automatisch personalisierte Informationen in deine E-Mails ein. Sie ziehen Daten direkt aus deinem Buchungssystem, wie den Namen des Kunden, die Besprechungszeit oder den Ort. Füge einfach das entsprechende Tag in deinen E-Mail-Inhalt ein, und meetergo ersetzt es mit den tatsächlichen Informationen, wenn die E-Mail gesendet wird.

Kannst du verschiedene Vorlagen für verschiedene Arten von Terminen erstellen?

Absolut. Du kannst so viele benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, wie du benötigst. Verwende die Felder Name und Kategorie, um Vorlagen nach Termintyp, Kundenkategorie oder jedem anderen System zu organisieren, das für dein Unternehmen funktioniert.

Was passiert, wenn du die Standard-Vorlagen nicht anpasst?

meetergo wird weiterhin die Standard-Vorlagen verwenden, die professionell und funktional sind. Durch deren Anpassung kannst du jedoch deine Markenstimme, spezielle Anweisungen und persönliche Akzente hinzufügen, die deine Kommunikation ansprechender und effektiver machen.

Wie zeige ich den Stornierungsgrund in E-Mails an?

Füge die Variable {!M.Meeting.CancellationReason} zu deinen Absage-E-Mail-Vorlagen hinzu. Siehe Stornierungsgrund in E-Mails anzeigen für Details.

Wie setze ich ein Template auf den Standardinhalt zurück?

Wenn du ein Template bearbeitet hast und von vorne anfangen möchtest, erstelle ein neues Template über das Vorlage-Dropdown und wähle den gewünschten E-Mail-Typ aus (z. B. „Teilnehmer - Termin gebucht"). Das erstellt ein neues Template mit dem vorausgefüllten Standardinhalt. Aktiviere „Als Unternehmensstandard für diesen E-Mail-Typ festlegen", um es sofort als aktiven Standard zu verwenden.

Wie beeinflusst die Sprache, welche E-Mail-Vorlage verwendet wird?

E-Mail-Vorlagen werden basierend auf der aufgelösten Sprache des Teilnehmers ausgewählt. meetergo sucht nach einer Vorlage in dieser Sprache und fällt auf den ersten verfügbaren Vorlageninhalt zurück. Siehe Sprache ändern und Formulare übersetzen: Mehrsprachigkeit einrichten für Details zur Sprachauflösung.

Wie passe ich eine E-Mail nur für eine einzelne Terminart an?

Die Vorlagen hier sind deine unternehmensweiten Standards, die alle Terminarten gemeinsam nutzen. Um eine E-Mail nur für eine einzelne Terminart zu ändern, öffne diese Terminart, gehe zum Reiter Benachrichtigungen und stelle die Nachricht auf Angepasst. Auf Standard bleibt die hier gezeigte Unternehmensvorlage aktiv, und Aus stoppt diese E-Mail für diese Terminart. Siehe E-Mail-Benachrichtigungen für eine Terminart deaktivieren oder anpassen.

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