Dateien und PDFs als Anhang an Buchungs-E-Mails senden

Du kannst Dateien aus deiner meetergo-Dateibibliothek an Benachrichtigungs-E-Mails anhängen, die für Buchungen versendet werden. So kannst du automatisch wichtige Dokumente wie Verträge, Informationsblätter oder Vorbereitungsmaterialien an Teilnehmer senden.

Voraussetzungen

Bevor du Dateien an E-Mails anhängen kannst, benötigst du:

1. Suite-Plan oder höher: E-Mail-Anhänge sind ab dem Suite-Plan verfügbar
2. Dateien in deiner Bibliothek: Lade zuerst Dateien in deine Dateien-Bibliothek hoch

Dateien in deine Bibliothek hochladen

1. Gehe zu Dateien in deinem meetergo Dashboard
2. Klicke auf Hochladen, um neue Dateien hinzuzufügen
3. Wähle die Dateien aus, die du hochladen möchtest
4. Nach dem Upload stehen die Dateien zum Anhängen an jede Terminart bereit

Anhänge zu E-Mail-Benachrichtigungen hinzufügen

Du kannst Dateianhänge zu folgenden Benachrichtigungstypen hinzufügen:

• Bestätigungs-E-Mail: Wird gesendet, wenn eine Buchung erstellt wird
• Erinnerungs-E-Mail: Wird vor dem Meeting gesendet
• Follow-up-E-Mail: Wird nach dem Meeting gesendet

So fügst du Anhänge hinzu:

1. Gehe zu deiner Terminart
2. Öffne den Reiter Benachrichtigungen
3. Klicke bei der Nachricht, an die du die Datei hängen möchtest, auf Anpassen (zum Beispiel Buchungsbestätigung). Ist die Nachricht bereits angepasst, heißt der Button Bearbeiten
4. Scrolle nach unten zum Abschnitt E-Mail-Anhänge
5. Klicke auf Anhang aus Bibliothek hinzufügen
6. Wähle die Datei aus, die du anhängen möchtest
7. Wiederhole den Vorgang, um bei Bedarf weitere Dateien hinzuzufügen
8. Speichere deine Terminart

Der Anhang hängt an der Terminart, nicht an der Vorlage

Der Abschnitt E-Mail-Anhänge ist nur sichtbar, solange der Nachrichteneditor geöffnet ist. Deshalb verschwindet der Anhang aus der Ansicht, sobald du wieder die gespeicherte Unternehmensvorlage auswählst. Die Datei selbst geht dabei nicht verloren.

• Was du anhängst, wird an der Benachrichtigung dieser Terminart gespeichert, nicht an der gespeicherten E-Mail-Vorlage.
• Wenn du die Nachricht wieder auf Standard stellst, bleibt der Anhang erhalten. Es wird weiterhin die Standardvorlage gesendet, und deine Datei hängt weiterhin daran.
• Dieselbe Datei wandert deshalb nicht mit der Vorlage zu anderen Terminarten. Füge sie einmal pro Terminart hinzu, die sie braucht.
• Um zu prüfen, was aktuell angehängt ist, klickst du erneut auf Anpassen und schaust in den Abschnitt E-Mail-Anhänge.

Anhänge verwalten

Im Abschnitt E-Mail-Anhänge kannst du:

• Angehängte Dateien anzeigen: Sieh den Dateinamen und die Größe jedes Anhangs
• Anhänge entfernen: Klicke auf das X neben einer Datei, um sie zu entfernen
• Mehrere Dateien hinzufügen: Füge so viele Dateien hinzu wie nötig (innerhalb der Größenlimits)

Anwendungsfälle

Hier sind einige typische Szenarien, in denen E-Mail-Anhänge hilfreich sind:

• Bestätigungs-E-Mails:

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • Meeting-Agenda oder Vorbereitungs-Checkliste
  • Anfahrtsbeschreibung oder Parkinformationen
  • Onboarding-Dokumente

• Erinnerungs-E-Mails:

  • Aktualisierte Meeting-Materialien
  • Letzte Vorbereitungstipps
  • Auszufüllende Formulare

• Follow-up-E-Mails:

  • Zusammenfassungsdokumente
  • Anleitung für die nächsten Schritte
  • Verträge oder Angebote
  • Danksagungsmaterialien

FAQ

Welche Dateitypen kann ich anhängen?

Du kannst jede Datei aus deiner Dateibibliothek anhängen. Die Bibliothek akzeptiert PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, GIF, TXT und CSV sowie Audiodateien und MP4. Andere Dateitypen werden beim Hochladen abgelehnt.

Gibt es ein Größenlimit für Anhänge?

Einzelne Dateien können bis zu 10 MB groß sein. Halte die Gesamtgröße der Anhänge vernünftig, um die E-Mail-Zustellbarkeit sicherzustellen.

Kann ich die Kalenderdatei (ICS) entfernen, die bereits angehängt ist?

Nein. Die Bestätigungsmail enthält immer die Kalenderdatei invite.ics, deine eigenen Anhänge kommen zusätzlich dazu. Zwei Wege drumherum findest du unter Die ICS Datei aus der Bestätigungsmail entfernen.

Kann ich verschiedene Dateien für verschiedene Sprachen anhängen?

Nein, die Anhänge sind für alle Sprachversionen einer E-Mail gleich. Dieselben Dateien werden unabhängig von der Spracheinstellung des Eingeladenen gesendet.

Kann ich Dateien anhängen, die Eingeladene während der Buchung hochgeladen haben?

Bei Buchungsformularen unterstützt die E-Mail-Anhangsfunktion Dateien aus deiner Dateibibliothek. Von Eingeladenen während der Buchung hochgeladene Dateien werden separat gespeichert und sind in den Buchungsdetails zugänglich.

Bei Routing-Formularen werden hochgeladene Dateien automatisch als Anhänge in der Formular-Einreichungs-Benachrichtigungs-E-Mail mitgesendet (bis zu 8 MB gesamt). Keine manuelle Konfiguration nötig — die Dateien werden automatisch angehängt, wenn das Formular abgesendet wird.

Warum sehe ich den Abschnitt E-Mail-Anhänge nicht?

Die E-Mail-Anhangsfunktion erfordert einen Suite-Plan oder höher. Bei einem niedrigeren Plan siehst du stattdessen einen Upgrade-Hinweis.