E-Signaturen: PDF zur Unterschrift senden

Wenn du einfach nur ein PDF zur Unterschrift senden möchtest, ist der schnellste Einstieg über E-Signaturen in der Seitenleiste. Du musst nicht zuerst ein komplettes Formular bauen.

Dieser Workflow ist ideal, wenn du:

ein PDF schnell hochladen und zur Unterschrift versenden willst
Unterschrifts-, Text- und Datumsfelder auf ein Dokument setzen möchtest
den Formular-Link teilen oder das Dokument per E-Mail an einen konkreten Empfänger senden willst
E-Mail-Verifizierung für stärkeren Identitätsnachweis aktivieren möchtest

Wenn du vor der Unterschrift noch zusätzliche Informationen erfassen willst, wähle im Upload-Dialog Zuerst zusätzliche Daten erfassen. meetergo startet weiterhin vom Dokument aus, lässt dir aber den kompletten Formular-Builder offen.

Neues Dokument starten

Öffne E-Signaturen in der Seitenleiste.
Klicke auf PDF hochladen.
Wähle eine der beiden Optionen:
- Nur Unterschriften einholen — ideal für einen schlanken Dokumenten-Flow
- Zuerst zusätzliche Daten erfassen — ideal, wenn die unterzeichnende Person vor dem PDF noch Fragen beantworten soll
Vergib einen internen Dokumentnamen.
Lade deine PDF-Datei hoch. Das Limit liegt bei 20 MB.
Entscheide, ob E-Mail-Verifizierung aktiviert sein soll.
Klicke auf Dokument erstellen.

Danach erstellt meetergo das zugrunde liegende Formular automatisch für dich, mit einem Feld namens Dokument prüfen und unterschreiben. Dieses Feld enthält dein PDF, und eine Unterschrift ist darauf standardmäßig erforderlich.

Felder auf dem PDF platzieren

Sobald das Dokument erstellt ist, landest du direkt im Einrichtungsbereich.

Dort kannst du:

das PDF hochladen oder austauschen
Unterschriftsfelder auf dem Dokument platzieren
Text-Platzhalter und Datumsfelder hinzufügen
festlegen, ob eine Unterschrift erforderlich ist
E-Mail-OTP-Verifizierung für stärkeren Identitätsnachweis aktivieren

Du kannst jederzeit zurückkehren: Formular öffnen, Tab Automatisierung, Abschnitt Dokumente & Unterschriften, dann PDF bearbeiten auf der Dokumentenkarte.

Ein Unterschriftsfeld zu platzieren füllt das Dokument noch nicht aus. Wenn auf deiner PDF-Vorlage nur Unterschrifts- und Datumsfelder liegen, bleiben Name, Adresse und alle weiteren Angaben im unterschriebenen Dokument leer. Lege die Fragen zuerst im Tab Formular an und ziehe dann jedes Feld aus der Palette an die passende Stelle der Seite in PDF bearbeiten. Die Angaben deines Kunden werden beim Unterzeichnen automatisch eingesetzt. Schritt für Schritt: PDF-Vorlagen in Formularen verwenden.

Dokument senden oder teilen

Es gibt keinen separaten „Signatur-Link". Egal welchen Weg du wählst: Die unterzeichnende Person öffnet das Formular mit deinem PDF und unterschreibt darin.

An einen konkreten Empfänger senden

Öffne E-Signaturen und klicke beim Dokument auf Jetzt senden. Der Sende-Dialog öffnet sich über dem Tab Abschlüsse des Dokuments.
Hast du den Dialog geschlossen, wechsle in diesem Tab in die Ansicht Empfänger und klicke auf Formular senden, um ihn wieder zu öffnen.
Wähle einen CRM-Kontakt oder tippe einen Namen ein und trage E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein.
Wähle den Kanal: E-Mail, Telefon (SMS), WhatsApp oder Beides.
Optional eine persönliche Nachricht ergänzen und Felder vorausfüllen, dann auf Senden klicken.

meetergo erzeugt für diesen Empfänger einen persönlichen Formular-Link und verschickt ihn. Die Tabelle Empfänger zeigt danach pro Person Gesendet, Geöffnet und Abgeschlossen.

Jetzt senden findest du auch im Tab Automatisierung → Dokumente als Zur Unterschrift senden, es öffnet denselben Dialog. Trägt der Button ein Schloss-Symbol, ist der Versand an konkrete Empfänger in deinem Tarif nicht enthalten. Siehe Tarife und monatliche Limits.

Stattdessen den Formular-Link teilen

Jeder Dokumenten-Flow hat einen öffentlichen Formular-Link (Formular-Editor → Einstellungen → Öffentlicher Link). Wer ihn öffnet, kann das PDF prüfen und unterschreiben. Das geht in jedem Tarif und ohne vorher einen Empfänger anzulegen. Aktiviere E-Mail-Verifizierung, wenn du den Link breiter teilst, damit die Identität vor Annahme der Unterschrift bestätigt wird.

Wenn der Empfänger sagt, der Link sei nie angekommen, schau seine Adresse im E-Mail-Protokoll nach (Admin Center → E-Mails → Protokoll). Zugestellt heißt, dass der Mailserver des Empfängers die Nachricht angenommen hat. Dann lohnt der Blick in den Spam-Ordner und auf den Absender „via meetergo". Steht dort gar kein Eintrag, wurde der Versand nie ausgelöst, dann sende erneut über die Ansicht Empfänger.

Status verfolgen

Die Seite E-Signaturen gruppiert Dokumente nach Status:

Benötigt Einrichtung — das Dokument existiert, aber PDF oder Feldplatzierung sind noch nicht fertig
Versandbereit — das PDF ist angehängt und das Dokument kann geöffnet und versendet werden

Du kannst das verknüpfte Formular jederzeit öffnen, wenn du Routing, zusätzliche Fragen oder Empfänger-Workflows anpassen möchtest.

Nach der Unterschrift: Wer bekommt das unterschriebene Dokument?

Sobald die unterzeichnende Person bestätigt, hängt meetergo die Nachweisseite an das PDF an, signiert es kryptografisch und legt es bei der Einsendung ab. Danach gilt:

Wer	Was ankommt	Wo
Die unterzeichnende Person	Das fertige PDF automatisch per E-Mail	Direkt nach dem Absenden, wenn Unterschriebenes Dokument an Unterzeichner senden aktiv ist
Du	Die Einsendung mit Download-Link für das unterschriebene PDF	Formular-Editor → Tab Abschlüsse
Deine Systeme	Das unterschriebene PDF als Download-URL im Webhook	Webhook `form_submission`, im Array `files`

Die Kopie für die unterzeichnende Person

Diese E-Mail ist standardmäßig aktiv. Prüfen oder ändern kannst du sie im Formular → Tab Einstellungen → Benachrichtigungen → Unterschriebenes Dokument an Unterzeichner senden.

Die Person erhält eine Mail mit dem Betreff Ihr unterzeichnetes Dokument: <Dokumentname> und dem fertigen PDF im Anhang. Die letzte Seite dieses PDFs enthält den Signaturnachweis mit Zeitstempel und Prüfsumme. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein:

Das Formular muss die E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person erfassen. Die Kopie geht an die Adresse aus der Einsendung. Ein Dokumenten-Flow ohne E-Mail-Feld hat also keinen Empfänger. Dokumente, die du über die Ansicht Empfänger verschickst, haben immer eine Adresse.
Ab 8 MB wird nicht mehr angehängt. Darunter liegt das PDF im Anhang, darüber steht in derselben Mail ein Download-Link.

Scheitert der Versand, bleibt die Unterschrift trotzdem gültig und gespeichert. Die Signatur selbst hängt nicht an dieser E-Mail.

Deine eigene Kopie

Formular öffnen → Tab Abschlüsse → Einsendung öffnen → Download am Dokumentenfeld. Die Benachrichtigung, die du bei jeder Einsendung bekommst („E-Mail bei Einreichung" im selben Abschnitt Benachrichtigungen), listet die Antworten auf und verlinkt die Einsendung. Das unterschriebene PDF lädst du dort herunter.

Tarife und monatliche Limits

E-Signaturen sind in jedem Tarif enthalten, mit einem monatlichen Versandlimit.

	Unter Suite	Suite (früher Growth)	Premium (früher Teams)
Dokumente pro Monat zur Unterschrift versenden	3	Unbegrenzt	Unbegrenzt
E-Mail-Verifizierung (FES)	Nicht verfügbar	50 pro Monat	Unbegrenzt
An konkrete Empfänger senden	Gesperrt	Gesperrt	Enthalten
Formular-Link teilen	Enthalten	Enthalten	Enthalten

Ein paar Details dazu, was als Versand zählt:

Nur der Versand an Empfänger zählt gegen das Limit. Den Formular-Link zu teilen und darüber Unterschriften einzusammeln wird nicht gezählt.
Das Kontingent gilt für das gesamte Unternehmen und für beide Wege gemeinsam (Ansicht Empfänger und Signatur-API).
Formular senden liegt in derselben Empfänger-Ansicht wie bei Routing-Formularen und bleibt deshalb unter Premium gesperrt. Auf kleineren Tarifen ist der Formular-Link der Weg.
Aktivierst du E-Mail-Verifizierung (FES) unter Suite, wird der Versand mit einem Upgrade-Hinweis blockiert. Schalte sie ab, um dasselbe Dokument als einfache Signatur (SES) zu versenden.

Wann E-Signaturen und wann Formularfelder?

Nutze E-Signaturen, wenn:

dein Ausgangspunkt ein PDF-Dokument ist
du den kürzesten Weg zu „Bitte unterschreibe dieses Dokument“ brauchst
du nur wenig zusätzliche Eingaben von der unterzeichnenden Person brauchst

Nutze ein normales Unterschrift-Feld, wenn:

du nur ein handgezeichnetes Unterschriftsbild innerhalb eines Formulars brauchst
kein PDF-Dokument beteiligt ist
die Unterschrift nur eine Antwort unter vielen Formularantworten ist

FAQ

Brauche ich für diesen Workflow trotzdem Formulare?

Nein. Der dokumentenbasierte Flow erstellt die nötige Struktur automatisch im Hintergrund. Formulare brauchst du nur, wenn du zusätzliche Fragen, Routing-Logik oder komplexere Workflows möchtest.

Kann ich E-Mail-Verifizierung später noch aktivieren?

Ja. Öffne das Dokument im Bereich Dokumente und aktiviere E-Mail-Verifizierung in den Signatur-Einstellungen.

Kann ich erst das PDF hochladen und die Felder später setzen?

Ja. Du kannst das Dokument zuerst anlegen und die Feldplatzierung oder weitere Einrichtung später abschließen.

Was ist, wenn ich stärkeren Identitätsnachweis brauche?

Aktiviere E-Mail-Verifizierung. Mehr dazu findest du unter Fortified Electronic Signature (FES) und E-Mail-Verifizierung.

Bekommt die unterzeichnende Person das Dokument automatisch?

Ja. Unterschriebenes Dokument an Unterzeichner senden ist standardmäßig aktiv, das fertige PDF geht also direkt nach dem Absenden per E-Mail raus. Siehe Nach der Unterschrift: Wer bekommt das unterschriebene Dokument?. Du brauchst dafür weder einen Workflow noch einen Webhook.

Ich klicke auf „Jetzt senden" und sehe nur bisherige Einsendungen

Jetzt senden öffnet den Sende-Dialog über dem Tab Abschlüsse des Dokuments. Ist der Dialog zu, schaust du also auf die Übersicht der bereits erfolgten Abschlüsse. Der Versand selbst liegt in diesem Tab in der Ansicht Empfänger hinter dem Button Formular senden. Zeigt die Ansicht statt einer Empfängerliste einen Upgrade-Hinweis, ist der Versand an konkrete Empfänger nicht Teil deines Tarifs. Teile dann stattdessen den Formular-Link.

Welchen E-Signatur-Anbieter nutzt ihr?

Keinen. Alles läuft in meetergo auf EU-Infrastruktur, und die unterzeichnende Person braucht nirgends ein Konto. Was meetergo dabei selbst erzeugt, steht unter Fortified Electronic Signature (FES) und E-Mail-Verifizierung.

Die unterzeichnende Person findet den Unterschrifts-Button kaum

Die Signaturseite nutzt deine Markenfarbe. Steht sie auf Weiß, verschwindet der Button praktisch auf weißem Hintergrund. Ändere sie unter Branding.