PDF-Vorlagen in Formularen verwenden

Das Feld PDF-Vorlage ermöglicht es dir, ein PDF-Dokument an dein Routing-Formular anzuhängen. Formularfeldinhalte werden automatisch in das Dokument eingefügt, und Ausfüllende können es vor dem Absenden prüfen und unterschreiben. Unterschriebene PDFs werden als Teil des Einreichungseintrags gespeichert.

Typische Anwendungsfälle:

• Einwilligungsformulare oder NDAs, die vor einem Erstgespräch unterschrieben werden müssen
• Datenverarbeitungsvereinbarungen, die beim Onboarding gesammelt werden
• Dienstleistungsvereinbarungen, die automatisch mit den eingegebenen Kundendaten befüllt werden
• Haftungsausschlüsse oder Bildrechteformulare

PDF-Vorlagenfeld zum Formular hinzufügen

1. Öffne dein Routing-Formular und wechsle zum Tab Builder.
2. Klicke auf + Feld hinzufügen.
3. Wähle PDF-Vorlage aus der Liste der Feldtypen (es erscheint in einer hervorgehobenen Karte am unteren Rand der Auswahl).
4. Ein Label wird automatisch erstellt. Passe es bei Bedarf an — dieses Label wird oberhalb des PDF-Prüfbereichs angezeigt, wenn die ausfüllende Person diesen Schritt erreicht.
5. Klicke auf PDF-Vorlage konfigurieren (oder auf das Stiftsymbol des Feldes), um den PDF-Vorlagen-Editor zu öffnen.

PDF-Vorlage einrichten

Der Editor führt dich durch zwei Schritte.

Schritt 1 — PDF hochladen

Ziehe eine PDF-Datei in den Upload-Bereich oder klicke, um nach einer Datei zu suchen. Die Datei muss ein gültiges PDF (.pdf) sein und sollte für eine gute Performance einige Megabyte nicht überschreiten.

Nach dem Hochladen öffnet sich der Designer automatisch.

Schritt 2 — Vorlage gestalten

Der Designer zeigt deine PDF-Seiten auf einer Zeichenfläche. Rechts siehst du eine Palette mit den Feldern deines Formulars.

So platzierst du einen Feldwert im PDF:

1. Klicke auf einen Feldnamen im rechten Bereich.
2. Ein Text-Platzhalterfeld wird auf der aktuellen PDF-Seite hinzugefügt.
3. Ziehe es an die genaue Position, an der der Wert dieses Feldes erscheinen soll.
4. Passe die Größe durch Ziehen der Anfasser an.
5. Wiederhole dies für jedes Feld, das du einbinden möchtest.

Du kannst auch benutzerdefinierte statische Texte (z. B. „Unterschriftsdatum:", „Kundenname:") über die Option Eigener Text in der Palette hinzufügen.

Unterschrifts-Platzhalter:

Wenn du einen sichtbaren Unterschriftsbereich im PDF möchtest, ziehe das Element Unterschrift aus der Palette auf das Dokument. Dies markiert, wo die gezeichnete Unterschrift eingefügt wird, wenn die ausfüllende Person unterschreibt.

Unterschriftseinstellungen

Nach dem Platzieren der Felder kannst du die Unterschriftsoptionen am unteren Rand des Editors konfigurieren:

Klicke auf Speichern, um die Vorlage zu übernehmen.

So funktioniert es für Ausfüllende

Wenn jemand das Formular ausfüllt und das PDF-Vorlagenfeld erreicht:

1. Das Dokument wird angezeigt, wobei alle verfügbaren Formularwerte bereits eingetragen sind (z. B. Name, Unternehmen, E-Mail).
2. Wenn zuvor ausgefüllte Pflichtfelder fehlen, erscheint eine Seitenleiste, in der die fehlenden Werte ergänzt werden können. Das PDF wird in Echtzeit aktualisiert.
3. Wenn eine Unterschrift erforderlich ist, öffnet der Button Unterschreiben eine Zeichenfläche, auf der mit Maus oder Finger unterschrieben werden kann.
4. Wenn eine E-Mail-Verifizierung per OTP erforderlich ist, sendet das System einen Einmalcode an die E-Mail-Adresse. Dieser Code muss eingegeben werden, um die Identität zu bestätigen.
5. Die ausfüllende Person klickt auf Akzeptieren, um den Vorgang abzuschließen. Das unterzeichnete PDF wird gespeichert und das Formular setzt mit dem nächsten Schritt fort.

Eingereichte PDFs einsehen

Nach dem Absenden eines Formulars:

1. Gehe zu Routing-Formulare und öffne das Formular.
2. Öffne den Tab Abschlüsse und klicke auf eine Einreichung.
3. Das PDF-Vorlagenfeld zeigt einen Herunterladen-Link für das unterzeichnete PDF.

Die unterzeichnende Person bekommt das fertige PDF außerdem automatisch per E-Mail, sofern das Formular ihre E-Mail-Adresse erfasst hat. Siehe Nach der Unterschrift: Wer bekommt das unterschriebene Dokument?.

Tipps für gute PDF-Vorlagen

• Halte das PDF übersichtlich — verwende ein einfaches, gut strukturiertes PDF. Komplexe Formulare mit bestehenden ausfüllbaren Feldern können zu unerwarteten Darstellungsproblemen führen.
• Passe die Textfeldgröße an die Daten an — ein Textfeld für „Vollständiger Name" sollte breit genug für lange Namen sein. Gib den Platzhaltern großzügig Platz.
• Nutze E-Mail-OTP bei rechtlich relevanten Dokumenten — wenn die Unterschrift rechtliche Bedeutung hat, aktiviere E-Mail-Verifizierung erforderlich für eine stärkere Identitätsbestätigung.
• Platziere das PDF-Feld zuletzt — setze es auf die letzte Seite des Formulars, damit alle notwendigen Informationen bereits eingegeben wurden, bevor das Dokument erscheint.
• Füge davor ein Überschriftenfeld ein — eine Überschrift wie „Vereinbarung prüfen und unterzeichnen" bereitet Ausfüllende auf das Dokument vor.

FAQ

Kann ich die PDF-Vorlage aktualisieren, nachdem das Formular bereits Einreichungen erhalten hat?

Ja. Bestehende Einreichungen bleiben unverändert — sie behalten das unterzeichnete PDF, das zum Zeitpunkt der Einreichung erstellt wurde. Neue Einreichungen verwenden die aktualisierte Vorlage.

Was passiert, wenn die ausfüllende Person das Formular vor dem Unterzeichnen schließt?

Das Formular wird nicht eingereicht. Antworten werden nur gespeichert, wenn der finale Absende-Button angeklickt wird. Das Schließen des Browsers verwirft alle eingegebenen Daten.

Funktioniert die PDF-Vorlage auf Mobilgeräten?

Ja. Das PDF kann auf jedem Gerät angezeigt werden. Das Zeichnen einer Unterschrift funktioniert mit dem Finger auf Touchscreens.

Ist das unterzeichnete PDF rechtlich bindend?

Ein hier unterzeichnetes PDF ist eine einfache elektronische Signatur, die für viele alltägliche Dokumente anerkannt ist, aber von deiner Rechtsordnung und dem Anwendungsfall abhängt. Die E-Mail-Verifizierung ergänzt einen Identitätsnachweis. Siehe Für wen FES geeignet ist.

Wie groß darf die PDF-Datei maximal sein?

Es gibt keine strenge Upload-Grenze, aber sehr große PDFs (über ~10 MB) laden für Ausfüllende langsam. Ziele auf PDFs unter 5 MB für eine gute Erfahrung.

Name und Adresse bleiben im unterschriebenen PDF leer

Ein Unterschriftsfeld zu platzieren füllt das Dokument nicht aus. Jede Angabe muss zugeordnet werden: Öffne PDF bearbeiten, klicke rechts in der Palette auf den Feldnamen (Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Wohnort, E-Mail und so weiter) und ziehe den Platzhalter an die Stelle der Seite, an die dieser Wert gehört. Was du nicht platzierst, bleibt im unterschriebenen Dokument leer. Fehlt die Frage noch, lege sie zuerst im Tab Formular an und ordne sie danach hier zu.

Kann ich eine PDF-Vorlage auch in Terminseiten-Buchungsformularen verwenden?

Der Feldtyp PDF-Vorlage ist derzeit in Routing-Formularen verfügbar. Die Unterstützung für Terminseiten-Buchungsformulare ist für ein zukünftiges Update geplant.

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