PDF-Vorlagen in Formularen verwenden

Das Feld PDF-Vorlage ermöglicht es dir, ein PDF-Dokument an dein Routing-Formular anzuhängen. Formularfeldinhalte werden automatisch in das Dokument eingefügt, und Ausfüllende können es vor dem Absenden prüfen und unterschreiben. Unterschriebene PDFs werden als Teil des Einreichungseintrags gespeichert.

Typische Anwendungsfälle:

Einwilligungsformulare oder NDAs, die vor einem Erstgespräch unterschrieben werden müssen
Datenverarbeitungsvereinbarungen, die beim Onboarding gesammelt werden
Dienstleistungsvereinbarungen, die automatisch mit den eingegebenen Kundendaten befüllt werden
Haftungsausschlüsse oder Bildrechteformulare

PDF-Vorlagenfeld zum Formular hinzufügen

Öffne dein Routing-Formular und wechsle zum Tab Builder.
Klicke auf + Feld hinzufügen.
Wähle PDF-Vorlage aus der Liste der Feldtypen (es erscheint in einer hervorgehobenen Karte am unteren Rand der Auswahl).
Ein Label wird automatisch erstellt. Passe es bei Bedarf an — dieses Label wird oberhalb des PDF-Prüfbereichs angezeigt, wenn die ausfüllende Person diesen Schritt erreicht.
Klicke auf PDF-Vorlage konfigurieren (oder auf das Stiftsymbol des Feldes), um den PDF-Vorlagen-Editor zu öffnen.

PDF-Vorlage einrichten

Der Editor führt dich durch zwei Schritte.

Schritt 1 — PDF hochladen

Ziehe eine PDF-Datei in den Upload-Bereich oder klicke, um nach einer Datei zu suchen. Die Datei muss ein gültiges PDF (.pdf) sein und sollte für eine gute Performance einige Megabyte nicht überschreiten.

Nach dem Hochladen öffnet sich der Designer automatisch.

Schritt 2 — Vorlage gestalten

Der Designer zeigt deine PDF-Seiten auf einer Zeichenfläche. Rechts siehst du eine Palette mit den Feldern deines Formulars.

So platzierst du einen Feldwert im PDF:

Klicke auf einen Feldnamen im rechten Bereich.
Ein Text-Platzhalterfeld wird auf der aktuellen PDF-Seite hinzugefügt.
Ziehe es an die genaue Position, an der der Wert dieses Feldes erscheinen soll.
Passe die Größe durch Ziehen der Anfasser an.
Wiederhole dies für jedes Feld, das du einbinden möchtest.

Du kannst auch benutzerdefinierte statische Texte (z. B. „Unterschriftsdatum:", „Kundenname:") über die Option Eigener Text in der Palette hinzufügen.

Wechsle zwischen Seiten über die Seitennavigation oben auf der Zeichenfläche. Felder können auf jeder beliebigen Seite platziert werden.

Unterschrifts-Platzhalter:

Wenn du einen sichtbaren Unterschriftsbereich im PDF möchtest, ziehe das Element Unterschrift aus der Palette auf das Dokument. Dies markiert, wo die gezeichnete Unterschrift eingefügt wird, wenn die ausfüllende Person unterschreibt.

Unterschriftseinstellungen

Nach dem Platzieren der Felder kannst du die Unterschriftsoptionen am unteren Rand des Editors konfigurieren:

Einstellung	Beschreibung
Unterschrift erforderlich	Die ausfüllende Person muss eine Unterschrift zeichnen, bevor sie das Dokument akzeptieren kann
E-Mail-Verifizierung erforderlich (OTP)	Die ausfüllende Person muss ihre E-Mail-Adresse mit einem Einmalcode bestätigen, bevor das unterzeichnete PDF akzeptiert wird (stärkere Identitätsbestätigung)

Klicke auf Speichern, um die Vorlage zu übernehmen.

So funktioniert es für Ausfüllende

Wenn jemand das Formular ausfüllt und das PDF-Vorlagenfeld erreicht:

Das Dokument wird angezeigt, wobei alle verfügbaren Formularwerte bereits eingetragen sind (z. B. Name, Unternehmen, E-Mail).
Wenn zuvor ausgefüllte Pflichtfelder fehlen, erscheint eine Seitenleiste, in der die fehlenden Werte ergänzt werden können. Das PDF wird in Echtzeit aktualisiert.
Wenn eine Unterschrift erforderlich ist, öffnet der Button Unterschreiben eine Zeichenfläche, auf der mit Maus oder Finger unterschrieben werden kann.
Wenn eine E-Mail-Verifizierung per OTP erforderlich ist, sendet das System einen Einmalcode an die E-Mail-Adresse. Dieser Code muss eingegeben werden, um die Identität zu bestätigen.
Die ausfüllende Person klickt auf Akzeptieren, um den Vorgang abzuschließen. Das unterzeichnete PDF wird gespeichert und das Formular setzt mit dem nächsten Schritt fort.

Das PDF wird auf dem Gerät der ausfüllenden Person erstellt, indem die Vorlage mit den Formularwerten und der Unterschrift kombiniert wird. Das fertige Dokument wird anschließend in den sicheren Speicher von meetergo hochgeladen.

Eingereichte PDFs einsehen

Nach dem Absenden eines Formulars:

Gehe zu Routing-Formulare und öffne das Formular.
Klicke auf eine Einreichung, um die Details aufzurufen.
Das PDF-Vorlagenfeld zeigt einen Herunterladen-Link für das unterzeichnete PDF.

Tipps für gute PDF-Vorlagen

Halte das PDF übersichtlich — verwende ein einfaches, gut strukturiertes PDF. Komplexe Formulare mit bestehenden ausfüllbaren Feldern können zu unerwarteten Darstellungsproblemen führen.
Passe die Textfeldgröße an die Daten an — ein Textfeld für „Vollständiger Name" sollte breit genug für lange Namen sein. Gib den Platzhaltern großzügig Platz.
Nutze E-Mail-OTP bei rechtlich relevanten Dokumenten — wenn die Unterschrift rechtliche Bedeutung hat, aktiviere E-Mail-Verifizierung erforderlich für eine stärkere Identitätsbestätigung.
Platziere das PDF-Feld zuletzt — setze es auf die letzte Seite des Formulars, damit alle notwendigen Informationen bereits eingegeben wurden, bevor das Dokument erscheint.
Füge davor ein Überschriftenfeld ein — eine Überschrift wie „Vereinbarung prüfen und unterzeichnen" bereitet Ausfüllende auf das Dokument vor.

FAQ

Kann ich die PDF-Vorlage aktualisieren, nachdem das Formular bereits Einreichungen erhalten hat?

Ja. Bestehende Einreichungen bleiben unverändert — sie behalten das unterzeichnete PDF, das zum Zeitpunkt der Einreichung erstellt wurde. Neue Einreichungen verwenden die aktualisierte Vorlage.

Was passiert, wenn die ausfüllende Person das Formular vor dem Unterzeichnen schließt?

Das Formular wird nicht eingereicht. Antworten werden nur gespeichert, wenn der finale Absende-Button angeklickt wird. Das Schließen des Browsers verwirft alle eingegebenen Daten.

Funktioniert die PDF-Vorlage auf Mobilgeräten?

Ja. Das PDF kann auf jedem Gerät angezeigt werden. Das Zeichnen einer Unterschrift funktioniert mit dem Finger auf Touchscreens.

Ist das unterzeichnete PDF rechtlich bindend?

Das hängt von deinem Land und dem konkreten Anwendungsfall ab. Eine einfache elektronische Unterschrift ist in vielen Ländern gesetzlich anerkannt — in der EU unter der eIDAS-Verordnung, in den USA unter dem ESIGN Act. Für rechtlich besonders bedeutsame Dokumente solltest du einen Rechtsbeistand zur Frage hinzuziehen, ob eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist. Die E-Mail-OTP-Verifizierung bietet eine zusätzliche Ebene der Identitätsbestätigung.

Wie groß darf die PDF-Datei maximal sein?

Es gibt keine strenge Upload-Grenze, aber sehr große PDFs (über ~10 MB) laden für Ausfüllende langsam. Ziele auf PDFs unter 5 MB für eine gute Erfahrung.

Kann ich eine PDF-Vorlage auch in Meeting-Typ-Buchungsformularen verwenden?

Der Feldtyp PDF-Vorlage ist derzeit in Routing-Formularen verfügbar. Die Unterstützung für Meeting-Typ-Buchungsformulare ist für ein zukünftiges Update geplant.