Bestimmte E-Mail-Adresse per Workflow benachrichtigen
Automatische Buchungsbenachrichtigungen an beliebige E-Mail-Adressen senden – zum Beispiel an ein gemeinsames Team-Postfach.
Mit Workflows kannst du automatisch beliebige E-Mail-Adressen benachrichtigen, wenn ein Termin gebucht, umgebucht oder storniert wird. Das ist nützlich für gemeinsame Postfächer, Dispositions-Teams oder andere Personen, die informiert werden sollen – ohne als Teilnehmer in die Kalendereinladung aufgenommen zu werden.
Diese Funktion ist ab dem Growth-Tarif verfügbar. Pro Workflow-Aktion können bis zu 5 E-Mail-Adressen angegeben werden.
Wann ist das sinnvoll?
- Ein Dispositions- oder Koordinationsteam möchte jede neue Buchung prüfen oder nachverfolgen
- Ein gemeinsames Postfach (z.B.
info@unternehmen.de) soll Buchungsbestätigungen parallel zum Berater erhalten - Ein externer Partner oder eine Assistenz soll benachrichtigt werden, ohne im Kalendertermin zu erscheinen
Einrichtung
- Öffne Workflows in deinem Dashboard
- Öffne einen bestehenden Workflow oder klicke auf Neu, um einen neuen zu erstellen
- Wähle oder erstelle einen Trigger (z.B. Buchung bestätigt)
- Klicke auf Aktion hinzufügen innerhalb des Triggers
- Wähle im Aktions-Dropdown "E-Mail an bestimmte Adresse senden"
- Trage die E-Mail-Adresse(n) in das Eingabefeld ein – mehrere Adressen durch Komma trennen
- Klicke auf Vorlage bearbeiten, um den Inhalt der E-Mail anzupassen
- Klicke auf Speichern
Nutze dynamische Tags in deiner Vorlage, um Buchungsdetails automatisch einzufügen – z.B. {!M.Guest.Fullname}, {!M.Meeting.Start} oder {!M.Meeting.Venue}.
Beispiel: Dispo-Postfach benachrichtigen
Ein Beratungsunternehmen möchte, dass das zentrale Dispo-Postfach (dispo@unternehmen.de) bei jeder Buchung eines Beraters automatisch eine Benachrichtigung erhält.
- Workflow erstellen und den gewünschten Terminseiten zuweisen
- Trigger hinzufügen: Buchung bestätigt
- Aktion hinzufügen: E-Mail an bestimmte Adresse senden →
dispo@unternehmen.de - Vorlage anpassen: Name des Gastes, Terminzeit und Buchungsformular-Antworten einfügen
- Workflow speichern und aktivieren
Das Dispo-Team erhält ab sofort bei jeder neuen Buchung eine separate E-Mail – unabhängig von der Bestätigungs-E-Mail des Beraters.
Kombination mit Gastgeberbestätigung
Wenn du zusätzlich die Gastgeberbestätigung nutzt, kannst du das Dispo-Postfach gezielt einbinden:
- Füge beim Trigger Buchung bestätigt eine Aktion hinzu, die das Postfach nach der Freigabe benachrichtigt
- Oder ergänze denselben Trigger um eine zweite Aktion, die gleichzeitig Gastgeber und Postfach informiert
Grenzen
| Einschränkung | Wert |
|---|---|
| Max. E-Mail-Adressen pro Aktion | 5 |
| Erforderlicher Tarif | Growth oder höher |
| Kalendereinladung | Nein (nur E-Mail-Benachrichtigung) |
Die hier eingetragenen Empfänger erhalten nur eine Workflow-E-Mail – sie werden nicht zur Kalendereinladung hinzugefügt. Um jemanden zur Einladung hinzuzufügen, nutze stattdessen die Gäste-Funktion im Buchungsformular.
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