Treffpunkt: Meeting-Link, Telefonnummer oder Adresse in E-Mails anzeigen

Terminbestätigungen, Erinnerungen und Kalendereinträge müssen sagen, wo der Termin stattfindet. Je nach Kanal ist das ein Online-Meeting-Link, eine Telefonnummer oder eine Adresse.

Die Variable Treffpunkt

Statt für jeden Kanal eine eigene Vorlage anzulegen, nutzt du die Variable {!M.Meeting.Venue} (im Variablen-Picker heißt sie Treffpunkt). Sie löst automatisch den passenden Ort für den gebuchten Kanal auf:

Kanal (so heißt er bei der Auswahl)	Treffpunkt zeigt
Telefonanruf – Gastgeber ruft den Teilnehmer an	Die Telefonnummer des Teilnehmers aus dem Buchungsformular
Eingehender Telefonanruf – Teilnehmer ruft den Gastgeber an	Deine eigene Telefonnummer von deiner Visitenkarte
Persönliches Treffen	Die Adresse des Termins
Persönliches Treffen – Teilnehmer gibt die Adresse an	Die Adresse, die der Teilnehmer bei der Buchung eingegeben hat
Microsoft Teams, Google Meet	Ein meetergo-Link, der zum Meeting weiterleitet
Zoom, WebEx, Whereby, meetergo connect, benutzerdefinierter Link, weitere Online-Kanäle	Der Meeting-Link selbst
WhatsApp	`WhatsApp:` gefolgt von der Nummer des Teilnehmers
Gebuchte Ressource (z.B. Raum)	Der Name der gebuchten Ressource

Bei Microsoft Teams und Google Meet steht dort bewusst ein meetergo-Weiterleitungslink statt der rohen Teams- oder Meet-URL. Der Anbieter legt den echten Link manchmal erst kurz nach der Buchung an, der Weiterleitungslink funktioniert dagegen sofort. So bekommen Teilnehmer nie einen toten Link.

Beispiel

Hallo {!M.Guest.Firstname},

dein Termin mit {!M.Host.Fullname} ist bestätigt.

Datum: {!M.Meeting.StartDate}
Uhrzeit: {!M.Meeting.StartTime}
Ort: {!M.Meeting.Venue}

Bis bald!

Welche Telefonnummer erscheint?

Das ist die häufigste Verwechslung, denn beide Telefon-Kanäle heißen in E-Mails und Kalendereinträgen schlicht Telefonanruf. Unterscheiden lassen sie sich nur an der kleinen Unterzeile bei der Kanalauswahl:

Telefonanruf (Gastgeber ruft den Teilnehmer an): Der Treffpunkt ist die Nummer des Teilnehmers, damit du weißt, wen du anrufst.
Eingehender Telefonanruf (Teilnehmer ruft den Gastgeber an): Der Treffpunkt ist deine Nummer, damit der Teilnehmer weiß, wo er anruft.

{!M.Meeting.Channel} gibt bei beiden "Telefonanruf" aus. Wenn also die falsche Nummer erscheint, prüfe, welcher der beiden Kanäle bei dieser Buchung tatsächlich aktiv war, und nicht den Wortlaut in der E-Mail.

Deine eigene Nummer für eingehende Anrufe stammt aus den Kontaktdaten deiner Visitenkarte (Personal Page), nicht aus der Nummer der buchenden Person.

Der Treffpunkt ist leer

Der Treffpunkt bleibt leer, wenn es den zugrunde liegenden Wert nicht gibt. Ordne deinen Kanal der Ursache zu:

Kanal	Der Treffpunkt bleibt leer, wenn
Telefonanruf (du rufst an)	Dein Buchungsformular kein Telefonfeld hat oder das Feld optional war und leer blieb
Eingehender Telefonanruf	Auf deiner Visitenkarte keine Telefonnummer hinterlegt ist
Persönliches Treffen	Auf der Terminseite keine Adresse hinterlegt ist oder der Teilnehmer das Adressfeld leer gelassen hat
Zoom, WebEx, Whereby und andere Online-Kanäle	Kein Meeting-Link erzeugt wurde, meist weil die Verbindung zu diesem Anbieter neu autorisiert werden muss

Bei Microsoft Teams, Google Meet und meetergo connect bleibt der Treffpunkt nie leer, weil meetergo den Link selbst erzeugt.

Variable	Beschreibung
`{!M.Meeting.Venue}`	Der passende Ort: Link, Telefonnummer, Adresse oder Ressourcenname
`{!M.Meeting.Channel}`	Der Kanalname (z.B. "Microsoft Teams", "Telefonanruf")
`{!M.Meeting.Location}`	Die Adresse, und zwar nur bei persönlichen Treffen. Bei allen Online- und Telefon-Kanälen leer
`{!M.Meeting.Link}`	Der Online-Meeting-Link. Gibt bei Eingehender Telefonanruf ebenfalls deine Telefonnummer aus. Leer bei persönlichen Treffen, Ressourcen und wenn du den Teilnehmer anrufst

Der Treffpunkt im Kalendereintrag

Das Feld Ort der Kalendereinladung ist mit {!M.Meeting.Venue} vorbelegt. Deshalb steht im Kalendereintrag je nach Kanal der Videolink, die Telefonnummer oder die Adresse. Du kannst es an der Terminseite unter Kommunikation im Reiter Kalender-Einladung durch beliebigen Text oder eine andere Variable ersetzen. Mehr dazu unter Termintitel im Kalendereintrag ändern.

Bei Gruppenbuchungen wird der Treffpunkt pro Empfänger aufgelöst: Jeder Teilnehmer sieht seine eigene Telefonnummer und seinen eigenen Zugangslink, nicht die des ersten Buchenden.