Gemeinsamen Funnel-Link mit Round-Robin für ein Team einrichten
So richtest du einen einzelnen Funnel-Link ein, über den Termine automatisch an mehrere Teammitglieder mit individueller Verfügbarkeit verteilt werden
In diesem Tutorial zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen einzelnen Funnel-Link einrichtest, über den Termine automatisch an mehrere Teammitglieder verteilt werden. Jedes Teammitglied kann dabei seine eigene Verfügbarkeit unabhängig verwalten, und bei Urlaub oder Krankheit können Buchungen nahtlos vom anderen Teammitglied übernommen werden.
Typischer Anwendungsfall: Zwei oder mehr Kolleg:innen teilen sich einen Bereich (z. B. Admissions, Vertrieb, Support) und möchten über einen einzigen Buchungslink erreichbar sein – mit fairer Terminverteilung und individuellen Arbeitszeiten.
Voraussetzungen
Bevor du loslegst, stelle sicher, dass:
- Alle Teammitglieder ein meetergo-Konto in derselben Organisation haben
- Jedes Teammitglied seinen Kalender verbunden hat (Google, Outlook oder iCloud) — damit bestehende Termine die Verfügbarkeit korrekt blockieren
- Du Admin-Rechte in deiner meetergo-Organisation besitzt
Falls deine Kolleg:innen noch kein Konto haben, kannst du sie unter Erste Schritte für Organisations-Admins einladen.
Überblick
Die Einrichtung besteht aus drei Teilen:
| Schritt | Was wird eingerichtet | Wer macht es |
|---|---|---|
| 1 | Round-Robin-Terminseite erstellen und Teammitglieder als Gastgeber hinzufügen | Admin |
| 2 | Individuelle Verfügbarkeit je Teammitglied konfigurieren | Jedes Teammitglied selbst |
| 3 | Funnel-Link mit der Round-Robin-Terminseite verbinden | Admin |
Schritt 1: Round-Robin-Terminseite erstellen
Die Terminseite ist der Meetingtyp, auf den der Funnel-Link verweist. Da mehrere Personen Termine erhalten sollen, verwenden wir den Typ Round-Robin.
- Melde dich bei deinem meetergo-Konto an
- Klicke auf die blaue Schaltfläche Erstellen im oberen Menü und wähle Terminseite. Oder navigiere direkt zu my.meetergo.com/new
- Wähle Round-Robin als Terminseiten-Typ
- Benenne die Terminseite (z. B. „Admissions Consultation") und konfiguriere Dauer, Beschreibung und Ort
- Klicke auf Veröffentlichen
Teammitglieder als Gastgeber hinzufügen
- Öffne die erstellte Terminseite und wechsle zum Tab Gastgeber & Teilnehmer
- Unter Round-Robin-Pool klicke auf Benutzer auswählen
- Füge alle Teammitglieder hinzu, die Termine erhalten sollen (z. B. Karolin und Lorena)
- Speichere die Änderungen
Jeder Benutzer, den du zum Round-Robin-Pool hinzufügst, muss seinen Kalender verbunden haben. Ohne verbundenen Kalender kann meetergo nicht prüfen, ob die Person zum gewählten Zeitpunkt tatsächlich verfügbar ist.
Round-Robin-Modus wählen
Unter dem Tab Gastgeber & Teilnehmer findest du die Einstellung Round-Robin-Modus. Für die meisten Teams empfehlen wir:
| Modus | Wann verwenden |
|---|---|
| Verfügbarkeit maximieren | Wenn ihr möglichst viele buchbare Zeitslots anbieten wollt. Die Buchungsseite zeigt die kombinierte Verfügbarkeit aller Gastgeber an. Ideal, wenn unterschiedliche Arbeitszeiten bestehen und der Bucher maximale Auswahl haben soll. |
| Gleichmäßige Verteilung | Wenn eine exakt faire Aufteilung der Termine wichtiger ist als die maximale Auswahl. Es wird nur die Verfügbarkeit des Gastgebers mit den wenigsten Buchungen angezeigt. |
Empfehlung für ein kleines Team mit unterschiedlichen Arbeitszeiten: Wähle Verfügbarkeit maximieren. So sehen Bucher alle verfügbaren Zeitslots beider Kolleg:innen und können flexibel wählen.
Mehr Details zu den Round-Robin-Modi findest du im Artikel Round Robin.
Schritt 2: Individuelle Verfügbarkeit einrichten
Jedes Teammitglied kann seine eigene Verfügbarkeit unabhängig konfigurieren. Dies geschieht über die persönlichen Verfügbarkeitseinstellungen – nicht über die Terminseite selbst.
Reguläre Arbeitszeiten festlegen
Jedes Teammitglied führt folgende Schritte selbst durch:
- Melde dich bei deinem meetergo-Konto an
- Gehe zu Verfügbarkeit in der linken Navigation
- Konfiguriere deinen Wochenplan — lege für jeden Wochentag die Zeiten fest, zu denen du für Buchungen verfügbar sein möchtest
Beispiel mit unterschiedlichen Arbeitszeiten:
| Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | Freitag | |
|---|---|---|---|---|---|
| Karolin | 8:00–16:00 | 8:00–16:00 | 8:00–12:00 | 8:00–16:00 | 8:00–14:00 |
| Lorena | 10:00–18:00 | 10:00–18:00 | 12:00–18:00 | 10:00–18:00 | 10:00–16:00 |
In diesem Beispiel sieht der Bucher Slots von 8:00–18:00 an den meisten Tagen (die kombinierte Verfügbarkeit beider Kolleginnen).
Du kannst auch eine terminseiten-spezifische Verfügbarkeit erstellen, falls du für verschiedene Meetingtypen unterschiedliche Zeiten anbieten möchtest. Mehr dazu unter Terminseiten-spezifische Verfügbarkeit.
Kalender verbinden (falls noch nicht geschehen)
- Gehe zu Einstellungen → Kalender-Integrationen
- Verbinde deinen Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender
- Aktiviere die Konflikterkennung — damit blockieren bestehende Kalendertermine automatisch deine Buchungsverfügbarkeit
Ohne verbundenen Kalender können Doppelbuchungen entstehen, da meetergo keine bestehenden Termine berücksichtigen kann.
Schritt 3: Funnel-Link mit der Terminseite verbinden
Wenn du bereits einen Funnel-Link hast (z. B. https://my.meetergo.com/form/...), musst du sicherstellen, dass er auf die soeben erstellte Round-Robin-Terminseite verweist.
Bestehenden Funnel anpassen
- Gehe zu Buchungslinks → Funnels in der linken Navigation
- Öffne den bestehenden Funnel
- Stelle sicher, dass der Funnel auf die Round-Robin-Terminseite verweist, die du in Schritt 1 erstellt hast
- Speichere die Änderungen
Neuen Funnel erstellen (falls noch keiner existiert)
- Gehe zu Buchungslinks → Funnels
- Klicke auf Erstellen
- Richte die gewünschten Funnel-Schritte ein (z. B. Kontaktdaten, Bereichsauswahl)
- Verbinde den letzten Schritt mit der Round-Robin-Terminseite
- Veröffentliche den Funnel
Der resultierende Funnel-Link (z. B. https://my.meetergo.com/form/...) ist der einzige Link, den du an Bucher weitergibst. Über diesen Link sehen Bucher alle verfügbaren Zeitslots beider Gastgeber.
Urlaub, Krankheit und Vertretung
Einer der größten Vorteile des Round-Robin-Setups: Wenn ein Teammitglied ausfällt, übernimmt das andere automatisch alle Buchungen.
Urlaub oder Abwesenheit eintragen
Wenn ein Teammitglied in Urlaub geht oder krank ist:
- Gehe zu Verfügbarkeit in der linken Navigation
- Klicke auf den Kalendertag, an dem du abwesend bist
- Erstelle eine Blockierregel (🚫 Blocker):
- Wähle Ganztag für einen kompletten Tag
- Oder wähle einen bestimmten Zeitraum
- Für mehrtägigen Urlaub: Erstelle einen Blocker, der den gesamten Zeitraum abdeckt
- Klicke auf Speichern
Was passiert dann?
- Die Buchungsseite zeigt automatisch nur noch die Verfügbarkeit des anderen Teammitglieds an
- Der Bucher merkt keinen Unterschied — er sieht einfach die verfügbaren Slots
- Alle neuen Buchungen gehen automatisch an das verfügbare Teammitglied
Alternativ kannst du Abwesenheiten auch über deinen verbundenen Kalender eintragen. Ein Ganztages-Event mit Status „Beschäftigt" blockiert deine meetergo-Verfügbarkeit ebenfalls. Mehr dazu unter Verfügbarkeitsausnahmen.
Bestehende Termine übergeben
Wenn ein Teammitglied kurzfristig ausfällt und bereits gebuchte Termine hat, kannst du diese mit der Übergabe-Funktion an das vertretende Teammitglied übertragen:
Einzelne Termine übergeben:
- Gehe zu Buchungen in der linken Navigation
- Öffne den betreffenden Termin
- Klicke auf Übergeben und wähle das vertretende Teammitglied
- Der neue Gastgeber und alle Teilnehmer werden automatisch per E-Mail informiert
Alle Termine auf einmal übergeben (Bulk-Handoff):
- Gehe zu Buchungen → Termine übergeben
- Wähle das ausgefallene Teammitglied als Quelle und das vertretende als Ziel
- Wähle den Zeitraum der Abwesenheit
- Aktiviere optional Verfügbarkeit blockieren, um gleichzeitig neue Buchungen zu verhindern
- Prüfe die Vorschau und klicke auf Übergeben
Der Bulk-Handoff-Assistent kann gleichzeitig die Verfügbarkeit blockieren und alle Termine übergeben — das spart dir zwei manuelle Schritte. Ausführliche Anleitung: Termine an andere Teammitglieder übergeben.
Checkliste zur Einrichtung
Verwende diese Checkliste, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist:
- Round-Robin-Terminseite erstellt
- Alle Teammitglieder zum Round-Robin-Pool hinzugefügt
- Round-Robin-Modus gewählt (empfohlen: „Verfügbarkeit maximieren")
- Jedes Teammitglied hat seinen Kalender verbunden
- Jedes Teammitglied hat seine individuelle Verfügbarkeit konfiguriert
- Funnel-Link verweist auf die Round-Robin-Terminseite
- Test: Funnel-Link im Inkognito-Fenster öffnen und prüfen, ob Zeitslots beider Teammitglieder angezeigt werden
FAQ
Können die Teammitglieder sehen, wer welchen Termin erhalten hat?
Ja. Unter dem Tab Gastgeber & Teilnehmer der Terminseite findest du den Host-Auswahlverlauf. Dieser zeigt für jede Buchung, welchem Gastgeber der Termin zugewiesen wurde und warum.
Was passiert, wenn beide Teammitglieder gleichzeitig verfügbar sind?
Der Termin wird dem nächsten Gastgeber in der Round-Robin-Rotation zugewiesen. Im Modus „Verfügbarkeit maximieren" rotieren die Gastgeber der Reihe nach. Im Modus „Gleichmäßige Verteilung" erhält der Gastgeber mit den wenigsten Buchungen den Termin.
Können Bucher selbst wählen, bei wem sie buchen?
Ja, du kannst die Gastgeber-Auswahl in den Terminseiten-Einstellungen aktivieren. Damit sehen Bucher die verfügbaren Gastgeber und können selbst wählen. Dies ist im Modus „Gleichmäßige Verteilung" nicht verfügbar.
Was passiert, wenn ein Teammitglied längerfristig ausfällt?
Erstelle einen Blocker über den gesamten Zeitraum der Abwesenheit. Alle neuen Buchungen gehen dann automatisch an die verbleibenden Teammitglieder. Bereits gebuchte Termine musst du manuell übergeben.
Kann ich später weitere Teammitglieder hinzufügen?
Ja. Öffne die Terminseite, gehe zum Tab Gastgeber & Teilnehmer und füge weitere Benutzer zum Round-Robin-Pool hinzu. Die neuen Teammitglieder müssen ihre Verfügbarkeit konfigurieren und ihren Kalender verbinden.
Brauche ich für jeden Teammitglied einen eigenen Buchungslink?
Nein. Das ist genau der Vorteil dieses Setups: Ein einziger Funnel-Link reicht aus. Er zeigt automatisch die kombinierte Verfügbarkeit aller Gastgeber an.
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