Kundentermine mit deinem Sales-Team buchen

Hallo! Wenn dein Sales-Team Kundentermine direkt in deinen Kalender eintragen soll – mit Kundendaten und automatischen Erinnerungen – zeigen wir dir hier, wie du das in wenigen Minuten einrichtest.

Übersicht: Wie das funktioniert

1. Dein Kalender verbinden – dein persönlicher Kalender ist die Quelle der Wahrheit
2. Eine Terminseite für dein Team erstellen – das ist der Buchungslink
3. Kontaktfelder konfigurieren – Name, Telefon, E-Mail erfassen
4. Erinnerungen einrichten – Kunden erhalten Erinnerungen vor ihrem Termin
5. Den Link mit deinem Sales-Team teilen – dein Team kann damit Termine buchen

Schritt 1: Kalender verbinden (falls noch nicht geschehen)

Bevor du Termine buchen kannst, muss meetergo wissen, wann du verfügbar bist.

1. Gehe zu Profileinstellungen
2. Scrolle nach unten zu "Kalender verbinden"
3. Wähle deinen Kalender-Anbieter (Google, Outlook, iCloud, etc.)
4. Folge den Anweisungen und gib die erforderlichen Zugriffe frei

Schritt 2: Verfügbarkeitszeiten einstellen

Damit nicht zu viele Termine gleichzeitig gebucht werden, stellst du deine verfügbaren Zeiten ein.

1. Gehe zu Verfügbarkeitseinstellungen
2. Bearbeite die Standard-Verfügbarkeitsmenge
3. Stelle deine Arbeitszeiten ein (z. B. Montag–Freitag, 8–17 Uhr)
4. Berücksichtige Pausen, indem du mehrere Zeitfenster pro Tag erstellst

Schritt 3: Eine Terminseite für Kundentermine erstellen

Jetzt erstellst du die Terminseite, über die dein Sales-Team Kundentermine buchen wird.

1. Gehe zu Terminseiten
2. Klicke auf "Neu"
3. Gib einen beschreibenden Namen ein, z. B. "Kundenberatung mit Sales-Team"
4. Wähle eine Dauer aus (z. B. 30 Minuten für Telefonate)

Allgemeine Einstellungen

Im Tab "Einrichten":

• Titel: "Kundenberatung" oder ähnlich
• Beschreibung: "Vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Sales-Team" (oder ähnlich)
• Dauer: z. B. 30 Minuten (für Telefonate) oder 60 Minuten (für längere Gespräche)
• Ort: Wähle "Telefonanruf" oder "Video-Anruf" (je nach Bedarf)

Schritt 4: Kontaktformular konfigurieren

Damit du die Kundendaten (Name, Telefon, E-Mail) erfasst, musst du das Buchungsformular einrichten.

1. Klicke auf den Tab "Formular"
2. Du siehst bereits die Standardfelder: E-Mail, Name
3. Klicke auf "Feld hinzufügen", um weitere Felder zu ergänzen
4. Wähle "Telefon" aus der Liste
5. Stelle sicher, dass alle Felder als "Erforderlich" markiert sind

Feldübersicht

Diese Felder sollten auf deinem Formular sein:

Schritt 5: Erinnerungen einrichten

Damit Kunden ihre Termine nicht vergessen, richte automatische Erinnerungen ein.

1. Klicke auf den Tab "Erinnerungen"
2. Klicke auf "Erinnerung hinzufügen"
3. Stelle ein, wann die Erinnerung versendet werden soll, z. B.:
   • 1 Tag vor dem Termin
   • 1 Stunde vor dem Termin
   • 15 Minuten vor dem Termin
4. Wähle den Kanal: E-Mail (empfohlen für formelle Erinnerungen)

Erinnerungstext anpassen (optional)

Du kannst die Erinnerungs-E-Mail personalisieren:

1. Klicke auf "Erinnerungs-E-Mail bearbeiten"
2. Passe den Betreff und Text an
3. Verwende dynamische Variablen wie {{firstName}}, {{startTime}} für Personalisierung

Beispiel-Betreff:

Erinnerung: Dein Termin mit unserem Sales-Team morgen um {{startTime}}

Schritt 6: Zugriffsberechtigungen für dein Sales-Team (optional)

Falls du möchtest, dass Teammitglieder die Terminseite verwalten können:

1. Im Tab "Gastgeber & Teilnehmer"
2. Füge dein Sales-Team als Co-Hosts oder Hosts hinzu
3. Sie sehen dann alle gebuchten Termine

Schritt 7: Deinen Buchungslink teilen

Jetzt ist deine Terminseite bereit!

1. Gehe zurück zu Terminseiten
2. Klicke neben deiner neuen Terminseite auf "Link kopieren"
3. Teile den Link mit deinem Sales-Team
4. Sie können damit sofort Kundentermine in deinen Kalender buchen

Link-Optionen

• Direkter Link: Sende ihn per E-Mail, Slack oder Nachricht an dein Team
• Einbetten auf Website: Falls du den Termin-Picker auf deiner Website haben möchtest, nutze den Embed-Code
• QR-Code: Generiere einen QR-Code, um den Link einfach zu teilen (optional)

Schritt 8: Test durchführen

Bevor dein Team damit startet, teste die Buchungsseite:

1. Klicke auf "Vorschau" neben deiner Terminseite
2. Buche einen Test-Termin mit echten Daten
3. Überprüfe, dass:
   • Die Zeitslots nur in deinen Verfügbarkeitszeiten angezeigt werden
   • Alle Felder (Name, E-Mail, Telefon) erforderlich sind
   • Die Bestätigung korrekt angezeigt wird
4. Storniere den Test-Termin wieder, damit die Zeit frei wird

Best Practices für dein Sales-Team

Kalender synchronisiert sich automatisch

Wenn dein Team einen Termin bucht:

• Der Termin erscheint automatisch in deinem Kalender
• Blockt deine Verfügbarkeit, sodass keine Doppelbuchungen entstehen
• Wird mit einer Erinnerung versendet (falls eingerichtet)

Keine manuellen Einträge nötig

Dein Sales-Team muss den Termin nicht noch mal selbst in deinen Kalender eintragen. meetergo macht das automatisch!

Kundendaten sammeln

Alle Kundendaten (Name, Telefon, E-Mail) werden in meetergo erfasst und du kannst später auf die Kontaktliste zugreifen.

Häufige Fragen

Kann mein Sales-Team den Link weitergeben?

Ja, sie können den Link mit Kunden teilen, damit diese selbst buchen. Alternativ kann dein Team den Link auch intern nutzen und Kunden anrufen, um einen Termin zu buchen – beides funktioniert.

Was passiert, wenn ich verreist bin?

Deine Verfügbarkeit blockiert automatisch Buchungen. Falls du verreist:

1. Gehe zu Verfügbarkeitseinstellungen
2. Trage deine Urlaub-/Abwesenheitszeiten ein
3. In diesen Zeiten können keine neuen Termine gebucht werden

Können sich Kunden selbst erinnerungen einstellen?

Nein, aber du kannst Erinnerungen in meetergo einrichten (siehe Schritt 5). Damit erhält jeder Kunde automatisch Erinnerungen ohne zusätzliche Arbeit.

Kann ich Termine auf mehrere Personen verteilen?

Falls dein Team mehrere Personen hat und du Termine verteilen möchtest, erstelle eine Team-Terminseite mit Round-Robin-Verteilung. Das ist ein fortgeschrittenes Feature – frag den Support, wenn du das brauchst.

Nächste Schritte

Herzlichen Glückwunsch! Dein Sales-Team kann jetzt Kundentermine buchen und du hast volle Kontrolle über deinen Kalender.

Falls du weitere Funktionen nutzen möchtest:

• E-Mail-Benachrichtigungen anpassen: Personalisiere die Bestätigungs-E-Mails in den Einstellungen
• Zahlungen akzeptieren: Falls Termine kostenpflichtig sein sollen, aktiviere die Zahlungsintegration
• Buchungen analysieren: Schau dir die Analytik an, um Trends zu sehen
• Automatisierte Workflows: Verbinde meetergo mit Zapier, Make oder ähnlichen Tools, um weitere Automatisierungen zu bauen