Terminerinnerungen: Erinnerungsmails und Workflows einrichten

Mit Workflows in meetergo automatisierst du die Kommunikation rund um deine Meetings. Du sendest Erinnerungen vor Terminen, Follow-ups danach und hältst alle über Änderungen informiert, ganz ohne manuellen Aufwand.

Wo du eine Erinnerung einrichtest

Es gibt zwei Stellen, an denen du eine Erinnerungsmail einrichten kannst. An beiden legst du den Zeitpunkt selbst fest. Nimm die einfachere, wenn sie reicht:

Was du brauchst	Wo du es einstellst
Eine Erinnerung und ein Follow-up für eine einzelne Terminart	Terminart → Reiter Benachrichtigungen → Erinnerung / Nachfassen. Nachricht einschalten, dann Zeitpunkt (Minuten, Stunden oder Tage) und Empfänger wählen.
Mehrere Erinnerungen, dieselbe Einrichtung für mehrere Terminarten, WhatsApp oder Nachrichten bei Buchung, Stornierung und Verschiebung	Workflows (dieser Artikel), in der Terminart unter Workflows zugewiesen

Beides ist ab Essentials verfügbar. Im Reiter Benachrichtigungen gibt es zusätzlich eine SMS-Erinnerung, die dasselbe SMS-Guthaben nutzt wie ein SMS-Workflow.

Eine Erinnerung im Reiter Benachrichtigungen und ein Erinnerungs-Workflow greifen unabhängig voneinander. Sind beide aktiv, bekommt der Teilnehmer zwei E-Mails. Siehe Doppelte E-Mails vermeiden.

Was sind Workflows?

Ein Workflow ist eine automatisierte Aktion, die durch ein Buchungsereignis ausgelöst wird. Jeder Workflow besteht aus:

Trigger: Wann die Aktion passiert (z.B. 1 Stunde vor dem Meeting)
Aktion: Was gesendet wird (E-Mail, SMS oder WhatsApp)
Empfänger: Wer die Nachricht erhält (Teilnehmer, Gastgeber oder beide)

Arten von Triggern

Vor-Meeting-Trigger

Sende Erinnerungen vor Terminen:

Trigger	Anwendungsfall
1 Tag vorher	Teilnehmern Zeit zur Vorbereitung geben
1 Stunde vorher	Finale Erinnerung zum Beitreten
15 Minuten vorher	Last-Minute-Hinweis
5 Minuten vorher	"Gleich gehts los"-Benachrichtigung

Nach-Meeting-Trigger

Follow-up nach Meetings:

Trigger	Anwendungsfall
Nach Meeting-Start	Danke fürs Teilnehmen
Nach Meeting-Ende	Feedback anfordern oder Ressourcen teilen
1 Tag danach	Umfrage oder Follow-up-E-Mail
Wenn ein Transkript empfangen wird	Zusammenfassung oder Notizen senden, sobald ein Meeting-Transkript eintrifft

Der Trigger Wenn ein Transkript empfangen wird wird ausgelöst, sobald das Transkript oder die Zusammenfassung eines Meetings erstmals über die meetergo-API hinzugefügt wird. Er ist für Setups gedacht, in denen ein Meeting-Assistenz-Tool das Transkript zurück an meetergo übermittelt, meistens meetergo Log mit verbundenem Konto. Er wird nur einmal ausgelöst, beim ersten Transkript bzw. der ersten Zusammenfassung eines Meetings. Nutze die Tags {!M.Meeting.Summary} und {!M.Meeting.Transcript} (siehe Dynamische Tags), um den Inhalt in deine Nachricht einzufügen.

Buchungsereignis-Trigger

Reagiere auf Buchungsänderungen:

Trigger	Anwendungsfall
Buchung bestätigt	Willkommensnachricht mit Details
Buchung verschoben	Bestätigung der neuen Zeit
Buchung storniert	Stornierungs-Bestätigung

Kommunikationskanäle

E-Mail

Der Standardkanal für die meisten Workflows:

Keine zusätzlichen Kosten
Reichhaltige HTML-Formatierung
Unterstützt Anhänge und Links
Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

SMS

SMS-Erinnerungen für höhere Öffnungsraten:

Erfordert SMS-Guthaben (siehe SMS-Guthaben)
160 Zeichen Limit pro Nachricht
Höheres Engagement als E-Mail
Ideal für zeitkritische Erinnerungen

Erreiche Teilnehmer über ihre bevorzugte Messaging-App:

Erfordert eine verbundene WhatsApp Business-Nummer (direkt über Meta oder über Superchat)
Verwendet vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen, deshalb muss jede {{n}} der Vorlage im Workflow-Schritt zugeordnet sein, bevor sich der Schritt speichern lässt
Ideal für internationale Zielgruppen
Enthält Lesebestätigungen

Kommt eine WhatsApp-Nachricht nicht an, liegt es fast nie am Workflow selbst. Siehe Eine Nachricht wurde nicht gesendet.

Vorgefertigte Workflow-Vorlagen

meetergo enthält einsatzbereite Vorlagen:

Eine Stunde vorher

Sendet eine Erinnerungs-E-Mail 60 Minuten vor dem Meeting mit:

Meeting-Zeit und Datum
Videokonferenz-Link
Agenda oder Beschreibung

Finale Erinnerung (5 Minuten)

Eine Last-Minute-Benachrichtigung kurz vor Meeting-Beginn.

Follow-up eine Stunde danach

Meldet sich nach Meeting-Ende, um:

Teilnehmern für ihre Zeit zu danken
Nächste Schritte zu teilen
Feedback anzufordern

Ein Tag vorher

Gibt Teilnehmern mit vollständigen Meeting-Details Vorlaufzeit.

Ein Tag danach Umfrage

Sendet eine Feedback-Anfrage am Tag nach dem Meeting.

Benutzerdefinierten Workflow erstellen

Gehe in deinem Dashboard zu Workflows
Klicke auf Workflow erstellen
Konfiguriere den Trigger:
- Trigger-Typ auswählen (vor/nach Meeting, Buchungsereignis)
- Timing festlegen (Minuten, Stunden oder Tage)
Wähle die Aktion:
- Kanal auswählen (E-Mail, SMS, WhatsApp)
- Nachrichteninhalt schreiben
Wähle die Empfänger:
- Alle Gäste
- Alle Gastgeber
- Alle
- Einen bestimmten Benutzer aus deinem Unternehmen
- Eine bestimmte E-Mail-Adresse (z.B. ein gemeinsames Team-Postfach)
Terminarten zuweisen:
- Auf bestimmte Terminarten anwenden
- Oder für alle Meetings aktivieren
Speichern und aktivieren

Wann Erinnerungen eingeplant werden

meetergo plant die Erinnerungen einer Buchung in dem Moment ein, in dem gebucht wird. Nachricht, Zeitpunkt und Empfänger werden dabei festgeschrieben.

Wenn du eine Erinnerung einschaltest, einen Workflow einer Terminart zuweist oder den Zeitpunkt änderst, gilt das nur für Buchungen, die danach entstehen. Bereits gebuchte Termine behalten die Erinnerungen, die sie bei der Buchung bekommen haben. Eine Erinnerung, die du heute aktivierst, wird für die Buchung von gestern also nicht mehr verschickt.

Daraus folgen zwei weitere Regeln:

Bei kurzfristigen Buchungen entfallen Erinnerungen, deren Zeitpunkt schon vorbei ist. Bucht jemand drei Stunden vorher und deine Erinnerung steht auf einen Tag vorher, wird sie gar nicht verschickt. Lege für Terminarten mit kurzfristigen Buchungen zusätzlich eine kürzere Erinnerung an, zum Beispiel eine Stunde vorher.
Buchungen, die noch bestätigt werden müssen, bekommen ihre Erinnerungen erst mit der Bestätigung, nicht schon mit der Anfrage. Siehe Terminbestätigung: Warum sie nötig ist und wie du sie deaktivierst.

Damit eine neue Einstellung für einen bereits gebuchten Termin greift, verschiebe die Buchung: Beim Verschieben werden die offenen Erinnerungen des Termins verworfen und aus deinen aktuellen Einstellungen neu eingeplant. Für eine einmalige Nachricht schreibst du stattdessen direkt aus der Buchung heraus, siehe Schnellnachrichten an Teilnehmer senden.

Dynamische Tags

Personalisiere deine Nachrichten mit dynamischen Tags, die automatisch mit Buchungsdaten gefüllt werden:

Tag	Wird ersetzt durch
`{!M.Guest.Fullname}`	Vollständiger Name des Teilnehmers
`{!M.Guest.Firstname}`	Vorname des Teilnehmers
`{!M.Host.Fullname}`	Vollständiger Name des Gastgebers
`{!M.Meeting.Start}`	Meeting-Startzeit
`{!M.Meeting.Duration}`	Meeting-Dauer
`{!M.Meeting.Venue}`	Meeting-Link oder Ort
`{!M.Meeting.Summary}`	Zusammenfassung des Meetings (sofern vorhanden)
`{!M.Meeting.Transcript}`	Transkript des Meetings (sofern vorhanden)
`{!M.Brand.Name}`	Dein Firmenname

Beispielnachricht

Guten Tag {!M.Guest.Firstname},

dies ist eine Erinnerung an Ihr Meeting mit {!M.Host.Fullname}
um {!M.Meeting.Start}.

Hier beitreten: {!M.Meeting.Venue}

Bis gleich!
{!M.Brand.Name}

Workflow Best Practices

Nicht zu viel kommunizieren

Begrenze Erinnerungen auf 2-3 pro Meeting
Vermeide das Senden innerhalb weniger Minuten
Erlaube Teilnehmern, nicht wesentliche Nachrichten abzubestellen

Erinnerungen richtig timen

24 Stunden vorher: Für Meetings, die Vorbereitung erfordern
1 Stunde vorher: Standard-Erinnerung
5-15 Minuten vorher: Nur für Szenarien mit hohen No-Shows

Den richtigen Kanal nutzen

E-Mail: Detaillierte Informationen, Links, Anhänge
SMS: Zeitkritische, kurze Erinnerungen
WhatsApp: Internationale oder Mobile-First-Zielgruppen

Nachrichten kurz halten

Mit den wesentlichen Informationen beginnen
Meeting-Link prominent platzieren
Lange Absätze vermeiden

Workflows verwalten

Workflows aktivieren/deaktivieren

Schalte Workflows ein oder aus, ohne sie zu löschen. Nützlich für:

Saisonale Kampagnen
Testen neuer Nachrichten
Pausieren während Feiertagen

Die Buchung ist älter als die Einstellung. Die Erinnerung wurde erst eingeschaltet, zugewiesen oder umgestellt, nachdem der Termin gebucht wurde. Das ist die häufigste Ursache, siehe Wann Erinnerungen eingeplant werden.
Der Erinnerungszeitpunkt lag bei der Buchung schon in der Vergangenheit. Eine Erinnerung "1 Tag vorher" kann bei einem Termin, der drei Stunden vorher gebucht wurde, nicht mehr greifen.
Workflow deaktiviert: Stelle sicher, dass er eingeschaltet ist.
Nicht der Terminart zugewiesen: Ein Workflow läuft nur für die Terminarten, denen er zugewiesen ist.
Kein Empfänger ausgewählt: Jede Aktion braucht einen Empfänger (Teilnehmer, Gastgeber, ein bestimmtes Teammitglied oder eine bestimmte Adresse). Den Empfänger stellst du in der Aktion ein, nicht im Trigger.
SMS-Guthaben aufgebraucht: Prüfe bei SMS-Workflows deinen Guthaben-Stand.
Testphase: Während der Testphase werden Erinnerungen zwar eingeplant, alle E-Mails gehen aber an die Adresse des Kontoinhabers. SMS und WhatsApp werden übersprungen.

Steht die E-Mail im Protokoll als zugestellt, der Empfänger findet sie aber nicht, geht es weiter mit E-Mail-Zustellung prüfen und Fehler beheben.

Doppelte Nachrichten

Wenn Teilnehmer mehrere Nachrichten erhalten:

Prüfe, ob sich Workflows mit ähnlichem Timing überschneiden
Überprüfe die Terminart-Zuweisungen
Siehe Doppelte E-Mails vermeiden

Nachrichten nicht personalisiert

Stelle sicher, dass du die korrekte Tag-Syntax verwendest:

Tags sind case-sensitive
Vollständiges Tag mit {! Präfix und } Suffix verwenden
Nachrichten vor dem Aktivieren in der Vorschau ansehen