Terminerinnerungen: Erinnerungsmails und Workflows einrichten

Mit Workflows in meetergo automatisierst du die Kommunikation rund um deine Meetings. Du sendest Erinnerungen vor Terminen, Follow-ups danach und hältst alle über Änderungen informiert, ganz ohne manuellen Aufwand.

Du kannst auch CRM-Deals aus Formularantworten erstellen und nach Interesse zuordnen.

Wo du eine Erinnerung einrichtest

Es gibt zwei Stellen, an denen du eine Erinnerungsmail einrichten kannst. An beiden legst du den Zeitpunkt selbst fest. Nimm die einfachere, wenn sie reicht:

Beides ist ab Light verfügbar. Im Reiter Benachrichtigungen gibt es zusätzlich eine SMS-Erinnerung, die dasselbe SMS-Guthaben nutzt wie ein SMS-Workflow.

Was sind Workflows?

Ein Workflow ist eine automatisierte Aktion, die durch ein Buchungsereignis ausgelöst wird. Jeder Workflow besteht aus:

• Trigger: Wann die Aktion passiert (z.B. 1 Stunde vor dem Meeting)
• Aktion: Was gesendet wird (E-Mail, SMS oder WhatsApp)
• Empfänger: Wer die Nachricht erhält (Teilnehmer, Gastgeber oder beide)

Arten von Triggern

Vor-Meeting-Trigger

Sende Erinnerungen vor Terminen:

Nach-Meeting-Trigger

Follow-up nach Meetings:

Buchungsereignis-Trigger

Reagiere auf Buchungsänderungen:

Bedingungen

Mit Bedingungen reagiert ein Workflow je nach Buchung unterschiedlich. Es gibt zwei Stellen dafür:

• Bedingungsschritt: Füge dem Workflow eine Bedingung hinzu. Schritte unter Wenn wahr laufen, wenn die Regeln zutreffen. Schritte unter Wenn falsch laufen sonst.
• Buchungsbedingungen am Trigger: Öffne den Trigger Termin bestätigt und füge Regeln hinzu. Der Workflow läuft nur, wenn alle Regeln zutreffen.

Regeln können prüfen:

Textregeln ignorieren Groß- und Kleinschreibung. Eine Regel ohne Wert trifft nie zu.

Zwischen Schritten warten

Ein Workflow kann zwischen zwei Schritten pausieren. Beispiel: E-Mail senden, zwei Tage warten, dann eine SMS senden.

1. Öffne den Workflow und klicke auf + auf der Linie zwischen zwei Schritten.
2. Wähle Warten. Die Wartezeit steht über dem Schritt, den sie verzögert.
3. Klicke auf die Wartezeit und lege Minuten, Stunden oder Tage fest.

• Eine Wartezeit direkt unter dem Trigger legt fest, wann der ganze Workflow startet.
• Eine Wartezeit zwischen Schritten zählt ab dem Schritt darüber. Mehrere Wartezeiten addieren sich.
• Jeder Zweig einer Bedingung hat seine eigenen Wartezeiten.
• Eine Wartezeit braucht einen Schritt danach. Zum Entfernen löschst du sie oder setzt sie auf 0.
• Wird die Buchung während einer Wartezeit storniert, wird der Rest des Workflows nicht verschickt.
• Wird eine Buchung, die den Workflow gestartet hat, während einer Wartezeit verschoben, wird der Rest ebenfalls nicht verschickt. Andere Änderungen an der Buchung behalten die wartenden Schritte.

Kommunikationskanäle

E-Mail

Der Standardkanal für die meisten Workflows:

• Keine zusätzlichen Kosten
• Reichhaltige HTML-Formatierung
• Unterstützt Anhänge und Links
• Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

SMS

SMS-Erinnerungen für höhere Öffnungsraten:

• Erfordert SMS-Guthaben (siehe SMS-Guthaben)
• 160 Zeichen Limit pro Nachricht
• Höheres Engagement als E-Mail
• Ideal für zeitkritische Erinnerungen

WhatsApp

Erreiche Teilnehmer über ihre bevorzugte Messaging-App:

• Erfordert eine verbundene WhatsApp Business-Nummer (direkt über Meta oder über Superchat)
• Verwendet vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen, deshalb muss jede {{n}} der Vorlage im Workflow-Schritt zugeordnet sein, bevor sich der Schritt speichern lässt
• Ideal für internationale Zielgruppen
• Enthält Lesebestätigungen

Kommt eine WhatsApp-Nachricht nicht an, liegt es fast nie am Workflow selbst. Siehe Eine Nachricht wurde nicht gesendet.

LinkedIn

Sende eine Vernetzungsanfrage, eine Nachricht oder ein Like auf den neuesten Beitrag vom LinkedIn-Konto des Hosts oder des Deal-Owners. Dafür brauchst du ein verbundenes LinkedIn-Konto und einen LinkedIn-Platz. Siehe LinkedIn in Workflows.

SMS und WhatsApp bei CRM-Änderungen

Deal- und Lead-Workflows können Nachrichten auch ohne Buchung senden.

1. Erstelle einen Deal-Workflow und wähle einen Trigger, etwa das Erreichen einer bestimmten Phase. Wähle Pipeline und Phase aus.
2. Füge eine SMS- oder WhatsApp-Aktion für den primären Deal-Kontakt oder alle Deal-Kontakte hinzu.
3. Schreibe die SMS oder wähle einen verbundenen WhatsApp-Absender und eine genehmigte Vorlage. Ordne Variablen den Kontakt- oder Deal-Feldern zu.
4. Lege bei Bedarf eine Verzögerung fest. Der Workflow läuft bereits und feuert, sobald ein Deal den Trigger erfüllt.

Lead-Workflows bieten dieselben Kanäle für den erfassten Lead. Kontakte ohne gültige Telefonnummer werden übersprungen. Doppelte Nummern erhalten pro Aktion nur eine Nachricht. SMS nutzen dein vorhandenes Guthaben. WhatsApp benötigt einen verbundenen Anbieter und eine Vorlage ohne dynamische Buchungslinks. Bestehende Einwilligungseinstellungen gelten weiterhin. Testkonten senden keine SMS oder WhatsApp-Nachrichten.

Wenn du den Workflow deaktivierst oder einen Empfänger entfernst, werden noch nicht gesendete Nachrichten gestoppt. Fehler des Anbieters erscheinen an der Aktion. Unterbrochene Sendungen werden nicht automatisch wiederholt, da der Anbieter sie bereits angenommen haben könnte.

Deal vor oder nach einem Termin verschieben

Ein Termin-Workflow kann auch in der Pipeline arbeiten. Er schiebt den Deal zum Beispiel 30 Minuten vor dem Call in "Call heute" und nach dem Ende in "Call geführt".

1. Erstelle einen Termin-Workflow und wähle Vor dem Meeting-Start oder Nach dem Meeting-Ende mit dem gewünschten Zeitpunkt.
2. Füge Deal in Phase verschieben hinzu und wähle Pipeline und Phase. Deal als gewonnen markieren, Deal als verloren markieren, eine Aufgabe anlegen und den Deal-Inhaber ändern funktionieren genauso.
3. Weise den Workflow den Terminseiten zu, für die er laufen soll.

meetergo nimmt den Deal, den die Buchung angelegt hat. Hat die Buchung keinen angelegt, nimmt meetergo den offenen Deal der Person, die gebucht hat. Beim Verschieben zählen nur Deals in der Pipeline der Zielphase.

Damit jede Buchung einen Deal anlegt, hinterlege Pipeline und Phase an der Terminseite oder erstelle Deals aus Formularen.

Workflows aus Zeit & Projekte

Regeln an einer Spalte im Projekt-Board sind ebenfalls Workflows. Eine Spalte kann zum Beispiel den Timer für die zugewiesene Person starten, wenn eine Aufgabe in ihr landet. Das richtest du direkt an der Spalte im Board ein. Mehr dazu in Regeln für Spalten.

Vorgefertigte Workflow-Vorlagen

Öffne Workflows → Workflow-Vorlagen oder wähle im leeren Bereich Oder starte mit einer Vorlage. Die Galerie zeigt zuerst deine bei der Einrichtung gewählte Branche. Du kannst die Branche wechseln und nach Terminen, Formularen, Deals oder Kundenpflege filtern.

Mit Verwenden prüfst du die Schritte und benötigten Ressourcen. Wähle ein vorhandenes Formular oder erstelle einen Formularentwurf aus der Vorlage. Versicherungsvorlagen können die Pipeline Potenziale unter CRM → Deals mit dem Auswahlfeld Art anlegen. Ist sie bereits vorhanden, wird sie wiederverwendet.

Eine Vorlage kann mehrere Workflows anlegen. Vor dem Erstellen siehst du ihre Anzahl und Namen. Jeder Workflow hat genau einen Trigger und zählt einzeln gegen dein Workflow-Limit. Formulare, Pipeline und Workflows werden zusammen angelegt. Schlägt das Erstellen fehl, bleibt nichts davon zurück.

Die Hauptabläufe und Rücklauf-Workflows starten pausiert. Neu angelegte Formular-Erinnerungen sind bereits aktiv. Prüfe Nachrichten, Empfänger und Zuordnungen im Editor und aktiviere ihn danach. SMS-Schritte nutzen dein vorhandenes Guthaben. SMS-Schritte bleiben SMS-Schritte. Reicht das Guthaben beim Versand nicht, greift der vorhandene E-Mail-Ersatz. Dein Workflow-Limit gilt auch für Vorlagen. KI-Beratungsprotokolle gehen als Entwurf nur an den Berater zur Prüfung und Weiterleitung.

Fremdverträge prüfen nutzt den Privatkunden-Check. Bei externen Verträgen und dem Wunsch „Preis-Leistung prüfen“ legt der Ablauf einen Deal an und sendet den Fremdvertrags-Check. Vorsorge vorbereiten sendet bei Vorsorgewunsch den Vorsorge-Check. Sein separater Rücklauf-Workflow verschiebt den passenden Vorsorge-Deal nach „Unterlagen erhalten“. Beide Vorlagen legen auch das Folgeformular und dessen Erinnerungen an. Prüfe und veröffentliche neue Formularentwürfe vor dem Aktivieren.

Die bisherigen Nachrichtentexte findest du weiterhin unter Nachricht bearbeiten → Text einfügen aus. Einfügen kopiert den Text in den Schritt. Mit Als Vorlage speichern speicherst du den Text zur Wiederverwendung.

Eine Stunde vorher

Sendet eine Erinnerungs-E-Mail 60 Minuten vor dem Meeting mit:

• Meeting-Zeit und Datum
• Videokonferenz-Link
• Agenda oder Beschreibung

Finale Erinnerung (5 Minuten)

Eine Last-Minute-Benachrichtigung kurz vor Meeting-Beginn.

Follow-up eine Stunde danach

Meldet sich nach Meeting-Ende, um:

• Teilnehmern für ihre Zeit zu danken
• Nächste Schritte zu teilen
• Feedback anzufordern

Ein Tag vorher

Gibt Teilnehmern mit vollständigen Meeting-Details Vorlaufzeit.

Ein Tag danach Umfrage

Sendet eine Feedback-Anfrage am Tag nach dem Meeting.

Benutzerdefinierten Workflow erstellen

1. Gehe in deinem Dashboard zu Workflows
2. Klicke auf Neu
3. Wähle unter Gilt für die Terminseiten, für die der Workflow laufen soll. Das kannst du später im Editor ändern.
4. Wähle eine Vorlage oder Eigenen Workflow erstellen und dann einen Trigger:
   • Trigger-Typ auswählen (vor/nach Meeting, Buchungsereignis)
   • Timing festlegen (Minuten, Stunden oder Tage)
5. Bearbeite den Nachrichten-Schritt, den der Editor für dich öffnet:
   • Kanal auswählen (E-Mail, SMS, WhatsApp)
   • Text anpassen, einen Starttext einfügen oder selbst schreiben
6. Wähle die Empfänger:
   • Alle Gäste
   • Alle Gastgeber
   • Alle
   • Einen bestimmten Benutzer aus deinem Unternehmen
   • Eine bestimmte E-Mail-Adresse (z.B. ein gemeinsames Team-Postfach)

Jede Änderung im Editor wird sofort gespeichert. Der Workflow ist von Anfang an aktiv und feuert, sobald er einen Trigger, einen Schritt und eine Terminseite hat. Pausieren kannst du ihn über den Status-Button in der Kopfzeile des Editors.

Wann Erinnerungen eingeplant werden

meetergo plant die Erinnerungen einer Buchung in dem Moment ein, in dem gebucht wird. Nachricht, Zeitpunkt und Empfänger werden dabei festgeschrieben.

Daraus folgen zwei weitere Regeln:

• Bei kurzfristigen Buchungen entfallen Erinnerungen, deren Zeitpunkt schon vorbei ist. Bucht jemand drei Stunden vorher und deine Erinnerung steht auf einen Tag vorher, wird sie gar nicht verschickt. Lege für Terminseiten mit kurzfristigen Buchungen zusätzlich eine kürzere Erinnerung an, zum Beispiel eine Stunde vorher.
• Buchungen, die noch bestätigt werden müssen, bekommen ihre Erinnerungen erst mit der Bestätigung, nicht schon mit der Anfrage. Siehe Terminbestätigung: Warum sie nötig ist und wie du sie deaktivierst.

Damit eine neue Einstellung für einen bereits gebuchten Termin greift, verschiebe die Buchung: Beim Verschieben werden die offenen Erinnerungen des Termins verworfen und aus deinen aktuellen Einstellungen neu eingeplant. Für eine einmalige Nachricht schreibst du stattdessen direkt aus der Buchung heraus, siehe Schnellnachrichten an Teilnehmer senden.

Dynamische Tags

Personalisiere deine Nachrichten mit dynamischen Tags, die automatisch mit Buchungsdaten gefüllt werden:

Beispielnachricht

Guten Tag {!M.Guest.Firstname},

dies ist eine Erinnerung an Ihr Meeting mit {!M.Host.Fullname}
um {!M.Meeting.Start}.

Hier beitreten: {!M.Meeting.Venue}

Bis gleich!
{!M.Brand.Name}

Workflow Best Practices

Nicht zu viel kommunizieren

• Begrenze Erinnerungen auf 2-3 pro Meeting
• Vermeide das Senden innerhalb weniger Minuten
• Erlaube Teilnehmern, nicht wesentliche Nachrichten abzubestellen

Erinnerungen richtig timen

• 24 Stunden vorher: Für Meetings, die Vorbereitung erfordern
• 1 Stunde vorher: Standard-Erinnerung
• 5-15 Minuten vorher: Nur für Szenarien mit hohen No-Shows

Den richtigen Kanal nutzen

• E-Mail: Detaillierte Informationen, Links, Anhänge
• SMS: Zeitkritische, kurze Erinnerungen
• WhatsApp: Internationale oder Mobile-First-Zielgruppen

Nachrichten kurz halten

• Mit den wesentlichen Informationen beginnen
• Meeting-Link prominent platzieren
• Lange Absätze vermeiden

Workflows verwalten

Workflows aktivieren/deaktivieren

Neue Workflows starten aktiv. Schalte Workflows ein oder aus, ohne sie zu löschen. Nützlich für:

• Saisonale Kampagnen
• Testen neuer Nachrichten
• Pausieren während Feiertagen

Workflow-Einstellungen bearbeiten

Ändere Zeitpunkt, Inhalt oder Empfänger jederzeit. Änderungen gelten für Buchungen, die danach entstehen, nicht für bereits gebuchte Termine. Siehe Wann Erinnerungen eingeplant werden.

Workflows löschen

Entferne nicht mehr benötigte Workflows. Bereits geplante Erinnerungen für bestehende Buchungen bleiben davon unberührt.

Fehlerbehebung

Erinnerungsmail wurde nicht verschickt

Prüfe zuerst, ob die E-Mail meetergo überhaupt verlassen hat: Öffne das E-Mail-Protokoll und suche nach der Adresse des Empfängers. Gibt es dort keinen Eintrag, wurde die Erinnerung nie eingeplant. Meist liegt es an einem dieser Punkte:

1. Die Buchung ist älter als die Einstellung. Die Erinnerung wurde erst eingeschaltet, zugewiesen oder umgestellt, nachdem der Termin gebucht wurde. Das ist die häufigste Ursache, siehe Wann Erinnerungen eingeplant werden.
2. Der Erinnerungszeitpunkt lag bei der Buchung schon in der Vergangenheit. Eine Erinnerung "1 Tag vorher" kann bei einem Termin, der drei Stunden vorher gebucht wurde, nicht mehr greifen.
3. Workflow deaktiviert: Stelle sicher, dass er eingeschaltet ist.
4. Nicht der Terminseite zugewiesen: Ein Workflow läuft nur für die Terminseiten, denen er zugewiesen ist.
5. Kein Empfänger ausgewählt: Jede Aktion braucht einen Empfänger (Teilnehmer, Gastgeber, ein bestimmtes Teammitglied oder eine bestimmte Adresse). Den Empfänger stellst du in der Aktion ein, nicht im Trigger.
6. SMS-Guthaben aufgebraucht: Prüfe bei SMS-Workflows deinen Guthaben-Stand.
7. Testphase: Während der Testphase werden Erinnerungen zwar eingeplant, alle E-Mails gehen aber an die Adresse des Kontoinhabers. SMS und WhatsApp werden übersprungen.

Steht die E-Mail im Protokoll als zugestellt, der Empfänger findet sie aber nicht, geht es weiter mit E-Mail-Zustellung prüfen und Fehler beheben.

Doppelte Nachrichten

Wenn Teilnehmer mehrere Nachrichten erhalten:

1. Prüfe, ob sich Workflows mit ähnlichem Timing überschneiden
2. Überprüfe die Terminseiten-Zuweisungen
3. Siehe Doppelte E-Mails vermeiden

Nachrichten nicht personalisiert

Stelle sicher, dass du die korrekte Tag-Syntax verwendest:

• Tags sind case-sensitive
• Vollständiges Tag mit {! Präfix und } Suffix verwenden
• Nachrichten vor dem Aktivieren in der Vorschau ansehen
• Klicke unter der Vorschau eines E-Mail-Schritts auf Test-E-Mail an mich. Die E-Mail geht an deine eigene Adresse, in deinem E-Mail-Layout und mit Beispielwerten in den Platzhaltern. Du kannst bis zu 5 Test-E-Mails pro Stunde senden.

Formular senden

Mit Formular senden verschickst du ein Folgeformular an den Kontakt aus dem Trigger. Wähle das Formular, E-Mail oder SMS und passe die Nachricht an. SMS nutzt dein vorhandenes SMS-Guthaben.

Bekannte Antworten vorausfüllen übernimmt Kontaktdaten und passende Antworten aus dem abgeschickten Formular. Der persönliche Formular-Link verfolgt, ob das Formular geöffnet oder ausgefüllt wurde.

Unter Was danach passiert siehst du die Workflows des Zielformulars. Erinnerungen anlegen erstellt einen Workflow mit E-Mails nach drei und sieben Tagen ohne Abschluss. Wird das Formular inzwischen ausgefüllt, entfällt die zweite E-Mail. Der Ablauf zählt als ein Workflow zu deinem Tariflimit. Vorhandene Erinnerungen bleiben unverändert.

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