Workflows-Übersicht

Workflows in meetergo ermöglichen es Ihnen, die Kommunikation rund um Ihre Meetings zu automatisieren. Senden Sie Erinnerungen vor Terminen, Follow-ups danach und halten Sie alle über Änderungen informiert – alles ohne manuellen Aufwand.

Was sind Workflows?

Ein Workflow ist eine automatisierte Aktion, die durch ein Buchungsereignis ausgelöst wird. Jeder Workflow besteht aus:

Trigger: Wann die Aktion passiert (z.B. 1 Stunde vor dem Meeting)
Aktion: Was gesendet wird (E-Mail, SMS oder WhatsApp)
Empfänger: Wer die Nachricht erhält (Teilnehmer, Gastgeber oder beide)

Arten von Triggern

Vor-Meeting-Trigger

Senden Sie Erinnerungen vor Terminen:

Trigger	Anwendungsfall
1 Tag vorher	Teilnehmern Zeit zur Vorbereitung geben
1 Stunde vorher	Finale Erinnerung zum Beitreten
15 Minuten vorher	Last-Minute-Hinweis
5 Minuten vorher	"Gleich gehts los"-Benachrichtigung

Nach-Meeting-Trigger

Follow-up nach Meetings:

Trigger	Anwendungsfall
Nach Meeting-Start	Danke fürs Teilnehmen
Nach Meeting-Ende	Feedback anfordern oder Ressourcen teilen
1 Tag danach	Umfrage oder Follow-up-E-Mail

Buchungsereignis-Trigger

Reagieren Sie auf Buchungsänderungen:

Trigger	Anwendungsfall
Buchung bestätigt	Willkommensnachricht mit Details
Buchung verschoben	Bestätigung der neuen Zeit
Buchung storniert	Stornierungs-Bestätigung

Kommunikationskanäle

E-Mail

Der Standardkanal für die meisten Workflows:

Keine zusätzlichen Kosten
Reichhaltige HTML-Formatierung
Unterstützt Anhänge und Links
Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

SMS

SMS-Erinnerungen für höhere Öffnungsraten:

Erfordert SMS-Guthaben (siehe SMS-Guthaben)
160 Zeichen Limit pro Nachricht
Höheres Engagement als E-Mail
Ideal für zeitkritische Erinnerungen

Erreichen Sie Teilnehmer über ihre bevorzugte Messaging-App:

Erfordert WhatsApp-Integration über Superchat
Verwendet vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen
Ideal für internationale Zielgruppen
Enthält Lesebestätigungen

Vorgefertigte Workflow-Vorlagen

meetergo enthält einsatzbereite Vorlagen:

Eine Stunde vorher

Sendet eine Erinnerungs-E-Mail 60 Minuten vor dem Meeting mit:

Meeting-Zeit und Datum
Videokonferenz-Link
Agenda oder Beschreibung

Finale Erinnerung (5 Minuten)

Eine Last-Minute-Benachrichtigung kurz vor Meeting-Beginn.

Follow-up eine Stunde danach

Meldet sich nach Meeting-Ende, um:

Teilnehmern für ihre Zeit zu danken
Nächste Schritte zu teilen
Feedback anzufordern

Ein Tag vorher

Gibt Teilnehmern mit vollständigen Meeting-Details Vorlaufzeit.

Ein Tag danach Umfrage

Sendet eine Feedback-Anfrage am Tag nach dem Meeting.

Benutzerdefinierten Workflow erstellen

Navigieren Sie zu Workflows in Ihrem Dashboard
Klicken Sie auf Workflow erstellen
Konfigurieren Sie den Trigger:
- Trigger-Typ auswählen (vor/nach Meeting, Buchungsereignis)
- Timing festlegen (Minuten, Stunden oder Tage)
Wählen Sie die Aktion:
- Kanal auswählen (E-Mail, SMS, WhatsApp)
- Nachrichteninhalt schreiben
Empfänger auswählen:
- Alle Gäste
- Alle Gastgeber
- Alle
Terminarten zuweisen:
- Auf bestimmte Terminarten anwenden
- Oder für alle Meetings aktivieren
Speichern und aktivieren

Dynamische Tags

Personalisieren Sie Ihre Nachrichten mit dynamischen Tags, die automatisch mit Buchungsdaten gefüllt werden:

Tag	Wird ersetzt durch
`{!M.Guest.Fullname}`	Vollständiger Name des Teilnehmers
`{!M.Guest.Firstname}`	Vorname des Teilnehmers
`{!M.Host.Fullname}`	Vollständiger Name des Gastgebers
`{!M.Meeting.Start}`	Meeting-Startzeit
`{!M.Meeting.Duration}`	Meeting-Dauer
`{!M.Meeting.Venue}`	Meeting-Link oder Ort
`{!M.Brand.Name}`	Ihr Firmenname

Beispielnachricht

Guten Tag {!M.Guest.Firstname},

dies ist eine Erinnerung an Ihr Meeting mit {!M.Host.Fullname}
um {!M.Meeting.Start}.

Hier beitreten: {!M.Meeting.Venue}

Bis gleich!
{!M.Brand.Name}

Workflow Best Practices

Nicht zu viel kommunizieren

Begrenzen Sie Erinnerungen auf 2-3 pro Meeting
Vermeiden Sie das Senden innerhalb weniger Minuten
Erlauben Sie Teilnehmern, nicht wesentliche Nachrichten abzubestellen

Erinnerungen richtig timen

24 Stunden vorher: Für Meetings, die Vorbereitung erfordern
1 Stunde vorher: Standard-Erinnerung
5-15 Minuten vorher: Nur für Szenarien mit hohen No-Shows

Den richtigen Kanal nutzen

E-Mail: Detaillierte Informationen, Links, Anhänge
SMS: Zeitkritische, kurze Erinnerungen
WhatsApp: Internationale oder Mobile-First-Zielgruppen

Nachrichten kurz halten

Mit den wesentlichen Informationen beginnen
Meeting-Link prominent platzieren
Lange Absätze vermeiden

Workflows verwalten

Workflows aktivieren/deaktivieren

Schalten Sie Workflows ein oder aus, ohne sie zu löschen. Nützlich für:

Saisonale Kampagnen
Testen neuer Nachrichten
Pausieren während Feiertagen

Workflow-Einstellungen bearbeiten

Ändern Sie Timing, Inhalt oder Empfänger jederzeit. Änderungen gelten nur für zukünftige Buchungen.

Workflows löschen

Entfernen Sie nicht mehr benötigte Workflows. Dies betrifft nicht bereits geplante Erinnerungen für bestehende Buchungen.

Fehlerbehebung

Workflow sendet nicht

Prüfen Sie diese häufigen Probleme:

Workflow deaktiviert: Stellen Sie sicher, dass er eingeschaltet ist
Nicht der Terminart zugewiesen: Verifizieren Sie die Verknüpfung mit den richtigen Meetings
Empfänger-Einstellung: Bestätigen Sie, dass Empfänger konfiguriert sind
SMS-Guthaben aufgebraucht: Prüfen Sie Ihren Guthaben-Stand bei SMS-Workflows

Doppelte Nachrichten

Wenn Teilnehmer mehrere Nachrichten erhalten:

Prüfen Sie auf überlappende Workflows mit ähnlichem Timing
Überprüfen Sie Terminart-Zuweisungen
Siehe Doppelte E-Mails vermeiden

Nachrichten nicht personalisiert

Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Tag-Syntax verwenden:

Tags sind case-sensitive
Vollständiges Tag mit {! Präfix und } Suffix verwenden
Nachrichten vor dem Aktivieren in der Vorschau ansehen