Kommunikationsprotokoll

Das Kommunikationsprotokoll im meetergo CRM hilft dir, alle Interaktionen mit Kontakten und Unternehmen nachzuverfolgen. Erfasse Telefonanrufe, protokolliere E-Mails und dokumentiere andere Kommunikation, um eine vollständige Historie deiner Kontaktaufnahme zu pflegen.

Was ist das Kommunikationsprotokoll?

Das Kommunikationsprotokoll erfasst externe Interaktionen:

• Anrufe: Telefongespräche mit Kontakten
• E-Mails: Wichtiger E-Mail-Austausch
• SMS/Nachrichten: Text- und Messaging-Interaktionen

Im Gegensatz zu Notizen (die interne Dokumentation sind), repräsentiert die Kommunikation deine externe Kontaktaufnahme und hilft, das Engagement mit Interessenten und Kunden nachzuverfolgen.

Zugriff auf Kommunikation

Bei Deals

1. Öffne einen Deal
2. Scrolle zum Kommunikation-Bereich
3. Sieh und protokolliere Kommunikation

Bei Kontakten

1. Öffne einen Kontakt
2. Finde den Kommunikation-Bereich
3. Sieh und protokolliere Kommunikation

Bei Unternehmen

1. Öffne ein Unternehmen
2. Scrolle zu Kommunikation
3. Sieh und protokolliere Kommunikation

Eine Kommunikation protokollieren

Grundlegende Schritte

1. Öffne einen Deal, Kontakt oder ein Unternehmen
2. Finde den Kommunikation-Bereich
3. Klicke auf Kommunikation protokollieren
4. Fülle die Details aus:

5. Klicke auf Speichern

Anruf-spezifische Felder

Beim Protokollieren eines Anrufs:

Protokollierungs-Beispiele

Ausgehender Vertriebs-Anruf:

Typ: Anruf
Richtung: Ausgehend
Betreff: Erstgespräch
Ergebnis: Verbunden
Dauer: 25 Minuten
Notizen: Aktuelle Schmerzpunkte besprochen. Interesse an Demo.
Entscheider ist der CTO.

Eingehende E-Mail:

Typ: E-Mail
Richtung: Eingehend
Betreff: RE: Angebots-Nachverfolgung
Notizen: Kunde bittet um überarbeitete Preise. Möchte zusätzliche
Schulung einschließen.

Kommunikations-Typen

Anrufe

Verfolge Telefongespräche:

Das Erfassen von Anrufergebnissen hilft dir:

• Kontaktversuche nachzuverfolgen
• Beste Anrufzeiten zu identifizieren
• Erreichbarkeitsraten zu messen

E-Mails

Protokolliere wichtigen E-Mail-Austausch:

• Protokolliere nicht jede E-Mail — konzentriere dich auf bedeutsame
• Füge Kernpunkte in den Notizen hinzu
• Referenziere E-Mail-Betreffs für Durchsuchbarkeit

SMS/Nachrichten

Verfolge textbasierte Kommunikation:

• Kunden-SMS
• WhatsApp oder andere Messaging-Apps
• Wichtige Direktnachrichten

Richtung

Ausgehend

Kommunikation, die du initiiert hast:

• Anrufe, die du getätigt hast
• E-Mails, die du gesendet hast
• Nachrichten, die du initiiert hast

Eingehend

Kommunikation, die von der anderen Partei initiiert wurde:

• Erhaltene Anrufe
• Erhaltene E-Mails
• Eingehende Nachrichten

Die Verfolgung der Richtung hilft dir zu verstehen:

• Wer den Kontakt initiiert
• Deine Kontaktaufnahme-Häufigkeit
• Antwortmuster

Kommunikationshistorie anzeigen

Kommunikation wird chronologisch angezeigt mit:

• Typ-Icon: Anruf, E-Mail oder Nachricht
• Richtungs-Pfeil: Ausgehend oder eingehend
• Betreff/Titel: Kurze Beschreibung
• Zeitstempel: Wann es stattfand
• Dauer: Bei Anrufen, die Länge
• Notizen-Auszug: Vorschau der Details

Klicke auf einen Eintrag, um vollständige Details zu sehen.

Kommunikation bearbeiten

1. Finde den Kommunikations-Eintrag
2. Klicke auf Bearbeiten
3. Ändere Felder
4. Klicke auf Speichern

Kommunikation löschen

1. Finde den Kommunikations-Eintrag
2. Klicke auf Löschen
3. Bestätige das Löschen

Best Practices

Protokolliere bedeutsame Interaktionen

Protokolliere nicht alles — konzentriere dich auf:

• Entdeckungs- und Qualifizierungsgespräche
• Wichtigen E-Mail-Austausch
• Zusagen oder Einwände
• Follow-up-Ergebnisse

Schreibe nützliche Notizen

Füge handlungsorientierte Informationen hinzu:

• Besprochene Kernpunkte
• Getroffene Zusagen
• Vereinbarte nächste Schritte
• Aufgeworfene Einwände oder Bedenken

Gute Notiz:

Mit Max gesprochen. Sie evaluieren 3 Anbieter. Hauptbedenken sind
Implementierungs-Timeline und Support-SLA. Fallstudien aus ähnlichen
Branchen angefordert. Budget für Q2 genehmigt.

Weniger nützliche Notiz:

Max angerufen.

Sei konsistent

• Verwende ähnliche Betreff-Formate im Team
• Protokolliere Kommunikation zeitnah (bevor du Details vergisst)
• Füge alle relevanten Teilnehmer in Notizen ein

Verfolge Versuche

Auch erfolglose Kontaktversuche sind wertvoll:

• Protokolliere "Keine Antwort" und "Mailbox"-Ergebnisse
• Zeigt Beharrlichkeit im Datensatz
• Hilft, schwer erreichbare Kontakte zu identifizieren

Kommunikation vs. Notizen

Verwende beides, um ein vollständiges Bild jeder Beziehung aufzubauen.

Kommunikation im Aktivitätsprotokoll

Kommunikation erscheint in der Deal/Kontakt/Unternehmens-Aktivitäts-Timeline neben:

• Phasenwechseln
• Notiz-Hinzufügungen
• Deal-Aktualisierungen

Dies erstellt eine einheitliche Historie aller Interaktionen.

FAQ

Werden E-Mails automatisch synchronisiert?

Kommunikation wird manuell protokolliert. Prüfe, ob E-Mail-Integrations-Funktionen für deinen Tarif verfügbar sind.

Kann ich eine Kommunikation mit mehreren Datensätzen verknüpfen?

Protokolliere die Kommunikation beim relevantesten Datensatz. Du kannst Notizen bei anderen zugehörigen Datensätzen hinzufügen, die darauf verweisen.

Wie verfolge ich ein Meeting?

Für geplante Meetings nutze die Kalender/Buchungs-Funktionen. Protokolliere die Meeting-Zusammenfassung als Kommunikation, nachdem es stattgefunden hat.

Was ist mit Videoanrufen?

Protokolliere Videoanrufe als "Anruf"-Typ und notiere, dass es ein Video-Meeting war. Füge die verwendete Plattform hinzu, wenn relevant.

Kann ich Kommunikation nach Typ filtern?

Sieh Kommunikation innerhalb jedes Datensatzes. Filtern über alle Kommunikation kann in erweiterten Ansichten oder Exporten verfügbar sein.

Gibt es einen Anrufergebnis-Report?

Anrufergebnisse können ins Reporting einfließen. Prüfe die Reports-Ansicht auf Kommunikations-Metriken, falls verfügbar.

Können Teammitglieder alle Kommunikation sehen?

Ja, Kommunikation ist für alle CRM-Benutzer mit Zugang zum Datensatz sichtbar (abhängig von Berechtigungen).

Anwendungsfall-Beispiele

Vertriebs-Kontaktaufnahme verfolgen

Woche 1:
- Mo: Ausgehender Anruf → Mailbox
- Mi: Ausgehender Anruf → Keine Antwort
- Fr: Ausgehende E-Mail → Vorstellung gesendet

Woche 2:
- Di: Eingehende E-Mail → Interessiert
- Mi: Ausgehender Anruf → Verbunden (30 Min.)
  Notizen: Qualifiziert. Demo nächste Woche geplant.

Account Management

Monatliche Check-ins:
- 15. Jan: Ausgehender Anruf → Verbunden (20 Min.)
  Notizen: Alles läuft gut. Kleinere Feature-Anfrage notiert.

- 12. Feb: Ausgehender Anruf → Verbunden (15 Min.)
  Notizen: Verlängerung besprochen. Interesse an Upgrade.

- 10. Mär: Eingehende E-Mail
  Notizen: Fragen zur neuen Preisstufe.

Support-Eskalation

- Initial: Eingehender Anruf → Support-Ticket erstellt
  Notizen: Integrationsproblem. An Engineering eskaliert.

- Nachverfolgung: Ausgehender Anruf → Verbunden
  Notizen: Workaround bereitgestellt. Fix im nächsten Release.

- Lösung: Ausgehende E-Mail
  Notizen: Fix-Deployment bestätigt. Kunde hat verifiziert.

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