CRM-Kontakte verwalten

Kontakte im meetergo CRM repräsentieren die Personen, mit denen du an Deals arbeitest. Verknüpfe Kontakte mit Deals, weise Rollen zu, verfolge die Kommunikationshistorie und halte eine saubere Kontaktdatenbank mit Deduplizierungs-Tools.

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Zu Kontakte wechseln

CRM startet bei Deals. Klicke auf den Tab Kontakte, um alle Personen in deiner Datenbank zu sehen. Die Zahl neben dem Tab ist die Gesamtzahl deiner Kontakte.

Die Kontaktliste lesen

Eine Kontaktzeile lesen

Jede Zeile beginnt mit dem Kontaktnamen und der E-Mail-Adresse, danach folgen Unternehmen, Verantwortliche/r, Nächster Termin, Tags und Erstellt. Über Spalten blendest du aus, was du nicht brauchst.

Die Liste durchsuchen

Tippe einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder ein Unternehmen ein, um die Liste einzugrenzen. Die Suche ignoriert Groß- und Kleinschreibung und findet auch Wortteile.

Einen Filter bauen

Mit Filter baust du eine Bedingung auf jedes Kontaktfeld. Speichere einen Filter, den du immer wieder brauchst, als Ansicht. Er erscheint dann als Tab über der Liste.

Einen Kontakt öffnen

Einen Kontakt öffnen

Klicke auf eine Zeile, um den Kontaktdatensatz neben der Liste zu öffnen.

Die Tabs durchgehen

Übersicht beginnt mit dem nächsten Termin und enthält dann Adresse, Unternehmen, Notizen, Buchungsantworten und Tags. Deals listet jeden Deal, an dem diese Person beteiligt ist, Aktivität zeigt Termine und Formularabsendungen, und Dateien enthält die Anhänge.

Kontakte anlegen und aufräumen

Einen einzelnen Kontakt anlegen

Neuer Kontakt öffnet ein kurzes Formular. Name und E-Mail reichen aus, alles Weitere kannst du später ergänzen.

Eine CSV-Datei importieren

Import nimmt eine CSV-Datei entgegen. Du ordnest die Spalten den Kontaktfeldern zu, bevor etwas angelegt wird.

Dubletten zusammenführen

Kontakt-Deduplizierung sucht nach Datensätzen mit gleicher E-Mail-Adresse, gleicher Telefonnummer oder gleichem Vor- und Nachnamen. Du wählst aus, welcher Datensatz bleibt, und führst die Gruppe darin zusammen.

Der Kontaktdatensatz

Wenn du einen Kontakt aus der Liste öffnest, siehst du vier Tabs.

Wenn CRM E-Mail-Sync aktiviert ist, zeigt Aktivität zusätzlich automatisch synchronisierte E-Mails aus Gmail oder Outlook, gruppiert nach Konversations-Thread.

Einen Kontakt von LinkedIn ergänzen

Von LinkedIn laden ergänzt einen Kontakt um Foto, Position, Arbeitgeber, Standort, Werdegang, Ausbildung, Kenntnisse und Sprachen aus seinem LinkedIn-Profil. Den Profil-Link brauchst du dafür nicht: meetergo sucht die Person anhand dessen, was der Kontakt schon enthält.

1. Öffne den Kontakt
2. Klicke unter dem Namen auf Von LinkedIn laden. Hat der Kontakt schon ein Profil, heißt der Button Von LinkedIn aktualisieren. Sind keine Abfragen mehr übrig, heißt er Auf LinkedIn suchen
3. Tragen mehrere Personen auf LinkedIn diesen Namen, wähle die richtige aus der Liste
4. Wird niemand gefunden, füge den Link zum LinkedIn-Profil ein

meetergo sucht das Profil in dieser Reihenfolge: ein LinkedIn-Link, der schon beim Kontakt hinterlegt ist, die geschäftliche E-Mail-Adresse, dann Vor- und Nachname. Ein Name allein wird nur genutzt, wenn LinkedIn genau eine Person mit diesem Namen liefert. Sonst wählst du aus einer Liste. Die Liste zeigt meist Initialen, das Foto kommt, sobald du jemanden auswählst.

Position, Arbeitgeber und Standort erscheinen gepunktet unterstrichen, so siehst du, dass sie von LinkedIn stammen. Einen Wert, den du selbst eingetragen hast, überschreibt meetergo nie. Der Rest des Profils erscheint im Abschnitt LinkedIn im Tab Übersicht. Von LinkedIn aktualisieren lädt das Profil erneut. LinkedIn-Daten entfernen am Ende dieses Abschnitts entfernt alles, was von LinkedIn kam: das Foto, den Abschnitt LinkedIn sowie Position, Arbeitgeber und Standort, die LinkedIn eingetragen hat. Werte, die du selbst geändert hast, bleiben. Lädst du erneut, kommt der Rest zurück.

Kontakte mit bekanntem LinkedIn-Link zeigen im Kopfbereich LinkedIn-Profil ansehen. Darüber öffnest du das Profil oder kopierst den Link.

Wenn keine Abfragen mehr übrig sind

Im Free-Tarif oder wenn die Abfragen des Monats aufgebraucht sind, heißt der Button Auf LinkedIn suchen. Er öffnet das LinkedIn-Profil der Person, wenn der Link beim Kontakt hinterlegt ist. Sonst öffnet er eine LinkedIn-Personensuche nach Name und Arbeitgeber. Nach E-Mail-Adressen kann LinkedIn nicht suchen.

Mit installierter Chrome-Erweiterung heißt der meetergo-Button auf dem Profil Bei und dem Namen deines Kontakts speichern. Ein Klick speichert das ganze Profil auf diesen Kontakt, kostenlos. Ohne Erweiterung bietet ein Dialog Erweiterung holen oder Trotzdem auf LinkedIn suchen an.

Personen mit der Chrome-Erweiterung von LinkedIn hinzufügen

Mit der meetergo Chrome-Erweiterung zeigt jedes LinkedIn-Profil den Button Zum CRM hinzufügen mit dem meetergo-Logo. Er sitzt in der Button-Leiste von LinkedIn, neben Mehr. Die Erweiterung ist in jedem Tarif kostenlos und nutzt nie Abfragen. Ein Klick speichert die Person als Kontakt. Steht sie mit demselben Namen und derselben Firma schon in deinem CRM, landet das Profil auf diesem Kontakt statt als zweiter Kontakt. Ist sie schon in deinem CRM, heißt der Button Im CRM aktualisieren und speichert die Seite erneut auf diesen Kontakt. Gespeichert wird das ganze Profil, das auf der Seite steht: Foto, Position, Arbeitgeber, Standort, Info, Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse und Sprachen. Danach heißt der Button Im CRM öffnen. Die Erweiterung hat kein monatliches Limit, nur einen Schutz gegen automatisierte Massennutzung.

Kontakte erstellen

Neuer Kontakt fragt nach Name und E-Mail-Adresse. Alles Weitere kannst du später im Kontaktdatensatz ergänzen.

Du kannst einen Kontakt auch direkt aus einem Deal heraus anlegen, ohne ihn zu verlassen. Diesen Ablauf beschreibt der Abschnitt Vom Deal aus weiter unten.

Kontakte mit Deals verknüpfen

Vom Deal aus

1. Öffne den Deal
2. Gehe zum Tab Kontakte
3. Klicke auf Kontakt hinzufügen
4. Wähle die Person unter Kontakt. Die Auswahl durchsucht deine bestehenden Kontakte, lege die Person also vorher an, wenn sie noch nicht in deiner Datenbank ist
5. Wähle eine Kontaktrolle (optional)
6. Klicke auf Kontakt hinzufügen

Kontaktrollen

Weise Rollen zu, um die Beteiligung jedes Kontakts zu verdeutlichen:

Kontakte von Deals entfernen

1. Öffne den Deal
2. Gehe zum Tab Kontakte
3. Finde den Kontakt
4. Klicke in seiner Zeile auf den Entfernen-Button
5. Der Kontakt wird getrennt, aber nicht aus deiner Datenbank gelöscht

Kontakte importieren

Import nimmt eine CSV-Datei entgegen. Du ordnest ihre Spalten den Kontaktfeldern zu, bevor etwas angelegt wird.

Deine CSV vorbereiten

Erstelle eine CSV-Datei mit Spalten für:

• name oder firstName und lastName
• email
• phone (optional)
• company (optional)

Beispiel:

name,email,phone,company
Max Mustermann,max@acme.de,+49-555-0100,Acme GmbH
Anna Schmidt,anna@globex.de,+49-555-0200,Globex AG

Importieren

1. Klicke in der Kontakte-Ansicht auf Import
2. Lade deine CSV-Datei hoch
3. Ordne die CSV-Spalten den Kontaktfeldern zu
4. Prüfe die Vorschau
5. Starte den Import

Die Kontakte werden erstellt und erscheinen in deiner Datenbank.

Doppelte Kontakte zusammenführen

Kontakt-Deduplizierung gruppiert Datensätze mit gleicher E-Mail-Adresse, gleicher Telefonnummer oder gleichem Vor- und Nachnamen. Kontakte bei verschiedenen Unternehmen werden nie nur über den Namen gruppiert. Öffne die Ansicht, prüfe jede Gruppe, wähle den Datensatz, der bleiben soll, und führe zusammen.

Was zusammengeführt wird

Beim Zusammenführen:

• Deal-Zuordnungen wandern zum Datensatz, den du behältst
• Notizen werden kombiniert
• Die Kommunikationshistorie bleibt erhalten
• Die vollständigsten Informationen werden behalten

Filtern und gespeicherte Ansichten

Mit Filter baust du eine Bedingung auf jedes Kontaktfeld, und du kannst Bedingungen kombinieren. Einen Filter, den du immer wieder brauchst, speicherst du als Ansicht. Sie erscheint dann als Tab über der Liste neben Alle Kontakte.

Über Spalten legst du fest, welche Spalten die Tabelle zeigt, und blendest aus, was du nicht brauchst.

Kontakte bearbeiten

1. Öffne den Kontakt
2. Klicke auf Bearbeiten
3. Ändere die Felder im Formular
4. Klicke auf Änderungen speichern

Tags, Notizen, Sprache, Verantwortliche/r und Buchungsantworten bearbeitest du direkt im Tab Übersicht, ohne das Formular zu öffnen.

Kontakte löschen

1. Öffne den Kontakt
2. Öffne Weitere Aktionen und klicke auf Löschen
3. Bestätige das Löschen

Wenn du mehrere auf einmal entfernen willst, setze die Häkchen in der Liste und nutze den Button Löschen in der Leiste, die über der Tabelle erscheint.

Kontakt- und Unternehmens-Beziehung

Um einen Kontakt mit einem Unternehmen zu verknüpfen oder ihn einem anderen zuzuordnen, öffne den Kontakt, klicke auf Bearbeiten, wähle das Unternehmen und speichere. Der Kontakt erscheint danach unter den zugehörigen Kontakten dieses Unternehmens.

Best Practices

Datenqualität

• Verwende konsistente Namensformatierung
• Verifiziere E-Mail-Adressen
• Halte Telefonnummern in einem Standardformat
• Verknüpfe Kontakte mit Unternehmen, wenn zutreffend

Regelmäßige Wartung

• Führe monatlich Deduplizierung durch
• Aktualisiere Kontaktinformationen bei Änderungen
• Entferne wirklich veraltete Kontakte

Vollständige Profile

Je mehr Informationen du hast:

• Desto leichter findest du Kontakte
• Desto besser ist der Kontext für Deals
• Desto nützlicher für Teammitglieder

Rollen-Zuweisung

Weise immer Rollen zu, wenn du mit Deals verknüpfst:

• Klärt, wer wer bei komplexen Deals ist
• Hilft bei der Priorisierung der Kontaktaufnahme
• Bietet Kontext in der Aktivitätshistorie

FAQ

Kann ein Kontakt mit mehreren Deals verknüpft sein?

Ja, ein Kontakt kann mit beliebig vielen Deals verknüpft sein. Jeder Deal kann eine andere Rolle für denselben Kontakt haben.

Was ist der Unterschied zwischen CRM-Kontakten und Buchungs-Kontakten?

CRM-Kontakte sind für die Vertriebspipeline-Verfolgung. Buchungs-Kontakte werden erstellt, wenn jemand ein Meeting bucht. Die beiden können sich überschneiden, und Buchungs-Kontakte können zu Deals hinzugefügt werden.

Kann ich Kontakte exportieren?

Nutze CSV exportieren über der Kontakttabelle. Der Export enthält alle Seiten der aktuellen Suche oder gefilterten Ansicht, innerhalb deiner Kontaktberechtigungen und des gewählten Zuständigkeitsbereichs. Wähle Alle Kontakte und entferne Suche und Filter für einen Gesamtexport. Eigene Felder erscheinen als separate Spalten.

In der Kontaktaktivität öffnet Aufgabe öffnen die vorhandene Aufgabe zum Bearbeiten. In der mobilen App öffnet Im Telefonbuch speichern ein vorausgefülltes Kontaktformular. Prüfe die Angaben und speichere sie im Telefonbuch. Das ist eine einmalige Kopie, keine beidseitige Kontaktsynchronisierung. Dort kannst du auch Tags hinzufügen oder entfernen und die Notizen zum Kontakt bearbeiten. Änderungen siehst du sofort im Dashboard.

Werden Kontakte im Team geteilt?

Ja, alle Teammitglieder mit CRM-Zugang können Kontakte ansehen und bearbeiten (abhängig von Berechtigungen).

Was passiert mit einem Kontakt, wenn sein Unternehmen gelöscht wird?

Der Kontakt bleibt bestehen, ist aber nicht mehr mit einem Unternehmen verknüpft. Du kannst ihn mit einem anderen Unternehmen verknüpfen.

Kann ich alle Kontakte für ein bestimmtes Unternehmen sehen?

Ja, öffne das Unternehmensprofil, um alle zugehörigen Kontakte zu sehen.

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• Deals erstellen und verwalten
• Mit Unternehmen arbeiten
• Notizen und Anhänge
• Kommunikationsprotokoll
• CRM E-Mail-Sync

Nach vollständigem Namen suchen

Gib Vor- und Nachnamen zusammen ein, um einen Kontakt zu finden. Jedes Wort wird mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Unternehmen abgeglichen. Die Filter der aktuellen Ansicht gelten weiterhin. Leere die Suche, um zur Kontaktliste zurückzukehren.