Support-E-Mails im Posteingang beantworten

E-Mail kann ein Kanal des Posteingangs unter Unterhaltungen sein, neben WhatsApp, Instagram, Website-Chat, Kundenportalen und Telefonaten. Mails an deine Support-Adresse werden zu Unterhaltungen wie jede andere: zuweisen, mit Labels ordnen, zurückstellen, mit gespeicherten Antworten beantworten, und dein ganzes Team arbeitet aus derselben Liste.

E-Mail braucht einen aktiven Suite-Plan oder höher oder eine laufende Testphase.

Es gibt zwei Wege, E-Mails in den Posteingang zu holen:

Eigenes Postfach verbinden. meetergo liest das Postfach, und deine Antworten gehen von deiner eigenen Adresse raus, zum Beispiel anfragen@deinefirma.de. Das ist der empfohlene Weg.
An meetergo weiterleiten. Du leitest deine Support-Adresse an eine meetergo-Adresse weiter. Antworten kommen dann von einer meetergo-Adresse.

Eigenes Postfach verbinden

Der Posteingang nutzt dieselben Postfächer wie der Newsletter. Ein Postfach, das du dort schon verbunden hast, musst du nur für den Posteingang einschalten. Postfächer hinzufügen können nur Admins.

Öffne Unterhaltungen → Kanäle und klicke auf E-Mail-Einstellungen.
Schalte unter Postfächer bei einem bestehenden Postfach … im Posteingang nutzen ein, oder klicke auf Postfach hinzufügen.
Wähle Microsoft 365 und melde dich an, oder gib die IMAP- und SMTP-Daten eines anderen Anbieters ein. Für ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 trägst du seine Adresse unter Freigegebenes Postfach (optional) ein.
meetergo prüft das Postfach innerhalb einer Minute. Neue Mails im Posteingangsordner erscheinen als Unterhaltungen, beginnend mit den letzten 14 Tagen.

Beim Antworten zeigt das Eingabefeld Antworten als und deine Adresse. Die Antwort geht über dein Postfach raus, hängt sich an die Nachricht des Kunden an und landet in deinem Ordner „Gesendet“.

Ein Postfach, das nur sendet (SMTP ohne IMAP), kann nicht gelesen werden. Klicke auf Posteingangsserver hinzufügen und trage die IMAP-Daten ein.

Eine neue E-Mail schreiben

Mit einem aktiv verbundenen Postfach kannst du auch eine Unterhaltung beginnen:

Öffne einen Kontakt und klicke auf Nachricht, oder klicke über der Unterhaltungsliste auf Neue E-Mail.
Wähle unter Von dein Absenderpostfach. Beim Kontakt ist der Empfänger bereits eingetragen. Im Posteingang gibst du die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
Gib Betreff und Nachricht ein und klicke auf Senden. Enter im Nachrichtenfeld fügt einen Zeilenumbruch ein.

Die gesendete E-Mail erscheint im Posteingang. Antworten landen in derselben Unterhaltung. Falls der Versand fehlschlägt, bleibt dein Text im Eingabefenster erhalten, damit du die Verbindung prüfen und es erneut versuchen kannst.

Dafür muss das Postfach unter Unterhaltungen → Kanäle → E-Mail-Einstellungen verbunden sein. Eine Kalenderverbindung oder ein Absender nur für Terminbenachrichtigungen reicht nicht aus. Ohne aktives Postfach öffnet Nachricht beim Kontakt dein externes E-Mail-Programm.

Wenn ein Postfach Aufmerksamkeit braucht

Ändert sich das Passwort oder läuft die Microsoft-Anmeldung ab, wird das Postfach in den E-Mail-Einstellungen mit dem Grund markiert. Klicke auf Neu verbinden. Bis dahin werden keine neuen Mails gelesen, und du kannst nicht über dieses Postfach antworten.

An meetergo weiterleiten

Dein Unternehmen hat eine dauerhafte meetergo-Weiterleitungsadresse. Du findest sie unter E-Mail-Einstellungen → Oder an meetergo weiterleiten.

Kopiere die Weiterleitungsadresse.
Ein Admin deiner Mail-Domain leitet eure Support-Adresse dorthin weiter. Das passiert bei deinem E-Mail-Anbieter, nicht in meetergo.
Sende von einem anderen Konto eine Testmail an eure Support-Adresse. Sie sollte im Posteingang erscheinen.

Behalte dein bisheriges Support-Postfach, bis weitergeleitete Mails zuverlässig ankommen. Mails, die nicht weitergeleitet werden, erreichen meetergo nicht.

Die Absenderadresse aus Microsoft 365 oder eigenem SMTP gilt nur für Terminbenachrichtigungen. Damit Antworten aus dem Posteingang von deiner Adresse kommen, verbinde ein Postfach.

Absender als Kontakt anlegen

Mails von jemandem, der noch nicht in deinem CRM ist, machst du direkt im Posteingang zum Kontakt.

Öffne die Unterhaltung. Klicke rechts in den Details auf Kontakt anlegen.
Name und E-Mail sind aus dem Absender vorausgefüllt. Prüfe sie.
Vergib optional Tags. Ein Tag kann eine E-Mail-Sequenz starten, zum Beispiel eine Nachfass-Serie für neue Anfragen.
Klicke auf Speichern und verknüpfen.

Gibt es schon einen Kontakt mit dieser Adresse, verknüpft meetergo diesen, ergänzt die Tags und sagt dir Bescheid. Einen bestehenden Kontakt kannst du auch unter Kontakt verknüpfen suchen und verknüpfen.

Die Kontaktdetails erscheinen auf Bildschirmen ab 1024 Pixel Breite. Am Handy verknüpfst oder legst du den Kontakt später an einem größeren Bildschirm an.

Antworten

Schreibe deine Antwort im Eingabefeld wie in jedem Chat:

Deine Antwort kommt als normale E-Mail im Mailprogramm des Kunden an, angehängt an die ursprüngliche Nachricht mit dem üblichen „Re:“ im Betreff.
Antwortet der Kunde, landet die Antwort in derselben Unterhaltung.

Alles andere funktioniert wie auf den anderen Kanälen: zuweisen, Labels vergeben, interne Notizen hinterlassen, die der Kunde nie sieht, zurückstellen und gespeicherte Antworten mit / einfügen.

Endet deine Testphase oder dein passendes Abo, empfängt und sendet meetergo keine E-Mails mehr. Bestehende Unterhaltungen bleiben erhalten und sind wieder da, sobald du einen passenden Plan hast.

Anhänge in verbundenen Postfächern

Klicke unter einer E-Mail auf Anhänge anzeigen und anschließend auf den Dateinamen, um die Datei herunterzuladen. Das funktioniert auch bei älteren importierten Nachrichten, solange die Originalnachricht noch im verbundenen Postfach liegt. Dateien über 25 MB und sehr große IMAP-Nachrichten öffnest du in deinem E-Mail-Programm.

Beim Antworten und im Fenster Neue E-Mail kannst du über Dateien anhängen bis zu fünf Dateien auswählen, insgesamt maximal 20 MB. Entferne eine Datei mit dem Kreuz neben ihrem Namen. Schlägt der Versand fehl, bleiben Text und Anhänge im geöffneten Eingabefenster erhalten.

Diese Funktionen stehen im Browser auch auf dem Handy zur Verfügung. Die native App unterstützt derzeit weiterhin Textnachrichten.

Bei Microsoft-Postfächern mit der bisherigen Freigabe sind zunächst 2 MB möglich. Klicke bei den Anhängen auf Microsoft freigeben, melde dich im neuen Tab mit der angezeigten Postfachadresse an und bestätige den Zugriff für E-Mail-Entwürfe. Kehre anschließend zum Entwurf zurück. Nur die Person, die das Postfach verbunden hat, kann diese Freigabe erneuern.

Für über ein anderes Microsoft-Konto freigegebene Postfächer und Antworten über die reine E-Mail-Weiterleitung gilt weiterhin das Limit von 2 MB. Größere Dateien kannst du direkt aus Outlook versenden. Die Größenlimits deines Mailanbieters und des Empfängers gelten zusätzlich.