KI-Telefonassistent: Datenschutz-Informationen

Diese Seite beschreibt, wie der KI-Telefonassistent personenbezogene Daten verarbeitet. Sie richtet sich an Unternehmen, ihre Datenschutzbeauftragten und alle, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erstellen.

Rollen

Dein Unternehmen ist Verantwortlicher für die Anrufe, die der Assistent entgegennimmt.
meetergo GmbH ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Die beteiligten Unterauftragsverarbeiter stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter im Abschnitt KI-Telefonassistent.

Wann Daten verarbeitet werden

Der Assistent verarbeitet nur Daten, wenn dein Unternehmen ihn eingerichtet hat und ein Anruf eingeht, oder wenn du im Dashboard einen Testanruf startest. Ohne eingerichteten Assistenten fließen keine Daten an die Anbieter des Telefonassistenten.

Standard ist die Verarbeitung in der EU. Anbieter in den USA kommen nur zum Einsatz, wenn du sie ausdrücklich auswählst (siehe Abschnitt Stimmen außerhalb der EU), und beim Telefonanbieter Telnyx, sobald du eine Telefonnummer über meetergo bestellst.

Daten pro Anruf

Daten	Woher	Wofür
Sprache der anrufenden Person (Audiostrom)	Anruf	Spracherkennung während des Gesprächs
Gesprächstext (Transkript)	Spracherkennung und Antworten des Assistenten	Gesprächsführung, Gesprächsprotokoll, Zusammenfassung
Rufnummer der anrufenden Person, angerufene Nummer, Beginn, Ende, Dauer	Telefonnetz	Verbindung, Protokoll, Abrechnung der Minuten
Name und weitere Angaben, die die anrufende Person nennt	Gespräch	Anliegen erfassen, Termin buchen, Rückruf anlegen
Kontakt aus deinem CRM	Abgleich der Rufnummer mit deinem meetergo-CRM	Nur wenn die CRM-App aktiv ist und du in der Karte CRM eine Funktion eingeschaltet hast: Begrüßung mit Namen, Kontext für das Gespräch, Protokoll beim Kontakt
Termindaten	Gespräch	Buchung eines Termins in meetergo, wenn der Assistent Termine bucht
Rückruf- und Nachrichtenanfragen	Gespräch	Name, Rückrufnummer, Anliegen, Zeitfenster, Dringlichkeit
Zusammenfassung und erfasste Fakten	Automatisch nach dem Anruf erzeugt	Gesprächsprotokoll, E-Mail an dein Team
Inhalte aus deinem Unternehmenswissen	Von dir hinterlegt	Beantwortung von Fragen

Der Assistent zeichnet Gespräche nicht als Audio auf. meetergo speichert den Audiostrom nicht. Er wird nur während des Gesprächs verarbeitet.

Datenfluss

Schritt	Anbieter	Ort	Wann
Telefonnummer und Durchleitung des Anrufs	Telnyx LLC	Anrufe: Region Europa, Sprachdaten über Frankfurt; Vertragspartner in den USA (SCC, EU-US DPF)	Bei einer über meetergo bestellten Telefonnummer. Nicht bei Testanrufen im Browser.
Gesprächsverbindung und Steuerung des Assistenten	meetergo auf Servern der Hetzner Online GmbH	Deutschland	Jeder Anruf
Spracherkennung	Gladia SAS	EU (Frankreich)	Jeder Anruf
Antworten im Gespräch, Suche im Unternehmenswissen	Mistral AI SAS	EU (Frankreich)	Jeder Anruf
Sprachausgabe	Gradium SAS	EU (Frankreich)	Jeder Anruf mit einer EU-Stimme (Standard)
Zusammenfassung nach dem Anruf	melious GmbH, bei Ausfall Mistral AI SAS	Deutschland, bei Ausfall Frankreich	Jeder Anruf
Gesprächsprotokoll, Rückrufanfragen, CRM	meetergo auf Servern der Hetzner Online GmbH	Deutschland	Jeder Anruf
E-Mail-Benachrichtigungen	AhaSend B.V.	Niederlande	Wenn du Zusammenfassung oder Rückruf-Benachrichtigungen per E-Mail eingeschaltet hast

Stimmen außerhalb der EU

In der Stimmenauswahl ist jede Stimme mit ihrer Region gekennzeichnet. Die EU-Stimmen stehen zuerst, und eine EU-Stimme ist voreingestellt. Wählst du ausdrücklich eine Stimme mit der Region USA, gilt Folgendes:

Stimmen	Anbieter	Was die USA erreicht	Übermittlung
ElevenLabs-Stimmen	Eleven Labs Inc., USA	Der Text der Antworten des Assistenten. Er kann Angaben aus dem Gespräch enthalten. Spracherkennung und Sprachmodell bleiben in der EU.	SCC (2021/914)
Marin, Cedar	OpenAI Ireland Ltd, Verarbeitung in den USA	Das gesamte Gespräch: Sprache der anrufenden Person und Antworten. Derzeit nur nach Freischaltung durch meetergo verfügbar.	SCC (2021/914)

Diese Auswahl gilt pro Assistent. Wechselst du zurück auf eine EU-Stimme, erhalten diese Anbieter keine weiteren Daten.

Speicherdauer und Löschung

Daten	Speicherort	Speicherdauer
Audiostrom	Wird von meetergo nicht gespeichert	Nur während des Anrufs
Gesprächstext, Zusammenfassung, Fakten, Anrufdaten (Nummer, Zeit, Dauer, Ergebnis)	meetergo, Deutschland	Bis du den Anruf unter Unterhaltungen löschst oder dein Konto beendet wird
Rückruf- und Nachrichtenanfragen	meetergo, Deutschland	Bis du sie löschst oder dein Konto beendet wird
Eintrag in der Zeitleiste des CRM-Kontakts	meetergo, Deutschland	Wird mit dem Anruf gelöscht
Gebuchte Termine	meetergo, Deutschland	Wie alle anderen Buchungen in meetergo
Zusammenfassung per E-Mail	Postfächer der Empfänger	Liegt nach dem Versand in deiner Verantwortung
Technische Protokolle, die Ausschnitte des Gesprächstexts enthalten können	meetergo, Deutschland	15 Tage
Datensicherungen	meetergo, EU	30 Tage

Beim Ende des Vertrags gelten die Rückgabe- und Löschregeln des AVV.

Bei den Anbietern:

Anbieter	Speicherung	Training mit deinen Daten
Gladia SAS	Keine Speicherung über die Anfrage hinaus	Nein
Mistral AI SAS	Höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung	Nein
Gradium SAS	Keine Speicherung über die Anfrage hinaus	Nein
melious GmbH	Keine Speicherung über die Anfrage hinaus	Nein
Telnyx LLC	Verbindungsdaten und Angaben zum Rufnummerninhaber für die Dauer des Vertrags	Nein
Eleven Labs Inc. (nur bei Auswahl)	Nach den Bedingungen des Anbieters	Nach den Bedingungen des Anbieters
OpenAI Ireland Ltd (nur bei Auswahl)	Höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung	Nein

Hinweis auf KI

Der Assistent meldet sich mit der Begrüßung, die du im Dashboard festlegst. Nach Art. 50 KI-Verordnung müssen Anrufende erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen. Nimm diesen Hinweis in deine Begrüßung auf, zum Beispiel: „Guten Tag, Sie sprechen mit Mira, dem KI-Assistenten der Muster GmbH."

Deine Einstellungen

Begrüßung und Anweisungen: was der Assistent sagt und tut.
Unternehmenswissen: welche Inhalte der Assistent für Antworten nutzt.
CRM: Begrüßung mit Namen, Nutzung von Kontaktdaten im Gespräch und Protokoll beim Kontakt. Jeder Schalter einzeln.
Rückrufe und Nachrichten: ob der Assistent Anfragen aufnimmt und wer sie bekommt.
Zusammenfassung per E-Mail: an wen, und ob das vollständige Transkript enthalten ist.
Weiterleitung: an welche Nummern der Assistent Anrufe weitergibt.
Stimme: EU-Stimmen sind Standard. Stimmen mit Region USA nur bei ausdrücklicher Auswahl.
Löschen: einzelne Anrufe unter Unterhaltungen.

Deine Pflichten als Verantwortlicher

Rechtsgrundlage: Du legst die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Anrufe fest und dokumentierst sie.
Information der Anrufenden: Informiere Anrufende nach Art. 13 DSGVO, etwa in deiner Datenschutzerklärung, und nimm den Hinweis auf KI in die Begrüßung auf.
Inhalte: Du entscheidest, welches Wissen und welche Anweisungen der Assistent erhält und welche Anliegen er bearbeiten soll.
Berufsgeheimnisse: Unterliegst du einer Schweigepflicht, etwa nach § 203 StGB, kannst du die Verschwiegenheitsvereinbarung mit meetergo unter Einstellungen → Recht & Datenschutz → Compliance-Dokumente herunterladen.
Datenschutz-Folgenabschätzung: Ob eine DSFA nötig ist, entscheidest du. Diese Seite, der AVV mit seinen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1) und die Liste der Unterauftragsverarbeiter liefern die Angaben dafür.

Weitere Dokumente

Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter privacy@meetergo.com.

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