KI-Telefonassistent: Datenschutz-Informationen

Diese Seite beschreibt, wie der KI-Telefonassistent personenbezogene Daten verarbeitet. Sie richtet sich an Unternehmen, ihre Datenschutzbeauftragten und alle, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erstellen.

Rollen

Dein Unternehmen ist Verantwortlicher für die Anrufe, die der Assistent entgegennimmt.
meetergo GmbH ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Die beteiligten Unterauftragsverarbeiter stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter im Abschnitt KI-Telefonassistent.

Wann Daten verarbeitet werden

Der Assistent verarbeitet nur Daten, wenn dein Unternehmen ihn eingerichtet hat und ein Anruf eingeht, oder wenn du im Dashboard einen Testanruf startest. Ohne eingerichteten Assistenten fließen keine Daten an die Anbieter des Telefonassistenten.

Standard ist die Verarbeitung in der EU. Weitere Stimmenanbieter kommen nur zum Einsatz, wenn du ausdrücklich eine ihrer Stimmen auswählst (siehe Stimmen, die du ausdrücklich auswählst). Der Telefonanbieter Telnyx mit Sitz in den USA kommt nur zum Einsatz, wenn du eine Telefonnummer über meetergo bestellst.

Daten pro Anruf

Daten	Woher	Wofür
Sprache der anrufenden Person (Audiostrom)	Anruf	Spracherkennung während des Gesprächs
Gesprächstext (Transkript)	Spracherkennung und Antworten des Assistenten	Gesprächsführung, Gesprächsprotokoll, Zusammenfassung
Rufnummer der anrufenden Person, angerufene Nummer, Beginn, Ende, Dauer	Telefonnetz	Verbindung, Protokoll, Abrechnung der Minuten
Name und weitere Angaben, die die anrufende Person nennt	Gespräch	Anliegen erfassen, Termin buchen, Rückruf anlegen
Kontakt aus deinem CRM	Abgleich der Rufnummer mit deinem meetergo-CRM	Nur wenn die CRM-App aktiv ist und du in der Karte CRM eine Funktion eingeschaltet hast: Begrüßung mit Namen, Kontext für das Gespräch, Protokoll beim Kontakt
Termindaten	Gespräch	Buchung eines Termins in meetergo, wenn der Assistent Termine bucht
Rückruf- und Nachrichtenanfragen	Gespräch	Name, Rückrufnummer, Anliegen, Zeitfenster, Dringlichkeit
Zusammenfassung und erfasste Fakten	Automatisch nach dem Anruf erzeugt	Gesprächsprotokoll, E-Mail an dein Team
Inhalte aus deinem Unternehmenswissen	Von dir hinterlegt	Beantwortung von Fragen

Der Assistent zeichnet Gespräche nicht als Audio auf. meetergo speichert den Audiostrom nicht. Er wird nur während des Gesprächs verarbeitet.

Datenfluss

Schritt	Anbieter	Ort	Wann
Telefonnummer und Durchleitung des Anrufs	Telnyx LLC	Anrufe: Region Europa, Sprachdaten über Frankfurt; Vertragspartner in den USA (SCC, EU-US DPF)	Bei einer über meetergo bestellten Telefonnummer. Nicht bei Testanrufen im Browser.
Gesprächsverbindung und Steuerung des Assistenten	meetergo auf Servern der Hetzner Online GmbH	Deutschland	Jeder Anruf
Spracherkennung	Gladia SAS	EU (Frankreich)	Jeder Anruf
Antworten im Gespräch, Suche im Unternehmenswissen	Mistral AI SAS	EU (Frankreich)	Jeder Anruf
Sprachausgabe	Gradium SAS	EU (Frankreich)	Jeder Anruf mit einer EU-Stimme (Standard)
Zusammenfassung nach dem Anruf	melious GmbH, bei Ausfall Mistral AI SAS	Deutschland, bei Ausfall Frankreich	Jeder Anruf
Gesprächsprotokoll, Rückrufanfragen, CRM	meetergo auf Servern der Hetzner Online GmbH	Deutschland	Jeder Anruf
E-Mail-Benachrichtigungen	AhaSend B.V.	Niederlande	Wenn du Zusammenfassung oder Rückruf-Benachrichtigungen per E-Mail eingeschaltet hast

Stimmen, die du ausdrücklich auswählst

Die Stimmenauswahl zeigt bei jeder Stimme Anbieter und Region, und eine EU-Stimme ist voreingestellt. Die folgenden Anbieter erhalten nur Daten, wenn du ausdrücklich eine ihrer Stimmen auswählst:

Anbieter	Ort	Was der Anbieter erhält	Übermittlung
DeepSlate GmbH	Deutschland	Das gesamte Gespräch: Sprache der anrufenden Person und Antworten. Ersetzt Spracherkennung, Antworten und Sprachausgabe oben.	Nicht anwendbar (EU)
Eleven Labs Inc.	USA	Der Text der Antworten des Assistenten. Er kann Angaben aus dem Gespräch enthalten. Spracherkennung und Sprachmodell bleiben in der EU.	SCC (2021/914)
OpenAI Ireland Ltd	Verarbeitung in den USA	Das gesamte Gespräch: Sprache der anrufenden Person und Antworten.	SCC (2021/914)

Diese Auswahl gilt pro Assistent. Wechselst du zurück auf eine EU-Stimme, erhalten diese Anbieter keine weiteren Daten.

Speicherdauer und Löschung

Daten	Speicherort	Speicherdauer
Audiostrom	Wird von meetergo nicht gespeichert	Nur während des Anrufs
Gesprächstext (Transkript)	meetergo, Deutschland	Bis zum Ablauf der Frist für Transkripte, bis du das Transkript oder den Anruf unter Konversationen löschst oder bis dein Konto beendet wird
Zusammenfassung, Fakten, Nummer und Name der anrufenden Person	meetergo, Deutschland	Bis zum Ablauf der Frist für Anrufprotokolle, bis du den Anruf unter Konversationen löschst oder bis dein Konto beendet wird
Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis des Anrufs	meetergo, Deutschland	Bis dein Konto beendet wird. Bleibt auch nach dem Löschen des Anrufs für Abrechnung und Statistik
Rückruf- und Nachrichtenanfragen	meetergo, Deutschland	Bis du sie löschst oder dein Konto beendet wird
Eintrag in der Zeitleiste des CRM-Kontakts	meetergo, Deutschland	Wird mit dem Anruf gelöscht
Gebuchte Termine	meetergo, Deutschland	Wie alle anderen Buchungen in meetergo
Zusammenfassung per E-Mail	Postfächer der Empfänger	Liegt nach dem Versand in deiner Verantwortung
Technische Protokolle, die Ausschnitte des Gesprächstexts enthalten können	meetergo, Deutschland	15 Tage
Datensicherungen	meetergo, EU	30 Tage

Automatische Löschung: Unter Technisches wählst du pro Assistent, wie lange Transkripte und Anrufprotokolle bleiben: 30, 90 oder 180 Tage, 1 Jahr oder behalten. Die Frist zählt ab Beginn des Anrufs. meetergo löscht fällige Daten einmal pro Nacht. Neue Assistenten löschen Transkripte nach 180 Tagen und behalten Anrufprotokolle. Assistenten, die vor dieser Einstellung angelegt wurden, behalten alles, bis du eine Frist wählst.

Beim Ende des Vertrags gelten die Rückgabe- und Löschregeln des AVV.

Bei den Anbietern:

Anbieter	Speicherung	Training mit deinen Daten
Gladia SAS	Keine Speicherung über die Anfrage hinaus	Nein
Mistral AI SAS	Zero Data Retention: Inferenz-Eingaben und -Ausgaben werden nicht über die Verarbeitung der Anfrage hinaus gespeichert	Nein
Gradium SAS	Keine Speicherung über die Anfrage hinaus	Nein
melious GmbH	Zero Data Retention: Inferenz-Eingaben und -Ausgaben werden nicht über die Verarbeitung der Anfrage hinaus gespeichert	Nein
Telnyx LLC	Verbindungsdaten und Angaben zum Rufnummerninhaber für die Dauer des Vertrags	Nein
Eleven Labs Inc. (nur bei Auswahl)	Nach den Bedingungen des Anbieters	Nach den Bedingungen des Anbieters
DeepSlate GmbH (nur bei Auswahl)	Transkripte und Gesprächsverlauf zur Prüfung von Anrufen, bis zur Löschung auf Anfrage oder zum Vertragsende	Nein
OpenAI Ireland Ltd (nur bei Auswahl)	Höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung	Nein

Zero Data Retention bei den Anbietern löscht keine in deinem meetergo-Workspace gespeicherten Transkripte oder Zusammenfassungen und erfasst keine Betriebsmetadaten ohne übermittelte Inhalte. Für Workspace-Inhalte gelten die oben beschriebenen Aufbewahrungsregeln.

Hinweis auf KI

Der Assistent meldet sich mit der Begrüßung, die du im Dashboard festlegst. Nach Art. 50 KI-Verordnung müssen Anrufende erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen. Nimm diesen Hinweis in deine Begrüßung auf, zum Beispiel: „Guten Tag, Sie sprechen mit Mira, dem KI-Assistenten der Muster GmbH."

Deine Einstellungen

Begrüßung und Anweisungen: was der Assistent sagt und tut.
Unternehmenswissen: welche Inhalte der Assistent für Antworten nutzt.
CRM: Begrüßung mit Namen, Nutzung von Kontaktdaten im Gespräch und Protokoll beim Kontakt. Jeder Schalter einzeln.
Rückrufe und Nachrichten: ob der Assistent Anfragen aufnimmt und wer sie bekommt.
Zusammenfassung per E-Mail: an wen, und ob das vollständige Transkript enthalten ist.
Weiterleitung: an welche Nummern der Assistent Anrufe weitergibt.
Stimme: Standard ist eine EU-Stimme. Stimmen anderer Anbieter kommen nur zum Einsatz, wenn du sie auswählst.
Automatisch löschen: Fristen für Transkripte und Anrufprotokolle pro Assistent unter Technisches.
Löschen: einzelne Anrufe oder nur deren Transkript unter Konversationen.

Deine Pflichten als Verantwortlicher

Rechtsgrundlage: Du legst die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Anrufe fest und dokumentierst sie.
Information der Anrufenden: Informiere Anrufende nach Art. 13 DSGVO, etwa in deiner Datenschutzerklärung, und nimm den Hinweis auf KI in die Begrüßung auf.
Inhalte: Du entscheidest, welches Wissen und welche Anweisungen der Assistent erhält und welche Anliegen er bearbeiten soll.
Berufsgeheimnisse: Unterliegst du einer Schweigepflicht, etwa nach § 203 StGB, kannst du die Verschwiegenheitsvereinbarung mit meetergo unter Einstellungen → Recht & Datenschutz → Compliance-Dokumente herunterladen.
Datenschutz-Folgenabschätzung: Ob eine DSFA nötig ist, entscheidest du. Diese Seite, der AVV mit seinen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1) und die Liste der Unterauftragsverarbeiter liefern die Angaben dafür.

Weitere Dokumente

Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter privacy@meetergo.com.

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