Formulare direkt an Empfänger senden

Anstatt einen öffentlichen Link zu teilen, den jeder aufrufen kann, kannst du ein Routing-Formular direkt an eine bestimmte Person per E-Mail oder SMS senden. Jeder Empfänger erhält seinen eigenen einzigartigen, privaten Link. So kannst du genau nachverfolgen, wer das Formular geöffnet und ausgefüllt hat.

Typische Anwendungsfälle:

• Ein Intake-Formular vor dem ersten Termin an einen neuen Kunden senden
• Informationen von einem bestimmten Kontakt anfordern, ohne das Formular öffentlich zu machen
• Einem Lead direkt ein Qualifizierungsformular zukommen lassen
• Eine Unterschrift oder einen Dateiupload von einer namentlich bekannten Person einholen

So sendest du ein Formular an einen Empfänger

1. Gehe zu Routing-Formulare.
2. Öffne das Formular, das du senden möchtest.
3. Öffne oben rechts das Menü Teilen und wähle Formular senden. Alternativ öffnest du Ergebnisse, wechselst zu Empfänger und klickst dort auf Formular senden.
4. Der Dialog Formular an Empfänger senden öffnet sich.

Schritt 1: Kontakt auswählen (optional)

Nutze die Kontaktauswahl, um in deinem meetergo-CRM nach einem bestehenden Kontakt zu suchen. Bei Auswahl werden Name, E-Mail und Telefonnummer automatisch ausgefüllt.

Wenn der Empfänger nicht in deinem CRM ist, überspringe diesen Schritt und trage die Daten manuell ein.

Schritt 2: Empfängerdaten eingeben

• Name (Pflicht): vollständiger Name des Empfängers. Wird zur Personalisierung der Nachricht verwendet.
• E-Mail: wenn angegeben, wird der Formular-Link per E-Mail gesendet.
• Telefon: wenn angegeben, wird der Formular-Link per SMS gesendet.

Schritt 3: Individuelle Nachricht hinzufügen (optional)

Gib eine persönliche Notiz ein, die mit der Zustellung gesendet wird. Bei E-Mail erscheint sie als Nachrichtentext, bei SMS wird sie dem Formular-Link vorangestellt.

Schritt 4: Senden

Klicke auf Senden. meetergo generiert eine einzigartige, token-basierte URL für diesen Empfänger und sendet sie sofort.

Personalisierte Links aus einer CSV erstellen

Für einen Serienbrief oder eine gedruckte Kampagne öffnest du Teilen und wählst Personalisierte Links (CSV). Lade eine CSV hoch, wähle eine eindeutige Referenz-Spalte und ordne CSV-Spalten den Formularfeldern zu, die sie vorausfüllen sollen. Beim Download ergänzt meetergo die Spalte meetergo_link.

Damit wird ein persönlicher Link pro Zeile erstellt, aber nichts versendet. Wenn du eine korrigierte Zeile mit derselben Referenz erneut importierst, aktualisiert meetergo Name, Werte und Sprache. Der bestehende Link bleibt erhalten. Links aus einer CSV laufen nicht ab und sind automatisch gegen Löschen geschützt, da sie bereits gedruckt oder verteilt sein könnten.

So funktioniert es für den Empfänger

Der Empfänger erhält eine E-Mail oder SMS mit:

• Einer persönlichen Begrüßung mit seinem Namen
• Deiner individuellen Nachricht (falls angegeben)
• Einem einzigartigen Link zum Formular

Der Link öffnet dasselbe Formular wie die öffentliche Version, ist jedoch an diesen spezifischen Empfänger gebunden. Wenn das Formular abgesendet wird, wird die Einsendung unter dem Namen des Empfängers gespeichert und kann separat nachverfolgt werden.

Empfänger-Status nachverfolgen

Nach dem Senden siehst du jeden Empfänger unter Ergebnisse, Empfänger:

Diese Status zeigen die Aktivität am Link. Sie bestätigen nicht, dass eine E-Mail oder SMS zugestellt wurde. Wenn du den Link selbst öffnest, gilt er ebenfalls als Geöffnet. Nutze Link kopieren, wenn du nur die URL benötigst.

In der Empfängeransicht kannst du Namen, Referenzen, Kontaktdaten und gespeicherte vorausgefüllte Werte durchsuchen. Öffne eine Zeile, um den Link zu kopieren, Aktivitäten zu prüfen, Name oder vorausgefüllte Werte zu korrigieren und einen gespeicherten Wert neu zuzuordnen, dessen ursprüngliches Formularfeld nicht mehr existiert. Korrigierst du importierte Daten manuell, passe auch die CSV-Zuordnung an. Ein späterer Import ersetzt die gespeicherten vorausgefüllten Werte.

Links aus einer CSV zeigen ein Schloss-Symbol. Um einen solchen Link zu löschen, öffne die Zeile, klicke auf Entsperren und bestätige danach Löschen. Beim Entsperren wird nichts gelöscht. Das Löschen macht den Link sofort ungültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Tipps

• An CRM-Kontakt senden: Durch die Auswahl aus deinem CRM wird die Einsendung automatisch mit dem richtigen Kontaktdatensatz verknüpft.
• Klare individuelle Nachricht verfassen: Erkläre, warum du das Formular sendest und was du benötigst. Beispiel: „Hallo Sarah, kannst du vor unserem Gespräch am Donnerstag dieses kurze Intake-Formular ausfüllen? Es hilft uns, unsere Zeit optimal zu nutzen."
• Über beide Kanäle senden: Wenn du sowohl E-Mail als auch Telefonnummer hast, erhöht das doppelte Senden die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger schnell reagiert.

FAQ

Kann ich dasselbe Formular an mehrere Empfänger senden?

Ja. Füge im Dialog Formular senden mehrere CRM-Kontakte oder manuelle Empfänger hinzu. Jede Person erhält einen eigenen Link. Nutze Personalisierte Links (CSV) für viele Links in deinem eigenen Serienbrief oder einer gedruckten Kampagne.

Kann ein Empfänger das Formular mehrmals einreichen?

Standardmäßig nimmt jeder persönliche Link eine Einsendung an. Aktiviere Mehrfaches Absenden erlauben unter Einstellungen, Zugriff & Limits, wenn dieselbe Person erneut absenden soll. Unterschrift und Terminbuchung bleiben einmalig.

Kann ich das Formular erneut senden, wenn ein Empfänger es noch nicht ausgefüllt hat?

Kopiere den bestehenden Link aus der Empfängeransicht und sende ihn über deinen bevorzugten Kanal. Ein neuer Versand erstellt einen weiteren Empfängerlink, statt den bestehenden erneut zu versenden.

Kostet das Senden eines Formulars Credits?

E-Mail-Versand ist inklusive. SMS-Versand verbraucht SMS-Credits aus deinem Plan. Details zu SMS-Credit-Kontingenten findest du in deinen Plandetails.

Kann der einzigartige Link des Empfängers von jemand anderem genutzt werden?

Jeder mit der vollständigen URL kann ihn öffnen. Beachte dies bei sensiblen Daten und teile den Link nur mit dem vorgesehenen Empfänger.