Gastgeberbestätigung

Mit der Gastgeberbestätigung kannst du Terminanfragen prüfen und bestätigen, bevor sie in deinen Kalender eingetragen werden. Dieser Artikel erklärt dir die Einrichtung und Nutzung dieser Funktion.

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Gastgeberbestätigung aktivieren

Gastgeberbestätigung einschalten

Aktiviere Gastgeber müssen Buchungen bestätigen, wenn jede Buchungsseite vor der finalen Bestätigung auf die Freigabe des Gastgebers warten soll.

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Gastgeberbestätigung aktivieren

Gastgeberbestätigung einschalten

Aktiviere Gastgeber müssen Buchungen bestätigen, wenn jede Buchungsseite vor der finalen Bestätigung auf die Freigabe des Gastgebers warten soll.

Prüfungszeitraum festlegen

Lege fest, wie lange Gastgeber eine Anfrage annehmen können, bevor sie abläuft und der Zeitslot wieder frei wird.

Eine Terminseite überschreiben

Terminseiten-Override prüfen

Nutze diese Zeile, um den Unternehmensstandard zu verwenden, die Gastgeberbestätigung zu erzwingen oder sie für diese Terminseite zu deaktivieren.

Ausstehende Anfragen prüfen

Ausstehende Anfrage finden

Jede ausstehende Anfrage zeigt Terminseite, Teilnehmer, Gastgeber, gewünschte Zeit und die schnelle Aktion zum Akzeptieren.

Anfragedetails öffnen

Öffne eine Anfrage, um Teilnehmer, Zeit, Ort und Gastgeber vor deiner Entscheidung zu prüfen.

Erst nach Prüfung akzeptieren

Klicke erst auf Buchung akzeptieren, wenn die Anfrage stimmt. Nutze Ablehnen, wenn der Termin nicht gebucht werden soll.

Wer kann eine Buchungsanfrage bestätigen?

Die Bestätigung ist nicht auf den zugewiesenen Gastgeber beschränkt. Folgende Personen können Anfragen ebenfalls im Dashboard prüfen und bestätigen:

• Der zugewiesene Gastgeber – immer, über die Akzeptieren/Ablehnen-Buttons in der E-Mail oder im Dashboard
• Team-Admins – für Anfragen, die Gastgebern in ihrem Team zugewiesen sind. Filtere das Benutzer-Dropdown über der Liste nach dem Team oder dem Namen des Gastgebers, um deren ausstehende Anfragen zu sehen
• Account-Admins – für jede Anfrage in der Organisation

Prüfungszeitraum anpassen

Buchungsanfragen laufen standardmäßig nach 72 Stunden ab, wenn sie nicht angenommen werden. Der Zeitslot wird dann wieder für neue Buchungen verfügbar.

Wenn 72 Stunden nicht ausreichen, zum Beispiel bei Anfragen, die freitags eingehen und über das Wochenende liegen bleiben, kannst du den Ablaufzeitraum verlängern:

1. Gehe zu Organisationseinstellungen > Datenschutz
2. Suche die Einstellung Ablaufzeit für Buchungsanfragen
3. Wähle zwischen: 24 Std., 48 Std., 72 Std. (Standard), 96 Std., 1 Woche oder 2 Wochen
4. Speichere deine Änderungen

Gastgeber-Benachrichtigung anpassen

So kannst du die Gastgeber-Benachrichtigung anpassen:

1. Gehe zu E-Mail-Vorlagen.
2. Erstelle eine neue E-Mail-Vorlage und wähle als Preset Require Host Confirmation aus.
3. Speichere die Vorlage.
4. Klicke oben auf Standard-E-Mails auswählen und setze deine Vorlage als Standard für Require Host Confirmation.
5. Anschließend kannst du die Vorlage nach deinen Bedürfnissen anpassen.
6. Speichere deine Änderungen.

FAQ

Was passiert bei Bestätigung einer Buchung?

Der Teilnehmer erhält eine Bestätigungs-E-Mail und der Termin wird in alle Kalender eingetragen.

Können Teilnehmer bestätigte Termine umbuchen?

Ja, wenn du das Umbuchen aktiviert hast.

Wie funktioniert das zusammen mit Double Opt-In?

Wenn du beide Funktionen nutzt, wird zuerst die Gastgeberbestätigung verschickt. Wenn der Gastgeber die Buchung annimmt, wird die Opt-In Benachrichtigung an den Teilnehmer geschickt. Erst wenn dieser zustimmt, wird die Buchung finalisiert.