Bestätigung vor Buchung erforderlich

Standardmäßig werden Buchungen sofort bestätigt, wenn jemand bei Ihnen terminiert. Aber manchmal benötigen Sie einen zusätzlichen Verifizierungsschritt – entweder um die E-Mail des Teilnehmers zu bestätigen oder um den Host Meetings manuell genehmigen zu lassen.

meetergo bietet zwei Bestätigungsfunktionen:

1. Double Opt-In: Teilnehmer müssen ihre E-Mail verifizieren, bevor die Buchung bestätigt wird
2. Host-Bestätigung: Der Host muss jede Buchung manuell genehmigen

Double Opt-In (E-Mail-Verifizierung)

Double Opt-In erfordert, dass Teilnehmer einen Bestätigungslink in ihrer E-Mail klicken, bevor die Buchung finalisiert wird. Dies hilft:

• Die E-Mail-Adresse des Teilnehmers als echt zu verifizieren
• Spam-Buchungen zu verhindern
• Datenschutzvorschriften einzuhalten
• No-Shows durch Fake-Buchungen zu reduzieren

So funktioniert es

1. Teilnehmer wählt einen Zeitslot und sendet das Buchungsformular ab
2. Er erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink
3. Der Zeitslot wird gehalten, aber nicht bestätigt
4. Teilnehmer klickt den Link zur Bestätigung
5. Beide Parteien erhalten die endgültige Bestätigung

Double Opt-In aktivieren

1. Öffnen Sie Ihre Terminart-Einstellungen
2. Gehen Sie zum Tab Buchung oder Optionen
3. Finden Sie Double Opt-In-Einstellungen
4. Wählen Sie eine dieser Optionen:
   • Deaktiviert: Buchungen werden sofort bestätigt
   • Aktiviert: E-Mail-Verifizierung erforderlich
   • Unternehmenseinstellung verwenden: Folgt dem Standard Ihrer Organisation

Ablauf

Wenn der Teilnehmer nicht innerhalb des Zeitlimits bestätigt:

• Der gehaltene Zeitslot wird freigegeben
• Die Buchung wird automatisch storniert
• Beide Parteien können eine Benachrichtigung erhalten

Host-Bestätigung (Manuelle Genehmigung)

Host-Bestätigung lässt Sie jede Buchungsanfrage prüfen und genehmigen, bevor sie finalisiert wird. Dies ist nützlich, wenn:

• Sie begrenzte Verfügbarkeit haben und bestimmte Meetings priorisieren möchten
• Sie Teilnehmer vor der Annahme prüfen müssen
• Meetings Vorbereitung oder Ressourcenzuweisung erfordern
• Sie aufeinanderfolgende Buchungen verhindern möchten

So funktioniert es

1. Teilnehmer wählt einen Zeitslot und sendet die Buchung ab
2. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit der Buchungsanfrage
3. Der Zeitslot wird als vorläufig markiert
4. Sie genehmigen oder lehnen die Anfrage ab
5. Teilnehmer erhält Bestätigung oder Ablehnung

Host-Bestätigung aktivieren

1. Öffnen Sie Ihre Terminart-Einstellungen
2. Gehen Sie zum Tab Buchung oder Optionen
3. Finden Sie Host-Bestätigung erforderlich
4. Wählen Sie:
   • Deaktiviert: Buchungen automatisch bestätigen
   • Aktiviert: Manuelle Genehmigung erforderlich
   • Unternehmenseinstellung verwenden: Folgt dem Organisationsstandard

Buchungsanfragen verwalten

Wenn Host-Bestätigung aktiviert ist:

1. Sie sehen ausstehende Anfragen in Ihrem Buchungen-Bereich
2. Jede Anfrage zeigt:
   • Name und E-Mail des Teilnehmers
   • Angefragter Zeitslot
   • Formularantworten oder Notizen
3. Klicken Sie Genehmigen zum Bestätigen oder Ablehnen zum Zurückweisen
4. Optional eine Nachricht an den Teilnehmer hinzufügen

Zeitkritische Anfragen

Erwägen Sie, Benachrichtigungen einzurichten, um keine Anfragen zu verpassen:

• E-Mail-Benachrichtigungen für neue Buchungsanfragen aktivieren
• Dashboard regelmäßig prüfen
• Erwartungen auf Ihrer Buchungsseite zur Antwortzeit setzen

Beide Funktionen kombinieren

Sie können sowohl Double Opt-In als auch Host-Bestätigung aktivieren:

1. Teilnehmer bucht → Verifizierungs-E-Mail gesendet
2. Teilnehmer bestätigt E-Mail → Host wird benachrichtigt
3. Host genehmigt → Buchung finalisiert

Dies bietet maximale Verifizierung, fügt aber Reibung hinzu. Verwenden Sie beides nur wenn nötig.

Unternehmensweite Einstellungen

Administratoren können Standard-Bestätigungseinstellungen für die gesamte Organisation setzen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmen
2. Finden Sie Buchungsbestätigungs-Standards
3. Setzen Sie Ihre bevorzugten Standards
4. Einzelne Terminarten können diese Einstellungen überschreiben

Best Practices

Wann Double Opt-In verwenden

• Öffentliche Buchungsseiten mit hohem Verkehr
• Wenn E-Mail-Verifizierung für Compliance erforderlich ist
• Um Bot-Einreichungen zu verhindern

Wann Host-Bestätigung verwenden

• Hochwertige Meetings (Vertriebsgespräche, Beratungen)
• Situationen mit begrenzter Verfügbarkeit
• Wenn Teilnehmer-Screening notwendig ist

Wann Bestätigung überspringen

• Interne Team-Terminplanung
• Bekannte Kontakte und Stammkunden
• Zeitkritische Buchungen, bei denen Geschwindigkeit zählt

FAQ

Was passiert, wenn ich nicht auf eine Buchungsanfrage antworte?

Ausstehende Anfragen bleiben in Ihrer Warteschlange, bis Sie darauf reagieren. Richten Sie Benachrichtigungen ein, um keine Anfragen zu verpassen.

Können Teilnehmer eine ausstehende Anfrage stornieren?

Ja, Teilnehmer können vor der Buchungsbestätigung stornieren. Sie erhalten einen Stornierungslink in ihrer Bestätigungs-E-Mail.

Wird der Zeitslot blockiert, während auf Bestätigung gewartet wird?

Ja, der Slot wird vorläufig gehalten, um Doppelbuchungen zu verhindern. Wenn abgelehnt oder abgelaufen, wird er wieder verfügbar.

Kann ich die Bestätigungs-E-Mails anpassen?

Ja, verwenden Sie E-Mail-Vorlagen, um die Nachrichten anzupassen.

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• Double Opt-In (DOI)
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