Terminarten-Vorlagen

Mit Terminarten-Vorlagen können Administratoren standardisierte Terminkonfigurationen erstellen, die auf alle Teammitglieder angewendet werden können. Vorlagen gewährleisten Konsistenz bei Branding, Einstellungen und Workflows und ermöglichen gleichzeitig individuelle Anpassungen, wo diese benötigt werden.

Was sind Terminarten-Vorlagen?

Vorlagen sind Master-Konfigurationen für Terminarten, die Folgendes beinhalten:

• Terminname, Beschreibung und Dauer
• Verfügbarkeitseinstellungen
• CRM-Integrationsoptionen
• Erinnerungs- und Benachrichtigungseinstellungen
• Formularfelder und Fragen
• Pufferzeiten und Terminplanungsregeln

Wenn Sie Terminarten aus einer Vorlage erstellen, übernehmen diese automatisch alle Einstellungen.

Wer kann Vorlagen verwenden?

Vorlagen werden von Unternehmensadministratoren verwaltet. Reguläre Benutzer können:

• Terminarten aus Vorlagen erstellen
• Ihnen zugewiesene Vorlagen verwenden
• Bestimmte Einstellungen anpassen (wo erlaubt)

Eine Vorlage erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Vorlagen oder Admin → Terminarten-Vorlagen
2. Klicken Sie auf Vorlage erstellen
3. Konfigurieren Sie die Vorlageneinstellungen:
   • Grundinformationen (Name, Beschreibung, Dauer)
   • Verfügbarkeitsplan
   • Erinnerungen und Benachrichtigungen
   • Formularfelder
   • CRM-Synchronisierungsoptionen
4. Speichern Sie die Vorlage

Vorlageneinstellungen

Vorlagen können alle Standard-Terminarten-Einstellungen enthalten:

Vorlagen Teammitgliedern zuweisen

Nach dem Erstellen einer Vorlage:

1. Gehen Sie zu den Vorlageneinstellungen
2. Finden Sie Hosts zuweisen oder Teammitglieder
3. Wählen Sie aus, welche Teammitglieder diese Vorlage verwenden sollen
4. Speichern Sie die Änderungen

Zugewiesene Mitglieder können dann Terminarten basierend auf dieser Vorlage erstellen.

Terminarten aus Vorlagen erstellen

Wenn Teammitglieder neue Terminarten erstellen:

1. Gehen Sie zu Terminarten → Neu erstellen
2. Wählen Sie Aus Vorlage
3. Wählen Sie die zugewiesene Vorlage
4. Passen Sie erlaubte Einstellungen an
5. Speichern Sie die Terminart

Die Terminart übernimmt alle Vorlageneinstellungen, kann aber nach Bedarf angepasst werden.

Vorlagenänderungen übertragen

Wenn Sie eine Vorlage aktualisieren, können Sie Änderungen auf alle Terminarten übertragen, die aus ihr erstellt wurden:

1. Bearbeiten Sie die Vorlage
2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
3. Klicken Sie auf Änderungen übertragen oder Mit Terminarten synchronisieren
4. Wählen Sie aus, welche Terminarten aktualisiert werden sollen
5. Bestätigen Sie die Aktualisierung

Was wird aktualisiert

Beim Übertragen von Änderungen:

• In der Vorlage definierte Einstellungen werden aktualisiert
• Individuelle Anpassungen können erhalten bleiben (abhängig von den Einstellungen)
• Neue Felder werden zu Terminarten hinzugefügt

Best Practices für das Übertragen von Änderungen

• Prüfen Sie, welche Terminarten betroffen sein werden
• Informieren Sie Teammitglieder über Änderungen
• Testen Sie zunächst an wenigen Terminarten
• Planen Sie Aktualisierungen zu verkehrsarmen Zeiten

Anwendungsfälle für Vorlagen

Vertriebsteam-Vorlagen

Erstellen Sie standardisierte Discovery- und Demo-Terminarten:

Vorlage: Vertrieb Discovery Call
- Dauer: 30 Minuten
- CRM: Automatisch HubSpot-Deal erstellen
- Formular: Firmenname, Größe, Budget
- Erinnerungen: 24h und 1h vorher

Support-Vorlagen

Gewährleisten Sie ein einheitliches Support-Beratungs-Setup:

Vorlage: Support-Beratung
- Dauer: 15/30 Minuten Optionen
- Formular: Problembeschreibung, Priorität
- CRM: Salesforce-Fall erstellen
- Puffer: 10 Min nach für Notizen

Interview-Vorlagen

Standardisieren Sie Kandidatengespräche:

Vorlage: Technisches Interview
- Dauer: 60 Minuten
- Formular: Portfolio-Link, Verfügbarkeit
- Kanal: Google Meet
- Erinnerungen: 24h mit Vorbereitungsleitfaden

Mehrere Vorlagen verwalten

Organisationen benötigen oft mehrere Vorlagen:

Jede kann unterschiedliche Einstellungen haben, die ihrem Zweck entsprechen.

Vorlagenberechtigungen

Administrator-Fähigkeiten

• Vorlagen erstellen, bearbeiten, löschen
• Vorlagen Teammitgliedern zuweisen
• Änderungen auf Terminarten übertragen
• Alle Terminarten sehen, die eine Vorlage verwenden

Teammitglieder-Fähigkeiten

• Terminarten aus zugewiesenen Vorlagen erstellen
• Erlaubte Einstellungen anpassen
• Eigene Terminarten einsehen

Best Practices

Vorlagen fokussiert halten

Jede Vorlage sollte einem bestimmten Zweck dienen:

• Erstellen Sie nicht eine Vorlage für alles
• Gruppieren Sie ähnliche Terminarten unter einer Vorlage
• Benennen Sie Vorlagen eindeutig

Dokumentieren Sie Ihre Vorlagen

Notieren Sie für jede Vorlage:

• Beabsichtigter Anwendungsfall
• Erforderliche Anpassungen
• Wer sie verwenden soll
• Wann Einstellungen aktualisiert werden sollten

Regelmäßige Überprüfungen

• Überprüfen Sie Vorlagen vierteljährlich
• Prüfen Sie, ob Einstellungen noch sinnvoll sind
• Entfernen Sie ungenutzte Vorlagen
• Aktualisieren Sie CRM-Zuordnungen bei Bedarf

Vor dem Rollout testen

Bevor Sie die Vorlage dem gesamten Team zuweisen:

1. Erstellen Sie eine Test-Terminart
2. Buchen Sie einen Testtermin
3. Überprüfen Sie, ob Integrationen funktionieren
4. Prüfen Sie E-Mail-Vorlagen

Fehlerbehebung

Vorlage wird nicht angezeigt

Wenn Teammitglieder eine Vorlage nicht sehen können:

1. Überprüfen Sie, ob die Vorlage ihnen zugewiesen ist
2. Prüfen Sie, ob die Vorlage nicht gelöscht oder deaktiviert ist
3. Stellen Sie sicher, dass der Benutzer die Berechtigung hat, Terminarten zu erstellen

Änderungen werden nicht synchronisiert

Wenn übertragene Änderungen nicht erscheinen:

1. Bestätigen Sie, dass die Übertragung erfolgreich abgeschlossen wurde
2. Prüfen Sie, ob die Terminart individuelle Überschreibungen hat
3. Überprüfen Sie, ob die spezifische Einstellung in der Vorlage enthalten ist

Widersprüchliche Einstellungen

Wenn sich Terminarten unerwartet verhalten:

1. Überprüfen Sie die Vorlageneinstellungen
2. Prüfen Sie die Anpassungen der Terminart
3. Identifizieren Sie, welche Einstellung Vorrang hat

FAQ

Kann ich eine bestehende Terminart in eine Vorlage umwandeln?

Nicht direkt. Erstellen Sie eine neue Vorlage mit den gewünschten Einstellungen und erstellen Sie dann optional Terminarten daraus neu.

Funktionieren Vorlagen mit Round Robin?

Ja, Vorlagen können Queue/Round-Robin-Einstellungen enthalten, die Terminarten übernehmen.

Können Teammitglieder Vorlageneinstellungen überschreiben?

Das hängt von Ihrer Konfiguration ab. Einige Einstellungen können auf die Vorlage gesperrt werden, andere erlauben Anpassungen.

Was passiert, wenn ich eine Vorlage lösche?

Bestehende Terminarten bleiben erhalten, sind aber nicht mehr verknüpft. Zukünftige Änderungen werden nicht synchronisiert und Benutzer können keine neuen Terminarten daraus erstellen.

Können Vorlagen Workflows enthalten?

Ja, Kommunikationseinstellungen und Erinnerungskonfigurationen sind in Vorlagen enthalten.

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