Benutzerrollen und Berechtigungen: Admin-Rechte vergeben und Sichtbarkeit steuern

Zwei Fragen führen die meisten Teams hierher: Wie gebe ich einem Kollegen die gleichen Rechte, die ich habe? und Wie verhindere ich, dass alle alles sehen? Beides steuerst du auf zwei Seiten.

Beide Seiten erscheinen nur bei Administratoren im Menü, und die Seite Berechtigungen lässt sich nur als Administrator öffnen.

Die Rollen

In der Spalte Rolle auf der Seite Benutzer steht eine dieser Rollen:

Zwei weitere Rollen werden an anderer Stelle vergeben und stehen nicht in dieser Spalte:

• Team-Admin — Administrator für genau ein Team. Siehe Einen Benutzer als Team-Admin festlegen.
• Gruppenadmin — Administrator für genau eine Gruppe, vergeben unter Gruppen → deine Gruppe → Administratoren verwalten.

Einem Kollegen die gleichen Rechte geben

1. Öffne Benutzer (my.meetergo.com/admin/team).
2. Suche die Person in der Liste.
3. Klicke am Ende der Zeile auf das ⋮-Menü.
4. Klicke auf Als Admin einstellen.

Die Änderung gilt sofort. Rückgängig machst du sie im selben Menü mit Admin-Rechte entfernen.

Das überrascht dabei am häufigsten:

• Das Menü sehen nur Administratoren, und nie in der eigenen Zeile. Du kannst dir deine Admin-Rechte nicht selbst entziehen, das muss ein anderer Admin tun.
• Bei Partnern und Ressourcen gibt es kein Als Admin einstellen. Nur reguläre Nutzer können Administrator werden.
• Der Eigentümer kann nicht zum Nicht-Admin gemacht werden. Um die Inhaberschaft zu übergeben, öffnet der aktuelle Eigentümer das ⋮-Menü bei einem bestehenden Administrator und wählt Eigentümer übertragen. Dieser Eintrag erscheint nur beim Eigentümer und nur in Zeilen, die bereits Administrator sind.
• Niemand wird über eine Rollenänderung benachrichtigt. Sag der Person also selbst Bescheid.

Die Seite Berechtigungen

Unter Admin Center → Organisation → Berechtigungen (my.meetergo.com/admin/permissions) liegen alle organisationsweiten Regeln. Wähle pro Karte eine Option und klicke auf Änderungen speichern.

Überall dort, wo eine Option Admins und Gruppenadmins heißt, sind Team-Admins ebenfalls eingeschlossen.

Die Karte Organisationsbeitritt trägt den Hinweis Nicht verfügbar: Der Beitritt über die gleiche E-Mail-Domain ist in meetergo abgeschaltet, Personen kommen nur per Einladung dazu.

Wer sieht wessen Termine und Kalender

Standardmäßig sehen alle im Konto die Termine, Terminseiten und die Kalenderansicht aller anderen. Das ist die Einstellung Termin & Terminseiten Sichtbarkeit → Alle Mitglieder meiner Organisation, und damit ist die Frage "können meine Kollegen meine Termine sehen?" beantwortet: ja, solange du das nicht änderst.

Zum Einschränken stellst du auf Nur Meetings des eigenen Teams. Ein Nicht-Admin sieht dann:

• immer die eigenen Termine und Terminseiten und
• die Termine und Terminseiten, die zu einem Team gehören, in dem die Person Mitglied ist.

Administratoren sehen in beiden Fällen alles, und Team-Admins sehen weiterhin die Kalender der Personen in ihren Teams.

Sichtbarkeit der Kontakte funktioniert genauso für die Kontaktliste und wird getrennt eingestellt. Eine der beiden herunterzusetzen ändert die andere nicht.

Hier geht es darum, was Kollegen innerhalb von meetergo sehen. Was meetergo aus einem verbundenen Kalender ausliest, ist eine andere Frage und steht in Kalender verbinden.

Integrationen einschränken

Integrationsberechtigungen legt fest, welche Dienste dein Team im eigenen Profil verbinden darf:

Zwei Regeln erklären fast alle Meldungen der Art "meine Einschränkung greift nicht":

• Administratoren sind nie eingeschränkt. Die Regeln gelten für alle anderen; ein Admin sieht und verbindet immer jede Integration.
• Teams können die Regel aufweichen. Ein Team kann einzelne Integrationen für seine Mitglieder freigeben. Ist jemand in mehreren Teams und erlaubt eines davon den Dienst, darf die Person ihn verbinden.

Wenn du das Profil eines Kollegen über die Seite Benutzer öffnest, werden die Integrationen so angezeigt, wie diese Person sie nutzen darf. Was du dort siehst, spiegelt also deren Berechtigungen und nicht deinen Admin-Zugriff.

Warum kann diese Person eine Terminseite nicht bearbeiten?

Eine Terminseite bearbeiten oder löschen (inklusive ihrer Verfügbarkeit) dürfen:

• der Gastgeber, dem die Terminseite gehört,
• wer sie erstellt hat,
• Administratoren und
• bei Team-Terminseiten die Team-Admins dieses Teams.

Alle anderen können sie ansehen, aber nicht ändern. Das ist unabhängig von der Berechtigung Terminseiten oben, die nur regelt, wer neue geteilte Terminseiten (Co-Host und Round Robin) erstellen darf.

Gruppen und Teams

Beides gibt es, und beides macht etwas anderes:

• Teams (my.meetergo.com/admin/teams) sind die Arbeitseinheit: Team-Terminseiten, Round Robin, geteilte Terminseiten, Team-Branding, Team-Admins und die Sichtbarkeitsregeln oben. Teams brauchen mindestens den Essentials-Tarif.
• Gruppen (my.meetergo.com/admin/groups) dienen dazu, Personen zu ordnen und auszuwerten, etwa nach Abteilung oder Standort. Eine Gruppe fasst bis zu 30 Nutzer und bis zu 20 Gruppenadmins.

FAQ

Mein Mitgeschäftsführer erscheint nur als Teammitglied. Wie bekommen wir gleiche Rechte?

Öffne Benutzer, klicke in seiner Zeile auf das ⋮-Menü und wähle Als Admin einstellen. Danach habt ihr beide Vollzugriff auf alle Einstellungen. Die Inhaberschaft am Konto bleibt bei einer Person, das betrifft nur die Abrechnung und lässt sich mit Eigentümer übertragen verschieben.

Kann ich verhindern, dass Teammitglieder die Kalender der anderen einsehen?

Ja, du musst es aber aktiv einstellen: Setze Termin & Terminseiten Sichtbarkeit auf der Seite Berechtigungen auf Nur Meetings des eigenen Teams. Ab Werk kann jede Person im Konto die Kalenderansicht und die Termine der Kollegen öffnen.

Ich habe Integrationen eingeschränkt, trotzdem können alle alles verbinden

Prüfe drei Dinge: Die Person ist kein Administrator (Admins umgehen jede Integrationsregel), keines ihrer Teams gibt die Integration frei, und im Modus Angepasst ist der Dienst wirklich nicht angehakt. Im Modus Angepasst ist nur erlaubt, was du ausdrücklich freigibst.

Ein Nutzer kann die Verfügbarkeit einer Terminseite nicht ändern

Er ist weder Gastgeber noch Ersteller dieser Terminseite. Mach ihn zum Gastgeber, mach ihn zum Team-Admin des Teams, zu dem die Terminseite gehört, oder ändere sie selbst als Administrator.

Kann ich eigene Rollen mit eigenen Rechten anlegen?

Nein. meetergo hat die festen Rollen oben plus die organisationsweiten Berechtigungen. Einen Baukasten für eigene Rollen gibt es nicht.

Bekommt jemand eine E-Mail, wenn ich ihn zum Admin mache?

Nein. Rollenänderungen laufen ohne Benachrichtigung, sag der Person also Bescheid.

Wo sehe ich meine eigene Rolle?

Auf der Seite Benutzer in der Spalte Rolle neben deinem Namen. Wenn Benutzer bei dir gar nicht im Menü steht, bist du kein Administrator.

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