Round Robin

Round-Robin-Planung ist eine Methode zur gleichmäßigen Verteilung von Terminen unter einer Gruppe von Teammitgliedern. Sie stellt sicher, dass die Gastgeber-Verantwortung fair aufgeteilt wird, hilft die Arbeitslast auszugleichen und verhindert, dass eine einzelne Person mit Terminen überlastet wird.

Die Round-Robin-Warteschlange

Bei meetergo verwenden sowohl kollektive als auch Round-Robin-Terminseiten eine Round-Robin-Warteschlange. Ein Warteschlangenmitglied kann ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern sein. Wie sich die Warteschlange verhält, hängt vom gewählten Round-Robin-Modus ab.

Round-Robin-Modi

meetergo bietet zwei Round-Robin-Modi, die steuern, wie Gastgeber den Buchungen zugewiesen werden:

Verfügbarkeit maximieren

1. Auf der Buchungsseite wird die kombinierte Verfügbarkeit aller Gastgeber angezeigt. Jeder Zeitslot, in dem mindestens ein Gastgeber verfügbar ist, erscheint als buchbar.
2. Gastgeber rotieren der Reihe nach — jede neue Buchung geht an den nächsten Gastgeber in der Reihe. Nach einer Zuweisung rückt der Gastgeber ans Ende der Warteschlange.
3. Wenn der nächste Gastgeber in der Reihe für den gebuchten Zeitslot nicht verfügbar ist, wird er übersprungen und der nächste verfügbare Gastgeber wird zugewiesen.
4. Wenn eine Gruppe an der Reihe ist, werden alle Gruppenmitglieder zu Gastgebern. Alle Gruppenmitglieder müssen für den Zeitslot verfügbar sein, andernfalls geht das System zum nächsten Warteschlangenmitglied über.

Dieser Modus zeigt die maximale Anzahl verfügbarer Zeitslots auf der Buchungsseite, sodass Teilnehmer leicht eine passende Zeit finden können. Da jedoch die Verfügbarkeit aller Gastgeber angezeigt wird, aber nur einer pro Buchung zugewiesen wird, erhalten Gastgeber mit mehr Verfügbarkeit tendenziell mehr Buchungen als andere.

Gleichmäßige Verteilung

1. Auf der Buchungsseite wird nur die Verfügbarkeit des nächsten Gastgebers angezeigt.
2. Jede Buchung geht direkt an diesen Gastgeber — kein anderer Gastgeber kann zugewiesen werden.
3. Wenn der nächste Gastgeber keine Verfügbarkeit im angezeigten Zeitraum hat, wird er automatisch übersprungen und die Verfügbarkeit des folgenden Gastgebers wird stattdessen angezeigt.
4. Wenn eine Buchung storniert wird, wird der Rotationsplatz des Gastgebers wiederhergestellt, sodass er nicht für Stornierungen benachteiligt wird.

Wann du „Gleichmäßige Verteilung" verwenden solltest:

• Du möchtest Buchungen gleichmäßig auf Teammitglieder aufteilen (z. B. 20 Buchungen auf 4 Gastgeber = ~5 pro Person)
• Fairness bei der Arbeitsverteilung ist wichtiger als die Maximierung verfügbarer Zeitslots
• Jedes Teammitglied soll eine vergleichbare Anzahl von Meetings bearbeiten

Wann du „Verfügbarkeit maximieren" verwenden solltest:

• Du möchtest Teilnehmern die größtmögliche Auswahl an Zeitslots bieten
• Schnelle Buchbarkeit ist wichtiger als eine perfekt gleichmäßige Verteilung
• Deine Teammitglieder haben unterschiedliche Verfügbarkeiten und du möchtest die Buchungen maximieren

So änderst du den Round-Robin-Modus

1. Öffne deinen Round-Robin-Meetingtyp
2. Gehe zum Gastgeber-Tab
3. Im Round Robin-Bereich findest du die Einstellung Round-Robin-Modus
4. Wähle entweder „Verfügbarkeit maximieren" oder „Gleichmäßige Verteilung"
5. Speichere deine Änderungen

Gastgeber-Auswahlverlauf

Um Transparenz im Auswahlprozess zu gewährleisten, kannst du den Gastgeber-Auswahlverlauf einsehen. Dieser zeigt die Gründe für jede Gastgeber-Zuweisung:

Im Modus „Verfügbarkeit maximieren":

• Als nächster Gastgeber zugewiesen: Der Gastgeber war die nächste Person in der Rotation und war verfügbar.
• Vorgezogen: Der nächste Gastgeber in der Reihe war nicht verfügbar, sodass ein anderer verfügbarer Gastgeber zugewiesen wurde.
• Vom Teilnehmer gewählt: Der Teilnehmer hat diesen Gastgeber ausgewählt (wenn die Gastgeber-Auswahl aktiviert ist).

Im Modus „Gleichmäßige Verteilung":

• Nächster Gastgeber in der Rotation: Der Gastgeber war der nächste in der Reihe und wurde der Buchung zugewiesen.
• In der Rotation vorgezogen: Der nächste Gastgeber in der Reihe hatte keine Verfügbarkeit, sodass das System zum folgenden Gastgeber gewechselt hat.

Dieser Verlauf hilft dir, die Verteilung der Termine zu verstehen und zu überprüfen, ob die Rotation wie beabsichtigt funktioniert.

Tipps und Best Practices

1. Den richtigen Modus wählen: Verwende „Verfügbarkeit maximieren", wenn du möglichst viele buchbare Zeitslots anzeigen möchtest. Verwende „Gleichmäßige Verteilung", wenn eine faire Arbeitsverteilung Priorität hat.
2. Verfügbarkeit angleichen: In beiden Modi führt eine ähnliche Verfügbarkeit aller Gastgeber zu den besten Ergebnissen. Im Modus „Verfügbarkeit maximieren" erhalten Gastgeber mit mehr Verfügbarkeit mehr Buchungen. Im Modus „Gleichmäßige Verteilung" werden Gastgeber ohne Verfügbarkeit übersprungen.
3. Mehr Gastgeber hinzufügen: Mehr Benutzer in der Round-Robin-Warteschlange erweitern den Pool der verfügbaren Zeitslots und erhöhen die Chancen, geeignete Meetingzeiten zu finden.
4. Gruppen strategisch einsetzen: Erstelle Gruppen für Teammitglieder, die oft zusammenarbeiten oder komplementäre Fähigkeiten haben. Wenn eine Gruppe ausgewählt wird, werden alle Mitglieder zu Gastgebern für diesen Termin.
5. Regelmäßig überprüfen: Überprüfe den Gastgeber-Auswahlverlauf regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Termine wie gewünscht verteilt werden. Wenn du Ungleichgewichte bemerkst, passe die Verfügbarkeit oder die Reihenfolge der Warteschlange an.
6. Verfügbarkeit aktuell halten: Ermutige alle Gastgeber, ihre Verfügbarkeit auf dem neuesten Stand zu halten. Dies verhindert unnötige Übersprünge in der Warteschlange und gewährleistet eine reibungslose Planung.