Round Robin

Round-Robin-Planung ist eine Methode zur gleichmäßigen Verteilung von Terminen unter einer Gruppe von Teammitgliedern. Sie stellt sicher, dass die Gastgeber-Verantwortung fair aufgeteilt wird, hilft die Arbeitslast auszugleichen und verhindert, dass eine einzelne Person mit Terminen überlastet wird.

Die Round-Robin-Warteschlange

Bei meetergo verwenden sowohl kollektive als auch Round-Robin-Terminseiten eine Round-Robin-Warteschlange. Ein Warteschlangenmitglied kann ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern sein. Wie sich die Warteschlange verhält, hängt vom gewählten Round-Robin-Modus ab.

Round-Robin-Modi

meetergo bietet zwei Round-Robin-Modi, die steuern, wie Gastgeber den Buchungen zugewiesen werden:

Verfügbarkeit maximieren

1. Auf der Buchungsseite wird die kombinierte Verfügbarkeit aller Gastgeber angezeigt. Jeder Zeitslot, in dem mindestens ein Gastgeber verfügbar ist, erscheint als buchbar.
2. Gastgeber rotieren der Reihe nach — jede neue Buchung geht an den nächsten Gastgeber in der Reihe. Nach einer Zuweisung rückt der Gastgeber ans Ende der Warteschlange.
3. Wenn der nächste Gastgeber in der Reihe für den gebuchten Zeitslot nicht verfügbar ist, wird er übersprungen und der nächste verfügbare Gastgeber wird zugewiesen.
4. Wenn eine Gruppe an der Reihe ist, werden alle Gruppenmitglieder zu Gastgebern. Alle Gruppenmitglieder müssen für den Zeitslot verfügbar sein, andernfalls geht das System zum nächsten Warteschlangenmitglied über.

Dieser Modus zeigt die maximale Anzahl verfügbarer Zeitslots auf der Buchungsseite, sodass Teilnehmer leicht eine passende Zeit finden können. Da jedoch die Verfügbarkeit aller Gastgeber angezeigt wird, aber nur einer pro Buchung zugewiesen wird, erhalten Gastgeber mit mehr Verfügbarkeit tendenziell mehr Buchungen als andere.

Gastgeber-Priorität

Du kannst einzelnen Gastgebern Prioritätsstufen (1–3 Sterne) zuweisen. Gastgeber mit höherer Priorität werden zuerst gebucht, wenn sie für den angefragten Zeitslot verfügbar sind.

• ⭐ = niedrige Priorität, ⭐⭐⭐ = höchste Priorität
• Gastgeber ohne Sterne haben keine Priorität (Standard) und werden zuletzt berücksichtigt
• Wenn mehrere Gastgeber die gleiche Prioritätsstufe haben, greift die Standardrotation (zuletzt gebuchter Gastgeber zuerst)
• Die Priorität beeinflusst nur die Auswahlreihenfolge — sie ändert nicht, welche Zeitslots auf der Buchungsseite angezeigt werden

Beispiel: Du hast drei Gastgeber — Alice (⭐⭐⭐), Bob (⭐) und Carol (keine Sterne). Wenn ein Slot gebucht wird, in dem alle drei verfügbar sind, wird Alice zuerst zugewiesen. Wenn Alice nicht verfügbar ist, bekommt Bob die Buchung. Carol wird nur zugewiesen, wenn weder Alice noch Bob verfügbar sind.

So legst du die Gastgeber-Priorität fest

1. Öffne deinen Round-Robin-Meetingtyp
2. Gehe zum Gastgeber-Tab
3. Stelle sicher, dass der Modus Verfügbarkeit maximieren ausgewählt ist
4. Klicke neben jedem Gastgeber auf die Stern-Symbole, um die Prioritätsstufe (1–3) festzulegen
5. Speichere deine Änderungen

Lastverteilung (früher: Gleichmäßige Verteilung)

1. Das System zählt, wie viele Buchungen jeder Gastgeber innerhalb des aktuellen Verteilungszeitraums erhalten hat (Tag, Woche oder Monat — Standard: Monat).
2. Gastgeber, die bei den Buchungen zu weit vorne liegen (konfigurierbar über Maximaler Buchungsvorsprung, Standard: 3), werden auf der Buchungsseite ausgeblendet, bis die anderen aufgeholt haben.
3. Auf der Buchungsseite wird die kombinierte Verfügbarkeit der übrigen Gastgeber angezeigt.
4. Sobald jemand einen Termin bucht, wird der Gastgeber mit den wenigsten Buchungen, der zu diesem Zeitpunkt verfügbar ist, automatisch zugewiesen.
5. Wenn eine Buchung storniert wird, wird die Buchungsanzahl des Gastgebers reduziert, sodass er nicht für Stornierungen benachteiligt wird.

Einstellungen für die Lastverteilung

• Verteilungszeitraum (Tag / Woche / Monat): Bestimmt, wie Buchungen gezählt werden. Zu Beginn jedes Zeitraums werden die Zähler auf null zurückgesetzt. Standard: Monat.
• Maximaler Buchungsvorsprung: Die maximale Anzahl an Buchungen, die ein Gastgeber vor dem am wenigsten gebuchten Gastgeber liegen darf. Wird dieser Wert überschritten, wird die Verfügbarkeit des Gastgebers ausgeblendet, bis die anderen aufgeholt haben. Standard: 3.
• Zeitnahe Verfügbarkeit bevorzugen: Wenn aktiviert und die Fairness-Logik dazu führen würde, dass der nächste verfügbare Termin mehr als zwei Wochen nach der minimalen Vorlaufzeit liegt, werden vorübergehend alle Gastgeber angezeigt, bis ein früherer Termin gebucht wurde. Deaktiviere diese Option nur, wenn dir strikte Fairness wichtiger ist als zeitnahe Verfügbarkeit. Standard: aktiviert.

Zeitnahe Verfügbarkeit bevorzugen — wie es funktioniert

Die Fairness-Regel (Maximaler Buchungsvorsprung) sorgt für eine gleichmäßige Verteilung der Buchungen. Wenn aber die übrigen sichtbaren Gastgeber für die nahe Zukunft zufällig alle stark ausgelastet sind (z. B. gerade eine intensive Phase haben), kann der nächste auf der Buchungsseite angezeigte Termin weit in der Zukunft liegen — obwohl ausgeblendete Gastgeber deutlich früher frei wären. Diese Einstellung ist die Absicherung dafür:

• Aktiviert (Standard): Wenn der früheste gefilterte Termin mehr als zwei Wochen nach der minimalen Vorlaufzeit liegt, werden die ausgeblendeten Gastgeber vorübergehend wieder mit einbezogen, damit Buchende die früheren Verfügbarkeiten sehen. Die nächste Buchung geht an den Gastgeber mit den wenigsten Buchungen, der für den gewählten Slot frei ist — die Fairness über mehrere Buchungen hinweg bleibt also erhalten.
• Deaktiviert: Die Fairness-Regel wird immer strikt angewendet, auch wenn dadurch der nächste verfügbare Termin weit in der Zukunft liegt.

Puffer und Limits für die Arbeitslastesteuerung

Wenn du Meetingtypen mit unterschiedlichen Dauern hast (z. B. kleine, mittlere und große Pakete), kannst du Puffer und Gastgeber-Meeting-Limits verwenden, um eine Überlastung zu verhindern:

• Puffer danach (Meeting-Optionen): Stelle eine Pufferzeit nach jedem Meeting ein. Zum Beispiel blockiert ein 8-Stunden-Puffer nach einem großen Paket effektiv den Rest des Tages für diesen Gastgeber.
• Gastgeber-Meeting-Limits (Benutzereinstellungen): Lege eine maximale Anzahl von Meetings pro Tag pro Gastgeber fest. Dies wirkt über alle Meetingtypen hinweg und verhindert, dass ein einzelner Gastgeber zu viele Meetings an einem Tag hat.

Wann du „Lastverteilung" verwenden solltest:

• Du möchtest Buchungen gleichmäßig auf Teammitglieder aufteilen (z. B. 20 Buchungen auf 4 Gastgeber = ~5 pro Person)
• Eine faire Arbeitsverteilung ist dir wichtig und Teilnehmer müssen keinen bestimmten Gastgeber auswählen
• Prioritätssterne (zur Steuerung von Buchungen an bestimmte Gastgeber) werden nicht benötigt

Wann du „Verfügbarkeit maximieren" verwenden solltest:

• Du möchtest mit Prioritätssternen Buchungen gezielt an bestimmte Gastgeber lenken
• Deine Teammitglieder haben deutlich unterschiedliche Verfügbarkeiten und du möchtest jeden buchbaren Slot sichtbar halten
• Teilnehmer sollen selbst einen Gastgeber wählen können

So änderst du den Round-Robin-Modus

1. Öffne deinen Round-Robin-Meetingtyp
2. Gehe zum Gastgeber-Tab
3. Im Round Robin-Bereich findest du die Einstellung Round-Robin-Modus
4. Wähle entweder „Verfügbarkeit maximieren" oder „Lastverteilung"
5. Speichere deine Änderungen

Gastgeber-Auswahlverlauf

Um Transparenz im Auswahlprozess zu gewährleisten, kannst du den Gastgeber-Auswahlverlauf einsehen. Dieser zeigt die Gründe für jede Gastgeber-Zuweisung:

Im Modus „Verfügbarkeit maximieren":

• Als nächster Gastgeber zugewiesen: Der Gastgeber war die nächste Person in der Rotation und war verfügbar.
• Vorgezogen: Der nächste Gastgeber in der Reihe war nicht verfügbar, sodass ein anderer verfügbarer Gastgeber zugewiesen wurde.
• Vom Teilnehmer gewählt: Der Teilnehmer hat diesen Gastgeber ausgewählt (wenn die Gastgeber-Auswahl aktiviert ist).

Im Modus „Lastverteilung":

• Nächster Gastgeber in der Rotation: Der Gastgeber hatte die wenigsten Buchungen im aktuellen Zeitraum und war zum gebuchten Zeitpunkt frei.
• In der Rotation vorgezogen: Der Gastgeber mit den wenigsten Buchungen war für den gebuchten Slot nicht frei, daher hat das System den nächsten am wenigsten gebuchten verfügbaren Gastgeber zugewiesen.

Dieser Verlauf hilft dir, die Verteilung der Termine zu verstehen und zu überprüfen, ob die Rotation wie beabsichtigt funktioniert.

Tipps und Best Practices

1. Den richtigen Modus wählen: Verwende „Verfügbarkeit maximieren", wenn du Prioritätssterne oder die Gastgeber-Auswahl durch Teilnehmer nutzen möchtest. Verwende „Lastverteilung", wenn eine faire Arbeitsverteilung Priorität hat.
2. Priorität nutzen, um Buchungen zu steuern: Setze im Modus „Verfügbarkeit maximieren" Prioritätssterne auf deine erfahrensten oder bevorzugten Gastgeber. Sie erhalten Buchungen zuerst, während Gastgeber mit niedrigerer Priorität als Backup einspringen, wenn die bevorzugten Gastgeber nicht verfügbar sind.
3. Verfügbarkeit angleichen: In beiden Modi führt eine ähnliche Verfügbarkeit aller Gastgeber zu den besten Ergebnissen. Im Modus „Verfügbarkeit maximieren" erhalten Gastgeber mit mehr Verfügbarkeit mehr Buchungen. Im Modus „Lastverteilung" können Gastgeber mit ungleichmäßiger Verfügbarkeit nach einer Abwesenheit einen größeren Anteil übernehmen — kombiniere das bei Bedarf mit Buchungs-Limits pro Gastgeber, um die Spitzen abzufedern.
4. Mehr Gastgeber hinzufügen: Mehr Benutzer in der Round-Robin-Warteschlange erweitern den Pool der verfügbaren Zeitslots und erhöhen die Chancen, geeignete Meetingzeiten zu finden.
5. Gruppen strategisch einsetzen: Erstelle Gruppen für Teammitglieder, die oft zusammenarbeiten oder komplementäre Fähigkeiten haben. Wenn eine Gruppe ausgewählt wird, werden alle Mitglieder zu Gastgebern für diesen Termin.
6. Regelmäßig überprüfen: Überprüfe den Gastgeber-Auswahlverlauf regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Termine wie gewünscht verteilt werden. Wenn du Ungleichgewichte bemerkst, passe die Verfügbarkeit, Priorität oder die Reihenfolge der Warteschlange an.
7. Verfügbarkeit aktuell halten: Ermutige alle Gastgeber, ihre Verfügbarkeit auf dem neuesten Stand zu halten. Dies verhindert unnötige Übersprünge in der Warteschlange und gewährleistet eine reibungslose Planung.