E-Mail-Zustellung prüfen und Fehler beheben

Wenn ein Teilnehmer meldet, dass eine Terminbestätigung, Erinnerung, Absage oder Folge-Mail nicht angekommen ist, lässt sich das Problem fast immer in wenigen Minuten eingrenzen. Diese Anleitung führt dich durch die Prüfschritte in der Reihenfolge, die die meisten Fälle zuerst löst.

1. Prüfe, ob deine eigene E-Mail-Adresse verifiziert ist

Bevor meetergo E-Mails in deinem Namen versendet, muss die E-Mail-Adresse deines Accounts verifiziert sein. Ist deine Adresse nicht verifiziert, werden Teilnehmer-Mails für deine Terminseiten möglicherweise zurückgehalten.

Öffne deine Profileinstellungen
Prüfe, ob deine E-Mail-Adresse als verifiziert markiert ist
Falls nicht: Fordere einen neuen Verifizierungscode an und bestätige ihn

Wenn du deine E-Mail-Adresse kürzlich geändert hast, schließe die Verifizierung ab, bevor du dich wieder auf den E-Mail-Versand verlässt. Siehe So änderst du deine E-Mail-Adresse.

2. Prüfe das E-Mail-Protokoll

Jede E-Mail, die meetergo im Namen deines Unternehmens versendet, erscheint im E-Mail-Protokoll – inklusive des Zustellstatus, den der empfangende Mailserver zurückmeldet.

Öffne das E-Mail-Protokoll
Suche nach der E-Mail-Adresse des Empfängers
Klicke auf den Eintrag, um die vollständige Zustellungschronik zu sehen

Das E-Mail-Protokoll bewahrt Nachrichtendaten für 30 Tage auf. Bei älteren Fällen kann der Eintrag bereits nicht mehr verfügbar sein.

Falls die E-Mail überhaupt nicht im Protokoll erscheint, wurde sie nie verschickt. Die häufigsten Gründe findest du in Abschnitt 4.

3. Den Status verstehen

Jede E-Mail hat einen Status, der dir genau zeigt, wo sie sich im Zustellprozess befindet.

Status	Was es bedeutet	Was du tun kannst
Empfangen	meetergo hat die E-Mail angenommen und in die Versandwarteschlange gestellt.	Aktualisiere in ein paar Minuten – der Status sollte zeitnah auf Zugestellt oder einen anderen Status wechseln.
Zugestellt	Der Mailserver des Empfängers hat die E-Mail angenommen.	Die E-Mail ist beim Empfänger. Wenn sie trotzdem nicht gefunden wird: Den Spam- bzw. Junk-Ordner prüfen und nach dem Absendernamen suchen.
Verzögert	Der Mailserver des Empfängers hat die E-Mail vorübergehend abgewiesen und uns gebeten, es später erneut zu versuchen.	Keine Aktion nötig. Das System versucht automatisch über mehrere Stunden erneut. Die meisten Verzögerungen lösen sich innerhalb von 1–24 Stunden auf. Häufige Ursachen: Greylisting, kurzfristige Limits auf Empfängerseite oder ein kurzzeitig nicht erreichbares Postfach.
Zurückgewiesen	Der Mailserver des Empfängers hat die E-Mail dauerhaft abgelehnt.	Prüfe, ob die Adresse korrekt geschrieben ist. Typische Ursachen: Tippfehler in der Adresse, das Postfach existiert nicht mehr, das Postfach ist voll oder die Empfängerdomain blockiert den Absender. Bitte den Teilnehmer, die Adresse zu bestätigen oder eine alternative Adresse anzugeben.
Unterdrückt	Die Adresse wurde zuvor als nicht zustellbar markiert und wird übersprungen, um deine Versand-Reputation zu schützen.	Stelle sicher, dass die Empfängeradresse gültig ist und aktuell funktioniert. Falls ja: Wende dich an den meetergo-Support, damit wir prüfen können, ob die Adresse von der Unterdrückungs-Liste entfernt werden kann.
Fehlgeschlagen	Die E-Mail konnte gar nicht versendet werden.	Öffne den Eintrag, um die Fehlerdetails zu sehen. Häufig liegt eine ungültige Empfängeradresse oder ein Konfigurationsfehler an einem eigenen Versender (eigener SMTP- oder Microsoft-365-Anschluss) vor.

4. Die E-Mail erscheint gar nicht im Protokoll

Wenn für den erwarteten Empfänger nichts im E-Mail-Protokoll erscheint, wurde die E-Mail nie verschickt. Geh die folgenden Prüfungen durch:

Wurde die Buchung wirklich abgeschlossen? Öffne den Termin in deiner Meetings-Liste. Wenn der Termin nicht auftaucht, hat der Kunde das Formular nie abgeschickt – es gibt nichts zu bestätigen.
Hat der Teilnehmer überhaupt eine E-Mail-Adresse hinterlegt? Reine Telefon-Buchungen lösen keine Teilnehmer-Mail aus. Der Host erhält trotzdem eine Benachrichtigung.
Sind Bestätigungs-Mails für diese Terminseite deaktiviert? Öffne die Terminseite → Kommunikation und prüfe, ob die Teilnehmer-Bestätigungsvorlage aktiviert ist.
Ist deine E-Mail verifiziert? Siehe Abschnitt 1.
Nutzt du einen eigenen Versender (eigener SMTP-Server oder Microsoft 365)? Öffne die E-Mail-Versender-Einstellungen. Falls die Verbindung einen Fehler anzeigt, behebe ihn – Mails über einen defekten eigenen Versender kommen nicht an. Siehe Eigenen SMTP-Server nutzen und Microsoft 365 für E-Mails nutzen.

5. Häufige Ursachen auf Empfängerseite

Wenn das Protokoll Zugestellt zeigt, der Teilnehmer aber sagt, dass die E-Mail nie angekommen ist, liegt das Problem auf der Empfängerseite. Bitte den Empfänger:

Alle Ordner des Postfachs zu durchsuchen, inklusive Spam, Junk, Werbung und Papierkorb. Sowohl nach dem Absendernamen als auch nach dem Buchungsbetreff suchen – Filterregeln leiten Buchungs-Mails manchmal in unerwartete Ordner um.
Die meetergo-Absenderadresse zu Kontakten oder zur Liste sicherer Absender hinzuzufügen, damit zukünftige E-Mails nicht herausgefiltert werden.
Zu prüfen, ob beim Mail-Anbieter aktuell eine Störung oder ein Mengenlimit besteht (große Anbieter drosseln eingehende Mails gelegentlich).
Die angegebene E-Mail-Adresse auf Tippfehler zu prüfen. Ein einziger vertauschter Buchstabe (z. B. .con statt .com oder gmial statt gmail) führt zum Status Zurückgewiesen – sieh im E-Mail-Protokoll nach, um das zu bestätigen.

Wenn ein Kunde direkt nach der Buchung meldet, dass die Bestätigung fehlt, bitte ihn, 30–60 Minuten zu warten, bevor er etwas Neues versucht. Viele "fehlende" Mails sind in Wirklichkeit Verzögert und kommen beim nächsten Versuch an.

6. Zukünftige Zustellung verbessern

Ein paar Einstellungen verbessern die Zustellrate langfristig:

Sende von deiner eigenen Domain. Richte einen eigenen SMTP-Server oder Microsoft 365 ein, damit E-Mails von deiner verifizierten Domain statt vom Standard-meetergo-Versender kommen. Das senkt das Risiko, im Spam-Ordner zu landen, deutlich und erhöht das Vertrauen beim Empfänger.
Passe deinen Absendernamen an. Ein wiedererkennbarer Absendername im Posteingang hilft Empfängern, deine E-Mails zu finden und ihnen zu vertrauen. Siehe So änderst du deine Absenderadresse.
Verwende klare Betreffzeilen. Generische oder leere Betreffzeilen werden eher gefiltert. Bearbeite deine E-Mail-Vorlagen, um konkrete, beschreibende Betreffe zu setzen.

Trotzdem nicht gelöst?

Wenn du alle Schritte oben durchgegangen bist und die E-Mail immer noch fehlt, wende dich mit folgenden Informationen an den meetergo-Support:

Die E-Mail-Adresse des Empfängers
Der ungefähre Zeitpunkt, an dem die E-Mail hätte versendet werden sollen
Ein Screenshot des passenden Eintrags im E-Mail-Protokoll (falls vorhanden)

Mit diesen Informationen können wir den Zustellweg von Anfang bis Ende prüfen und am schnellsten zu einer Antwort kommen.