Team-Verfügbarkeit Übersicht

Wenn mehrere Teammitglieder Buchungen bearbeiten, wird die Verfügbarkeit komplexer. meetergo bietet verschiedene Wege, Team-Terminplanung zu verwalten – von der Verteilung von Buchungen auf einzelne Mitglieder bis zur gemeinsamen Verfügbarkeit aller Hosts für Gruppenmeetings.

Team-Hostpool prüfen

Verfügbarkeitsmodus wählen

Team-Terminplanungsoptionen

Wie jeder Modus die Verfügbarkeit berechnet

Der Modus, den du wählst, bestimmt, wie die einzelnen Zeitpläne deiner Gastgeber zu den Slots zusammengefasst werden, die Teilnehmer sehen.

Round Robin

Ein Slot erscheint, sobald mindestens eine infrage kommende Person frei ist. Die Buchungsseite zeigt also die Vereinigung aller Verfügbarkeiten. Jede Person bringt weiterhin ihren eigenen Zeitplan, ihre Kalenderkonflikte, Puffer und ihre Vorlaufzeit mit, und meetergo wählt den Gastgeber im Moment der Buchung aus. Mehr Gastgeber erweitern die Buchungsseite.

Wie die Rotation selbst funktioniert, wie ein Gastgeber ausgewählt wird und wie du das einrichtest, steht unter Einen Buchungslink für mehrere Personen erstellen und Round Robin.

Kollektiv

Ein Slot erscheint nur, wenn alle erforderlichen Gastgeber frei sind. Die Buchungsseite zeigt also die Schnittmenge der Verfügbarkeiten. Mehr Gastgeber verengen die Buchungsseite, manchmal drastisch, und eine Person mit engem Zeitplan oder vollem Kalender wird zur Grenze für die gesamte Seite.

Zur Einrichtung siehe Mehrere Personenen gleichzeitig buchen (Co-hosts).

Gruppen und Teams

Gruppen organisieren Benutzer für Team-Terminplanungsfunktionen.

Eine Gruppe erstellen

1. Gehe zu Team → Gruppen
2. Klicke auf Gruppe erstellen
3. Benenne deine Gruppe (z.B. "Vertriebsteam")
4. Füge Mitglieder hinzu
5. Weise optional Gruppen-Admins zu

Gruppenlimits

• Bis zu 30 Mitglieder pro Gruppe
• Bis zu 20 Admins pro Gruppe
• Benutzer können zu mehreren Gruppen gehören

Gruppenverfügbarkeit

Die Verfügbarkeit einer Gruppe ist die Kombination aller Mitglieder:

• Round Robin: Verfügbarkeit jedes Mitglieds
• Kollektiv: Schnittmenge der Verfügbarkeit aller Mitglieder

Auswirkung individueller Verfügbarkeit

Die persönliche Verfügbarkeit jedes Teammitglieds beeinflusst die Team-Terminplanung:

Kalenderverbindungen

• Mitglieder sollten ihre Kalender verbinden
• Belegte Zeiten werden automatisch blockiert
• Mehrere Kalender können geprüft werden

Verfügbarkeitseinstellungen

Jedes Mitglied legt selbst fest:

• Arbeitszeiten
• Pufferzeiten
• Mindestvorlaufzeiten

Urlaub und Freizeit

Wenn Teammitglieder Zeit blockieren:

• Round Robin überspringt sie während dieser Periode
• Kollektivmeetings verlieren diese Slots vollständig

Team-Verfügbarkeit verwalten

Dashboard-Ansicht

Admins können sehen:

• Die verbundenen Kalender jedes Mitglieds
• Aktueller Verfügbarkeitsstatus
• Kommende Buchungen pro Mitglied

Abdeckungslücken

Achte auf Zeiten, in denen:

• Alle Teammitglieder nicht verfügbar sind
• Nur eine Person einen Zeitslot abdeckt
• Bestimmte Tage begrenzte Abdeckung haben

Arbeitslast ausgleichen

Überwache die Buchungsverteilung:

• Prüfe, wer mehr Meetings bekommt
• Passe Prioritätseinstellungen bei Bedarf an
• Stelle eine faire Verteilung sicher

Best Practices

Kalenderverbindungen sicherstellen

Vor Aktivierung der Team-Terminplanung:

• Überprüfe, ob alle Mitglieder Kalender verbunden haben
• Prüfe, ob Kalender korrekt synchronisieren
• Teste mit Beispielbuchungen

Arbeitszeiten abstimmen

Für Kollektivmeetings:

• Koordiniere Team-Verfügbarkeitsfenster
• Berücksichtige Zeitzonenunterschiede
• Setze realistische überlappende Zeiten

Regelmäßige Check-Ins

Überprüfe regelmäßig:

• Verteilen sich Buchungen fair?
• Ist die Teamkapazität angemessen?
• Müssen Verfügbarkeitseinstellungen aktualisiert werden?

Klare Kommunikation

Stelle sicher, dass Teammitglieder wissen:

• Dass sie Teil der Team-Terminplanung sind
• Dass ihre Verfügbarkeit Buchungen beeinflusst
• Wie sie bei Bedarf Zeit blockieren können

Fehlerbehebung

Keine verfügbaren Slots

Wenn die Team-Buchungsseite keine Verfügbarkeit zeigt:

1. Prüfe den Kalender jedes Mitglieds auf Konflikte
2. Überprüfe, ob Verfügbarkeitseinstellungen nicht zu restriktiv sind
3. Stelle bei Kollektivmeetings Zeitplanüberlappung sicher
4. Überprüfe Mindestvorlauf- und Puffereinstellungen

Ungleiche Verteilung

Wenn Buchungen sich nicht gleichmäßig verteilen:

1. Prüfe die Verteilungseinstellungen
2. Überprüfe, ob alle Mitglieder ähnliche Verfügbarkeit haben
3. Überprüfe Prioritätskonfigurationen
4. Suche nach Mitgliedern mit restriktiven Zeitplänen

Falscher Host zugewiesen

Wenn das falsche Teammitglied zugewiesen wird:

1. Prüfe die Gruppenmitgliedschaft
2. Überprüfe die Round-Robin-Reihenfolge
3. Suche nach Verfügbarkeitsbeschränkungen
4. Überprüfe Zuweisungsprotokolle

FAQ

Kann ein Teammitglied Round Robin vorübergehend deaktivieren?

Ja, das Teammitglied kann den eigenen Kalender blockieren oder vorübergehend aus der Gruppe entfernt werden.

Was passiert, wenn ein Teammitglied krank ist?

Setze die Person auf abwesend, dann überspringt Round Robin sie und ihre bestehenden Termine lassen sich an den Rest des Teams übergeben, siehe Abwesenheit einrichten.

Können Teilnehmer wählen, mit welchem Teammitglied sie sich treffen?

Bei Standard-Round-Robin nein. Für wahlbasierte Terminplanung erstellst du individuelle Terminarten oder verwendest eine andere Konfiguration.

Sehen Teammitglieder die Kalender der anderen?

Teammitglieder sehen aggregierte Verfügbarkeit, aber nicht die detaillierten Kalenderereignisse der anderen (aus Datenschutzgründen).

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