Team-Verfügbarkeit Übersicht

Wenn mehrere Teammitglieder Buchungen bearbeiten, wird die Verfügbarkeit komplexer. meetergo bietet verschiedene Wege, Team-Terminplanung zu verwalten – von der Verteilung von Buchungen auf einzelne Mitglieder bis zur gemeinsamen Verfügbarkeit aller Hosts für Gruppenmeetings.

Team-Hostpool prüfen

Verfügbarkeitsmodus wählen

Team-Terminplanungsoptionen

Round-Robin-Terminplanung

Round Robin verteilt eingehende Buchungen automatisch unter Teammitgliedern.

So funktioniert es

1. Teilnehmer besucht die Team-Buchungsseite
2. meetergo findet das nächste verfügbare Teammitglied
3. Buchung wird diesem Mitglied zugewiesen
4. Nächste Buchung geht an ein anderes Mitglied

Verteilungsmethoden

Round Robin einrichten

1. Erstelle eine Gruppe mit Teammitgliedern
2. Erstelle eine Terminart, die der Gruppe zugewiesen ist
3. Wähle Round Robin-Verteilung
4. Konfiguriere die Verteilungspräferenzen
5. Teile den Team-Buchungslink

Was Teilnehmer sehen

• Verfügbare Zeiten von jedem Teammitglied
• Können sehen oder nicht sehen, mit wem sie sich treffen (konfigurierbar)
• Bestätigung zeigt den zugewiesenen Host

Mehr Details findest du unter Round Robin verstehen.

Kollektivmeetings (Mehrere Hosts)

Kollektivmeetings erfordern, dass alle ausgewählten Teammitglieder gleichzeitig verfügbar sind.

So funktioniert es

1. Du wählst, welche Teammitglieder teilnehmen müssen
2. Verfügbarkeit zeigt nur Zeiten, wenn ALLE frei sind
3. Buchung erstellt Kalenderereignisse für alle
4. Alle Hosts erhalten die Meeting-Details

Anwendungsfälle

• Panel-Interviews (mehrere Interviewer)
• Kundenmeetings mit Account-Team
• Schulungssitzungen mit Co-Moderatoren
• Vertriebsgespräche mit technischem Support

Kollektivmeetings einrichten

1. Erstelle eine Terminart
2. Aktiviere Mehrere Hosts oder Kollektiv
3. Wähle die erforderlichen Teilnehmer
4. Speichere die Terminart

Verfügbarkeitsberechnung

meetergo findet Zeitfenster, in denen:

• Alle erforderlichen Hosts verfügbar sind
• Keine Kalenderkonflikte für irgendjemanden bestehen
• Alle Terminplanungsregeln erfüllt sind

Dies kann die verfügbaren Slots erheblich reduzieren – stelle sicher, dass Hosts abgestimmte Zeitpläne haben.

Lies auch Gruppenmeeting mit mehreren Hosts.

Gruppen und Teams

Gruppen organisieren Benutzer für Team-Terminplanungsfunktionen.

Eine Gruppe erstellen

1. Gehe zu Team → Gruppen
2. Klicke auf Gruppe erstellen
3. Benenne deine Gruppe (z.B. "Vertriebsteam")
4. Füge Mitglieder hinzu
5. Weise optional Gruppen-Admins zu

Gruppenlimits

• Bis zu 30 Mitglieder pro Gruppe
• Bis zu 20 Admins pro Gruppe
• Benutzer können zu mehreren Gruppen gehören

Gruppenverfügbarkeit

Die Verfügbarkeit einer Gruppe ist die Kombination aller Mitglieder:

• Round Robin: Verfügbarkeit jedes Mitglieds
• Kollektiv: Schnittmenge der Verfügbarkeit aller Mitglieder

Auswirkung individueller Verfügbarkeit

Die persönliche Verfügbarkeit jedes Teammitglieds beeinflusst die Team-Terminplanung:

Kalenderverbindungen

• Mitglieder sollten ihre Kalender verbinden
• Belegte Zeiten werden automatisch blockiert
• Mehrere Kalender können geprüft werden

Verfügbarkeitseinstellungen

Jedes Mitglied legt selbst fest:

• Arbeitszeiten
• Pufferzeiten
• Mindestvorlaufzeiten

Urlaub und Freizeit

Wenn Teammitglieder Zeit blockieren:

• Round Robin überspringt sie während dieser Periode
• Kollektivmeetings verlieren diese Slots vollständig

Team-Verfügbarkeit verwalten

Dashboard-Ansicht

Admins können sehen:

• Die verbundenen Kalender jedes Mitglieds
• Aktueller Verfügbarkeitsstatus
• Kommende Buchungen pro Mitglied

Abdeckungslücken

Achte auf Zeiten, in denen:

• Alle Teammitglieder nicht verfügbar sind
• Nur eine Person einen Zeitslot abdeckt
• Bestimmte Tage begrenzte Abdeckung haben

Arbeitslast ausgleichen

Überwache die Buchungsverteilung:

• Prüfe, wer mehr Meetings bekommt
• Passe Prioritätseinstellungen bei Bedarf an
• Stelle eine faire Verteilung sicher

Best Practices

Kalenderverbindungen sicherstellen

Vor Aktivierung der Team-Terminplanung:

• Überprüfe, ob alle Mitglieder Kalender verbunden haben
• Prüfe, ob Kalender korrekt synchronisieren
• Teste mit Beispielbuchungen

Arbeitszeiten abstimmen

Für Kollektivmeetings:

• Koordiniere Team-Verfügbarkeitsfenster
• Berücksichtige Zeitzonenunterschiede
• Setze realistische überlappende Zeiten

Regelmäßige Check-Ins

Überprüfe regelmäßig:

• Verteilen sich Buchungen fair?
• Ist die Teamkapazität angemessen?
• Müssen Verfügbarkeitseinstellungen aktualisiert werden?

Klare Kommunikation

Stelle sicher, dass Teammitglieder wissen:

• Dass sie Teil der Team-Terminplanung sind
• Dass ihre Verfügbarkeit Buchungen beeinflusst
• Wie sie bei Bedarf Zeit blockieren können

Fehlerbehebung

Keine verfügbaren Slots

Wenn die Team-Buchungsseite keine Verfügbarkeit zeigt:

1. Prüfe den Kalender jedes Mitglieds auf Konflikte
2. Überprüfe, ob Verfügbarkeitseinstellungen nicht zu restriktiv sind
3. Stelle bei Kollektivmeetings Zeitplanüberlappung sicher
4. Überprüfe Mindestvorlauf- und Puffereinstellungen

Ungleiche Verteilung

Wenn Buchungen sich nicht gleichmäßig verteilen:

1. Prüfe die Verteilungseinstellungen
2. Überprüfe, ob alle Mitglieder ähnliche Verfügbarkeit haben
3. Überprüfe Prioritätskonfigurationen
4. Suche nach Mitgliedern mit restriktiven Zeitplänen

Falscher Host zugewiesen

Wenn das falsche Teammitglied zugewiesen wird:

1. Prüfe die Gruppenmitgliedschaft
2. Überprüfe die Round-Robin-Reihenfolge
3. Suche nach Verfügbarkeitsbeschränkungen
4. Überprüfe Zuweisungsprotokolle

FAQ

Kann ein Teammitglied Round Robin vorübergehend deaktivieren?

Ja, das Teammitglied kann den eigenen Kalender blockieren oder vorübergehend aus der Gruppe entfernt werden.

Was passiert, wenn ein Teammitglied krank ist?

Das Teammitglied sollte den eigenen Kalender blockieren oder eine Blockierregel erstellen. Round Robin überspringt es dann automatisch für neue Buchungen. Bereits gebuchte Termine kannst du mit der Übergabe-Funktion an andere Teammitglieder übertragen — einzeln oder alle auf einmal über den Bulk-Handoff-Assistenten.

Können Teilnehmer wählen, mit welchem Teammitglied sie sich treffen?

Bei Standard-Round-Robin nein. Für wahlbasierte Terminplanung erstellst du individuelle Terminarten oder verwendest eine andere Konfiguration.

Sehen Teammitglieder die Kalender der anderen?

Teammitglieder sehen aggregierte Verfügbarkeit, aber nicht die detaillierten Kalenderereignisse der anderen (aus Datenschutzgründen).

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• Round-Robin-Terminplanung verstehen
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• Verfügbarkeit konfigurieren